بین تمدید مجوز ایالتی، ۷۵ واحد آموزش مداوم هر پنج سال، حق عضویت‌های حرفه‌ای، و بیش از صد دلار در ماه برای نرم‌افزار مطب، حفظ کسبوکار به‌عنوان یک متخصص تغذیه هزاران دلار هزینه دارد، پیش از آن‌که نخستین مراجع سال خود را ببینید. خبر خوب: تقریباً تمام این هزینه‌ها در برابر درآمد خوداشتغالی شما قابل کسر هستند. خبر بد: بیشتر متخصصان مستقل صدها دلار را صرفاً به این دلیل از دست می‌دهند که کسی به آن‌ها نگفته چه چیزهایی قابل کسر است.
این راهنما ۲۷ کسر ارزشمند برای پیگیری را بررسی می‌کند، سازمان‌یافته به همان شکلی که مطب شما در واقع پول خرج می‌کند. ابتدا یک مرز مهم: این کسرها به درآمد خوداشتغالی شما اعمال می‌شوند که در جدول C گزارش می‌شود. اگر هم‌زمان در یک شغل بیمارستانی یا درمانگاهی با فرم W-2 کار می‌کنید، هزینه‌های کارمندی بازپرداخت‌نشده از آن شغل قابل کسر نیستند — این معافیت از سال ۲۰۱۸ تعلیق شده است. تمام موارد زیر فرض می‌کنند که دست‌کم بخشی از درآمد خود را به‌عنوان یک متخصص مستقل کسب می‌کنید.
حفظ اعتبارنامه و به‌روز ماندن
اعتبارنامه‌ها بهای ورود به مراقبت تغذیه‌ای هستند، و سازمان مالیاتی حفظ آن‌ها را یک هزینه عادی و ضروری کسبوکار می‌داند. دوره‌هایی که مهارت‌های لازم برای کاری که همین حالا انجام می‌دهید را حفظ یا بهبود می‌بخشند واجد شرایط هستند؛ دوره‌هایی که شما را برای یک حرفه کاملاً جدید آماده می‌کنند، نه.
۱. هزینه‌های درخواست و تمدید مجوز ایالتی
بیشتر ایالت‌ها فعالیت در حوزه تغذیه را تنظیم می‌کنند، و هر هزینه درخواست، تمدید و بازگرداندن مجوز قابل کسر است. آن‌ها را همراه با سایر هزینه‌های مجوز خود در جدول C گزارش کنید.
۲. هزینه سالانه حفظ ثبت‌نام CDR
متخصصان تغذیه ثبت‌شده سالانه هزینه‌ای به کمیسیون ثبت‌نام تغذیه (CDR) می‌پردازند تا اعتبار RD یا RDN فعال بماند. این هزینه در سالی که پرداخت می‌کنید کاملاً قابل کسر است.
۳. دوره‌های آموزش مداوم
CDR حداقل ۷۵ واحد آموزش حرفه‌ای مداوم (CPEU) تأییدشده را هر پنج سال الزامی می‌داند، از جمله یک واحد اخلاق. هر هزینه ثبت‌نامی که برای دوره‌های واجد شرایط، وبینارها و ماژول‌های خودآموزی می‌پردازید قابل کسر است — همان‌طور که هزینه‌های سفر برای شرکت در دوره‌های حضوری، که در ادامه آمده است.
۴. ثبت‌نام کنفرانس و کارگاه
ثبت‌نام برای FNCE، جلسه انجمن ایالتی، رویدادهای گروه تخصصی تغذیه، و کارگاه‌های بالینی به‌حساب می‌آید، از جمله نرخ ثبت‌نام زودهنگام که پاییز گذشته برای کنفرانس بهار امسال پرداختید. اگر بر مبنای نقدی اظهارنامه می‌دهید، آن را در سالی که پرداخت می‌کنید کسر کنید، نه سالی که شرکت می‌کنید.
