Les rapports de données salariales de Californie pour l'année de référence 2025 doivent être transmis au plus tard le 13 mai 2026 au Département des droits civils (CRD). Si vous êtes un employeur privé comptant 100 salariés ou plus, ou un client employeur privé ayant recours à 100 travailleurs ou plus via des entreprises de travail temporaire, vous devez déposer un rapport chaque année conformément à l'article 12999 du Code des lois de Californie — et 2026 est l'année où les règles se durcissent.
Qui doit déposer un rapport
- Rapport sur les salariés : Employeurs privés comptant 100 salariés ou plus (en Californie ou hors de Californie, mais le rapport porte sur les salariés en Californie)
- Rapport sur les travailleurs d'entreprises de travail temporaire : Clients employeurs privés ayant recours à 100 travailleurs ou plus via des entreprises de travail temporaire en Californie
- Rapport par établissement : Données ventilées par établissement, tranche de rémunération, catégorie d'emploi, race, origine ethnique et sexe — similaire au formulaire fédéral EEO-1, mais déposé séparément auprès du CRD via son portail et ses modèles Excel
Vous ne pouvez pas satisfaire à l'exigence de la Californie en déposant uniquement le formulaire fédéral EEO-1. Le CRD exige son propre dépôt, même si l'EEOC envisage de mettre fin à la collecte fédérale EEO-1.
Ce qui est nouveau pour 2026, ce qui change en 2027
Pour le dépôt de mai 2026 (données 2025), le CRD a publié des modèles préliminaires et des FAQ annonçant un suivi élargi des classifications des employés et des schémas de travail, ainsi qu'une validation plus stricte. La structure principale de tranches de rémunération (10 catégories d'emploi) reste en vigueur pour les données 2025.
À partir du rapport sur les données 2026 (dû en 2027), la SB 464 élargit la structure des catégories d'emploi de 10 à 23 catégories et rend les pénalités pour non-dépôt obligatoires lorsque le CRD les demande — un passage d'une mise en œuvre facultative à une mise en œuvre obligatoire. Les employeurs qui attendent 2027 pour reconstruire leurs catégories dans leur système RHIS devront effectuer un re-mappage sous pression de délai.
Que déposer — et comment
Le portail du CRD exige des modèles Excel par type de rapport (salariés ou travailleurs d'entreprises de travail temporaire), chaque établissement constituant une section distincte. Les données démographiques proviennent de l'auto-identification volontaire ; les données salariales utilisent la case 5 du W-2 (salaires soumis à Medicare) mappée sur des tranches de rémunération. Les heures travaillées et les nouveaux champs de schémas de travail doivent être cohérents avec les registres de paie.
L'erreur de dépôt la plus courante est une inadéquation du nombre d'établissements — le siège social plus chaque établissement physique ou entité distante doit être rapproché du fichier des sites de travail du système de paie. Un employeur californien ayant 120 employés répartis sur trois bureaux dépose trois sections d'établissement, et non un total agrégé unique.
Pénalités et conservation des documents
À compter de 2026, les tribunaux doivent imposer des pénalités si le CRD les demande en cas de non-dépôt — auparavant, les pénalités étaient facultatives. Le CRD a également souligné les obligations de conservation des données : conserver les données salariales, démographiques et les registres de dépôt pendant au moins trois ans après la soumission, et être prêt à les produire lors d'un audit.
Les dépôts tardifs ou inexacts peuvent également être mis en évidence lors des audits d'équité salariale et d'embauche que le CRD mène à partir des données salariales elles-mêmes.
Liste de vérification comptable et RHIS avant le 13 mai
- Rapprocher l'effectif sur la période de référence prescrite par le CRD (généralement une période de paie unique entre le 1er octobre et le 31 décembre 2025) avec la paie, et non avec l'effectif RH incluant les congés.
- Valider les données de race/origine ethnique/sexe par rapport aux formulaires d'auto-identification volontaire ; ne pas imputer.
- Mapper les tranches de rémunération à partir des salaires de la case 5 et rapprocher les totaux de tranches avec les totaux de paie — un écart dans les totaux de tranches entraîne un rejet du dépôt.
- Documenter les données des travailleurs d'entreprises de travail temporaire séparément, avec le nom de l'entreprise et le nombre de travailleurs par établissement.
Dans Beancount, conservez les dates de dépôt des rapports de données salariales et les listes des établissements couverts comme notes datées afin que l'échéance du 13 mai revienne chaque année avec le bon périmètre.
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Les rapports de données salariales transforment les données démographiques RH en un domaine de registres financiers audités. Beancount.io garde les postes sources de paie, d'établissements et de données démographiques sous contrôle de version — ainsi les totaux que vous déposez sont directement liés aux W-2 que vous avez émis. Commencez gratuitement et faites du 13 mai une simple soumission, et non une course contre la montre.