شما اولین گروه کارگری خود را این بهار استخدام کردید — سه کارگر فصلی برای کمک در کاشت، برداشت، و چند بازار آخر هفته کشاورزان. روز پرداخت ساده به نظر میرسید: چک بنویسید، به آنها بدهید، و ادامه دهید. سپس حسابدار شما میپرسد که آیا فرم ۹۴۱ یا فرم ۹۴۳ را ثبت میکنید، آیا آزمون ۱۵۰ دلار دستمزد نقدی را پشت سر گذاشتهاید، و آیا بدهی FUTA دارید. ناگهان حقوقدستمزدی که فکر میکردید ساده است، مجموعه قوانین، آستانهها، و ریتم ثبت سالانه خود را دارد که هیچ شباهتی به چرخه سهماههای که سایر کسبوکارهای کوچک دنبال میکنند ندارد.
حقوقدستمزد کشاورزی یکی از معدود زمینههایی است که سیستم مالیات بر اشتغال عمداً با شما رفتار متفاوتی دارد. اگر دو آزمونی که شما را به تامین اجتماعی و مدیکر وارد میکنند، آزمون بالاتر که مالیات بیکاری را فعال میکند، و گردش کار سالانه فرم ۹۴۳ را درک کنید، میتوانید بدون پرداخت بیش از حد یا غرق شدن در بازبینی در ماه ژانویه، مطابق با قوانین بمانید.
چرا حقوقدستمزد مزرعه به طور متفاوت ثبت میشود
بیشتر کارفرمایان دستمزدها، مالیات بر درآمد کسر شده، و مالیاتهای تامین اجتماعی و مدیکر کارفرما و کارگر را هر سه ماه یک بار در فرم ۹۴۱، اظهارنامه مالیات فدرال سهماهه کارفرما، گزارش میدهند. کارفرمایان مزرعه این کار را نمیکنند.
اگر شما کار کشاورزی میپردازید که مشمول مالیاتهای تامین اجتماعی و مدیکر یا مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال است، آن را سالانه در فرم ۹۴۳، اظهارنامه مالیات فدرال سالانه کارفرما برای کارمندان کشاورزی گزارش میکنید. این اظهارنامه کل سال تقویمی — از اول ژانویه تا ۳۱ دسامبر — را پوشش میدهد و تا ۳۱ ژانویه سال بعد باید تسلیم شود. اگر تمام مالیات را به موقع سپردهگذاری کرده باشید، تا ۱۰ فوریه فرصت دارید ثبت کنید.
این تفاوت فقط مربوط به تقویم نیست. IRS از شما میخواهد مالیاتهای اشتغال مزرعه را جدا از مالیاتهای اشتغال غیرمزرعه نگه دارید. اگر مزرعهای دارید که همچنین یک غرفه خردهفروشی، آشپزخانه فرآوری، یا گروه ساختوساز را اداره میکند، دستمزد کارگران مزرعه در فرم ۹۴۳ و دستمزد کارمندان غیرمزرعه در فرم ۹۴۱ (یا فرم ۹۴۴ اگر ثبتکننده سالانه کوچک تأیید شده هستید) قرار میگیرد. شما نمیتوانید بدهیها را در یک اظهارنامه ترکیب کنید و باید سپردهها را در برابر فرم صحیح انجام دهید. مخلوط کردن آنها منبع رایج اخطارهایی است که ماهها طول میکشد تا حل شوند.
انتشارات ۵۱، بخشنامه A — راهنمای مالیاتی کارفرمای کشاورزی — خانه تاریخی این قوانین بود. پس از سال مالیاتی ۲۰۲۳، IRS بازبینی انتشارات ۵۱ را متوقف کرد و راهنمایی کشاورزی را در انتشارات ۱۵، راهنمای مالیاتی کارفرما (بخشنامه E) از نسخه ۲۰۲۴ ادغام کرد. اگر به دنبال جداول کسر از حقوق، برنامههای سپردهگذاری، یا دستورالعملهای ثبت W-2 برای کارگران مزرعه در سال ۲۰۲۶ هستید، انتشارات ۱۵ اکنون مرجع است، با دستورالعملهای فرم ۹۴۳ به عنوان همراه مخصوص اظهارنامه.
