ماه گذشته در ده‌ها شهر خوابیدید، در یک سفر در سه منطقه زمانی شام خوردید و حقوق خود را بین ایالت‌هایی بیشتر از آنچه بتوانید نام ببرید تقسیم کردید. هیچ‌کس دیگری اظهارنامه مالیاتی به شکل شما تنظیم نمی‌کند. خبر خوب: کنگره قوانین ویژه‌ای دقیقاً برای وضعیت شما نوشته است. خبر بد: برخی از کسرهایی که اعضای خدمه قبلاً روی آن حساب می‌کردند برای همیشه حذف شده‌اند.
در ادامه ببینید که قانون مالیاتی در سال ۲۰۲۶ چگونه با هزینه روزانه خطوط هوایی، آشیانه‌های استراحت، حق عضویت اتحادیه و درآمد چندایالتی خدمه رفتار می‌کند — و چه چیزی را باید ثبت کنید تا هر دلاری که مستحق آن هستید را حفظ کنید.
هزینه روزانه شما معمولاً درآمد نیست — تا زمانی که باشد
خطوط هوایی به خدمه یک کمک‌هزینه روزانه برای وعده‌های غذایی و هزینههای جانبی در سفرها پرداخت می‌کنند، که معمولاً نرخ ساعتی ضرب در زمان دوری از پایگاه است. تحت یک طرح پاسخگو، بخشی که از نرخ فدرال وعده‌های غذایی و هزینههای جانبی (M&IE) تجاوز نمی‌کند از دستمزد مشمول مالیات شما معاف است. هرگز به کادر ۱ فرم W-2 شما نمی‌رسد و هیچ مالیات بر درآمد یا حقوق بر آن بدهکار نیستید.
دو چیز می‌تواند هزینه روزانه را به دستمزد مشمول مالیات تبدیل کند:
مبالغ بالاتر از نرخ فدرال. اگر هزینه روزانه خطوط هوایی شما از نرخ M&IE فدرال قابل اعمال بیشتر باشد، مازاد آن دستمزد است. در کادر ۱ ظاهر می‌شود و مشمول کسر مالیات است. خدمه پرواز تحت نرخهای ویژه IRS برای صنعت حمل‌ونقل قرار می‌گیرند: ۸۰ دلار در روز در سرزمین اصلی ایالات متحده و ۸۶ دلار در روز در خارج از آن برای سال نرخی که از ۱ اکتبر ۲۰۲۶ آغاز می‌شود. اکثر قراردادهای خطوط هوایی بسیار کمتر از این سقف‌ها پرداخت می‌کنند، بنابراین کل مبلغ معاف از مالیات می‌ماند — اما اگر می‌خواهید مطمئن باشید، فیش حقوقی نهایی خود را با W-2 خود بررسی کنید.
سفرهای یک‌روزه بدون خواب یا استراحت. هزینه روزانه پرداخت‌شده برای سفری که نیازی به خواب یا استراحت ندارد — یک رفت‌وبرگشت بدون اقامت شبانه — حتی اگر کمتر از نرخ فدرال باشد، غرامت مشمول مالیات است. شرط دور بودن از خانه تمام ماجراست: بدون اقامت شبانه، بدون معافیت. اگر خطوط هوایی شما هزینه روزانه سفر یک‌روزه و هزینه روزانه اقامت شبانه را با هم ترکیب می‌کند، بخش مشمول مالیات باید قبلاً در دستمزد کادر ۱ شما باشد، اما ارزش دارد که آن را تأیید کنید نه اینکه فرض کنید.
ممکن است رقم‌هایی در کادر ۱۲ با کد L نیز ببینید. این مبلغ بازپرداخت اثبات‌شده و غیرمشمول مالیاتی است که کارفرمای شما برای سابقه گزارش می‌کند — نه درآمد اضافی.
