یکی از کارکنان پیش از نوبت بعدی پرداخت حقوق به پول نیاز دارد. میخواهید کمک کنید، پس امروز وجه را میفرستید و قصد دارید بعداً «سر و تهش را هم بیاورید». همین اقدام کوچک میتواند به مسئلهای سرسخت در تطبیق حسابها تبدیل شود: مانده بانک کمتر شده، حقوق و دستمزد این پرداخت را توضیح نمیدهد و هیچکس نمیداند مبلغ، وام است، پیشپرداخت هزینه کسبوکار است یا دستمزدی که زودتر پرداخت شده است.
راهحل عملی این است که پرداخت را پیش از خروج از حساب بانکی طبقهبندی کنید. سپس از یک مسیر واسط استفاده کنید، برای پیشپرداخت مالک و تاریخ سررسید تعیین کنید و مانده باز را در هر دوره پرداخت حقوق بررسی کنید. اسناد خوب، اداره یک تصمیم همدلانه را آسانتر میکند و باعث میشود بازپرداخت نهایی، گزارش هزینه یا ثبت حقوق و دستمزد غافلگیرکننده نباشد.
ابتدا مشخص کنید پرداخت واقعاً چیست
«پیشپرداخت به کارمند» برچسبی راحت است، اما میتواند سه معامله کاملاً متفاوت را پنهان کند. نحوه ثبت دفتری و برخورد شما در حقوق و دستمزد باید از ماهیت توافق پیروی کند، نه از متن یادداشت انتقال وجه.
پیشپرداخت دستمزدهای آینده
اگر برای کاری که کارمند در آینده انجام خواهد داد زودتر پرداخت میکنید، این مبلغ معمولاً پرداخت دستمزد است، نه دارایی شرکت. IRS میان پیشپرداخت دستمزد و وام واقعی تفاوت میگذارد؛ پیشپرداخت دستمزد هنگام پرداخت مشمول مقررات مالیاتهای استخدامی است. صرفاً به این دلیل که انتظار دارید از چک حقوق بعدی کم شود، آن را بهعنوان دریافتنی از کارمند ثبت نکنید.
پرداخت را در همان دورهای که انجام میشود، همراه با کسورات و سوابق معمول دستمزد، از مسیر حقوق و دستمزد عبور دهید. ارائهدهنده خدمات حقوق و دستمزد شما میتواند در تعیین تمیزترین روش برای پرداخت کامل به کارمند و در عین حال صحیح نگهداشتن گزارش حقوق ناخالص و مالیات کمک کند. سپس پرداخت حقوق بعدی باید هر دستمزد عادی باقیمانده را نشان دهد، نه اینکه پرداخت پیشین را در پوشش بازپرداخت پنهان کند.
پیشپرداخت هزینه کسبوکار
این پول شرکت است که کارمند به نمایندگی از کسبوکار خرج خواهد کرد: پیشپرداخت سفر پیش از دیدار با مشتری، وجه گردان خریدهای میدانی، یا وجوهی برای خرید ملزومات از فروشندهای که کارت نمیپذیرد.
در ابتدا، این مبلغ معمولاً یک دریافتنی موقت از کارمند است، نه هزینه. پس از آنکه کارمند رسیدها و هدف تجاری را ارائه کرد، مبلغ مستندشده را به حساب هزینه یا دارایی درست تغییر طبقهبندی دهید. هر مبلغ استفادهنشده باید به شرکت بازگردد.
برای اهداف مالیاتی در آمریکا، یک ترتیب بازپرداخت پاسخگو به سه چیز نیاز دارد: ارتباط تجاری، مستندسازی بهموقع و بازگرداندن بهموقع وجوه مازاد. مدارک باید مبلغ، تاریخ، محل در صورت لزوم و هدف تجاری را نشان دهند. پیشپرداخت کسبوکار بدون حسابداری پیگیری میتواند بهجای بازپرداختی پاک، به جبران خدمت تبدیل شود.
