اگر سه نفر از کارمندان شما فردا بیایند و استعفا دهند، چقدر بابت مرخصیهایی که به دست آوردهاند اما نگرفتهاند به آنها بدهکارید؟ اگر مرخصی استحقاقی انباشته را بهعنوان بدهی ردیابی نمیکنید، در حال حمل بدهیای هستید که نمیبینید — و در حدود نیمی از ایالتها، این بدهی به چک پایان کاری تبدیل میشود که باید در مهلت قانونی پرداخت کنید، با جریمههای روزانه اگر آن را از دست بدهید.
قانون فدرال به شما الزام نمیکند که اصلاً مرخصی استحقاقی پرداختی ارائه دهید. اما وقتی ارائه میدهید، دو مجموعه قانون اعمال میشود: قوانین حسابداری که تعیین میکنند آن زمان چه زمانی به بدهی در دفتر شما تبدیل میشود، و قوانین پرداخت دستمزد ایالتی که تعیین میکنند آیا باید هنگام خروج فرد آن را نقد کنید یا خیر. کسبوکارهای کوچکی که مرخصی استحقاقی را تا روز پرداخت حقوق یک مزیت غیررسمی میدانند، همانهایی هستند که در پایان سال، در بستن ماهانه، یا هنگام اخراج غافلگیر میشوند.
این راهنما به شما نشان میدهد که چگونه مرخصی را بهدرستی ماه به ماه انباشت کنید، چگونه بدهی را با مالیاتهای حقوق و دستمزد محاسبه کنید، چگونه دفاتر نقدی و تعهدی از هم جدا میشوند، چه اتفاقی برای مانده هنگام استعفای کارمند میافتد، و الگوهای پرداخت به تفکیک ایالت که تعیین میکنند آیا شرط ضبط مرخصی که از یک قالب کپی کردهاید واقعاً قابل اجرا خواهد بود یا نه.
چرا مانده مرخصی استحقاقی شما از قبل یک بدهی است
تحت حسابداری تعهدی، شما هزینه را زمانی شناسایی میکنید که کار انجام میشود، نه زمانی که پول جابهجا میشود. کارمندی که این ماه چهار ساعت مرخصی به دست میآورد، قبلاً خدمتی را انجام داده است که به آنها حق مرخصی با حقوق بعدی را میدهد. حتی اگر زمان مرخصی را تا دسامبر — یا تا زمانی که سال آینده استعفا دهند — نگیرند، هزینه متعلق به دورهای است که در آن به دست آمده است.
به همین دلیل است که مرخصی انباشته در ترازنامه بهعنوان مرخصی انباشته قابل پرداخت مینشیند، یک بدهی جاری در کنار دستمزدهای انباشته، نه یک پانوشت که در پایان سال به یاد میآورید. اگر برای اظهارنامه مالیاتی خود از مبنای نقدی استفاده میکنید، همان خط را نخواهید دید، اما تعهد اقتصادی یکسان است. تفاوت در زمانبندی است، نه وجود.
برای بسیاری از کارفرمایان کوچک، بدهی بدون اینکه سرانه بزرگ به نظر برسد، بااهمیت است. ده کارمند با میانگین ۴۰ ساعت استفادهنشده با ۲۸ دلار در ساعت، فقط ۱۱,۲۰۰ دلار دستمزد است. سهم کارفرما از تأمین اجتماعی، مدیکر و بیکاری ایالتی را اضافه کنید و بدهی واقعی از ۱۲,۰۰۰ دلار عبور میکند — قبل از اینکه مدیر با نرخ بالاتر یا سقف انباشتی که هرگز اعمال نکردهاید را در نظر بگیرید.
زمانی که GAAP میگوید باید انباشت کنید
حسابداری غیبتهای جبرانی در استاندارد ASC 710-10-25-1 قرار دارد. زمانی بدهی را انباشت میکنید که هر چهار شرط بهطور همزمان برآورده شوند:
- کارمند قبلاً خدمت را انجام داده است. حق مرخصی از کاری که قبلاً انجام شده ناشی میشود.