این در زمان تنظیم اظهارنامه چه معنایی دارد
در بیشتر موارد هیچ. هزینه روزانه معاف نیازی به خطی در اظهارنامه شما و هیچ کسر جبرانی ندارد. اشتباه کلاسیک دوبار استفاده کردن است: تلاش برای کسر هزینههای غذایی که هزینه روزانه شما قبلاً به‌صورت معاف از مالیات پوشش داده است. اگر خطوط هوایی روزی ۶۰ دلار معاف از مالیات برای غذا به شما پرداخت کرده، نمی‌توانید ۶۰ دلار غذا را نیز کسر کنید. و همان‌طور که بخش‌های بعدی توضیح می‌دهند، اعضای خدمه W-2 در حال حاضر هیچ جایی برای کسر باقی‌مانده بازپرداخت‌نشده ندارند.
قانون ۵۰ درصد: فقط دو ایالت می‌توانند حقوق خطوط هوایی شما را مالیات ببندند
خلبانی که در تگزاس زندگی می‌کند، پایگاهش نیویورک است و مسیرهای قاره‌پیما پرواز می‌کند، به‌طور نظری می‌تواند در ده‌ها ایالت بدهکار مالیات باشد. قانون فدرال چیز دیگری می‌گوید. تحت 49 U.S.C. 40116(f)، حقوق کارمند یک شرکت هواپیمایی با وظایف منظم تخصیص‌یافته روی هواپیما در حداقل دو ایالت، فقط در دو جا مشمول مالیات بر درآمد ایالتی است:
۱. ایالت محل سکونت شما، و ۲. ایالتی که بیش از ۵۰ درصد حقوق خود را در آن کسب می‌کنید — بر اساس زمان پرواز برنامه‌ریزی‌شده در آن ایالت نسبت به کل زمان پرواز برنامه‌ریزی‌شده شما برای سال تقویمی.
هیچ ایالت دیگری نمی‌تواند دستمزد خطوط هوایی شما را مالیات ببندد، و خطوط هوایی شما باید بر همین اساس کسر مالیات انجام دهد. پایگاه (شهر پایگاه) شما کنترل‌کننده نیست: مهمانداری که پایگاهش دنور است و در فلوریدا زندگی می‌کند، عموماً در هیچ کجا بابت دستمزد خطوط هوایی مالیات بر درآمد ایالتی بدهکار نیست، زیرا فلوریدا مالیات بر درآمد ندارد و هیچ ایالت واحدی بخش عمده زمان پرواز او را تشکیل نمی‌دهد. همین قانون مالیات‌های شهری و محلی را نیز پوشش می‌دهد، که برای خدمه مستقر در مکان‌هایی مانند شهر نیویورک یا فیلادلفیا اهمیت دارد.
سه نکته عملی:
محل سکونت جایی است که واقعاً زندگی می‌کنید. اعضای خدمه به‌طور مشهور به ایالت‌های بدون مالیات بر درآمد نقل مکان می‌کنند و صرفه‌جویی واقعی است — اما تنها اگر واقعاً اقامت خود را در آنجا برقرار کنید: گواهینامه رانندگی، ثبت رأی‌دهنده، پزشکان، عضویت در باشگاه‌ها و شمارش روزهایی که از یک حسابرسی جان سالم به در ببرند. نگه داشتن آپارتمان قدیمی و نامیدن یک آشیانه استراحت به‌عنوان خانه، اقامت مالیاتی شما را تغییر نمی‌دهد.
ایالت ۵۰ درصد نادر اما واقعی است. خدمه پروازهای کوتاه‌برد با برنامه سنگین درون‌ایالتی — مانند پرواز در مثلث تگزاس یا کریدور کالیفرنیا — می‌توانند از آستانه عبور کنند و در ایالت دوم اظهارنامه غیرمقیم بدهکار باشند. کاربرگ تخصیص ایالتی پایان سال خطوط هوایی شما به شما می‌گوید کجا ایستاده‌اید؛ قبل از فرض اینکه یک اظهارنامه تنظیم می‌کنید، آن را بخوانید.