چه چیزی به عنوان کار کشاورزی محسوب میشود
تعریف از "هر کاری که در مزرعه انجام میدهید" محدودتر و از "فقط کار مزرعه" گستردهتر است. طبق قانون داخلی مالیات، کار کشاورزی شامل موارد زیر است:
- کشت خاک، پرورش یا برداشت محصولات مزرعه، یا پرورش دام، زنبور عسل، یا طیور
- اداره مزرعه به عنوان حادثهای از آن فعالیتها — به عنوان مثال، جابجایی، خشک کردن، بستهبندی، یا نگهداری محصولاتی که تولید کردهاید (مگر اینکه یک عملیات غیرکشاورزی تجاری باشد)
- خدمات مرتبط با بهرهبرداری یا نگهداری مزرعه، مانند تعمیر نردهها، نگهداری آبیاری، یا پاکسازی زمین — اگر توسط یک کارمند اپراتور مزرعه انجام شود
دستمزد کار غیرکشاورزی — فروش در بازار کشاورزان در برخی موارد، اداره یک مغازه خردهفروشی در تمام سال، پذیرش گردشگری کشاورزی، تحویل برای یک نهاد جداگانه — عموماً دستمزد غیرمزرعه است. اگر هر دو را انجام میدهید، به یک تفکیک حقوقدستمزد نیاز دارید که نشان دهد هر ساعت در کجا کار شده است. سیستم حسابداری شما باید کار مزرعه و غیرمزرعه را به عنوان طبقهبندیهای شغلی جداگانه ردیابی کند تا تخصیص فرم ۹۴۳/فرم ۹۴۱ قابل دفاع باشد.
دستمزد کالایی — بوشل گندم، رأس دام، یا سایر پرداختهای غیرنقدی مرتبط با محصول مزرعه — رفتار ویژهای دارد. برای تامین اجتماعی و مدیکر، دستمزد غیرنقدی کالایی هرگز به عنوان دستمزد برای کار کشاورزی شمارش نمیشود، حتی اگر آزمونهای نقدی برآورده شوند. برای کسر مالیات بر درآمد، آنها نیز عموماً دستمزد نیستند مگر اینکه شما داوطلبانه آنها را چنین تلقی کنید. پرداختهای نقدی و کالایی را در حسابهای جداگانه نگه دارید؛ ترکیب آنها در سطح دفتر کل، اعمال صحیح آزمونهای آستانه را غیرممکن میکند.
دو آزمون دستمزد نقدی که تامین اجتماعی، مدیکر و کسر مالیات را فعال میکنند
برای کارگران مزرعه، پوشش تامین اجتماعی و مدیکر از قانون معمول "هر دلار دستمزد تحت پوشش" که برای اکثر کارمندان اعمال میشود پیروی نمیکند. در عوض، پوشش به دو آستانه بستگی دارد که در هر سال تقویمی اندازهگیری میشوند. اگر هر یک از آزمونها را برآورده کنید، تمام دستمزدهای نقدی که آن سال برای کار کشاورزی پرداختهاید به دستمزد مشمول تامین اجتماعی، مدیکر و کسر مالیات بر درآمد تبدیل میشوند — حتی دستمزدهای پرداخت شده قبل از عبور از آستانه.
آزمون ۱: آزمون ۱۵۰ دلار برای هر کارمند
اگر ۱۵۰ دلار یا بیشتر دستمزد نقدی به یک کارمند فردی برای کار مزرعه در طول سال تقویمی پرداخت کنید، دستمزدهای نقدی آن کارمند تحت پوشش قرار میگیرند. ۱۵۰ دلار برای هر نفر، برای هر کارفرما، برای هر سال تقویمی اندازهگیری میشود و فقط پول نقد را حساب میکند — چک، پول نقد، واریز مستقیم، و سایر پرداختهای معادل نقدی. پرداخت غیرنقدی کالایی به سمت ۱۵۰ دلار حساب نمیشود.
یک پرداخت ۲۰۰ دلاری برای یک آخر هفته هرس کردن کافی است تا کل دستمزد نقدی آن کارگر در طول سال وارد FICA و کسر مالیات شود، حتی اگر در بقیه سال فقط مبالغ کمی به او پرداخته باشید.
