L'IRS porte le per diem high-low à 329 $/230 $ au 1er octobre : ce que l'avis 2026-60 change pour votre plan de remboursement des frais

Votre salarié prend l'avion pour un site client le 2 octobre, et vous remboursez le déplacement au même taux journalier que tout l'été. Rien ne semble anormal — jusqu'à ce que votre révision de fin d'année révèle que chaque remboursement effectué depuis octobre a été calculé sur la base des taux IRS de l'an dernier, et que le traitement de l'excédent dans vos livres est erroné dans l'autre sens que prévu. L'IRS vient de relever les taux per diem simplifiés pour l'année de déplacement allant d'octobre 2026 à septembre 2027, et si votre plan de remboursement des frais (accountable plan) fige les anciens chiffres en dur, c'est le 1er octobre qu'il devient discrètement obsolète.

Le 24 septembre 2026, l'IRS a publié l'avis (Notice) 2026-60, qui fixe les taux per diem spéciaux pour la période du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027. Voici ce qui a changé, comment fonctionne la méthode high-low, et les mises à jour dont votre politique de remboursement et votre comptabilité ont besoin avant le premier déplacement d'octobre.

Ce qui change au 1er octobre​

Le changement principal concerne la méthode de justification high-low — l'alternative simplifiée qui permet aux employeurs de rembourser l'hébergement, les repas et les frais accessoires (M&IE) à l'un des deux taux journaliers forfaitaires pour les déplacements à l'intérieur des États-Unis continentaux (CONUS), au lieu de rechercher le taux fédéral de chaque ville.

Quelques points marquants. Les allocations totales n'augmentent que modestement — 10 $ par jour dans les villes à coût élevé, 5 $ ailleurs — tandis que chaque composante repas et frais accessoires reste exactement inchangée. Autrement dit, la totalité de l'augmentation est imputable aux coûts d'hébergement. Pour un salarié passant 20 nuits par an dans des villes à coût élevé, l'allocation supplémentaire représente environ 200 $ par an : pas de quoi changer une décision, mais suffisamment pour qu'une politique citant encore 319 $ sous-rembourse (ou déclare incorrectement) chaque déplacement.

Le seuil définissant une localité à coût élevé a lui aussi été relevé. Une localité est désormais qualifiée lorsque son taux per diem fédéral atteint 280 $ ou plus, contre 272 $ l'an dernier — un rappel que la liste high-low suit les taux fédéraux d'hébergement sous-jacents, et non un palmarès figé de villes chères.

La liste des localités à coût élevé a été remaniée​

Comme les coûts de déplacement évoluent chaque année, l'IRS révise la liste des localités à coût élevé tous les ans. Pour 2026-2027 :

Ajoutées à la liste des localités à coût élevé :

• Tucson, Arizona
• San Mateo, Foster City et Belmont, Californie
• Albuquerque, Nouveau-Mexique
• Cody, Wyoming

Retirées de la liste :

• Panama City, Floride — désormais remboursée au taux « autre localité » de 230 $

Fenêtres saisonnières modifiées pour quinze localités qui conservent le statut de zone à coût élevé mais sur une portion différente de l'année civile, dont Napa, South Lake Tahoe et le parc national de Yosemite en Californie ; Aspen, Steamboat Springs et Telluride dans le Colorado ; Fort Myers en Floride ; Falmouth dans le Massachusetts ; Toms River dans le New Jersey ; New York ; Philadelphie ; et Hilton Head en Caroline du Sud.

Les changements de fenêtres saisonnières sont le détail le plus susceptible de piéger une petite entreprise. Si votre salarié assiste chaque année à la même conférence annuelle dans la même ville, le taux applicable peut changer d'une année à l'autre — voire dépendre du mois où l'événement a lieu. Quand un déplacement chevauche la limite, le taux suit le statut de la localité pour chaque jour de voyage, de sorte qu'une seule note de frais peut légitimement mêler des jours à 329 $ et des jours à 230 $. Votre formulaire de remboursement doit donc saisir les dates de déplacement jour par jour, et pas seulement un total par voyage, afin que le bon taux s'applique à chaque nuit.

Comment fonctionne concrètement la méthode high-low​

La méthode high-low est l'une des deux façons d'utiliser les taux per diem pour justifier les dépenses. La méthode ordinaire applique le taux per diem fédéral exact de la localité du déplacement ; la méthode high-low ramène tout le pays aux deux taux forfaitaires ci-dessus. Les employeurs choisissent par salarié et doivent appliquer la méthode choisie de façon cohérente — impossible d'utiliser la méthode high-low pour un déplacement puis les taux fédéraux par ville pour le déplacement suivant du même salarié au cours de la même année civile.

Comprendre ce que le per diem prouve — et ne prouve pas — est essentiel :

Le per diem justifie le montant — et uniquement le montant. Quand vous remboursez au taux fédéral applicable ou en dessous dans le cadre d'un plan de remboursement des frais (accountable plan), l'IRS considère le montant en dollars comme justifié. Aucun reçu d'hôtel n'est exigé pour justifier le chiffre.