۵. کتاب‌های مرجع و مواد آموزشی
کتاب‌های درسی، مواد آماده‌سازی آزمون برای گواهی‌نامه‌های تخصصی (مانند تغذیه ورزشی یا تغذیه کودکان)، و منابع بالینی که برای تقویت مطب خود می‌خرید قابل کسر هستند. اگر یک خرید واحد بیش از حدود ۲,۵۰۰ دلار هزینه داشته باشد، قواعد استهلاک به‌جای کسر فوری اعمال می‌شود — برای کتاب‌ها نادر است، اما ارزش دانستن دارد.
۶. اشتراک مجلات حرفه‌ای
اشتراک نشریاتی مانند ژورنال آکادمی تغذیه و رژیم‌شناسی و سایر مجلات تغذیه با داوری همتا قابل کسر هستند. اشتراک مجلات عمومی قابل کسر نیستند، حتی اگر آن‌ها را در اتاق انتظار خودتان بخوانید.
۷. حق عضویت حرفه‌ای
حق عضویت آکادمی تغذیه و رژیم‌شناسی (حدود ۱۸۰ دلار در سال برای اعضای فعال)، به‌علاوه حق عضویت انجمن‌های ایالتی و گروه‌های تخصصی تغذیه، همه قابل کسر هستند. یک استثنا: بخشی از حق عضویت شما که سازمان‌تان صرف لابی‌گری می‌کند قابل کسر نیست — سازمان هر سال این درصد را به اعضا گزارش می‌دهد.
اداره مطب
۸. اجاره دفتر
اگر یک دفتر مشاوره اجاره می‌کنید یا در یک مرکز سلامت فضا به اشتراک می‌گذارید، اجاره قابل کسر است. اگر یک اتاق دو روز در هفته را اجاره می‌کنید، آنچه را که واقعاً پرداخت می‌کنید کسر کنید. قرارداد اجاره و اثبات پرداخت را کنار هم نگه دارید؛ اجاره یکی از نخستین مواردی است که بازرس درباره آن می‌پرسد.
۹. لوازم‌التحریر و هزینه پست
خودکارها، کاغذ و جوهر چاپگر، پوشه‌های مراجع، چاپ فرم‌های پذیرش، تمبرها، و هزینه‌های ارسال برای کیت‌های آزمایشگاهی یا پروتکل‌های مکمل همه به‌حساب می‌آیند. اقلام کوچک به‌سرعت جمع می‌شوند — یک کارت کسبوکار اختصاصی برای خریدهای اداری، جمع‌زدن آن‌ها در پایان سال را بی‌دردسر می‌کند.
۱۰. ابزارهای ارزیابی و تجهیزات بالینی
ترازوها، قدسنج‌ها، کالیپرهای چین پوستی، دستگاه‌های دستی ترکیب بدن، فشارسنج‌ها، و ماکت‌های نمایشی غذا به‌عنوان لوازم قابل کسر هستند. تجهیزات بالینی گران‌تر به‌جای آن در طول چند سال مستهلک می‌شوند، هرچند بند ۱۷۹ اغلب به شما اجازه می‌دهد تجهیزات واجد شرایط را فوراً هزینه کنید. رسیدهای خرید را همراه با شماره سریال نگه دارید.
۱۱. بیمه مسئولیت حرفه‌ای و کسبوکار
پوشش سوءعمل متناسب با مشاوره تغذیه، مسئولیت عمومی کسبوکار، پوشش اموال تجاری برای دفترتان، و حتی الحاقیه‌های وقفه کسبوکار همه قابل کسر هستند. اگر حق بیمه پوشش کارمندان را هم می‌پردازید، آن حق بیمه‌ها به‌عنوان هزینه مزایای کارمند قابل کسر هستند.
۱۲. تلفن و اینترنت کسبوکار
بخش استفاده تجاری از صورت‌حساب تلفن همراه و اینترنت خانگی شما قابل کسر است. اگر یک خط یا تلفن دوم دارید که فقط برای مطب استفاده می‌شود، تمام آن را کسر کنید. برای یک خط مشترک، یک درصد استفاده تجاری معقول انتخاب کنید، بنویسید که چگونه آن را برآورد کرده‌اید، و به‌طور پیوسته اعمال کنید.