آزمون ۲: آزمون کل ۲٬۵۰۰ دلار
اگر کل هزینههای شما برای کار کشاورزی ۲٬۵۰۰ دلار یا بیشتر در سال تقویمی باشد — با شمارش هر دو دستمزد نقدی و غیرنقدی پرداخت شده به همه کارگران مزرعه — پس دستمزدهای نقدی که به هر کارگر مزرعه در آن سال پرداخت میکنید تحت پوشش قرار میگیرند، حتی کارگرانی که به صورت انفرادی کمتر از ۱۵۰ دلار نقدی دریافت کردهاند.
در عمل، اکثر عملیات تجاری با هر حقوقدستمزد قابل توجهی، زودتر از فصل به ۲٬۵۰۰ دلار میرسند. وقتی این کار را انجام دهید، آزمون ۱۵۰ دلاری برای هر کارمند در آن سال بیربط میشود: دستمزد نقدی همه تحت پوشش است.
اگر هر دو آزمون را رد کنید — کمتر از ۲٬۵۰۰ دلار برای کل کار کشاورزی در سال خرج کردهاید و هیچ فردی ۱۵۰ دلار یا بیشتر نقدی دریافت نکرده است — پس دستمزدهای نقدی به کارگران مزرعه مشمول مالیات تامین اجتماعی/مدیکر نیستند و در آن سال مشمول کسر مالیات نیستند.
در اینجا نحوه تعامل دو آزمون آمده است:
| وضعیت برای سال تقویمی | دستمزد نقدی مشمول FICA و کسر مالیات؟ |
|---|---|
| کل کار کشاورزی < ۲٬۵۰۰ دلار و هر کارگر < ۱۵۰ دلار نقدی | خیر — معاف در این سال |
| هر یک کارگر ≥ ۱۵۰ دلار نقدی | بله — دستمزد نقدی آن کارگر (و هر کارگر دیگری که به ۱۵۰ دلار برسد) |
| کل کار کشاورزی ≥ ۲٬۵۰۰ دلار | بله — دستمزد نقدی همه کارگران مزرعه، بدون توجه به مبلغ فردی |
نتیجه عملی: هر دو عدد را در زمان واقعی ردیابی کنید. یک مجموع در حال اجرا از کل هزینههای کار کشاورزی و یک دفتر کل دستمزد نقدی برای هر کارگر نگه دارید. بسیاری از مزارع کوچک فرض میکنند که پرداخت "فقط ۱۲۰ دلار" به کسی آنها را خارج از سیستم نگه میدارد، بدون اینکه متوجه شوند که با کل گروه خود به ۲٬۵۰۰ دلار رسیدهاند.
"مشمول بودن" واقعاً برای کسر مالیات به چه معناست
وقتی دستمزدهای نقدی طبق آزمونهای بالا مشمول تامین اجتماعی و مدیکر هستند، آنها نیز مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال هستند. این بدان معنا نیست که در هر مورد باید کسر کنید — کارمند همچنان باید فرم W-4 را ارائه دهد و شما از جداول کسر انتشارات ۱۵ استفاده میکنید — اما باید دستمزدها را به عنوان دستمزد تلقی کنید، مدارک را ارائه دهید و آنها را گزارش کنید.
اگر دستمزد یک کارگر طبق آزمونها مشمول FICA نباشد، شما معمولاً مالیات بر درآمد را نیز از آنها کسر نمیکنید و آنها را در فرم ۹۴۳ گزارش نمیکنید. با این حال، باید سوابق پرداخت را نگه دارید تا ثابت کنید آزمونها برآورده نشدهاند.
