Une banque alimentaire locale reçoit un camion entier de conserves de la part d'une chaîne de supermarchés. Un cabinet d'avocats examine gratuitement un contrat pour le compte d'une organisation à but non lucratif (OBNL). Une entreprise de construction fait don de la main-d'œuvre pour construire une aire de jeux. Aucune de ces organisations n'a fait de chèque, et pourtant, chacune d'entre elles vient de recevoir un don qui doit figurer dans les états financiers de l'organisme — à sa juste valeur marchande, dans la bonne catégorie, avec les informations requises dans les notes annexes.
La plupart des OBNL se trompent dans un sens ou dans l'autre. Certaines omettent complètement de comptabiliser les dons en nature sous prétexte qu'« aucun flux de trésorerie n'a eu lieu ». D'autres les enregistrent, mais noient le montant dans un poste comptable unique et vague, ou estiment une valeur au hasard sans document justificatif. Ces deux erreurs posent de réels problèmes : des états financiers sous-évalués qui masquent la véritable envergure des activités de l'organisation, ou des états surévalués qui ne résisteront pas à un audit.
Depuis 2020, les règles régissant ces pratiques sont devenues considérablement plus précises. Voici ce que tout organisme à but non lucratif — de la soupe populaire gérée exclusivement par des bénévoles à l'organisation caritative régionale multi-programmes — doit savoir pour comptabiliser correctement les dons en nature.
Ce qui constitue un don en nature
Un don en nature (également appelé actif non financier apporté) est tout don qui n'est ni de l'argent liquide ni un titre négociable. C'est une catégorie très large. Les exemples courants comprennent :
- Biens : nourriture, vêtements, fournitures médicales, équipements, véhicules, stocks
- Locaux : utilisation gratuite ou inférieure au prix du marché de bureaux, de lieux d'événements, d'espaces de stockage
- Services professionnels : assistance juridique, comptabilité, conception architecturale, conseil en informatique, marketing
- Matériaux : matériaux de construction, licences de logiciels, espaces publicitaires
- Main-d'œuvre bénévole spécialisée : travaux de métiers qualifiés qui créent ou améliorent un actif, comme un électricien câblant un nouveau local
Cependant, tout ce que fait un bénévole n'est pas comptabilisé. C'est cette distinction qui piège le plus d'organisations : seuls les services nécessitant des compétences spécialisées sont enregistrés comme des contributions en nature. Si un expert-comptable agréé (CPA) prépare bénévolement les états financiers de votre organisation, il s'agit d'un don en nature comptabilisable — cette personne possède une compétence professionnelle qui vous aurait autrement coûté de l'argent. Si ce même CPA passe un samedi à servir des repas dans votre refuge, il s'agit d'un bénévolat général et, selon les PCGR américains (U.S. GAAP), cela n'est pas comptabilisé comme un produit, quel que soit le nombre d'heures qu'il y consacre. La règle (énoncée dans la norme ASC 958-605) concerne spécifiquement les services qui soit requièrent des compétences spécialisées que possède le donateur et qui devraient normalement être achetés s'ils n'étaient pas donnés, soit créent ou améliorent un actif non financier.
La norme qui a tout changé : ASU 2020-07
Pendant des années, les OBNL disposaient d'une grande liberté dans la présentation de leurs dons en nature, ce qui rendait difficile pour les donateurs, les bailleurs de fonds et les organismes de contrôle de comparer les organisations ou de repérer les évaluations surévaluées. Le Financial Accounting Standards Board (FASB) a comblé cette lacune avec la mise à jour des normes comptables ASU 2020-07, entrée en vigueur pour les exercices ouverts après le 15 juin 2021. Elle s'applique donc désormais depuis plusieurs cycles d'audit complets, et les auditeurs n'ont plus guère de patience pour les organisations qui ne se sont pas adaptées.
L'ASU 2020-07 exige des OBNL qu'elles :
- Présentent les actifs non financiers apportés sous forme d'un poste distinct dans l'état des activités, séparé des contributions en espèces et des subventions.
- Ventilent ce poste par catégorie dans les notes annexes — nourriture, fournitures médicales, services professionnels, utilisation de locaux, etc. — plutôt que de regrouper tous les montants sous un seul chiffre.
- Présentent les techniques d'évaluation et les intrants (inputs) utilisés pour déterminer la juste valeur de chaque catégorie, y compris le marché principal pris en compte.
- Indiquent si l'organisation a monétisé ou utilisé le don, et si elle l'a utilisé, décrivent de quelle manière. Si un donateur a imposé des restrictions sur le don, cela doit également être mentionné.
L'objectif est simple : un poste de « produits en nature » de 500 000 de produits pharmaceutiques donnés et de 20 000 réparti équitablement sur dix catégories. Les bailleurs de fonds examinent de plus en plus attentivement ces notes annexes, en particulier pour les organisations — comme les banques alimentaires, les organismes de secours en cas de catastrophe ou les associations caritatives du secteur de la santé — où les dons en nature représentent une part importante du soutien total.
Comment évaluer concrètement ces dons
La norme d'évaluation est la juste valeur selon l'ASC 958-605 : le prix qui serait reçu pour la vente d'un actif (ou payé pour le transfert d'un service) lors d'une transaction ordonnée entre des intervenants du marché à la date d'évaluation. En pratique, cela se traduit différemment selon ce que vous recevez.
Pour les biens, recherchez un prix de détail ou de gros comparable sur le marché sur lequel le donateur céderait normalement l'actif — et pas nécessairement ce que votre organisation paierait si elle achetait l'article au détail. Une palette de conserves proche de la date de péremption provenant d'un fabricant n'a pas la même valeur qu'un stock de produits frais provenant des rayons d'un supermarché.
