Si vous déposez la déclaration des données salariales de la Californie et que vos données de paie incluent des sous-traitants et des champs démographiques élargis, le modèle que vous avez utilisé l’année dernière sera rejeté en mai.
Ce qui a été élargi
Le ministère des droits civils de la Californie (CRD) a élargi le modèle de déclaration des données salariales pour 2026 afin d’aligner les données salariales du code du travail (Code du travail 432.3) avec la couverture élargie de la loi sur la vie privée :
- Qui est déclaré : Non seulement les employés W-2 à temps plein, mais aussi les sous-traitants 1099 qui travaillent une part importante de leurs heures en Californie, s’ils atteignent le seuil de déclaration (100+ bénéficiaires dans de nombreux cas).
- Ce qui est déclaré : Les 10 tranches salariales précédentes sont maintenant 12, la tranche supérieure étant divisée. Les heures et la paie sont déclarées par établissement, par catégorie d’emploi et désormais par un champ élargi combinant race/ethnie et sexe qui correspond à l’inventaire des données de la loi sur la vie privée.
Employeurs concernés : Employeurs privés comptant 100+ employés et/ou 100+ travailleurs embauchés par l’intermédiaire de sous-traitants de main-d’œuvre au cours de l’année civile précédente, avec au moins un bénéficiaire en Californie. Le seuil compte les sous-traitants, pas seulement les employés.
Dépôt en mai, chevauchement avec la loi sur la vie privée
Le rapport sur les données salariales est dû le deuxième mercredi de mai. En 2026, le modèle du CRD effectue une validation croisée avec l’inventaire des données de la loi californienne sur les droits à la vie privée (CPRA) : les champs démographiques des données salariales doivent correspondre aux catégories que vous divulguez dans votre avis de confidentialité pour le même effectif.
Cela signifie que la paie et l’inventaire de confidentialité doivent provenir de la même source de vérité, et non de deux feuilles de calcul qui divergent en avril.
Une comptabilité qui survit au rapport
- Regroupement des paies : Le salaire brut (case 1 du W-2) ou 1099, les heures (ou heures de substitution pour les salariés exonérés), l’établissement et la catégorie d’emploi de chaque bénéficiaire doivent pouvoir être étiquetés. Si votre système de paie ne permet pas d’étiqueter par établissement et par sous-traitant vs employé, exportez et ajoutez les étiquettes avant de remplir le modèle.
- Heures pour les salariés exonérés et les sous-traitants : Les heures des salariés exonérés sont estimées à 40 par semaine pour les temps plein ; les heures des sous-traitants sont suivies via les factures ou les rapports de temps, et non via les heures de paie, qu’ils n’ont pas.
- Rapprochement confidentialité vs paie : Le nombre d’individus par catégorie démographique dans les données salariales doit correspondre au décompte de l’effectif de l’inventaire de confidentialité. Tenez un recensement unique de l’effectif qui alimente les deux.
Gardez vos finances organisées dès le premier jour
La déclaration des données salariales est une déclaration de paie avec un volet sur les droits civils. Les employeurs qui déposent proprement sont ceux dont la paie, le grand livre des sous-traitants et l’inventaire de confidentialité proviennent d’un seul recensement, versionné et prêt en avril, pas en mai.
Beancount.io conserve ce recensement en texte clair — chaque bénéficiaire comme transaction avec établissement, catégorie et démographie — prêt avant l’échéance du modèle. Commencez gratuitement et faites de mai un dépôt, pas une reconstruction.