FUTA یک آستانه متفاوت و بالاتر است
پوشش قانون مالیات بیکاری فدرال (FUTA) برای کارگران مزرعه محرک خاص خود را دنبال میکند، مستقل از آزمونهای ۱۵۰/۲٬۵۰۰ دلاری FICA. به عنوان کارفرمای کشاورزی، شما برای سال تقویمی جاری و سال بعد بدهی FUTA دارید اگر هر یک از این آزمونهای بازبینی را برآورده کنید:
- شما ۲۰٬۰۰۰ دلار یا بیشتر دستمزد نقدی برای کار مزرعه در هر سه ماهه تقویمی در سال جاری یا سال قبل پرداختهاید، یا
- شما ۱۰ یا بیشتر کارگر مزرعه را برای بخشی از یک روز در ۲۰ هفته یا بیشتر از هفتههای مختلف در سال جاری یا سال قبل استخدام کردهاید، صرفنظر از اینکه آن هفتهها متوالی بودند یا اینکه همه کارگران در یک روز کار میکردند.
به تفاوتها توجه کنید: FUTA فقط دستمزدهای نقدی را حساب میکند (نه پرداخت کالایی)، ۲۰٬۰۰۰ دلار برای هر سه ماهه اندازهگیری میشود، نه برای هر سال، و آزمون شمارش سر افراد به دو سال قبل نگاه میکند. وقتی در یک سال FUTA را فعال کردید، برای سال بعد نیز کارفرمای FUTA باقی میمانید، حتی اگر حقوقدستمزد شما کاهش یابد.
کارگران ویزای H-2A یک استثنا مهم هستند: دستمزدهای پرداخت شده به کارگران غیرمهاجر H-2A به هیچ وجه مشمول FUTA نیستند، حتی اگر در غیر این صورت آزمونهای FUTA را برآورده کنید. آن کارگران ممکن است همچنان مشمول کسر مالیات بر درآمد باشند اگر شما و کارگر توافق کسر داوطلبانه داشته باشید.
دستمزد خدمات خانگی در مزرعه — یک خانهدار که در ملک زندگی میکند اما کار او شخصی است — از قوانین اشتغال خانگی (برنامه H) پیروی میکند، نه فرم ۹۴۳. آن مبالغ را در مجموع کار کشاورزی خود قرار ندهید؛ آنها آزمون دستمزد نقدی ۲٬۷۰۰ دلاری خود را برای سال ۲۰۲۶ دارند.
رهبران گروه کارگری موضوع را بیشتر پیچیده میکنند. اپراتور مزرعه عموماً برای اهداف FUTA به عنوان کارفرما تلقی میشود، مگر اینکه رهبر گروه تحت قانون حمایت از کارگران مهاجر و فصلی کشاورزی (MSPA) ثبت شده باشد و توافقنامه کتبی داشته باشد که رهبر گروه را به عنوان کارفرما تعیین کند، یا اینکه عملاً همه کارگران تراکتور، ماشینهای برداشت، یا سمپاشهای هوایی تهیه شده توسط رهبر گروه را کار کنند یا نگهداری کنند. اگر از گروه کارگری استفاده میکنید، به صورت کتبی مشخص کنید که برای هر مالیات چه کسی کارفرما است و مدرک ثبت رهبر گروه را نگه دارید.
حتی اگر دستمزد مزرعه شما در این سال از FUTA معاف باشد، همچنان فرم ۹۴۰، اظهارنامه مالیات بیکاری فدرال سالانه کارفرما را برای گزارش دستمزدهای غیرمزرعه مشمول FUTA ثبت میکنید، و یا دستمزدهای معاف مزرعه را به عنوان یک آیتم تطبیقی گزارش میدهید یا معافیت را یادداشت میکنید. FUTA و فرم ۹۴۳ ثبتهای همراه هستند، نه جایگزین یکدیگر.
ثبت و سپردهگذاری فرم ۹۴۳
چه چیزی در اظهارنامه قرار میگیرد
فرم ۹۴۳ برای کل سال تقویمی تطبیق میدهد:
- کل دستمزدهای نقدی مشمول تامین اجتماعی/مدیکر
- مالیات بر درآمد کسر شده از کارگران مزرعه (از فرمهای W-4)
- دستمزدهای مشمول تامین اجتماعی (تا سقف سالانه، ۱۷۶٬۱۰۰ دلار برای ۲۰۲۵، ۱۸۱٬۵۰۰ دلار برای ۲۰۲۶) و دستمزدهای مدیکر
- مالیات مدیکر اضافی کسر شده در صورت وجود
- تعدیلهای برای کسری سنت، حقوق بیماری، یا انعام — نادر در اکثر مزارع اما در فرم موجود است
شما هیچ پیوست B یا R ضمیمه نمیکنید مگر اینکه قوانین سپردهگذاری فرم آنها را ایجاب کند. اگر سپردهگذار ماهانه هستید، برنامه بدهی ماهانه اظهارنامه بخشی از خود اظهارنامه است. اگر سپردهگذار نیمههفتگی هستید، فرم ۹۴۳-A، سوابق بدهی مالیات فدرال کارفرمای کشاورزی را ثبت میکنید تا بدهی روزانه را تفکیک و ثابت کنید سپردهها مطابقت دارند.
