Si votre entreprise dépose des formulaires 1099, le système que vous utilisez pour les envoyer à l'IRS sera définitivement désactivé. Le 31 décembre 2026 est le dernier jour où le système FIRE de l'IRS acceptera une soumission. Le 1er janvier 2027, il s'éteindra de façon permanente – pas de période de grâce, pas de déploiement progressif, pas d'exceptions pour les retardataires qui avaient l'intention de s'y mettre.
Pour beaucoup de petites entreprises et les comptables qui déclarent en leur nom, c'est une information facile à manquer. FIRE a traité discrètement les déclarations d'information depuis les années 1980, et la plupart des déclarants n'y pensent qu'une fois par an, en janvier, lorsque les délais des formulaires 1099-NEC et W-2 approchent. C'est précisément le problème : si vous attendez janvier 2027 pour comprendre le système de remplacement, vous serez déjà en retard.
Ce qui change réellement
FIRE (Filing Information Returns Electronically) est le système vieux de plusieurs décennies que les entreprises et les transmetteurs ont utilisé pour déclarer électroniquement les formulaires 1099, W-2 et d'autres déclarations d'information directement auprès de l'IRS. Il fonctionne, mais il montre son âge — les limites de taille de fichier sont restrictives, et si un seul enregistrement dans un lot contient une erreur, vous devez souvent corriger et soumettre à nouveau l'intégralité du fichier plutôt que le seul enregistrement défectueux.
IRIS (Information Returns Intake System) est le remplacement moderne de l'IRS, déjà en ligne et gérant la série complète des formulaires 1099. Il est basé sur le web, utilise des données au format XML, valide les déclarations en temps réel au fur et à mesure de leur soumission, prend en charge des fichiers jusqu'à 250 Mo, et — point essentiel — vous permet de corriger des enregistrements individuels au lieu de resoumettre un lot entier.
Le calendrier, en termes simples :
- Déclarations de l'année fiscale 2025 (déclarées début 2026) : dernières déclarations que FIRE traitera.
- 31 décembre 2026 : FIRE est définitivement mis hors service.
- Déclarations de l'année fiscale 2026 (dues en janvier 2027) : doivent passer par IRIS. Il n'y a pas de solution de repli.
Pourquoi cela prend les petites entreprises par surprise
Les mécanismes du changement sont plus perturbateurs que de simplement "se connecter à un autre site web". Voici quelques spécificités qui posent problème :
Vos identifiants FIRE ne sont pas transférables. Vous avez besoin d'un nouveau Code de Contrôle du Transmetteur (CCT) spécifique à IRIS — l'ancien CCT FIRE n'est pas valide dans le nouveau système. Pour l'obtenir, il faut créer un compte e-Services de l'IRS, vérifier votre identité via ID.me et soumettre une demande de CCT. L'examen d'adéquation de l'IRS prend au minimum 45 jours, et si l'on ajoute la vérification d'identité et la configuration du compte, le processus entier peut s'étendre sur deux ou trois mois.
Faites le calcul par rapport au calendrier : si vous attendez octobre ou novembre 2026 pour commencer, vous pourriez ne pas avoir un CCT approuvé en main d'ici le 31 janvier 2027 — la date limite des formulaires 1099-NEC et W-2. À ce stade, vous ne choisirez plus entre FIRE et IRIS ; vous choisirez entre déclarer en retard et déclarer sur papier, ce qui entraîne des pénalités.
Les champs de nom doivent être séparés. IRIS demande le prénom et le nom de famille dans des champs distincts plutôt que dans une seule chaîne de nom combinée. Si votre logiciel comptable ou votre modèle de feuille de calcul a toujours exporté "Jean Dupont" comme un seul champ, cette incohérence peut déclencher des rejets de soumission ou des avis de pénalité — non pas parce que les données sont fausses, mais parce qu'elles ne sont pas structurées comme le nouveau système l'attend.
Les États sont un problème distinct. De nombreux États s'appuient toujours sur le format FIRE pour leurs propres programmes de dépôt de déclarations d'information. Si vous déclarez auprès d'un État en plus de l'IRS, vous pourriez avoir besoin d'exécuter deux processus différents en parallèle pendant un certain temps — IRIS au niveau fédéral, et le format FIRE État par État — jusqu'à ce que les États se mettent à niveau avec ce qui arrivera ensuite de leur côté.