وام شخصی به کارمند
اگر کارمند برای نیازی شخصی پول دریافت میکند و باید آن را صرفنظر از ادامه کارش بازپرداخت کند، با آن مانند وام رفتار کنید. یعنی توافقنامه کتبی، مانده اصل وام، برنامه بازپرداخت و فرایندی روشن در صورت پایان استخدام لازم است. این موضوع نباید فقط به قولی غیررسمی متکی باشد که حقوق و دستمزد «بعداً آن را جبران میکند».
برای وام کارفرما با مبلغ بیشتر یا مدت طولانیتر، درباره بهره از مشاور مالیاتی خود بپرسید. IRS مقررات وامهای با بهره کمتر از نرخ بازار را دارد؛ بهطور کلی، بهره صرفنظرشده برای برخی وامهای کارفرما بالاتر از 10,000 دلار میتواند جبران خدمت اضافی تلقی شود. قوانین ایالتی درباره کسر از دستمزد نیز متفاوتاند؛ بنابراین پیش از اتکا به کسر از حقوق، مشاوره حقوق کار محلی بگیرید.
برای ماندهای که انتظار دارید بازگردد، از یک حساب موقت استفاده کنید
یک حساب دارایی جاری مانند Assets:Employee-Advances ایجاد کنید. این حساب جای نگهداری پولی است که کسبوکار پرداخت کرده اما هنوز آن را بهعنوان هزینه، دستمزد یا وام تسویهشده طبقهبندی نکرده است.
فرض کنید برای پوشش بازدید سهروزه از مشتری، 1,200 دلار به یک کارمند میفرستید. ثبت اولیه ساده است:
Dr Assets:Employee-Advances 1,200
Cr Assets:Bank:Checking 1,200بدهکار شدن نشان میدهد شرکت نسبت به رسیدها یا بازپرداخت مطالبه دارد. بستانکار شدن خروج وجه از بانک را توضیح میدهد. برای هر کارمند و هر پیشپرداخت، دفتر معین جداگانه یا برچسب دفترکل نگه دارید؛ یک جمع کل بدون نام و تاریخ، وصولش دشوار و بررسی درست آن ناممکن است.
وقتی گزارش هزینه میرسد، فقط مبلغی را که پشتیبانی شده است از حساب واسط خارج کنید. اگر 1,050 دلار بهعنوان بلیت هواپیما، اقامت و حملونقل زمینی مستند شده باشد، ثبت کنید:
Dr Expenses:Travel 1,050
Cr Assets:Employee-Advances 1,050150 دلار باقیمانده بهعنوان مبلغ قابل بازگشت قابل مشاهده میماند. اگر کارمند آن را با انتقال بانکی بازگرداند، ثبت واسط چنین است:
Dr Assets:Bank:Checking 150
Cr Assets:Employee-Advances 150این الگوی سهمرحلهای رد حسابرسی را حفظ میکند. بانک خروج و بازگشت وجه را نشان میدهد؛ حساب هزینه فقط هزینهکرد تجاری مستندشده را در بر میگیرد؛ و مانده پیشپرداخت کارکنان هنگام بسته شدن موضوع به صفر میرسد.
پیش از پرداخت، روش بازپرداخت را صریح تعیین کنید
رایجترین شکست، ثبت حسابداری دشوار نیست. پیشپرداختی است که هیچ روش مستندی برای تسویه آن ندارد. پیش از آزاد کردن وجه، یکی از مسیرهای زیر را کتبی انتخاب کنید.
بازپرداخت با وجه نقد، چک یا انتقال
این سادهترین مسیر برای وام شخصی یا پیشپرداخت استفادهنشده کسبوکار است. مبلغ و تاریخ سررسید را تعیین کنید، سپس هر رسید یا پرداخت را با مانده باز کارمند تطبیق دهید. یک پرداخت هرگز نباید فقط به این دلیل که کسی فراموش کرده برای چه بوده، مستقیماً به درآمد متفرقه ثبت شود.
تسویه از طریق گزارش هزینه
این روش را فقط برای پیشپرداخت واقعی هزینه کسبوکار به کار ببرید. مشخص کنید چه رسیدهایی لازماند و گزارش در چه زمانی باید ارائه شود. در صورت امکان، بهویژه هنگامی که خریدها شامل غذا، سفر یا اقلامی با احتمال مصرف شخصی هستند، فردی غیر از کارمند را مسئول تأیید گزارش کنید.