زمان و نحوه ثبت
- تاریخ سررسید: ۳۱ ژانویه پس از سال تقویمی. اگر ۳۱ ژانویه در آخر هفته یا تعطیل فدرال باشد، به روز کاری بعد منتقل میشود. اگر تمام مالیاتهای اشتغال را به موقع سپردهگذاری کرده باشید، مهلت ثبت تا ۱۰ فوریه تمدید میشود.
- W-2 و W-3: نسخه B را تا ۳۱ ژانویه به کارگران ارائه دهید و فرمهای W-2 را با سازمان تامین اجتماعی به همراه فرم انتقال W-3 تا ۳۱ ژانویه نیز ثبت کنید — مهلت تسریعشده W-2 اکنون برای کارفرمایان مزرعه نیز اعمال میشود. دستمزدهای مزرعه را در کادرهای مناسب W-2 گزارش دهید؛ دستمزدهای کشاورزی که مشمول FICA نبودند گزارش نمیشوند.
- تصحیح خطاها: از فرم ۹۴۳-X، اظهارنامه مالیات فدرال سالانه تعدیلشده کارفرما برای کارمندان کشاورزی برای سالی که در حال تصحیح آن هستید استفاده کنید. بدهی ۹۴۳ را در فرم ۹۴۱ آینده تصحیح نکنید.
قوانین سپردهگذاری
ریتم سپردهگذاری برای فرم ۹۴۳ از همان چارچوب بازبینی ماهانه در مقابل نیمههفتگی که برای فرم ۹۴۱ اعمال میشود پیروی میکند، اما فقط مالیاتهای فرم ۹۴۳ در آن تعیین شمارش میشوند:
- اگر ۵۰٬۰۰۰ دلار یا کمتر مالیات اشتغال را در دوره بازبینی (چهار سهماهه فرم ۹۴۱ به اضافه فرم سالانه ۹۴۳ که دوره ۱۲ ماهه منتهی به ۳۰ ژوئن قبلی را پوشش میدهد) گزارش کردهاید، معمولاً سپردهگذار ماهانه هستید: مالیاتهای جمعشده در طول یک ماه تقویمی را تا پانزدهم ماه بعد سپردهگذاری کنید.
- اگر بیش از ۵۰٬۰۰۰ دلار گزارش کردهاید، سپردهگذار نیمههفتگی هستید: طبق استاندارد چهارشنبه/جمعه، و باید بدهیهای روزانه را در فرم ۹۴۳-A ثبت کنید.
دو نکته غیرعادی کارفرمایان جدید مزرعه را گیر میاندازد:
- قانون تجمع سالانه ۲٬۵۰۰ دلار میتواند استثنای سپردهگذاری کارفرمای کوچک را فعال کند، اما پس از عبور از آستانه به برنامه ماهانه یا نیمههفتگی منتقل میشوید.
- تمام سپردهها باید به صورت الکترونیکی از طریق سیستم پرداخت مالیات فدرال الکترونیکی (EFTPS) انجام شوند. کوپنهای کاغذی و چکهای بانکی دیگر برای مالیاتهای اشتغال مجاز نیستند.
حتی اگر فقط سالی یک بار ثبت میکنید، باید در طول سال طبق برنامهای که اعمال میشود سپردهگذاری کنید. صبر کردن تا ۳۱ ژانویه و ارسال یک پرداخت، جریمههای عدم سپردهگذاری را فعال میکند — معمولاً ۲٪ تا ۱۰٪ بسته به تاخیر، به اضافه بهره — حتی اگر خود اظهارنامه به موقع باشد.