Le seuil de déclaration électronique est déjà bas. Depuis le 1er janvier 2024, le seuil de déclaration électronique obligatoire est de seulement 10 déclarations d'information par an, comptées globalement pour tous les types de formulaires — 1099, W-2 et autres combinés, et non par formulaire. Beaucoup de petites entreprises qui supposaient que la déclaration électronique était facultative parce qu'elles n'émettaient que "quelques 1099" sont en fait bien au-delà du seuil une fois tous les types de déclarations additionnés. Si vous êtes tenu de déclarer électroniquement et que vous déclarez sur papier sans une dispense approuvée, la pénalité pour non-déclaration électronique peut atteindre 340 $ par déclaration, appliquée au nombre de déclarations dépassant le seuil de 10 déclarations.
Ce qu'il faut faire concrètement, et quand
Vous avez environ six mois avant que cela ne devienne urgent. Voici un ordre d'opérations raisonnable :
- Confirmez si vous êtes tenu de déclarer électroniquement. Additionnez toutes les déclarations d'information que votre entreprise émet en un an — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, tout. Si le total agrégé est de 10 ou plus, la déclaration électronique n'est pas facultative, et IRIS est l'endroit où cette déclaration doit avoir lieu une fois que FIRE sera désactivé.
- Commencez la demande de CCT maintenant, pas à l'automne. Compte tenu de la période d'examen minimale de 45 jours (et de manière réaliste de 2 à 3 mois une fois la vérification ID.me prise en compte), commencer au troisième trimestre 2026 est la dernière fenêtre de sécurité si vous voulez être prêt à déclarer bien avant la date limite de janvier 2027.
- Vérifiez comment votre logiciel de comptabilité ou de paie exporte les noms et les données. Si vous utilisez un logiciel comptable, des fournisseurs de paie ou un service de déclaration, demandez directement s'ils ont intégré le support IRIS et si vos enregistrements séparent déjà clairement les prénoms et les noms de famille. C'est un bon moment pour nettoyer les registres des fournisseurs et des employés en général — un formatage de nom incohérent est une source courante de déclarations rejetées, même en dehors de cette transition.
- Si vous déclarez dans un État qui utilise encore un format basé sur FIRE, prévoyez une double déclaration pendant la période de transition plutôt que de supposer qu'un seul système satisfera à la fois les exigences fédérales et étatiques.
- Si vous utilisez un service de déclaration tiers ou si votre comptable gère cela, ne supposez pas que c'est automatiquement pris en charge — confirmez explicitement qu'ils sont au courant de l'arrêt et qu'ils ont un plan pour votre compte.
Pourquoi des registres propres facilitent cela
Quel que soit le système utilisé par l'IRS, la déclaration des informations n'est aussi simple que votre tenue de livres sous-jacente. Si les registres des fournisseurs et des sous-traitants sont dispersés entre les factures, les feuilles de calcul et les fils de discussion d'e-mails, séparer un champ de nom ou rapprocher un montant de paiement par rapport à un formulaire 1099 devient une course contre la montre chaque janvier. S'ils sont déjà suivis de manière cohérente tout au long de l'année — noms des fournisseurs, numéros d'identification fiscale et paiements totaux capturés au fur et à mesure des transactions — générer des déclarations d'informations précises pour toute plateforme requise par l'IRS se résume principalement à exporter ce que vous avez déjà.
Gardez vos registres prêts pour les prochains changements de l'IRS
Les refontes de systèmes de déclaration comme FIRE vers IRIS sont exactement le genre de changement qui pénalise les entreprises dont les livres sont désordonnés et récompense celles dont les livres sont propres. Beancount.io vous offre une comptabilité en texte brut et versionnée, de sorte que chaque paiement de fournisseur et chaque enregistrement de sous-traitant sont structurés et auditables bien avant la saison des déclarations — pas besoin de se démener pour reformater les données lorsque l'IRS change les règles du jeu. Commencez gratuitement et gardez vos registres prêts pour ce qui viendra ensuite.