اعتبار مالیاتی پرداختهای مابهالتفاوت دستمزد کارفرما: نحوه پیگیری حقوق ذخیرهنشوندگان و ثبت فرم 8932

وقتی کارمندی برای خدمت نظامی طولانی مدت محل کار را ترک میکند، حقوق و دستمزد شما ممکن است همچنان ادامه یابد حتی اگر آن فرد دیگر شیفت غیرنظامی کار نمیکند. اگر به پرداخت بخشی از حقوق عادی غیرنظامی کارمند ادامه دهید، این پرداخت میتواند چیزی بیش از یک مزیت حسن نیت باشد: ممکن است اعتبار مالیاتی فدرال بر درآمد تا سقف 4,000 دلار برای آن کارمند ایجاد کند.

قسمت دشوار، ضرب یک عدد در 20 درصد نیست. بلکه اثبات اینکه کدام پرداختها واجد شرایط هستند، جدا نگهداشتن آنها از دستمزدهای عادی، و انتقال مبلغ صحیح از سوابق حقوق و دستمزد به اظهارنامه مالیاتی کسبوکار است. این راهنما اعتبار پرداختهای مابهالتفاوت دستمزد کارفرما، نحوه استفاده از فرم 8932، و سیستم ثبت سوابق که محاسبه را قابل بررسی میکند توضیح میدهد.

اعتبار چیست—و چه چیزی نیست​

اعتبار پرداختهای مابهالتفاوت دستمزد کارفرما یک اعتبار تجاری عمومی تحت بخش 45P است. این اعتبار به کارفرمایی پاداش میدهد که به کارمند واجد شرایط تمام یا بخشی از دستمزد غیرنظامی را که کارمند در حین خدمت فعال در نیروهای یکپارچه نظامی برای بیش از 30 روز دریافت میکرد، بپردازد.

اعتبار به صورت 20٪ از پرداختهای مابهالتفاوت واجد شرایط محاسبه میشود، با سقف 20,000 دلار برای هر کارمند واجد شرایط در سال مالیاتی. بنابراین حداکثر مبلغ 4,000 دلار برای هر کارمند است. این یک اعتبار مالیات بر درآمد است، نه بازپرداخت مالیات حقوق و دستمزد و نه اعتباری که در فرم 941 ثبت میشود.

این تمایز اهمیت دارد. پرداختهای مابهالتفاوت دستمزد مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال هستند، اما مشمول مالیات تأمین اجتماعی، مدیکر، یا FUTA نیستند. آنها در جعبه 1 فرم W-2 گزارش میشوند. سیستم حقوق و دستمزدی که این پرداخت را مانند پاداش عادی تلقی کند، میتواند کسر مالیات و مبالغ مالیات کارفرما را اشتباه محاسبه کند، حتی اگر محاسبه نهایی فرم 8932 درست باشد.

اعتبار همچنین خودکار نیست. شما باید ثابت کنید که هر پرداخت و هر کارمند آزمونهای قانونی را برآورده میکند، اسناد پشتیبان را حفظ کنید، و اعتبار را در مکان صحیح اظهارنامه کسبوکار لحاظ کنید.

چه کسی کارمند واجد شرایط محسوب میشود؟​

قبل از افزودن پرداختی به کاربرگ فرم 8932، باید به سه سوال پاسخ دهید.

آیا کارمند قبلاً 91 روز در لیست حقوق شما بوده است؟​

کارمند واجد شرایط باید در دوره 91 روزهای که بلافاصله قبل از دوره پرداخت مابهالتفاوت است، کارمند شما بوده باشد. آزمون مختص هر کارمند است. کارمند تازه استخدام شدهای که مدت کوتاهی پس از پیوستن به شرکت وارد ترتیبات مرخصی نظامی شود، ممکن است حتی اگر سیاست کلی مرخصی نظامی شرکت شامل او شود، برای اعتبار واجد شرایط نباشد.