کارگران H-2A: چه چیزی تغییر میکند و چه چیزی تغییر نمیکند
برنامه کارگر کشاورزی موقت H-2A یک مسیر موازی اضافه میکند:
- FICA و FUTA: دستمزدهای پرداخت شده به کارگران پذیرفتهشده با ویزای H-2A مشمول مالیات تامین اجتماعی، مدیکر، یا FUTA نیستند، بدون توجه به آزمونهای ۱۵۰/۲٬۵۰۰ یا ۲۰٬۰۰۰ دلار. این برای سهم کارفرما و کارمند صادق است.
- مالیات بر درآمد: دستمزدهای H-2A به طور خودکار مشمول کسر نیستند، اما کارگر و کارفرما ممکن است توافقنامه کسر داوطلبانه منعقد کنند. اگر توافق به کسر کردید، به فرم W-4 معتبر، استفاده از جداول انتشارات ۱۵، گزارش کسر در فرم ۹۴۳، و ارائه فرم W-2 نیاز دارید.
- کسر مالیات علیالحساب و گزارش اطلاعات: اگر به دلیل عدم وجود توافق کسر نمیکنید، ممکن است همچنان لازم باشد غرامت را به کارگر گزارش دهید، به ویژه اگر کارگر یک بیگانه مقیم باشد که طبق آزمون حضور قابل توجه اندازهگیری میشود.
کارگران H-2A را در سیستم حقوقدستمزد خود با پرچم معاف از مالیات برای FICA/FUTA به درستی طبقهبندی کنید تا آزمونها به اشتباه دستمزد آنها را در آن محاسبات نکشند، اما آنها را برای ردیابی شمارش سر و مالیات بر درآمد قابل مشاهده نگه دارید.
اشتباهات رایج حسابداری که اخطار جلب میکنند
مخلوط کردن حقوقدستمزد مزرعه و غیرمزرعه در یک اظهارنامه. شما یک اجرای حقوقدستمزد واحد برای گروه مزرعه و کارکنان خردهفروشی انبار بستهبندی انجام دادید و سپس همه چیز را در فرم ۹۴۱ گزارش کردید. رایانههای IRS فرمهای W-2 (کادر ۱/۳/۵، کادر علامت فرم ۹۴۳) را با اظهارنامهای که ثبت کردهاید مطابقت میدهند. عدم تطابق اخطار ایجاد میکند و میتواند سپردهها را تحت فرم اشتباه برای سالها بازطبقهبندی کند.
درمان دستمزد کالایی به عنوان نقدی برای آزمون ۱۵۰ دلار. پرداخت ۳۰۰ دلار یونجه به یک کارگر آزمون نقدی ۱۵۰ دلاری را برآورده نمیکند و به خودی خود دستمزد آن کارگر را مشمول FICA نمیکند. اگر پرداخت کالایی را به عنوان دستمزد نقدی ثبت کنید، بیش از حد کسر میکنید، بیش از حد سپرده میگذارید و بیش از حد گزارش میدهید — و پسگرفتن آن در فرم ۹۴۳-X طاقتفرسا است.
فکر کردن اینکه آزمونها هر دوره پرداخت دوباره تنظیم میشوند. آنها هر سال تقویمی دوباره تنظیم میشوند، نه هر سهماهه یا دوره پرداخت. وقتی در ژانویه هر یک از آزمونها را فعال کنید، هر پرداخت نقدی بعدی آن سال تحت پوشش است، حتی پرداختهای جبرانی کوچک در دسامبر.
سپردهگذاری مالیاتهای مزرعه با تعیین EFTPS فرم ۹۴۱. EFTPS مستلزم انتخاب فرم مالیاتی صحیح است. سپردهای که به عنوان فرم ۹۴۱ کدگذاری شده در حالی که باید فرم ۹۴۳ باشد، به حساب فرم ۹۴۳ واریز نمیشود و منجر به اخطار "سپردههای از دست رفته" میشود حتی اگر پول از بانک شما خارج شده باشد. اگر هر دو فرم را ثبت میکنید، پروفایلهای پرداخت EFTPS جداگانه نگه دارید.
