Une banque alimentaire locale reçoit un camion entier de conserves d'une valeur de 40 000 $ au prix de détail. Un cabinet d'avocats fait don de 60 heures de travail bénévole (pro bono) pour rédiger le nouveau bail de l'organisation. Une entreprise de construction permet à l'organisme à but non lucratif d'utiliser gratuitement un entrepôt vacant pendant six mois. Rien de tout cela n'apparaît sous la forme d'un virement bancaire sur le compte de l'organisation — il est donc tentant de le traiter comme une simple note de bas de page, ou de l'ignorer complètement.
Ce réflexe est tout à fait erroné, et il peut conduire au rejet des états financiers de l'organisme par un auditeur ou à leur signalement par un organisme public de régulation des œuvres de bienfaisance. Selon les normes comptables américaines (U.S. GAAP), les contributions de biens, de services et l'utilisation d'installations ne sont pas des informations facultatives — ce sont des produits et des charges, comptabilisés à leur juste valeur, au même titre qu'un chèque d'un donateur. Depuis 2020, le FASB a rendu les règles concernant la manière exacte de procéder beaucoup plus précises et beaucoup moins tolérantes à l'égard de l'approche du « nous le mentionnerons simplement dans une note de bas de page » qui tenait lieu de conformité auparavant.
Si votre organisation reçoit des dons en nature — et c'est le cas de presque tous les organismes à but non lucratif, même s'il ne s'agit que d'une location de salle à tarif réduit ou d'un service de conception graphique offert —, voici ce que la comptabilité exige réellement, les erreurs courantes commises par les organisations et la méthode pour mettre en place un processus capable de résister à un audit.
Ce qui constitue un don en nature
Un don en nature (DEN) est une contribution de biens, de services ou de l'usage d'un actif au lieu d'espèces (trésorerie). Les exemples les plus évidents sont d'ordre matériel : nourriture, vêtements, fournitures médicales, équipements, véhicules, titres de placement. Ceux que les organisations omettent systématiquement de comptabiliser sont moins évidents :
- Utilisation gratuite ou à tarif réduit de locaux — un propriétaire qui facture un loyer de 0 $ ou inférieur au prix du marché pour des bureaux
- Services professionnels — examen juridique, plans d'architecte, conseil informatique, travaux de comptabilité, réalisés à titre gracieux (pro bono) ou avec une réduction
- Médias et publicité — don d'espace publicitaire, de panneau d'affichage ou de créneau pour un message d'intérêt public
- Prêts à des conditions inférieures à celles du marché — un prêteur appliquant un taux d'intérêt nettement inférieur à celui que l'organisation pourrait obtenir sur le marché commercial
- Objets de collection — œuvres d'art, artefacts ou objets historiques donnés à un musée ou à un service d'archives
- Dons liés à des événements — une salle, un service de traiteur ou des animations offertes pour un gala de collecte de fonds
La raison pour laquelle ces éléments sont oubliés est qu'aucun flux de trésorerie n'a lieu et qu'aucune facture n'est émise. Il n'y a donc rien dans le flux bancaire pour inciter à les comptabiliser. C'est précisément pour cela que le FASB a durci les règles : leur omission sous-évalue systématiquement à la fois les produits et les charges, ce qui fausse tous les ratios utilisés par les bailleurs de fonds, les agences de notation ou les sites d'évaluation pour analyser l'organisation.
La règle qui a tout changé : l'ASU 2020-07
Avant 2020, les organismes à but non lucratif disposaient d'une certaine marge de manœuvre quant au niveau de détail fourni sur les contributions non monétaires, et beaucoup d'entre eux les regroupaient au sein d'une seule ligne agrégée. La mise à jour ASU 2020-07 du FASB, codifiée dans la section ASC 958-605, a comblé cette lacune. Elle s'applique aux exercices annuels depuis le milieu de l'année 2021, et la plupart des organismes ont désormais traversé au moins deux cycles d'audit sous ce régime. Les auditeurs ont donc cessé d'accorder la tolérance de la première année et s'attendent désormais à ce que les informations fournies soient complètes et cohérentes.