تاریخ شروع استفاده شده برای آزمون 91 روزه را مستند کنید. دفتر ثبت حقوق، قرارداد استخدام، و پرونده پرسنلی باید مطابقت داشته باشند. اگر کارمند بین نهادهای مرتبط جابجا شده است، به جای فرض اینکه تاریخ استخدام نهاد فعلی کل داستان را بیان میکند، قوانین گروه کنترلشده را بررسی کنید.

آیا کارمند بیش از 30 روز در خدمت فعال نیروهای یکپارچه است؟​

پرداخت باید مربوط به دورهای باشد که کارمند در حال انجام خدمت در نیروهای یکپارچه آمریکا در حین خدمت فعال برای مدت بیش از 30 روز است. این تعریف شامل نیروهای مسلح، خدمت واجد شرایط گارد ملی، سپاه مأموران خدمات بهداشت عمومی، و سایر دستههایی که توسط رئیسجمهور در طول جنگ یا وضعیت اضطراری ملی تعیین میشوند، است.

دستورها یا سایر اسناد خدمتی که تاریخهای خدمت را پشتیبانی میکنند را نگه دارید. به یادداشتی در سیستم حقوق و دستمزد که فقط «مرخصی نظامی» میگوید تکیه نکنید. مدت و وضعیت خدمت بخشی از تحلیل واجد شرایط بودن است.

آیا پرداخت جایگزین دستمزد غیرنظامی میشود؟​

پرداخت باید نمایانگر تمام یا بخشی از دستمزدی باشد که کارمند اگر به انجام خدمات برای کسبوکار شما ادامه میداد، از شما دریافت میکرد. این معمولاً «پرداخت تکمیلی» یا «پرداخت مابهالتفاوت» نامیده میشود.

به عنوان مثال، فرض کنید دستمزد ماهانه غیرنظامی عادی کارمند 6,500 دلار و حقوق نظامی مورد انتظار برای همان ماه 5,000 دلار است. اگر سیاست شما مابهالتفاوت 1,500 دلار را پرداخت کند، آن 1,500 دلار ممکن است پرداخت مابهالتفاوت دستمزد باشد. اگر جایزه تقدیر جداگانهای به مبلغ 500 دلار پرداخت کنید که به دستمزد غیرنظامی کارمند مرتبط نیست، آن جایزه صرفاً به دلیل پرداخت در طول مرخصی نظامی واجد شرایط نمیشود.

محاسبه باید از سیاست کتبی و غرامتی که کارمند دریافت میکرد پیروی کند. اگر کارمند غرامت متغیر دارد، از روش مستندی برای تعیین دستمزد غیرنظامی فرضی استفاده کنید. صفحه گستردهای که فرضیات خود را ماه به ماه تغییر میدهد، دفاع از آن دشوار و تطبیق آن سخت است.

نحوه محاسبه اعتبار​

محاسبه فرم زمانی که فایل پرداختها تمیز باشد ساده است:

1. پرداختهای مابهالتفاوت واجد شرایط هر کارمند واجد شرایط را برای سال مالیاتی جمع کنید.
2. مبلغ هر کارمند را به 20,000 دلار اول محدود کنید.
3. مجموع را در 20٪ ضرب کنید.
4. کسر حقوق و دستمزد را به میزان اعتبار کاهش دهید، از جمله زمانی که اعتبار به طور کامل در سال جاری قابل استفاده نیست.
5. نتیجه را به محاسبه اعتبار تجاری عمومی منتقل کنید، مشروط به محدودیتهای مربوطه.

شرکتی با دو کارمند واجد شرایط را در نظر بگیرید:

شرکت 20٪ از تمام 39,500 دلار را دریافت نمیکند. سقف هر کارمند، مبلغ واجد شرایط کارمند دوم را به 20,000 دلار محدود میکند.

اعتبار بر اساس سال مالیاتی است، نه لزوماً سال تقویمی که مرخصی در آن آغاز شد. اگر خدمت نظامی کارمند به پایان سال کشیده شود، پرداختها را به سال مالیاتی که طبق سوابق حقوق و دستمزد و روش حسابداری مالیاتی شما پرداخت شدهاند، تخصیص دهید. قبل از تهیه اظهارنامه، مجموع را با دفتر کل و دفتر ثبت حقوق تطبیق دهید.