کسر از چک حقوق آینده
کسر از حقوق میتواند از نظر عملیاتی راحت باشد، اما میانبری برای دور زدن قوانین حقوق و دستمزد نیست. تأیید کنید که رضایت کتبی کارمند، مقررات حداقل دستمزد و اضافهکاری، قواعد آخرین چک حقوق، شرایط قرارداد جمعی و الزامات ایالتی، این کسر را مجاز میدانند. ثبت حسابداری را با دفتر ثبت حقوق و دستمزد هماهنگ کنید تا یک بازپرداخت دو بار ثبت نشود.
ثبت تسویه همچنان کاهش دریافتنی است. سامانه حقوق و دستمزد سازوکار مجاز پرداخت خالص را تعیین میکند؛ دفترکل شما باید ثبت روشنی دریافت کند که به میزان مبلغ واقعاً وصولشده، Assets:Employee-Advances را بستانکار میکند.
پیرامون هر پیشپرداخت، یک سامانه کنترلی کوچک بسازید
برای جلوگیری از انباشته شدن ماندههای کوچک، به برنامه وامدهی پیچیده نیاز ندارید. یک فرم درخواست یکصفحهای یا گردشکار ساده میتواند نکات ضروری را پوشش دهد.
حداقل دادهها را ثبت کنید
برای هر پیشپرداخت، این موارد را ثبت کنید:
- نام و بخش کارمند
- تاریخ و مبلغ پرداخت
- هدف: پرداخت دستمزد، هزینه کسبوکار یا وام شخصی
- تأییدکننده و روش پرداخت
- رسیدها یا توافقنامه وام، حسب مورد
- مهلت بازپرداخت یا مستندسازی
- مانده باقیمانده و تاریخ بستهشدن
برای وام شخصی، تناوب بازپرداخت، شرایط بهره در صورت لزوم و وضعیت بازپرداخت در صورت ترک کارمند را اضافه کنید. برای پیشپرداخت کسبوکار، دستههای هزینه مورد انتظار و تاریخهای مورد انتظار سفر یا پروژه را بیفزایید.
هر جا میتوانید تأیید را از پرداخت جدا کنید
در شرکت بسیار کوچک، ممکن است یک نفر هم پیشپرداخت را تأیید کند و هم آن را بپردازد. در این صورت، از مالک یا بازبینیکننده دیگری بخواهید دستکم ماهی یک بار گزارش پیشپرداختهای باز را بررسی کند. با رشد تیم، مراحل درخواست، تأیید، پرداخت و تطبیق را از هم جدا کنید. این کنترل ساده، فایدهای بسیار بزرگ دارد: پرداختهای غیرعادی را پیش از آنکه توضیحشان دشوار شود، آشکار میکند.
چرخه بازبینی کوتاهی تعیین کنید
ماندههای باز را در هر نوبت پرداخت حقوق بررسی کنید، نه فقط پایان سال. هر موردی را که از سررسید گذشته، رسید ندارد، اسناد وام امضاشده ندارد یا بیش از یک بار به دوره بعد منتقل شده است، علامتگذاری کنید. پیشپرداختهای قدیمی کارکنان بهندرت معمای حسابداریاند؛ معمولاً کاری پیگیرینشده هستند که به کسی واگذار نشده است.
از نمای کهنگی با ستونهای 0–30، 31–60، 61–90 و بیش از 90 روز استفاده کنید. گزارش باید کارمند منفرد، تاریخ اولیه، هدف و اقدام بعدی را نشان دهد، نه صرفاً یک مانده کل در ترازنامه.
از میانبرهایی که دردسر حقوق و دستمزد و مالیات میسازند دوری کنید
چند عادت، یک پیشپرداخت پاک را بیدلیل پرخطر میکنند.
هر پرداختی را «وام» ننامید
یک برچسب، پیشپرداخت دستمزد را به وام تبدیل نمیکند. اگر بازپرداخت به خدمات آینده وابسته است نه به تعهد واقعی بازپرداخت، پیش از ثبت آن در حساب دریافتنی، مشاور حقوق و دستمزد خود را درگیر کنید. برعکس، وام شخصی واقعی باید در سوابق مانند وام به نظر برسد: شرایط کتبی، مانده و فعالیت وصول واقعی.