Vous devez toujours justifier la date, le lieu et l'objet professionnel. Pour chaque déplacement, vos dossiers doivent toujours indiquer les dates du voyage, la destination et la raison professionnelle. Un paiement per diem sans trace du lieu où quiconque s'est rendu ni du pourquoi n'est pas justifié, et le raccourci « on paie au per diem donc on n'a pas besoin de justificatifs » est l'une des façons les plus courantes pour les petites entreprises de perdre le traitement exonéré d'impôt.

Les montants supérieurs au taux fédéral sont des salaires. Si vous remboursez au-delà du taux applicable, l'excédent est traité comme une rémunération imposable : il doit être déclaré comme salaire, soumis aux retenues à la source et porté sur le formulaire W-2. C'est la raison mécanique pour laquelle votre politique doit suivre le changement du 1er octobre — la frontière entre remboursement exonéré et salaire imposable vient de se déplacer de 10 $ et 5 $ par jour.

Hébergement, repas et frais accessoires vont ensemble. Les chiffres de 329 $ et 230 $ couvrent l'hébergement plus les repas et frais accessoires (M&IE). Si vous remboursez l'hébergement au coût réel et souhaitez le per diem pour les seuls repas, ce sont les taux M&IE seul qui s'appliquent (86 $ en zone à coût élevé, 74 $ ailleurs). Les frais accessoires — pourboires aux porteurs, bagagistes et personnel d'hôtel — peuvent aussi être remboursés seuls à 5 $ par jour quand c'est tout ce que vous prenez en charge.

Les règles du plan de remboursement qui gardent les remboursements exonérés d'impôt​

Les taux per diem ne produisent des remboursements exonérés d'impôt que dans le cadre d'un plan de remboursement des frais (accountable plan). Sans lui, chaque remboursement est un salaire dès le premier dollar, quel que soit le taux. Un accountable plan doit satisfaire trois exigences :

1. Lien avec l'activité. Les remboursements couvrent uniquement les dépenses engagées pour votre entreprise — des frais professionnels déductibles du salarié, payés ou engagés dans l'exercice de ses fonctions pour vous.

2. Justification. Les salariés rendent compte de chaque dépense dans un délai raisonnable : le montant (réputé justifié au taux fédéral applicable ou en dessous), plus la date, le lieu et l'objet professionnel documentés comme décrit ci-dessus.

3. Restitution de l'excédent. Les salariés restituent dans un délai raisonnable tout montant versé au-delà des dépenses justifiées. Les avances pour un déplacement annulé, ou les avances dépassant l'allocation au taux fédéral, doivent être rendues — sinon le plan échoue et les versements deviennent des salaires.

« Délai raisonnable » bénéficie de présomptions réglementaires que beaucoup de petites entreprises adoptent directement : avances dans les 30 jours de la dépense, justification dans les 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense, et restitution de l'excédent dans les 120 jours. Inscrire ces échéances dans votre politique élimine tout débat sur ce que raisonnable signifie.

Mettez le plan par écrit. L'IRS n'exige pas strictement un document écrit, mais un accord verbal « on rembourse les déplacements » est quasiment impossible à défendre quand les trois exigences ci-dessus sont contrôlées. Une politique d'une page énonçant les taux, les justificatifs que les salariés doivent fournir et les échéances des avances et des restitutions d'excédent compte parmi les pages les plus rentables des dossiers d'une petite entreprise.

Si vous êtes indépendant, les règles sont plus étroites​

L'allocation d'hébergement high-low est conçue pour les employeurs remboursant leurs salariés. Si vous êtes entrepreneur individuel, associé d'une société de personnes ou membre d'une LLC imposée comme l'un ou l'autre, vous ne pouvez pas utiliser le per diem pour justifier votre propre hébergement — vos nuits d'hôtel doivent être déduites au coût réel, reçus à l'appui.

Ce que vous pouvez utiliser, c'est la méthode M&IE seul : déduire le taux fédéral repas et frais accessoires de votre destination (86 $ dans les localités à coût élevé, 74 $ ailleurs pour 2026-2027) au lieu de suivre chaque ticket de restaurant. Les repas restent soumis à la limite de 50 % exposée ci-dessous, et vous devez toujours documenter la date, le lieu et l'objet professionnel de chaque déplacement.

Un piège fréquent : le propriétaire d'une S corporation qui en est aussi salarié. Dans ce double rôle, la société peut vous rembourser comme salarié dans le cadre de son accountable plan — y compris le per diem d'hébergement — ce qui est sensiblement plus favorable que la règle de l'entrepreneur individuel. Mais la société a besoin d'un véritable accountable plan avec une véritable justification ; des remboursements au dirigeant sans notes de frais sont une invitation permanente à la requalification.

La limite de 50 % sur les repas s'applique toujours — séparez donc vos comptes​

Même quand le per diem intégral est exonéré d'impôt pour le salarié, la déduction de l'employeur pour la part repas est limitée à 50 % en vertu de la section 274(n). C'est pourquoi l'avis 2026-60 précise séparément les composantes repas de 86 $ et 74 $ : ce sont les montants auxquels s'applique la réduction de moitié.