- حق تعلق میگیرد یا انباشته میشود. تعلق (Vesting) به این معناست که کارمند حتی اگر استعفا دهد میتواند برای آن پرداخت دریافت کند. انباشت (Accumulating) به این معناست که به دوره آینده منتقل میشود. اگر هیچکدام را انجام ندهد — یک اعطای واقعی استفاده-یا-از-دست-بده که در پایان سال با بدون انتقال و بدون پرداخت در خروج ناپدید میشود — معمولاً انباشت نمیکنید.
- پرداخت محتمل است. انتظار دارید برخی از زمان واقعاً گرفته یا پرداخت شود.
- مبلغ میتواند بهطور منطقی برآورد شود. ساعتها و نرخ پرداخت را میدانید.
بیشتر سیاستهای مرخصی استحقاقی که هرگونه انتقال را مجاز میدانند، یا پرداخت در پایان کار را وعده میدهند، هر چهار شرط را برآورده میکنند. سیاستی که میگوید "تمام مرخصی استفادهنشده در ۳۱ دسامبر ضبط میشود و هرگز در جدایی پرداخت نمیشود" و بهطور مداوم اجرا میشود ممکن است نیازی به انباشت نداشته باشد — اما این زبان بلافاصله با قوانین ایالتی در جاهایی مانند کالیفرنیا، کلرادو و مونتانا برخورد میکند، جایی که ضبط مرخصی بهدستآمده بهطور کامل ممنوع است. در این ایالتها نمیتوانید با قرارداد از بدهی خارج شوید، بنابراین باید انباشت کنید.
تعلق (Vesting) در مقابل انباشت (Accumulating) بازی با کلمات نیست
یک منبع رایج سردرگمی، تمایز تعلق است. مرخصی استعلاجی که انباشته میشود اما تعلق نمیگیرد — کارمند اگر استعفا دهد آن را از دست میدهد و فقط اگر بیمار باشد میتواند استفاده کند — تنها زمانی انباشت میشود که محتمل باشد کارمند قبل از انقضا از آن استفاده کند. مرخصی استحقاقی که انباشته و تعلق میگیرد، که هنجار برای بانکهای مرخصی استحقاقی است، با کل مانده ساعتهای کسبشده اما استفادهنشده انباشت میشود.
اگر مرخصی استعلاجی و استحقاقی را در یک بانک مرخصی استحقاقی واحد ترکیب کنید، چندین ایالت کل بانک را بهعنوان دستمزد مرخصی در نظر میگیرند. کالیفرنیا دههها این را برای بانکهای ترکیبی اعمال کرده است: اگر هر بخشی از بانک بتواند بهعنوان مرخصی استفاده شود، کل مانده میتواند در جدایی قابل پرداخت شود. شما نمیتوانید بانک را "مرخصی استحقاقی" بنامید و سپس ادعا کنید بخش استعلاجی قابل ضبط است اگر سیاست شما هرگز سطلها را جدا نکرده باشد.
نحوه محاسبه بدهی
فرمول ساده است، اما جزئیات جایی است که کسبوکارهای کوچک عدد را کمبرآورد میکنند.
**بدهی = ساعتهای انباشته استفادهنشده × نرخ ساعتی فعلی × (۱ + بار مالیات حقوق و دستمزد) *
این موارد را شامل کنید:
- ** ساعتها:** کسبشده منهای گرفتهشده، به ازای هر کارمند، طبق برنامه انباشت شما. اگر ۱۲۰ ساعت در سال بهصورت تعهدی اعطا میکنید، این ۱۰ ساعت در ماه است، نه ۱۲۰ در ۱ ژانویه. اگر از ۱ ژانویه پیشپرداخت اعطا میکنید، ساعتها با توافق در آن تاریخ کسب میشوند، نه بهصورت نسبتی — زبان سیاست شما تعیین میکند.
- ** نرخ:** از نرخ پرداخت فعلی در تاریخ ترازنامه استفاده کنید، نه نرخ زمانی که ساعتها کسب شدند. وقتی در نوامبر افزایش حقوق میدهید، هر ساعتی که قبلاً در سال ذخیره شده با نرخ جدید قیمتگذاری مجدد میشود.