La norme exige trois choses :
- Une présentation distincte. Les actifs non financiers reçus en contribution doivent figurer sur une ligne distincte de l'état des activités, séparément des contributions en espèces. Il n'est plus possible d'intégrer une valeur de 200 000 $ pour l'utilisation gratuite d'un entrepôt dans une ligne générique « contributions ».
- Une ventilation par catégorie dans les notes annexes. Pour chaque catégorie de dons en nature (nourriture, services professionnels, installations, etc.), il convient d'indiquer le montant comptabilisé, s'il a été utilisé ou vendu et, en cas d'utilisation, une description de cet usage.
- La publication de la méthode d'évaluation. Pour chaque catégorie, décrivez la technique d'évaluation et les données d'entrée significatives utilisées pour déterminer la juste valeur, et identifiez le marché principal, en particulier si une restriction imposée par le donateur limite les marchés sur lesquels l'organisation pourrait réellement vendre le bien.
Ce dernier point pose souvent problème. Selon la norme ASC 820, la juste valeur est « le prix qui serait reçu pour la vente d'un actif [...] lors d'une transaction régulière entre des participants au marché », évalué sur le marché principal — qui n'est pas nécessairement le marché que l'organisme préférerait, ni celui qui produit le chiffre le plus avantageux. Si un donateur impose une restriction sur la manière dont un actif peut être utilisé ou vendu, cette restriction influe sur le marché applicable et doit être mentionnée.
Comment évaluer concrètement ces contributions
L'évaluation est la principale source de difficultés pratiques, car la « juste valeur » ne répond pas à une formule unique : elle dépend de la nature du don.
Les biens (nourriture, vêtements, équipements, fournitures) : Utilisez le prix que l'article obtiendrait sur son marché principal — généralement le coût de remplacement au détail pour les biens utilisables, et non la somme initialement payée par le donateur. Les vêtements d'occasion donnés en bon état sont couramment évalués à l'aide de guides d'évaluation de friperies (Goodwill et l'Armée du Salut publient tous deux des barèmes) ; les dons de nourriture en vrac sont généralement évalués sur la base de références de prix de gros ou de détail au livre, fournies par des organisations telles que Feeding America.
Les valeurs mobilières / titres : Évaluez-les au cours du marché à la date du don — et non à la date de leur vente, qui peut être ultérieure et s'effectuer à un prix différent.
Les installations et les loyers inférieurs au marché : Évaluez la différence entre le montant facturé et le taux de location du marché pour un espace comparable, pour la période concernée.
Les services professionnels : Il s'agit de la catégorie dont le test de comptabilisation est le plus strict. Les services donnés ne sont comptabilisés en produits que s'ils remplissent les deux conditions suivantes :
- Ils créent ou améliorent un actif non financier (par exemple, les plans d'un architecte s'intègrent dans un bâtiment), ou ils requièrent des compétences spécialisées, sont fournis par une personne possédant ces compétences et devraient généralement être achetés s'ils n'étaient pas donnés.
- L'organisation aurait autrement payé pour ce service.
En pratique : un expert-comptable agréé (CPA) qui offre 20 heures pour préparer vos documents de travail d'audit, un entrepreneur qui fait don de main-d'œuvre qualifiée pour rénover un refuge, ou un avocat qui rédige un contrat pro bono — tous ces services sont comptabilisables, évalués au tarif en vigueur pour le temps de ce professionnel. À l'inverse, un bénévole qui assure l'accueil ou trie des vêtements donnés n'est pas comptabilisable selon les normes GAAP, quel que soit le nombre d'heures effectuées, car la tenue d'un accueil n'est pas une compétence spécialisée que l'organisation serait contrainte d'acheter à un tarif professionnel. (Vous pouvez toujours suivre les heures de bénévolat pour les rapports de subventions ou les rapports au conseil d'administration — cela n'a simplement pas sa place dans les états financiers conformes aux GAAP.)