فراموش کردن تسریع W-2/W-3. ثبت فرمهای W-2 در فوریه یا مارس، همانطور که برخی از نرمافزارهای مزرعه برای ثبتکنندگان "سالانه" پیش فرض میدهند، اکنون جریمههای تاخیر در ثبت ایجاد میکند. مهلت W-2 تا ۳۱ ژانویه از زمان تسریع قانون محافظت از آمریکاییها در برابر افزایش مالیات (PATH) برای کارفرمایان کشاورزی نیز اعمال میشود.
نادیده گرفتن بازبینی FUTA. در سال ۲۰۲۵ یک سال برداشت عالی با یک گروه برداشت بزرگ داشتید که FUTA را فعال کرد، سپس در سال ۲۰۲۶ کاهش دادید و فرض کردید دیگر مسئول نیستید. طبق قانون بازبینی، شما برای سال ۲۰۲۶ کارفرمای FUTA باقی میمانید و باید فرم ۹۴۰ را ثبت کنید و FUTA را حداقل بر روی ۷٬۰۰۰ دلار اول دستمزد نقدی هر کارگر مزرعه بپردازید.
یک تنظیم حسابداری که فرم ۹۴۳ را خستهکننده میکند
حسابداری خوب حقوقدستمزد مزرعه آزمونهای مالیاتی را منعکس میکند:
۱. دفترهای جداگانه برای کار مزرعه در مقابل غیرمزرعه. در نمودار حسابهای خود، هزینه حقوق و بدهیهای حقوق را به کار کشاورزی — دستمزد نقدی، کار کشاورزی — دستمزد کالایی، و کار غیرمزرعه تقسیم کنید. هر ساعت را در زمان پرداخت به حساب صحیح ثبت کنید، نه در پایان سال از حافظه.
۲. دو آستانه را به صورت زنده ردیابی کنید. یک صفحه گسترده ساده یا یک کوئری Beancount که کار کشاورزی — دستمزد نقدی را برای هر کارمند و در مجموع جمع میکند، مترهای ۱۵۰ و ۲٬۵۰۰ دلار را در زمان واقعی به شما میدهد. وقتی کل از ۲٬۵۰۰ دلار عبور کرد، دوره را علامت بزنید — ورودی حسابداری شما باید یادداشتی اضافه کند که تمام پرداختهای نقدی بعدی آن سال مشمول FICA هستند.
۳. حقوقدستمزد را بر اساس تقویمی اجرا کنید که به سپردهها احترام میگذارد. حتی اگر اظهارنامه سالانه است، به طور منظم پرداخت کنید و سپردههای EFTPS را در آهنگ ماهانه یا نیمههفتگی که اعمال میشود انجام دهید. هر ماه تاییدیههای سپرده را با حسابهای بدهی تطبیق دهید تا تطبیق ژانویه یک تایید باشد، نه یک کشف.
۴. پرداخت نقدی و غیرنقدی را متمایز نگه دارید. اگر پرداخت کالایی میکنید، آنها را به ارزش بازار منصفانه در تاریخ پرداخت به کار کشاورزی — دستمزد کالایی ثبت کنید و در محاسبات دستمزد تامین اجتماعی/مدیکر قرار ندهید. پشتیبانی ارزشگذاری را به فیش حقوقی پیوست کنید.
۵. یک منبع واحد برای فرمهای W-2/W-3 نگه دارید. ثبت حقوق شما باید قبل از ارسال با مجموع کادر ۱/۳/۵ W-2 قابل تطبیق باشد. مجموع W-3 را با خط ۹ فرم ۹۴۳ (کل دستمزد مشمول کسر) و با خطوط دستمزد تامین اجتماعی/مدیکر تطبیق دهید. اختلاف گرد کردن یک دلاری طبیعی است؛ اختلاف ۲٬۵۰۰ دلاری به معنای خطای طبقهبندی است.
۶. توافقات رهبر گروه و وضعیت H-2A را مستند کنید. گواهی MSPA رهبر گروه، تعیین کتبی وضعیت کارفرما، و تأیید ویزای هر کارگر H-2A را با سوابق حقوق نگه دارید. یک حسابرس قبل از بازطبقهبندی بدهیها آنها را خواهد خواست.