- ** بار مالیات حقوق و دستمزد:** سهم کارفرما را که هنگام گرفتن یا پرداخت زمان بدهکار خواهید بود اضافه کنید — ۷.۶۵٪ برای تأمین اجتماعی و مدیکر تا سقف پایه دستمزد و بالاتر از آن، بهعلاوه بیکاری ایالتی و هر کمک هزینه مبتنی بر حقوق و دستمزد دیگر. بسیاری از کسبوکارها از نرخ بارگذاریشده ۷.۶۵٪ تا ۹٪ بهعنوان تخمین عملی استفاده میکنند.
- ** سقف و انتقال:** سقف کتبی خود را اعمال کنید. اگر انباشت را در ۱۶۰ ساعت سقف میکنید، فراتر از آن انباشت را متوقف کنید تا کارمند پایین بیاورد. اگر فقط اجازه انتقال ۴۰ ساعت را میدهید، ساعتهای مازاد ضبطشده حذف میشوند — اما فقط جایی که ضبط قانونی است.
یک مثال برای کسبوکار کوچک
تیمی از پنج نفر را تصور کنید:
- دو کارمند ساعتی با ۲۲ دلار در ساعت، هر کدام با ۳۲ ساعت استفادهنشده
- دو متخصص با ۳۴ دلار در ساعت، هر کدام با ۴۸ ساعت استفادهنشده
- یک مدیر با ۴۸ دلار در ساعت با ۵۶ ساعت استفادهنشده
بدهی فقط دستمزد: (۶۴ × ۲۲) + (۹۶ × ۳۴) + (۵۶ × ۴۸) = ۱,۴۰۸ دلار + ۳,۲۶۴ دلار + ۲,۶۸۸ دلار = ۷,۳۶۰ دلار
۸٪ بار مالیات حقوق و دستمزد اضافه کنید: ۷,۳۶۰ دلار × ۱.۰۸ = ۷,۹۴۸.۸۰ دلار
این ۷,۹۴۹ دلار بدهی فعلی قبل از هر تعدیل پایان سال است. اگر مدیر از ۴۴ به ۴۸ دلار در اواسط سال افزایش حقوق دریافت کرده باشد، ساعتهای قبلی که قبلاً در دفتر هستند باید قیمتگذاری مجدد شوند — مرحلهای که اگر صفحهگسترده سهماهه قبل را بدون بهروزرسانی نرخها جلو ببرید، بهراحتی از دست میرود.
محاسبه را در هر بستن ماهانه بهروزرسانی کنید، نه فقط ۳۱ دسامبر. جبران سهماهه یا سالانه، بدهی صاف را به جهش هزینه غافلگیرکننده تبدیل میکند.
ثبتهای دفتر روزنامه
نیازی به تنظیمات پیچیده ندارید — سه ثبت بیشتر موقعیتها را پوشش میدهد، با فرض مبنای تعهدی.
۱. انباشت پایان ماه برای زمان کسبشده در این دوره
اگر کارمندان این ماه ۲,۴۰۰ دلار دستمزد مرخصی کسب کردهاند و مالیاتهای حقوق و دستمزد کارفرمای مرتبط حدود ۱۸۴ دلار است:
- بدهکار: هزینه مرخصی استحقاقی — ۲,۴۰۰ دلار
- بدهکار: هزینه مالیات حقوق و دستمزد — ۱۸۴ دلار
- بستانکار: مرخصی انباشته قابل پرداخت — ۲,۴۰۰ دلار
- بستانکار: مالیاتهای حقوق و دستمزد انباشته قابل پرداخت — ۱۸۴ دلار
برخی کسبوکارها بار مالیاتی را در همان حساب بدهی ترکیب میکنند؛ جدا کردن آن، تطبیق حقوق و دستمزد را تمیزتر نگه میدارد.
۲. وقتی کارمند مرخصی استحقاقی میگیرد
کارمند ۸ ساعت با ۳۰ دلار در ساعت، یا ۲۴۰ دلار استفاده میکند:
- بدهکار: مرخصی انباشته قابل پرداخت — ۲۴۰ دلار
- بدهکار: مالیاتهای حقوق و دستمزد انباشته قابل پرداخت — ۱۸.۳۶ دلار
- بستانکار: وجه نقد (یا دستمزد قابل پرداخت از طریق حقوق و دستمزد) — ۲۵۸.۳۶ دلار
در اینجا هزینه را دو بار حساب نمیکنید — هزینه قبلاً وقتی زمان کسب شد شناسایی شده بود. شما در حال تسویه بدهی هستید.