فرم 8932 و انتقال به فرم 3800​

فرم 8932 به اظهارنامه مالیات بر درآمد پیوست میشود. فرم فعلی بیان میکند که شراکتها، شرکتهای S، تعاونیها، املاک و تراستها از آن برای ادعا یا انتقال اعتبار استفاده میکنند. برای سایر مودیان، فرم معمولاً مبلغ محاسبهشده خود کسبوکار را به فرم 3800، بخش III، خط 1w گزارش میدهد. مودی که تنها اعتبار او از طریق نهاد گذرا میآید، ممکن است آن را مستقیماً در فرم 3800 گزارش دهد به جای تکمیل فرم 8932.

گردش کار عملی به این صورت است:

برای شرکت سهامی C یا سایر مدعیان مستقیم​

برنامه سطح کارمند را تهیه کنید، فرم 8932 را تکمیل کنید، و مبلغ را به فرم 3800 منتقل کنید. سپس اعتبار مشمول قوانین اعتبار تجاری عمومی و محدودیت بدهی مالیاتی مودی است.

برای شراکت یا شرکت S​

فرم 8932 را در سطح نهاد تهیه کنید و اعتبار را از طریق گزارشدهی مناسب برنامه K و برنامه K-1 گزارش دهید. سپس مالکان ممکن است اعتبار را طبق قوانین گذرا در اظهارنامههای خود حساب کنند.

برای نهادی که اعتبار گذرا دریافت میکند​

از برنامه K-1 یا سایر اطلاعات تخصیص اعتبار برای گزارش اعتبار در فرم 3800 طبق دستورالعمل استفاده کنید. همان پرداخت را دوباره به عنوان اعتبار سطح نهاد و اعتبار سطح مالک شمارش نکنید.

دستورالعملهای فرم و نرمافزار اظهارنامه مالیاتی ممکن است مکانیکهای سطح خط را تغییر دهند. از تهیهکننده بخواهید فرم را با برنامه کارمند، دفتر کل، و هر صورت حساب گذرا تطبیق دهد به جای وارد کردن یک مبلغ واحد بدون پشتوانه.

رفتار حقوق و دستمزد که بیشترین سردرگمی را ایجاد میکند​

پرداختهای مابهالتفاوت دستمزد در موقعیت غیرعادی قرار دارند: آنها برای کسر مالیات بر درآمد فدرال دستمزد هستند اما برای مالیات تأمین اجتماعی، مدیکر، یا FUTA دستمزد نیستند. آنها همچنین دستمزد تکمیلی هستند زیرا پرداخت برای خدمات انجامشده برای کارفرمای غیرنظامی در دوره حقوق فعلی نیستند.

بنابراین چکلیست حقوق و دستمزد شما باید به همه این سوالات پاسخ دهد:

• آیا پرداخت به طور جداگانه به عنوان پرداخت مابهالتفاوت دستمزد شناسایی شده است؟
• آیا مالیات بر درآمد فدرال با استفاده از روش مجاز دستمزد تکمیلی کسر میشود؟
• آیا تأمین اجتماعی، مدیکر، و FUTA از پرداخت حذف شدهاند؟
• آیا مبلغ در جعبه 1 فرم W-2 ظاهر میشود اما نه در جعبههای دستمزد تأمین اجتماعی و مدیکر؟
• آیا پرداخت از هر محاسبه اعتبار دیگری که از همان دستمزدها استفاده میکند حذف شده است؟

پاسخ به سوال آخر به ویژه مهم است. دستورالعملهای فرم 8932 این اعتبار را با اعتبار تحقیقاتی و اعتبار داروی یتیم هماهنگ میکنند: اعتباری که در غیر این صورت برای غرامت پرداختی به همان کارمند مجاز است، به میزان اعتبار پرداخت مابهالتفاوت محاسبهشده برای آن کارمند کاهش مییابد. همان دستمزدها نمیتوانند صرفاً به دلیل وجود دو کاربرگ، دو اعتبار کامل تولید کنند.