Enregistrement comptable : le mécanisme
Une fois la juste valeur déterminée, l'écriture est neutre pour le résultat net, mais bien réelle des deux côtés du grand livre :
- Débiter un compte d'actif ou de charges (stocks, charges de prestations de services professionnels, charges d'occupation) à la juste valeur
- Créditer le compte de produits des contributions en nature du même montant
Si le bien est activé — un véhicule ou du matériel donné, par exemple —, il est inscrit au bilan en tant qu'immobilisation et est amorti comme tout autre achat. S'il est consommé immédiatement — services juridiques ou traiteur pour un événement offerts —, le produit et la charge sont comptabilisés dans la même période. L'effet net sur le résultat est nul, mais ils apparaissent correctement, tant en hausse de produits qu'en hausse de charges, dans l'état des activités et dans l'état des charges fonctionnelles.
C'est également là qu'un grand livre en texte brut présente un réel avantage par rapport aux logiciels de comptabilité pour associations de type « boîte noire » : chaque écriture de don en nature est une transaction que vous pouvez visualiser, baliser et comparer (diff) — le donateur, la catégorie, la méthode d'évaluation et les comptes de produits/charges associés figurent sur une seule ligne auditable, au lieu d'être enfouis dans le module de dons en nature propriétaire d'un éditeur qui génère un PDF auquel vous devez faire aveuglément confiance.
Formulaire 990 et reçu de don : n'oubliez pas l'aspect fiscal
Les états financiers conformes aux principes comptables généralement reconnus (GAAP) ne sont pas le seul endroit où apparaissent les dons en nature.
- L'annexe M du formulaire 990 (Schedule M) est généralement requise dès lors que les contributions non monétaires d'une organisation dépassent une juste valeur marchande de 25 000 $ pour l'année. Elle ventile les dons non monétaires par catégorie, nombre et méthode d'évaluation — ce qui est beaucoup plus facile à remplir si votre catégorisation au niveau GAAP correspond déjà.
- Les lettres de remerciement aux donateurs relèvent de la responsabilité de l'organisation, et non de l'IRS (le fisc américain). Selon l'IRC §170(f)(8), un donateur ne peut déduire un don unique de 250 .
- Les services et la mise à disposition de locaux sont exclus de la section des produits du formulaire 990, même s'ils figurent dans les états GAAP — ils sont déclarés séparément en tant qu'élément de rapprochement. C'est une source fréquente de confusion lorsque les membres du conseil d'administration comparent les états financiers audités au formulaire 990 et constatent que les chiffres ne concordent pas de manière évidente.
Les erreurs fréquentes signalées par les auditeurs
- Passer outre sous prétexte que « cela n'a rien coûté ». La comptabilisation à la juste valeur est obligatoire, quel que soit le coût supporté par l'organisation — c'est tout l'intérêt de la norme.
- Regrouper tous les dons en nature sur une seule ligne au lieu de les ventiler par catégorie dans les notes annexes, ce qui est précisément l'obligation introduite par la norme ASU 2020-07.
- Évaluer les services professionnels offerts sur la base du rôle habituel non spécialisé du bénévole, plutôt qu'au tarif du marché pour le service spécialisé réellement fourni.
- Omettre d'indiquer la méthode d'évaluation et les données d'entrée — les auditeurs vous demanderont « comment êtes-vous parvenu à ce chiffre ? », et un simple « nous l'avons estimé » n'est plus un justificatif suffisant.
- Ne pas faire concorder le total des notes annexes avec la ligne correspondante de l'état des activités — la norme exige explicitement qu'ils correspondent, et un écart est l'une des premières choses qu'un réviseur vérifie.
Gardez la comptabilité de votre association prête pour l'audit
Les dons en nature illustrent parfaitement qu'une bonne comptabilité ne sert pas uniquement à être en conformité — elle permet de rendre un audit rapide plutôt que pénible, et d'instaurer la confiance de votre conseil d'administration et de vos bailleurs de fonds envers les chiffres présentés. Chaque écriture de don en nature nécessite une piste d'audit claire : la nature du don, son mode d'évaluation et la provenance de cette évaluation.
Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle totaux sur vos données financières — sans boîte noire, sans dépendance vis-à-vis d'un fournisseur et avec un historique complet auditable ligne par ligne. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi de plus en plus d'organisations adoptent la comptabilité en texte brut pour obtenir le niveau de précision et de rigueur documentaire qu'exigent les dons en nature.