۱۳. حسابداری، دفترداری و تهیه اظهارنامه مالیاتی
هزینه‌های پرداختی به دفتردار، حسابدار رسمی، یا کارگزار ثبت‌شده شما قابل کسر هستند — از جمله هزینه تهیه اظهارنامه کسبوکار و هزینه نرم‌افزار مالیاتی مورد استفاده برای کسبوکار. بخشی از تهیه اظهارنامه که مربوط به اظهارنامه شخصی شماست قابل کسر نیست، پس از تهیه‌کننده اظهارنامه بخواهید صورت‌حساب را تفکیک کند.
۱۴. هزینه‌های حقوقی، مجوزهای کسبوکار و پروانه‌ها
هزینه‌های تشکیل نهاد، بازبینی قراردادها برای توافق‌نامه مراجعان و سیاست‌های HIPAA، ثبت علامت تجاری برای نام مطب، و مجوزهای کسبوکار شهری یا شهرستانی قابل کسر هستند. هزینه‌های ثبت ایالتی برای تمدید LLC هم به اینجا تعلق دارند.
۱۵. کارمزد بانکی و پردازش پرداخت
کارمزد ماهانه حساب تجاری، هزینه‌های حواله، و ۲ تا ۳ درصدی که پردازنده کارت یا سامانه پرونده الکترونیک سلامت شما از هر پرداخت مراجع می‌گیرد قابل کسر هستند. در شش رقمی وصولی از کارت، کارمزد پردازش به‌تنهایی می‌تواند یک کسر بیش از ۴,۰۰۰ دلاری باشد که بیشتر متخصصان جمع‌زدن آن را فراموش می‌کنند.
مجموعه نرم‌افزارها
مطب‌های مدرن تغذیه بر پایه اشتراک کار می‌کنند، و هر ابزاری که برای خدمت به مراجعان، حفظ انطباق، یا دریافت پول پرداخت می‌کنید قابل کسر است. هر سال این‌ها را بررسی کنید — بیشتر متخصصان مستقل دست‌کم یک اشتراک دارند که ماه‌ها پیش آن را رها کرده‌اند.
۱۶. نرم‌افزار مدیریت مطب و پرونده الکترونیک سلامت
پلتفرم‌هایی مانند Healthie، Practice Better و SimplePractice — که معمولاً بسته به سطح، ماهی سی تا یکصد و پنجاه دلار هستند — زمان‌بندی، ثبت پرونده، صورت‌حساب، و پیام‌رسانی با مراجع را ترکیب می‌کنند. هزینه کامل اشتراک قابل کسر است، از جمله هزینه‌های راه‌اندازی و پیاده‌سازی.
۱۷. نرم‌افزار برنامه‌ریزی وعده غذایی و تحلیل مواد مغذی
ابزارهای برنامه‌ریزی وعده و پایگاه‌های داده مواد مغذی مانند Cronometer Pro، Nutrium و Foodzilla قطعاً هزینه کسبوکار هستند. همچنین ابزارهای تحلیل دستور پخت که برای ساخت برنامه‌های مراجع استفاده می‌کنید و پایگاه‌های داده ترکیبات غذایی پشت آن‌ها.
۱۸. ابزارهای سلامت از راه دور و انطباق با HIPAA
Zoom for Healthcare، ارتقاهای Doxy.me، سازندگان فرم منطبق با HIPAA، سرویس‌های ایمیل رمزنگاری‌شده، و هزینه حفظ توافق‌نامه‌های امضاشده شرکای تجاری همه به‌حساب می‌آیند. اگر به یک مشاور برای ارزیابی ریسک HIPAA پرداخت کرده‌اید، آن هزینه هم اینجا قابل کسر است.