Concrètement, pour un déplacement de cinq jours dans une ville à coût élevé remboursé à 329 $ par jour (1 645 $ au total), 430 $ de ce total sont réputés correspondre aux repas (86 $ × 5) et seuls 215 $ sont déductibles ; les 1 215 $ restants sont intégralement déductibles. Déduire l'intégralité des 1 645 $ surestime la déduction de 215 $ par déplacement — peu par voyage, mais un montant significatif à l'échelle d'une équipe itinérante sur un an.

C'est là que la rigueur comptable compte davantage que la connaissance fiscale. Vos livres doivent enregistrer les composantes hébergement et repas de chaque remboursement per diem dans des écritures distinctes dès le départ, et non sur une seule ligne « déplacements » que vous promettez de ventiler au moment de la déclaration. Personne ne reconstitue cette ventilation de façon fiable en avril. Si votre plan comptable distingue les catégories hébergement-déplacements et repas-déplacements et que chaque note de frais alimente les deux, la limite de 50 % découle automatiquement du grand livre au lieu d'exiger un exercice de fin d'année sujet aux erreurs.

Les erreurs courantes qui transforment le per diem en salaires imposables​

• Rembourser au-dessus du taux sans traitement en salaires. L'erreur la plus mécanique : la politique cite encore 319 $, le taux fédéral réel est de 329 $, et personne ne le remarque — ou l'inverse après le retrait d'une localité de la liste à coût élevé. Les déplacements à Panama City remboursés à 329 $ après le 1er octobre surpaient de 99 $ par jour, et l'excédent est un salaire.
• Pas de plan de remboursement écrit. Les accords verbaux échouent aux tests de justification et de restitution de l'excédent en cas de contrôle. Rédigez la politique d'une page.
• Justificatifs d'objet professionnel manquants. Le per diem ne couvre que le montant. Les notes de frais doivent indiquer les dates, la destination et la raison professionnelle de chaque déplacement.
• Utiliser le per diem d'hébergement high-low pour les dirigeants ou les prestataires. Les indépendants et les prestataires externes ne peuvent pas utiliser le per diem pour l'hébergement. Verser à un prestataire 1099 un taux « tout compris de 329 $/jour » ne crée pas pour lui une déduction per diem — c'est simplement un revenu brut qu'il déclare et dont il déduit ses dépenses réelles.
• Mélanger les méthodes pour un même salarié en cours d'année. Choisissez la méthode high-low ou les taux fédéraux par localité par salarié pour l'année civile et tenez-vous-y, sous réserve des règles de transition du dernier trimestre.
• Oublier la limite de 50 % sur les repas. Déduire le total intégral du per diem surestime les déductions sur chaque déclaration déposée par l'entreprise.
• Ignorer les fenêtres saisonnières. Appliquer toute l'année le traitement de zone à coût élevé à une localité que l'avis limite à une partie de l'année surpaie chaque déplacement hors saison.

Ce qu'il faut mettre à jour avant le 1er octobre​

Passez en revue cette courte liste de contrôle cette semaine, avant que la première note de frais d'octobre n'arrive sur votre bureau :

1. Mettez à jour les taux de votre politique écrite à 329 $ en zone à coût élevé et 230 $ ailleurs en CONUS pour les déplacements du 1er octobre 2026 ou postérieurs, en conservant la ventilation repas de 86 $/74 $ et le taux de 5 $ pour les seuls frais accessoires.
2. Actualisez la liste des localités à coût élevé dans la politique — ajoutez Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque et Cody ; basculez Panama City au taux standard ; et signalez les quinze changements de fenêtres saisonnières pour les villes où votre équipe se rend réellement.
3. Vérifiez que votre formulaire de note de frais saisit les dates et destinations jour par jour, afin que les déplacements à taux mixte et les limites saisonnières soient tarifés correctement.
4. Vérifiez que votre processus de paie traite en salaires l'excédent sur le taux fédéral, y compris les avances dépassant l'allocation et les excédents non restitués.
5. Séparez l'hébergement et les repas dans votre plan comptable si ce n'est pas déjà fait, afin que la limite de 50 % sur les repas se calcule à partir du grand livre plutôt que de mémoire.
6. Informez tous ceux qui approuvent les déplacements — les managers qui signent les notes doivent connaître les nouveaux chiffres, pas seulement le comptable qui les enregistre.

Si vous utilisez la méthode du per diem fédéral ordinaire plutôt que la méthode high-low, la mise à jour correspondante est la publication des taux FY2027 de la GSA, qui a réinitialisé les tables d'hébergement et de M&IE par localité sur le même cycle au 1er octobre.

Gardez vos dépenses de déplacement prêtes pour un contrôle dès le premier jour​

Le per diem simplifie la question du montant, mais il concentre tout le reste — dates, destinations, objet professionnel, ventilation hébergement-repas, traitement de l'excédent — dans vos dossiers. Les entreprises qui traversent sans encombre un contrôle de leurs frais de déplacement ne sont pas celles qui ont la politique la plus astucieuse ; ce sont celles dont la comptabilité quotidienne saisit les composantes de chaque déplacement de façon complète et cohérente.

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