سیستم دفترداری که اعتبار را قابل حسابرسی میکند​

پرداختهای مابهالتفاوت را در یک حساب هزینه «مرخصی نظامی» تنها دفن نکنید و امیدوار باشید در ماه مارس جزئیات را بازسازی کنید. یک برنامه کوچک تنظیم کنید که اسناد منبع را به دفتر کل متصل کند.

از کد حقوق و حساب هزینه اختصاصی استفاده کنید​

کد حقوقی مانند MIL-DIFF ایجاد کنید و آن را به یک حساب یا زیرحساب هزینه دستمزد اختصاصی نگاشت کنید. کد باید کارمند، تاریخ پرداخت، دوره خدمت، پایه دستمزد غیرنظامی، اطلاعات حقوق نظامی استفادهشده در محاسبه، و مابهالتفاوت حاصل را شناسایی کند.

حساب هزینه خود اعتبار نیست. هزینه دستمزد بخشی از دفاتر باقی میماند، در حالی که اعتبار مالیاتی در اندوخته مالیاتی پایان سال یا حساب کاربرگ مالیاتی پیگیری میشود. جدا نگهداشتن این مفاهیم از اشتباه گرفتهشدن اعتبار با وجه نقد دریافتی یا کاهش مالیات حقوق و دستمزد جلوگیری میکند.

ماهانه تطبیق دهید، نه سالی یک بار​

در هر بسته شدن حقوق، مقایسه کنید:

1. سیاست مرخصی نظامی و تاریخهای خدمت تأیید شده.
2. مجموع MIL-DIFF در دفتر ثبت حقوق.
3. پرداخت بانکی و ثبتهای بدهی حقوق و دستمزد.
4. مبلغ واجد شرایط سال تا تاریخ کارمند، با سقف 20,000 دلار برای برنامه اعتبار.

اگر پرداختی اصلاح شد، خط حقوق اصلی را معکوس کنید و جایگزین را با همان ارجاع کارمند و دوره خدمت ثبت کنید. هرگز مجموع صفحه گسترده را بدون تغییر ثبت اصلی حقوق، ویرایش نکنید.

ستون جداگانه «واجد شرایط اعتبار» نگه دارید​

برنامه شما باید بین کل پرداخت مابهالتفاوت و پرداخت مابهالتفاوت واجد شرایط تمایز قائل شود. این کار سقف 20,000 دلار را قابل مشاهده میکند و به بازرس اجازه میدهد ببیند چرا کارمندی با 27,500 دلار پرداخت واجد شرایط تنها 20,000 دلار به اعتبار کمک میکند.

یک دفتر کل متن ساده میتواند در اینجا به ویژه مفید باشد زیرا هر ثبت حقوق، تغییر سیاست، و تعدیل پایان سال میتواند به عنوان یک ثبت تاریخدار و کنترل نسخه بررسی شود. یک داشبورد مانند Fava سپس میتواند مجموع کارکنان و روند هزینهها را برای بررسی آسانتر کند بدون اینکه ثبتهای اصلی پنهان شوند.

اشتباهات رایج که باید اجتناب کنید​

استفاده از قوانین قدیمی «کارفرمای کوچک»​

نسخههای اولیه اعتبار شامل آزمون کارفرمای کسبوکار کوچک واجد شرایط بود. دستورالعملهای فعلی فرم 8932 اعتبار را با استفاده از آزمون 91 روزه کارمند، شرط خدمت فعال بیش از 30 روز، و تعریف پرداخت دستمزد تعریف میکنند. مقالات قدیمی و فرمهای بایگانیشده ممکن است همچنان محدودیت میانگین تعداد کارمندان و شرط برنامه کتبی را توصیف کنند. نسخهای را که پر میکنید بررسی کنید به جای وارد کردن آن شرایط قدیمی در محاسبه سال جاری.