۱۹. وب‌سایت، دامنه و میزبانی
تمدید دامنه، میزبانی Squarespace یا WordPress، گواهی‌های SSL، عکس‌های استوک برای صفحات خدمات، و هزینه‌های پرداختی به توسعه‌دهنده‌ای که سایت را ساخت قابل کسر هستند. طراحی دوباره کامل سایت هم قابل کسر است — برای بیشتر مطب‌های کوچک، این تبلیغات است، نه یک دارایی سرمایه‌ای.
جذب مراجع
۲۰. بازاریابی و تبلیغات
تبلیغات گوگل و شبکه‌های اجتماعی، فهرست‌های دایرکتوری Psychology Today یا Zencare، بروشورهای چاپی، کارت‌های ویزیت، هزینه رویدادهای شبکه‌سازی، و حمایت مالی از یک مسابقه ۵ کیلومتری محلی که لوگوی مطب شما روی آن دیده می‌شود، همه واجد شرایط هستند. هزینه تبلیغات را بر اساس کانال پیگیری کنید تا ببینید کدام دلارها مراجع می‌آورند، نه فقط کلیک.
خودرو، سفر و غذا
۲۱. هزینه پیمایش تجاری یا هزینه‌های واقعی خودرو
رانندگی برای دیدن مراجعان، برداشتن لوازم اداری، شرکت در یک کنفرانس، یا ملاقات با یک شریک ارجاع‌دهنده قابل کسر است. هر سال بین نرخ پیمایش استاندارد سازمان مالیاتی (یک عدد ضربدر مایل‌های تجاری شما، به‌علاوه پارکینگ و عوارض) و روش هزینه واقعی (بنزین، بیمه، تعمیرات، و استهلاک ضربدر درصد استفاده تجاری شما) یکی را انتخاب کنید. بعداً نمی‌توانید از هزینه‌های واقعی به نرخ استاندارد برای همان خودرو بازگردید، پس در سال اول عمدی انتخاب کنید. در هر صورت، دفترچه پیمایش هم‌زمان چیزی است که کسر را در برابر بررسی دقیق حفظ می‌کند — بازسازی آن در آوریل به‌حساب نمی‌آید.
۲۲. پارکینگ و عوارض
پارکینگ در ساختمان دفتر یک مراجع، پارکینگ فرودگاه برای یک سفر تجاری، و عوارض در رانندگی‌های تجاری، علاوه بر هر یک از دو روش هزینه خودرو، قابل کسر هستند. رسیدها را مستقیم و پیش از محو شدن در اپلیکیشن دفترداری خود وارد کنید.
۲۳. سفر تجاری
وقتی برای کسبوکار شبانه سفر می‌کنید — FNCE در شهری دیگر، یک کارگاه گواهی‌نامه تخصصی، یک سخنرانی — بلیت هواپیما، هزینه بار، اقامت، حمل‌ونقل زمینی، و شاتل کنفرانس قابل کسر هستند. اگر سفر را برای روزهای شخصی تمدید می‌کنید، تخصیص دهید: هزینه‌های روزهای تجاری قابل کسر می‌مانند، روزهای اضافه نه.
۲۴. وعده‌های غذایی تجاری
صرف غذا با شرکای ارجاع‌دهنده، یک ناهار با یک پزشک برای گفتگو درباره جمعیت بیماران مشترک، یا شام در یک کنفرانس با همکاران، ۵۰ درصد قابل کسر است، مشروط بر این‌که واقعاً درباره کسبوکار گفتگو شود. رسید را به‌همراه یادداشتی از حاضران و موضوع گفتگو نگه دارید. ناهار خودتان در یک روز کاری عادی قابل کسر نیست، و غذایی که خودتان هنگام آزمایش دستور پخت برای مراجعان می‌خورید هم قابل کسر نیست.
