چرا هر کسب و کار کوچک به یک صندوق اضطراری نیاز دارد (و چگونه آن را ایجاد کنیم)
اداره یک کسب و کار کوچک به معنای مقابله با عدم قطعیت است. بازارها تغییر می کنند، مشتریان می آیند و می روند، و هزینه های غیرمنتظره زمانی ظاهر می شوند که انتظارش را ندارید. در حالی که نمی توانید هر چالشی را که کسب و کارتان با آن روبرو می شود پیش بینی کنید، می توانید از نظر مالی برای آنها آماده شوید. اینجاست که یک صندوق اضطراری کسب و کار به کار می آید.
واقعیت اضطرارهای تجاری
برخلاف اضطرارهای شخصی، بحران های تجاری می توانند نه تنها معیشت شما، بلکه مشاغل کارمندان و اعتماد مشتریان شما را نیز تهدید کنند. این سناریوهای رایج را در نظر بگیرید:
یک قطعه اصلی از تجهیزات خراب می شود و نیاز به تعویض فوری دارد. بزرگترین مشتری شما ناگهان از کسب و کار خارج می شود و یک شکاف درآمدی قابل توجه برای شما ایجاد می کند. یک اختلال در زنجیره تامین جهانی، موجودی شما را برای ماه ها به تاخیر می اندازد. محل کسب و کار شما نیاز به تعمیرات اضطراری دارد. یکی از اعضای کلیدی تیم به طور غیرمنتظره ای شرکت را ترک می کند و شما باید به سرعت یک جایگزین استخدام و آموزش دهید.
هر یک از این موقعیت ها می تواند کسب و کاری را که بدون حاشیه مالی فعالیت می کند، بی ثبات کند. نظرسنجی های اخیر نشان می دهد که اکثریت کسب و کارهای کوچک در تامین هزینه های عملیاتی خود در دوره های دشوار با مشکل مواجه هستند و بسیاری از صاحبان مشاغل در نهایت پس اندازهای شخ صی خود را برای سرپا نگه داشتن شرکت های خود تخلیه می کنند. این یک چرخه خطرناک ایجاد می کند که در آن امنیت مالی کسب و کار و امنیت مالی شخصی شما در معرض خطر قرار می گیرند.
مزیت استراتژیک ذخایر نقدی
فراتر از مدیریت بحران، داشتن یک صندوق اضطراری نحوه اداره کسب و کارتان را متحول می کند. وقتی دائماً نگران پوشش هزینه های ماه آینده نیستید، می توانید تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرید. می توانید با پرداخت پیش پرداخت، شرایط بهتری را با تامین کنندگان مذاکره کنید، در فرصت هایی که نیاز به سرمایه سریع دارند سرمایه گذاری کنید، یا نوسانات فصلی را بدون وحشت پشت سر بگذارید.
به صندوق اضطراری خود به عنوان چیزی بیش از یک بیمه فکر کنید - این یک مزیت رقابتی است که به شما انعطاف پذیری و آرامش خاطر می دهد.
تعیین مبلغ هدف شما
توصیه استاندارد این است که به اندازه ای پس انداز کنید که هزینه های عملیاتی سه تا شش ماه را پوشش دهد. اما این یک محاسبه یکسان برای همه نیست. هدف خاص شما باید منعکس کننده شرایط منحصر به فرد کسب و کار شما باشد.
با محاسبه نرخ سوخت ماهانه خود شروع کنید: تمام هزینه های ضروری ماهانه خود، از جمله اجاره، آب و برق، حقوق و دستمزد، بیمه، پرداخت وام و لوازم اولیه را جمع کنید. هزینه های اختیاری مانند کمپین های بازاریابی یا پروژه های توسعه را شامل نکنید - روی آنچه برای باز نگه داشتن درها نیاز دارید تمرکز کنید.
سپس عوامل خطر خود را در نظر بگیرید:
اگر در یک صنعت بسیار فصلی فعالیت می کنید، به سمت انتهای بالایی محدوده متمایل شوید. یک پیست اسکی یا خدمات تهیه مالیات به ذخایر بیشتری نسبت به یک کسب و کار با درآمد ثابت در طول سال نیاز دارد.
شرکت هایی با هزینه های ثابت بالا به حاشیه های بزرگتری نیاز دارند. اگر درگیر اجاره های بلندمدت، پرداخت تجهیزات یا کارکنان دائمی هستید، انعطاف پذیری کمتری برای کاهش سریع هزینه ها در طول رکود دارید.
کسب و کارهای خدماتی با سربار کم ممکن است با یک صندوق کوچکتر سر کنند، در حالی که کسب و کارهای مبتنی بر محصول که موجودی قابل توجهی را حمل می کنند یا به چرخه های تولید طولانی وابسته هستند باید هدف بالاتری داشته باشند.
تمرکز مشتری شما نیز مهم است. اگر از دست دادن سه مشتری برتر شما درآمد شما را ویران می کند، به بافر بزرگتری نسبت به کسب و کاری با جریان های درآمدی بسیار متنوع نیاز دارید.