در نظر گرفتن هر پرداخت مرخصی نظامی به عنوان واجد شرایط​

مرخصی استحقاقی، پاداشها، جوایز نگهداشت، و مزایا ممکن است توسط قوانین مختلف اداره شوند. پرداخت را بر اساس آنچه جایگزین میکند و آنچه سیاست شما وعده میدهد طبقهبندی کنید. اگر فقط بخشی از پرداخت نشاندهنده دستمزد غیرنظامی است، فقط آن بخش متعلق به برنامه پرداخت مابهالتفاوت است.

اعمال سقف 20,000 دلار به کل شرکت​

سقف به طور جداگانه برای هر کارمند واجد شرایط اعمال میشود. شرکتی با پنج کارمند واجد شرایط ممکن است تا 100,000 دلار پرداخت واجد شرایط برای محاسبه اعتبار داشته باشد، با فرض اینکه هر کارمند به سقف برسد و سایر شرایط برآورده شوند.

فراموش کردن تعدیل کسر دستمزد​

اعتبار پول رایگانی نیست که بر روی کسر دستمزد بدون تغییر قرار گیرد. دستورالعملهای فرم معمولاً نیاز به کاهش کسر حقوق و دستمزد به میزان اعتبار دارند، حتی اگر محدودیت اعتبار تجاری عمومی از استفاده کامل در سال جاری جلوگیری کند.

اشتباه گرفتن USERRA با اعتبار مالیاتی​

USERRA حقوق مهم استخدامی و بازاستخدامی خدمت نظامی را ایجاد میکند، اما وجود این حقوق به خودی خود پرداختی را برای فرم 8932 واجد شرایط نمیکند. برعکس، سیاست داوطلبانه پرداخت مابهالتفاوت میتواند فرصت اعتبار مالیاتی ایجاد کند بدون جایگزینی تعهدات جداگانه کارفرما تحت قانون کار. حقوق و دستمزد، منابع انسانی، و مالیات باید سیاست را با هم بررسی کنند.

چکلیست پایان سال برای فرم 8932​

قبل از ارسال برنامه به تهیهکننده مالیاتی، یک بسته برای هر کارمند تهیه کنید:

• تاریخ شروع استخدام و محاسبه صلاحیت 91 روزه.
• دستورها یا سایر سوابق نشاندهنده اینکه دوره خدمت فعال بیش از 30 روز بوده است.
• سیاست کتبی مرخصی نظامی یا پرداخت مابهالتفاوت در طول دوره.
• محاسبات دستمزد غیرنظامی و روش استفادهشده برای غرامت متغیر.
• دفترهای ثبت حقوق نشاندهنده هر پرداخت مابهالتفاوت و رفتار کسر مالیات.
• جزئیات دفتر کل مطابق با مجموع حقوق.
• مبلغ واجد شرایط هر کارمند با سقف 20,000 دلار.
• فهرستی از سایر اعتبارات مالیاتی که از همان غرامت کارمند استفاده میکنند.
• تطبیق گزارشدهی فرم W-2.
• انتقال فرم 8932 و فرم 3800، از جمله تحلیل انتقال به سالهای آینده.

IRS بیان میکند که دفاتر و سوابق مربوط به فرم باید تا زمانی که محتوای آنها ممکن است برای اداره مالیات مادی شود، نگهداری شوند. در عمل، برنامه را با کاربرگهای حقوق و مالیات نگه دارید، اسناد منبع را حفظ کنید، و محاسبه را برای شخصی که تهیهکننده اصلی حقوق نبوده قابل بازتولید کنید.

مدیریت مالی خود را ساده کنید​

پرداخت مرخصی نظامی زمانی آسانتر مدیریت میشود که هر پرداخت منبع، طبقهبندی، و مسیر حسابرسی واضحی داشته باشد. Beancount.io حسابداری متن ساده ارائه میدهد که شفاف، کنترل نسخه، و آماده هوش مصنوعی است، بنابراین حقوق و برنامههای مالیاتی شما میتوانند با تغییر سیاستها و کارکنان قابل درک بمانند.