۷. سال را عمداً ببندید. در ۳۱ دسامبر، یک پیشبست پایان سال اجرا کنید: کل هزینههای کار کشاورزی، فهرست کارگران بالای ۱۵۰ دلار، تحلیل سهماهه FUTA برای آزمون ۲۰٬۰۰۰ دلار، شمارش هفتههای سر برای آزمون ۲۰ هفته، و تاییدیههای سپرده که به بدهی فرم ۹۴۳ نگاشت شدهاند. آن برگههای کاری پشتیبان اظهارنامه و بازبینی سال بعد هستند.
اگر از ارائهدهنده حقوقدستمزد ابری استفاده میکنید، تأیید کنید که از فرم ۹۴۳ به هیچ وجه پشتیبانی میکند. بسیاری از پلتفرمهای حقوقدستمزد کسبوکار کوچک فرم ۹۴۱ را عالی و فرم ۹۴۳ را اصلاً مدیریت میکنند، یا بیصدا دستمزد مزرعه شما را در فرم ۹۴۱ ثبت میکنند چون پیش فرض آنها است. به طور خاص بپرسید: "آیا فرم ۹۴۳ را ثبت میکنید، W-2های کدگذاری شده کشاورزی ارائه میدهید، و آزمونهای ۱۵۰/۲٬۵۰۰ دلار را ردیابی میکنید؟" اگر پاسخ منفی است، حقوق مزرعه را از طریق ارائهدهنده یا جریان کار دستی که این کار را انجام میدهد اجرا کنید.
اگر اشتباه کنید چه اتفاقی میافتد
جریمهها به سرعت روی هم جمع میشوند و اختیاری نیستند:
- عدم ثبت فرم ۹۴۳: ۵٪ از مالیات پرداختنشده در هر ماه، تا ۲۵٪
- عدم سپردهگذاری: ۲٪ تا ۱۰٪ بسته به روزهای تاخیر، حتی اگر اظهارنامه سالانه به موقع ثبت شود
- عدم ارائه یا ثبت صحیح W-2: ۶۵ تا ۳۳۰ دلار برای هر فرم برای ۲۰۲۵–۲۰۲۶ (شاخصشده)، با جریمههای نادیدهگرفتن عمدی بسیار بالاتر
- طبقهبندی اشتباه بدهیهای مزرعه در مقابل غیرمزرعه: اظهارنامه اشتباه ممکن است ثبتنشده تلقی شود، ساعت عدم ثبت را برای اظهارنامه صحیح دوباره شروع کند
IRS همچنین سه سال فرصت دارد از تاریخ ثبت فرم ۹۴۳ شما، مالیات اشتغال اضافی ارزیابی کند — شش سال اگر کماعلامی بیش از ۲۵٪ مالیات باشد. نگهداشتن یک دفتر کل حقوق متفاوت متنمحور و کنترل نسخه که هر آزمون، هر گیرنده پرداخت، و هر تایید EFTPS را نشان میدهد، سریعترین راه برای پاسخ به یک اخطار است.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
درست انجام دادن حقوقدستمزد کشاورزی به ردیابی آستانههای صحیح در فرکانس صحیح و تمیز نگهداشتن کار مزرعه و غیرمزرعه خلاصه میشود. Beancount.io حسابداری متنمحور را به شما میدهد که شفاف، کنترل نسخه شده و آماده هوش مصنوعی است — عالی برای اجرای کوئریهای زنده در آزمونهای ۱۵۰ و ۲٬۵۰۰ دلار، تطبیق سپردههای EFTPS با بدهیها، و نگهداشتن برگه کاری پایان سال که فرم ۹۴۳، فرمهای W-2/W-3 و فرم ۹۴۰ را بدون جعبه سیاه به هم پیوند میدهد. مستندات را کاوش کنید تا ببینید مزارع چگونه نمودار حسابهای خود را ساختار میدهند، سپس رایگان شروع کنید و ثبت سالانه ژانویه آینده را به همان کار خستهکنندهای تبدیل کنید که باید باشد.