ساختن صندوق خود: یک رویکرد عملی
نگاه کردن به هدف ده ها یا صدها هزار دلاری می تواند طاقت فرسا باشد، به خصوص زمانی که در حال حاضر جریان نقدی تنگی را مدیریت می کنید. نکته کلیدی این است که کوچک شروع کنید و ثابت بمانید.
یک هدف شروع واقع بینانه تعیین کنید: به جای تمرکز بر شش ماه هزینه، هدف خود را برای اولین 5000 یا 10000 دلار تعیین کنید. این حاشیه اولیه می تواند بسیاری از موارد اضطراری کوچک را برطرف کند و حرکت ایجاد کند. پس از رسیدن به این نقطه عطف، هدف بعدی را در هزینه های یک ماه، سپس دو ماه و غیره تعیین کنید.
آن را خودکار کنید: موثرترین راه برای ساختن صندوق اضطراری خود این است که با آن مانند هر هزینه غیر قابل مذاکره دیگری رفتار کنید. یک انتقال خودکار از حساب عملیاتی خود به یک حساب پس انداز اختصاصی تنظیم کنید. حتی 250 یا 500 دلار در ماه سریعتر از آنچه فکر می کنید جمع می شود.
بسیاری از صاحبان مشاغل متوجه می شوند که پس انداز درصدی از درآمد به جای یک مبلغ ثابت دلاری مفید است. به عنوان مثال، ممکن است به طور خودکار 5٪ از کل درآمد ورودی را پس انداز کنید. این رویکرد با کسب و کار شما مقیاس می شود - وقتی اوضاع خوب است بیشتر پس انداز می کنید و وقتی جریان نقدی تنگ است کمتر.
حساب های مناسب را انتخاب کنید: صندوق اضطراری شما باید به راحتی در دسترس باشد اما جدا از حساب عملیاتی روزانه شما باشد. یک حساب پس انداز تجاری با سود بالا یک نقطه شروع خوب است. با رشد صندوق شما فراتر از آستانه اضطراری فوری، تنوع بخشیدن به حساب های بازار پول یا گواهی سپرده کوتاه مدت را در نظر بگیرید که در حالی که نقدینگی را حفظ می کنند، بازده بهتری ارائه می دهند.
حداقل یک تا دو ماه هزینه را در یک حساب پس انداز معمولی برای موارد اضطراری واقعی که نیاز به دسترسی فوری دارید، نگه دارید. بقیه می توانند بازده بهتری را در حساب های کمی کمتر نقد کسب کنند.
چه زمانی باید از آن استفاده کنید؟
داشت ن یک صندوق اضطراری تنها نیمی از کار است - شما همچنین به نظم و انضباط در مورد زمان استفاده از آن نیاز دارید. هر هزینه غیرمنتظره ای به عنوان یک فوریت واجد شرایط نیست.
موارد اضطراری واقعی غیرمنتظره، ضروری و فوری هستند. آنها توانایی شما برای فعالیت را در صورت عدم رسیدگی فوری تهدید می کنند. به خرابی تجهیزات، تعمیرات اضطراری، از دست دادن ناگهانی درآمد عمده یا پوشش حقوق و دستمزد در طول یک بحران موقت فکر کنید.
موارد غیر اضطراری شامل فرصت هایی برای گسترش، کمپین های بازاریابی، ارتقاء تجهیزات کاربردی یا پوشش هزینه های برنامه ریزی شده ای است که به درستی برای آنها بودجه بندی نکرده اید. اینها ممکن است سرمایه گذاری های مهمی باشند، اما باید از جریان نقدی عملیاتی یا صندوق های سرمایه گذاری اختصاصی تامین شوند، نه از ذخایر اضطراری شما.
پر کردن مجدد پس از استفاده
اگر نیاز به استفاده از صندوق اضطراری خود دارید، پر کردن مجدد آن را در اولویت قرار دهید. آن را به لیست نقل و انتقالات خودکار خود اضافه کنید و بودجه کسب و کار خود را برای بازسازی صندوق در اسرع وقت تنظیم کنید. آن را وامی به خودتان در نظر بگیرید که باید بازپرداخت شود.
شروع امروز
سخت ترین بخش ساختن یک صندوق اضطراری شروع است. منتظر نمانید تا پول "اضافی" داشته باشید - همیشه تقاضاهای رقابتی برای پول نقد شما وجود خواهد داشت. این هفته یک حساب پس انداز جداگانه باز کنید، اولین سپرده خود را انجام دهید (حتی اگر کوچک باشد) و نقل و انتقالات خودکار را تنظیم کنید.
به یاد داشته باشید، هر کسب و کاری با چالش های غیرمنتظره ای روبرو است. سوال این نیست که آیا به بودجه اضطراری نیاز خواهید داشت یا خیر، بلکه این است که آیا در زمان نیاز به آن دسترسی خواهید داشت. امروز ساختن شبکه ایمنی مالی خود را شروع کنید و فردا با اطمینان و امنیت بیشتری کسب و کار خود را اداره خواهید کرد.
این مقاله اطلاعات کلی ارائه می دهد و نباید به عنوان مشاوره مالی یا حقوقی در نظر گرفته شود. در مورد وضعیت خاص کسب و کار خود با یک متخصص واجد شرایط مشورت کنید.