پیش از دریافت مستندات، وجه نقد را هزینه ثبت نکنید
ثبت پرداخت اولیه در سفر، ملزومات یا غذا، امروز بانک را تطبیق میدهد، اما فردا محرک دریافت رسیدها را از بین میبرد. تا زمانی که نمیدانید پول برای چه پرداخت شده، از حساب واسط استفاده کنید. سپس هر مبلغ مستندشده را دقیق طبقهبندی کنید؛ از جمله داراییهای ثابت یا موجودی، وقتی خرید به آنجا تعلق دارد.
پیشپرداخت را خارج از دفاتر با جبران خدمت تهاتر نکنید
کاستن از یک ردیف هزینه حقوق یا پنهانی کمتر کردن واریز مستقیم بعدی میتواند باعث ناسازگاری میان دستمزدها، کسورات و فیشهای حقوقی کارکنان شود. حقوق و دستمزد، توافق کارمند و دفترکل را همگام نگه دارید. اگر مبلغ بخشوده شود یا قابل وصول نباشد، پیش از حذف آن مکث کنید؛ راهحل ممکن است پیامدهای حقوق و دستمزد، مالیاتی و قانون کار داشته باشد.
نگذارید ماندههای کهنه به دارایی دائمی تبدیل شوند
حساب پیشپرداخت کارکنان جایی برای نگهداری پرداختهای توضیحندادهشده نیست. مانده رو به رشد یا کهنه میتواند داراییها را بیشازحد نشان دهد و جبران خدمت، خطاها یا کنترلهای ضعیف را پنهان کند. استثناها را سریع بالا ببرید و تصمیم برای وصول، تغییر طبقهبندی یا دریافت مشاوره حرفهای را مستند کنید.
یک تطبیق ماهانه تکرارپذیر ایجاد کنید
پیشپرداختهای کارکنان را به بستن عادی پایان ماه خود اضافه کنید. یک تطبیق سبک میتواند چنین باشد:
- جزئیات پیشپرداختهای باز را به تفکیک کارمند استخراج کنید.
- جمع آن را با
Assets:Employee-Advancesدر دفترکل تطبیق دهید. - موارد تسویهشده را با گزارشهای هزینه، رسیدهای بازپرداخت یا ثبتهای دفتر حقوق و دستمزد مطابقت دهید.
- هر مانده قدیمی، بدون پشتوانه یا منفی را بررسی کنید.
- از تأییدکننده بخواهید موارد حلنشده و اقدام بعدی آنها را تأیید کند.
ماندههای منفی نیز شایسته توجهاند. ممکن است به این معنا باشند که کارمند بیش از حد بازپرداخت کرده، گزارش هزینه دو بار ثبت شده یا بازپرداختی به کارمند بدهکار هستید. تطبیقی که فقط میپرسد آیا جمع کل «کوچک» است، این خطاها را نادیده میگیرد.
این همچنین جای مناسبی برای مقایسه سیاست شما با واقعیت است. اگر کارکنان بارها به پیشپرداخت شخصی دستمزد نیاز دارند، این مسئله گفتوگویی درباره سیاست و طراحی حقوق و دستمزد است، نه دلیلی برای تبدیل حساب دارایی به سامانه حقوق و دستمزد سایه. اگر پیشپرداختهای سفر کاری بارها باز میمانند، کارتهای شرکتی، سقفهای کمتر برای پیشپرداخت یا مهلت سختگیرانهتر گزارش هزینه را در نظر بگیرید.
مدیریت مالی خود را منظم نگه دارید
سوابق روشن پیشپرداخت کارکنان، اعتماد به جریان نقد، حقوق و دستمزد، تأیید هزینهها و بازبینی پایان ماه را آسانتر میکند. Beancount.io حسابداری متنسادهای ارائه میدهد که شفاف، دارای کنترل نسخه و آماده هوش مصنوعی است؛ بنابراین سوابق مالی شما بدون جعبه سیاه روشن میمانند. هر زمان آماده بودید دفتری بسازید که تیم شما بتواند با اطمینان بررسی کند، رایگان شروع کنید.