کار از خانه
۲۵. کسر دفتر کار خانگی
اگر از یک دفتر کار خانگی اختصاصی به‌صورت سلامت از راه دور به مراجعان مشاوره می‌دهید، ممکن است واجد شرایط کسر دفتر کار خانگی باشید. فضا باید به‌طور منظم و منحصراً برای کسبوکار استفاده شود — میزی در اتاق نشیمن که برای مرور شخصی هم از آن استفاده می‌کنید، در این آزمون رد می‌شود. روش ساده‌شده پنج دلار به ازای هر فوت مربع تا ۳۰۰ فوت مربع، یا حداکثر ۱,۵۰۰ دلار را با تقریباً هیچ دفترداری‌ای مجاز می‌کند. روش عادی سهمی از اجاره یا بهره وام مسکن، خدمات رفاهی، بیمه، و تعمیرات را بر اساس سهم دفتر از خانه شما تخصیص می‌دهد، و معمولاً برای متخصصانی با فضای اختصاصی بزرگ، کسر بزرگ‌تری به‌دست می‌دهد. در هر صورت، از چیدمان عکس بگیرید و یک طرح کف را در پرونده مالیاتی خود نگه دارید.
افراد و حفاظت
۲۶. دستمزد کارمندان، مزایا و پرداخت به پیمانکاران
اگر مطب شما رشد کرده و شامل یک صورت‌حساب‌رسان با فرم W-2، هماهنگ‌کننده پذیرش، یا متخصص تغذیه همکار شده است، دستمزد آن‌ها و پوشش درمانی یا تطبیق بازنشستگی که ارائه می‌دهید قابل کسر هستند. پرداخت‌ها به فریلنسرها — دستیار مجازی، سرویس صورت‌حساب، یا طراح وب شما — هم قابل کسر هستند، و عموماً باید پس از پایان سال برای پیمانکاران واجد شرایط اظهارنامه اطلاعاتی صادر کنید، پس پیش از پرداخت به هر کسی فرم W-9 بگیرید، نه در ژانویه.
۲۷. حق بیمه درمانی خوداشتغالی
حق بیمه‌ای که برای پوشش درمانی، دندان‌پزشکی، بینایی، و مراقبت طولانی‌مدت واجد شرایط برای خودتان، همسرتان، و افراد تحت تکفل شما می‌پردازید قابل کسر است — اما نه در جدول C. آن‌ها در فرم ۷۲۰۶ به‌عنوان کسر پیش از خط گزارش می‌شوند، یعنی مالیات بر درآمد شما را کاهش می‌دهند اما مالیات خوداشتغالی شما را نه. نمی‌توانید این کسر را برای هر ماهی که واجد شرایط یک طرح یارانه‌ای کارفرما بوده‌اید، از جمله از طریق همسر، ادعا کنید.
دو خویشاوند نزدیک این کسر شایسته ذکر هستند حتی اگر هزینه کسبوکار نباشند: مشارکت‌ها در SEP IRA یا Solo 401(k) مالیات بر درآمد شما را کاهش می‌دهند (هرچند، مانند حق بیمه درمانی، مالیات خوداشتغالی را نه)، و نیمی از مالیات خوداشتغالی خودتان پیش از خط قابل کسر است. متخصصی که ۱۲۰,۰۰۰ دلار خالص درآمد دارد و حداکثر در Solo 401(k) سرمایه‌گذاری می‌کند، به‌راحتی می‌تواند پنج رقمی درآمد را علاوه بر همه موارد بالا پناه دهد.
آنچه نمی‌توانید کسر کنید
دانستن مرزها، ۲۷ مورد دیگر را ایمن نگه می‌دارد:
- رفت‌وآمد. رانندگی از خانه به دفتر معمول شما هرگز قابل کسر نیست، حتی اگر در خودرو تماس‌های مراجعان را پاسخ دهید.
- غذا و مکمل‌های خودتان. مواد خواربار برای توسعه دستور پخت، پودر پروتئینی که شخصاً استفاده می‌کنید، و عضویت باشگاه بدنسازی خودتان هزینه‌های شخصی هستند، مهم نیست چقدر از نظر حرفه‌ای مرتبط به نظر برسند.