۳. وقتی کارمند استعفا میدهد و مانده را پرداخت میکنید
کارمند با ۴۰ ساعت استفادهنشده با ۳۰ دلار در ساعت میرود:
- بدهکار: مرخصی انباشته قابل پرداخت — ۱,۲۰۰ دلار
- بدهکار: مالیاتهای حقوق و دستمزد انباشته قابل پرداخت — ۹۱.۸۰ دلار
- بستانکار: وجه نقد — ۱,۲۹۱.۸۰ دلار
اگر سیاست یا قانون ایالتی شما میگوید مانده ضبط میشود، بهجای آن انباشت را برعکس میکنید: در دورهای که ضبط رخ میدهد، بدهی را بدهکار و هزینه مرخصی استحقاقی (یا سود ضبط جداگانه) را بستانکار کنید. ساعتها را فقط از یک صفحهگسترده بدون ثبت برعکس حذف نکنید — دورههای قبلی شما قبلاً هزینه را شناسایی کردهاند.
اگر مبنای نقدی دارید، برای اهداف مدیریتی از ثبتهای ۱ و ۲ صرفنظر میکنید و کل هزینه را در ثبت ۲ یا ۳ وقتی پول جابهجا میشود شناسایی میکنید. اظهارنامه مالیاتی شما با آن الگو مطابقت خواهد داشت، اما ترازنامه مدیریتی شما تعهدات را کمبرآورد میکند. بسیاری از دارندگان مبنای نقدی، یک صفحهگسترده انباشت جداگانه برای تصمیمگیری نگه میدارند حتی اگر ثبت را بهصورت رسمی ثبت نکنند.
مبنای نقدی در برابر مبنای تعهدی: چرا دفتر شما و اظهارنامه مالیاتی disagree
همان مرخصی استحقاقی یک تفاوت موقت کتاب-مالیات ایجاد میکند. برای GAAP هنگام کسب آن را هزینه میکنید. برای مالیات بر درآمد فدرال معمولاً وقتی پرداخت میشود کسر میکنید — وقتی کارمند زمان را میگیرد یا پرداخت را دریافت میکند.
این شکاف زمانی یک دارایی مالیات معوق ایجاد میکند اگر دفاتر GAAP نگه میدارید. با استفاده از مثال ۷,۹۴۹ دلار بالا با نرخ ترکیبی مالیات ۲۵٪، دارایی معوق حدود ۱,۹۸۷ دلار خواهد بود. با استفاده یا پرداخت زمان بهطور خودکار برعکس میشود. دارایی متعلق به ترازنامه شماست؛ برای اکثر کسبوکارهای کوچک تمرین ذخیره ارزشگذاری نیست، فقط نتیجه مکانیکی کسر دیرتر است.
اگر صورتهای مالی مبنای تعهدی را به بانک ارائه میدهید، بدهی مرخصی استحقاقی بر نسبت جاری و سرمایه در گردش شما تأثیر میگذارد. وامدهندگانی که ترازنامه شما را در پایان سال بررسی میکنند، آن را خواهند دید. ظاهر شدن بدون انباشت مرخصی استحقاقی در حالی که کتابچه راهنمای شما انتقال و پرداخت را وعده میدهد، این سؤال را ایجاد میکند که چه چیز دیگری خارج از ترازنامه است.
وقتی کسی استعفا میدهد چه اتفاقی میافتد
هیچ قانون فدرالی شما را ملزم به پرداخت مرخصی استفادهنشده نمیکند. قانون استانداردهای کار منصفانه صریح است: مرخصی استحقاقی، استعلاجی و پرداخت تعطیلات موضوع توافق هستند. تعیینهای دستمزد قراردادهای دولتی استثنای محدود هستند. برای بقیه، پاسخ "بستگی به ایالت و سیاست کتبی شما دارد" است.