Pour les services professionnels, demandez au donateur ce qu'il aurait facturé à son tarif habituel et multipliez ce montant par le nombre d'heures travaillées. Documentez le tarif et les heures — l'auditeur vous demandera les deux.
Pour l'utilisation de locaux, utilisez un comparatif de loyer du marché pour un espace similaire dans la même zone géographique, calculé au prorata de la période d'utilisation réelle.
Pour la main-d'œuvre bénévole spécialisée qui construit ou améliore un actif (comme un entrepreneur faisant don de travaux de charpente pour un nouveau refuge), évaluez-la au montant que vous auriez payé à un professionnel pour effectuer le même travail.
Pour les articles de grande valeur ou inhabituels — œuvres d'art, véhicules, biens immobiliers, tout ce qui dépasse 5 000 .
Quelle que soit la catégorie, notez votre méthodologie au moment où vous enregistrez le don, et non des mois plus tard à la demande de votre auditeur. Une mention telle que « Le donateur a indiqué son tarif horaire standard de 200 $/h pour 25 heures de consultation en rédaction de demandes de subvention, selon l'e-mail du [date] » est le genre de note qui transforme une discussion d'audit de temps de cinq minutes en une simple formalité.
Enregistrement de l'écriture
Une fois que vous avez une valeur, la comptabilisation est symétrique : enregistrez le même montant à la fois en tant que produit et en tant que charge compensatoire (ou actif) au cours de la même période, afin que les écritures s'annulent et ne faussent pas votre résultat net tout en saisissant pleinement l'étendue de l'activité.
Pour une prestation juridique bénévole (pro bono) de 10 000 $, cela se présente ainsi :
- Débit : Charges juridiques (compte de charges fonctionnelles) — 10 000 $
- Crédit : Produits des contributions en nature — Services professionnels — 10 000 $
Pour les stocks de dons que vous prévoyez de distribuer plutôt que de revendre, le débit est généralement imputé à un compte de charges de programme (comme « Nourriture distribuée ») plutôt que de figurer au bilan en tant que stock, à moins que vous ne le conserviez pour une utilisation ultérieure — auquel cas il commence en tant qu'actif et est transféré en charges lorsqu'il est réellement utilisé.
Parce qu'il s'agit fondamentalement d'un problème de comptabilité en partie double — une contribution d'un côté, une charge ou un actif correspondant de l'autre, étiqueté par catégorie et par fonds si vous suivez le soutien affecté ou non affecté — les outils de comptabilité en texte brut et versionnés gèrent cela proprement. Chaque don en nature devient une transaction vérifiable avec une piste d'audit claire, plutôt qu'un ajustement sur un tableur que quelqu'un doit penser à faire en fin d'exercice.
Les erreurs qui apparaissent lors des audits
Une poignée d'erreurs est à l'origine de la plupart des observations sur les dons en nature rapportées par les auditeurs :
- Ne pas enregistrer du tout les dons en nature, sous prétexte que « rien n'a été payé, donc il n'y a rien à comptabiliser ». Cela sous-évalue à la fois les produits et les charges et peut fausser de manière significative la taille de vos programmes — un réel problème si vous sollicitez des subventions qui s'enquièrent de l'échelle de vos programmes.
- L'absence de piste documentaire sur la façon dont une valeur a été déterminée. Une écriture avec un montant en dollars et sans note justificative est l'une des premières choses qu'un auditeur signale, car elle ne peut pas être vérifiée comme valeur de marché dans le cadre d'une transaction régulière.
- Traiter le temps de bénévolat général comme une contribution en nature. Même un grand nombre d'heures de bénévolat effectuées par des personnes n'ayant pas de compétences spécialisées et habituellement facturables n'a pas sa place dans l'état des activités selon les normes GAAP (vous pouvez toujours les suivre et en faire rapport séparément à des fins de subventions, mais pas en tant que produits).
- Omettre la ventilation requise par l'ASU 2020-07 — déclarer un montant global « en nature » au lieu de le ventiler par catégorie avec les informations qualitatives requises.
- L'absence de l'annexe M du formulaire 990 (Form 990 Schedule M). Si le total de vos contributions non monétaires dépasse 25 000 $ pour l'année, ou si vous avez reçu des œuvres d'art, des trésors historiques ou des biens de conservation de n'importe quelle valeur, l'annexe M est requise — et ses 28 catégories de biens reflètent approximativement la ventilation déjà demandée par les GAAP, de sorte que si vous avez bien fait votre comptabilité, le formulaire fiscal n'est plus qu'un simple exercice de transcription.
Pourquoi cela va au-delà de la simple conformité
Une déclaration précise des dons en nature ne sert pas uniquement à passer un audit sans encombre. Les bailleurs de fonds et les grands donateurs utilisent de plus en plus ces informations pour évaluer l'efficacité de fonctionnement d'une organisation et la diversification de ses soutiens. Une note de bas de page bien documentée et correctement catégorisée sur les dons en nature est un gage de discipline financière — le même signal que des comptes précis envoient généralement sur les activités d'une entreprise. Les organisations à but non lucratif qui traitent l'évaluation des dons en nature comme une véritable fonction comptable, et non comme une considération secondaire, ont tendance à avoir des états financiers plus propres partout ailleurs, ce qui rend les audits annuels plus rapides et moins coûteux.
Gardez les registres de votre organisation à but non lucratif clairs et vérifiables
Que vous suiviez des contributions en espèces, des subventions affectées ou des dons en nature à travers plusieurs catégories de programmes, le besoin sous-jacent reste le même : un enregistrement clair et vérifiable de chaque transaction. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui offre aux organisations à but non lucratif une transparence totale et une piste d'audit prête pour chaque écriture — sans boîte noire, ni dépendance à un fournisseur. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi les organisations adoptent la comptabilité en texte brut pour leurs comptes.