- پوشاک. پولوهای برنددار با لوگوی مطب که برای کار می‌پوشید ممکن است واجد شرایط باشند، اما پوشاک حرفه‌ای عادی واجد شرایط نیست، حتی اگر آن را فقط برای جلسات مراجعان خریده باشید.
- تحصیل برای یک حرفه جدید. مدرک پرستاری که شما را برای یک زمینه متفاوت واجد شرایط می‌کند قابل کسر نیست، حتی اگر مکمل کار تغذیه شما باشد.
- پرداخت‌های مالیات بر درآمد فدرال و جریمه‌ها. پرداخت‌های برآوردی فصلی شما هزینه نیستند، و جریمه‌های سازمان مالیاتی هرگز قابل کسر نیستند.
- بخش لابی‌گری حق عضویت. همان‌طور که در بالا اشاره شد، درصدی را که انجمن حرفه‌ای شما به‌عنوان غیرقابل کسر گزارش می‌دهد، جدا کنید.
هر کسر را خودکار کنید
کسرهایی که باید بازسازی کنید، کسرهایی هستند که از دست می‌دهید. سه عادت تقریباً همه موارد این فهرست را با کمترین تلاش در پایان سال ثبت می‌کند:
۱. هر دلار کسبوکار را از حساب‌های کسبوکار عبور دهید. یک حساب جاری و کارت اعتباری اختصاصی، بازبینی پایان سال شما را از یک پروژه باستان‌شناسی به یک مرحله دسته‌بندی تبدیل می‌کند. اگر کنترل در سطح تراکنش را بدون نرم‌افزار اشتراکی می‌خواهید، ابزارهای حسابداری متن ساده به شما امکان می‌دهند نمودار حساب‌های خودتان را رمزگذاری کنید — مستندات Beancount روند راه‌اندازی آن را شرح می‌دهد — و داشبوردهایی مانند Fava هزینه‌ها را بر اساس دسته تجسم می‌کنند تا غافلگیری‌های مالیات برآوردی ناپدید شوند. ۲. پیمایش و وعده‌های غذایی را همان روز ثبت کنید. یک اپلیکیشن موبایل که سفرها را به‌طور خودکار ثبت می‌کند و یک یادداشت یک‌خطی روی هر رسید غذا (چه کسی، چرا) قواعد اثبات‌سازی سازمان مالیاتی را برآورده می‌کند که بیشتر کسرهای ردشده را از پا درمی‌آورد. ۳. ماهانه تطبیق دهید و برآوردها را فصلی بپردازید. یک بازبینی ماهانه ۳۰ دقیقه‌ای رسیدهای جاافتاده را در حالی که فروشندگان هنوز می‌توانند آن‌ها را دوباره صادر کنند می‌گیرد، و پرداخت‌های برآوردی فصلی که با سود واقعی تنظیم شده‌اند جریمه‌ها را دور نگه می‌دارند.
قوانین مالیاتی تغییر می‌کنند، و قواعد ایالتی پیچیدگی‌هایی اضافه می‌کنند — برخی ایالت‌ها محدود می‌کنند یا از مقررات فدرال جدا می‌شوند، و هزینه‌های اعتبارنامه به‌شدت بین ایالت‌ها متفاوت است. این فهرست را به‌عنوان چک‌لیست پیگیری خود استفاده کنید، سپس پیش از ارائه اظهارنامه آن را با یک متخصص مالیاتی که با مطب‌های مراقبت بهداشتی آشناست مرور کنید.
دفاتر مطب خود را به‌اندازه سلامت مراجعانتان سالم نگه دارید
با رشد فهرست مراجعان شما، توده اشتراک‌های نرم‌افزاری، تمدید مجوزها، دفترچه‌های پیمایش، و پرداخت‌های پیمانکاران برای پیگیری نیز رشد می‌کند — و هر موردی که از قلم بیفتد، پولی است که نزد سازمان مالیاتی می‌ماند. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی شما می‌بخشد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل وابستگی به فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.