درآمد غیرهوایی از قوانین عادی پیروی می‌کند. ملک اجاره‌ای، یک کسب‌وکار جانبی یا دستمزد همسر تحت قوانین منبع‌یابی عادی هر ایالت تقسیم می‌شود. سپر فدرال فقط دستمزد شرکت هواپیمایی شما را پوشش می‌دهد.
آشیانه استراحت شما اجاره است، نه کسر مالیاتی
آشیانه استراحت — آپارتمان مشترک نزدیک پایگاه که خدمه رفت‌وآمدکننده بین سفرها در آن می‌خوابند — مانند یک هزینه کاری به نظر می‌رسد. IRS آن را یک هزینه زندگی شخصی می‌داند، به یک دلیل ساده: رساندن خود به خانه مالیاتی و اسکان خود در آنجا رفت‌وآمد است و رفت‌وآمد هرگز قابل کسر نبوده است.
خانه مالیاتی شما به‌عنوان خدمه عموماً شهر پایگاه شماست، جایی که خطوط هوایی شما را به آنجا تخصیص می‌دهد و سفرهای شما از آنجا شروع و به آنجا ختم می‌شود. هر چیزی که برای رساندن خود به آنجا خرج می‌کنید — سفر با صندلی اضافه یا پرواز بدون مسافر از خانه، تخت آشیانه استراحت، ماشینی که در پایگاه نگه می‌دارید — هزینه حاضر شدن سر کار است. این قبل از ۲۰۱۸ هم درست بود و اکنون نیز درست است.
یک استثنای واقعی وجود دارد: مأموریت‌های موقت دور از خانه مالیاتی شما. اگر خطوط هوایی شما را برای آموزش، یک مأموریت موقت یا یک پروژه ویژه که به‌طور واقع‌بینانه انتظار می‌رود کمتر از یک سال طول بکشد، جایی غیر از پایگاه شما بفرستد، اقامت و وعده‌های غذایی در آنجا سفر کاری است، نه رفت‌وآمد. نامه مأموریت را که مدت مورد انتظار را نشان می‌دهد نگه دارید — «موقت» یک آزمون بر اساس حقایق و شرایط است و مأموریت‌های نامحدود واجد شرایط نیستند.
کسرهایی که خدمه W-2 برای همیشه از دست دادند
قبل از ۲۰۱۸، هزینههای بازپرداخت‌نشده کارمند به‌عنوان کسرهای متفرقه تفصیلی بالای ۲ درصد درآمد ناخالص تعدیل‌شده قابل کسر بود. قانون کاهش مالیات و مشاغل آن کل دسته را تا ۲۰۲۵ معلق کرد و قانون یک لایحه بزرگ زیبا اکنون این تعلیق را دائمی کرده است. برای سال ۲۰۲۶ و هر سال بعدی، خلبانان و مهمانداران W-2 نمی‌توانند در اظهارنامه فدرال خود کسر کنند:
- حق عضویت اتحادیه (ALPA، AFA و اتحادیه‌های مستقل به‌طور یکسان)
- یونیفرم، نشان‌ها، سردوشی‌ها و چمدان‌های الزامی
- هدست، چراغ‌قوه و کیف‌های پروازی که خودتان خریده‌اید
- معاینات گواهی پزشکی FAA و مواد آموزشی الزامی
- هزینههای اینترنت یا تلفن خانه که به پیشنهاد و برنامه‌ریزی تخصیص می‌یابد
- هزینههای تنظیم مالیات
تعداد کمی از ایالت‌ها — از جمله کالیفرنیا، نیویورک و پنسیلوانیا — هنوز هزینههای بازپرداخت‌نشده کارمند را در اظهارنامه ایالتی مجاز می‌دانند حتی اگر کسر فدرال از بین رفته باشد. اگر در یکی از آن‌ها زندگی می‌کنید، به ثبت رسیدها ادامه دهید؛ کسر در سطح ایالتی باقی می‌ماند. در همه جای دیگر، تنها راه‌حل ساختاری است: هزینه را تحت طرح پاسخگوی کارفرمای خود بازپرداخت بگیرید، جایی که به‌صورت معاف از مالیات به شما بازمی‌گردد، یا آن را در دور بعدی مذاکره در قرارداد بگنجانید.
قانون ۸۰ درصد وعده‌های غذایی که احتمالاً نمی‌توانید از آن استفاده کنید
اینجا یک استثنای خاص خدمه با یک شرط وجود دارد. کارگرانی که مشمول محدودیت‌های ساعات کاری وزارت حمل‌ونقل هستند — که شامل خدمه پرواز خطوط هوایی می‌شود — می‌توانند ۸۰ درصد هزینههای وعده‌های غذایی کاری را به‌جای ۵۰ درصد معمول، تحت بخش 274(n)(3) کسر کنند. این قانون هنوز در کتاب‌ها هست و تغییر نکرده است.
شرط این است: یک درصد کسر فقط زمانی کمک می‌کند که کسری برای اعمال آن داشته باشید. اعضای خدمه W-2 بدون هیچ خروجی فدرال برای هزینههای بازپرداخت‌نشده، هیچ سودی از نرخ ۸۰ درصد در اظهارنامه‌های خود نمی‌برند. هنوز در دو جا مهم است: خطوط هوایی شما وعده‌های غذایی خدمه‌ای که ارائه می‌دهد را با ۸۰ درصد کسر می‌کند، و خدمه قراردادی خوداشتغال (به زیر مراجعه کنید) وعده‌های غذایی خود را با ۸۰ درصد در جدول C کسر می‌کنند. اگر روزی دیدید که یک تنظیم‌کننده مالیات نرخ ۸۰ درصد را به اظهارنامه شخصی یک خلبان W-2 اعمال می‌کند، تنظیم‌کننده جدیدی پیدا کنید.
خلبانان قراردادی تحت قوانین متفاوتی زندگی می‌کنند
همه در کابین خلبان W-2 نیستند. خلبانان قراردادی بخش ۹۱، خلبانان حمل‌ونقل، مربیان شبیه‌ساز که به‌عنوان پیمانکار پرداخت می‌شوند و فریلنسرهایی که نرخ روزانه می‌گیرند، فرم ۱۰۹۹ دریافت می‌کنند و در جدول C گزارش می‌دهند — و تقریباً همه موارد بالا به نفع آن‌ها برمی‌گردد:
- هزینههای کسب‌وکار قابل کسر هستند. هدست، نقشه‌ها و اشتراک‌ها، آموزش دوره‌ای، بیمه مسئولیت حرفه‌ای و دفتر خانه‌ای که واقعاً منحصراً برای کسب‌وکار استفاده می‌کنید، همه درآمد خوداشتغالی را کاهش می‌دهند.
- وعده‌های غذایی با ۸۰ درصد می‌آیند. خدمه قراردادی مشمول محدودیت‌های ساعات کاری DOT از نرخ کارگر حمل‌ونقل در اظهارنامه‌های خود استفاده می‌کنند.
- روش هزینه روزانه M&IE در دسترس است — فقط برای وعده‌های غذایی. کارگران خوداشتغال می‌توانند از نرخهای هزینه روزانه فدرال برای اثبات وعده‌های غذایی و هزینههای جانبی استفاده کنند، از جمله نرخهای صنعت حمل‌ونقل ۸۰/۸۶ دلاری، اما اقامت باید همیشه با رسیدهای واقعی اثبات شود. هیچ نرخ ثابتی برای صورتحساب هتل وجود ندارد.
- اقامت کار موقت قابل کسر است. یک خلبان قراردادی در یک مأموریت دو ماهه دور از خانه، آپارتمان و وعده‌های غذایی را با محدودیت‌های بالا کسر می‌کند.
هزینه ورود، مالیات خوداشتغالی است — ۱۵.۳ درصد بر درآمد خالص تا سقف دستمزد تأمین اجتماعی، به‌علاوه ۲.۹ درصد بالای آن — و پرداخت‌های تخمینی فصلی در فرم 1040-ES. خلبانان قراردادی جدید باید از روز اول ۲۵ تا ۳۰ درصد هر چک را کنار بگذارند؛ اولین سورپرایز آوریل یک آیین گذر است که می‌خواهید از آن صرف‌نظر کنید. و قوانین رفت‌وآمد برای پیمانکاران نیز خم نمی‌شود: رانندگی از خانه به فرودگاهی که قرارداد از آنجا شروع می‌شود هنوز رفت‌وآمد است، حتی وقتی «دفتر» هر هفته تغییر می‌کند.
سوابقی که از حسابرسی جان سالم به در می‌برند
اظهارنامه‌های مالیاتی خدمه دقیقاً به این دلیل توجه را جلب می‌کنند که غیرعادی به نظر می‌رسند — W-2 چندایالتی، هزینه روزانه غیرمشمول مالیات بالا، ایالت محل سکونت بدون مالیات بر درآمد. پرونده خود را برای بررسی خسته‌کننده کنید:
- هر برگه سفر و صورتحساب هزینه روزانه را نگه دارید. آن‌ها زمان، مکان و هدف تجاری پشت هزینه روزانه معاف از مالیات شما را اثبات می‌کنند و ثابت می‌کنند کدام سفرها نیاز به خواب یا استراحت داشتند.
- دستمزد ایالتی W-2 خود را تطبیق دهید. رقم کادر ۱۶ هر ایالت را با کاربرگ تخصیص خطوط هوایی خود مقایسه کنید. خطاهای کسر مالیات برای خدمه رفت‌وآمدکننده رایج است و عدم تطابق باعث می‌شود با ایالتی که هرگز بدهکار نبودید درگیر شوید.
- مأموریت‌های موقت را مستند کنید. نامه‌های مأموریت، دستورات آموزش و هر چیزی که تاریخ پایان مورد انتظار کمتر از یک سال را نشان دهد، اقامت مورد اختلاف را به سفر کاری تمیز تبدیل می‌کند.
- کسرهای سطح ایالتی را پیگیری کنید. اگر ایالت محل سکونت شما هنوز هزینههای بازپرداخت‌نشده کارمند را مجاز می‌داند، همان رسیدهایی را که اظهارنامه فدرال شما نادیده می‌گیرد نگه دارید — صورت‌حساب‌های حق عضویت اتحادیه، رسیدهای یونیفرم و تجهیزات، فاکتورهای معاینه پزشکی.
- دفترچه پرواز به‌عنوان پشتیبان. دفترچه پرواز شما تخصیص زمان پرواز را تأیید می‌کند اگر ایالتی زمانی محاسبه ۵۰ درصد را به چالش بکشد. این تنها سابقه‌ای است که فقط شما می‌توانید تولید کنید.
امور مالی خدمه خود را از پایگاه به پایگاه سازماندهی کنید
بین هزینه روزانه معاف از مالیات، کسر مالیات چندایالتی، اجاره آشیانه استراحت و حق عضویت اتحادیه، جریان نقدی یک عضو خدمه اجزای متحرک بیشتری از اکثر کسبوکارهای کوچک دارد — و خلبانان قراردادی به‌معنای واقعی کلمه یکی را اداره می‌کنند. پیگیری آن در یک صفحه‌گسترده که روی یک لپ‌تاپ زندگی می‌کند، همان چیزی است که رسیدها را از بین می‌برد. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی شما را فراهم می‌کند — بدون جعبه سیاه، بدون قفل شدن به فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.