سه آزمون عملی پرداخت را تعیین میکنند:
- آیا مرخصی انباشته در ایالت شما دستمزد محسوب میشود؟ در حدود ۲۰ ایالت بله است. جایی که قانون میگوید مرخصی کسبشده دستمزد است، باید آن را در جدایی پرداخت کنید حتی اگر کتابچه راهنمای شما چیز دیگری بگوید. شرط ضبط غیرقابل اجرا بدهی را ناپدید نمیکند.
- توافق کتبی شما چه میگوید؟ در ایالتهایی که پرداخت الزامی نیست، سیاست کنترل میکند — اما فقط اگر واضح، ابلاغشده و بهطور مداوم اعمال شود. "مرخصی استحقاقی در پایان کار پرداخت نمیشود" باید واقعاً در سندی باشد که کارمند تأیید کرده است، نه در پیشنویسی که قصد انتشار آن را داشتید.
- آیا زمان کسبشده یا صرفاً اعطاشده است؟ برخی ایالتها زمان را که با انجام کار انباشته میشود (کسبشده) از زمانی که در ۱ ژانویه قبل از کسب آن پیشبارگذاری میشود (اعطاشده) متمایز میکنند. ضبط زمان کسبنشده و انباشتهنشده بسیار قابل دفاعتر از ضبط زمان کسبشده است.
سه دسته قانون ایالتی
نیازی به حفظ کردن ۵۰ قانون برای عملکرد صحیح ندارید — باید بدانید ایالت شما در کدام دسته قرار میگیرد و بر اساس آن عمل کنید. وضعیت خاص خود را با آژانس کار ایالتی یا وکیل خود تأیید کنید، زیرا قانونگذاران این دستهها را تنظیم میکنند.
دسته ۱ — باید مرخصی انباشته را بهعنوان دستمزد پرداخت کرد؛ استفاده-یا-از-دست-بده ممنوع است. کالیفرنیا، کلرادو، مونتانا، نبراسکا و چند ایالت دیگر. در این ایالتها، مرخصی کسبشده هرگز منقضی نمیشود و نمیتواند ضبط شود. ممکن است سقف انباشت معقولی اعمال کنید که پس از رسیدن به سقف، کسب بیشتر را متوقف کند، اما نمیتوانید ماندهای که قبلاً وجود دارد را پاک کنید. کالیفرنیا همچنین پرداخت نهایی را با نرخ نهایی کارمند الزامی میکند، و دستمزدهای نهایی — از جمله آن پرداخت — باید تا مهلت قانونی (بلافاصله در اخراج غیرارادی، ظرف ۷۲ ساعت در استعفای داوطلبانه، یا زودتر اگر اطلاع داده شده باشد) پرداخت شود.
دسته ۲ — باید پرداخت کنید اگر سیاست یا قرارداد شما پرداخت را وعده میدهد، یا ساکت است. اکثر ایالتها، از جمله ایلینوی، ماساچوست و بسیاری دیگر. اگر کتابچه راهنمای شما پرداخت را وعده میدهد، باید آن را انجام دهید. اگر کتابچه راهنمای شما در مورد پرداخت ساکت است، بسیاری از این ایالتها سکوت را بهعنوان وعده پرداخت در نظر میگیرند. برای قابل اجرا کردن ضبط در اینجا، به زبان کتبی صریح و بدون ابهام نیاز دارید که بگوید زمان استفادهنشده در جدایی پرداخت نمیشود — و نباید رویه گذشته پرداخت آن به هر حال داشته باشید.
دسته ۳ — پرداخت الزامی نیست مگر اینکه موافقت کنید. گروه کوچکتر شامل فلوریدا، جورجیا و تگزاس، جایی که هیچ الزام قانونی کلی برای پرداخت مرخصی انباشته اما استفادهنشده در جدایی در غیاب توافق وجود ندارد. سیاست شما همچنان حاکم است و وعدههای قراردادی اجرا میشوند، اما قانون به تنهایی دستمزد ایجاد نمیکند.
دو تله کسبوکارهای کوچکی را که بین دستهها حرکت میکنند گرفتار میکند:
- تله ترکیب مرخصی استعلاجی. همانطور که اشاره شد، ترکیب مرخصی استعلاجی و استحقاقی در یک بانک میتواند مانده استعلاجی قابل ضبط را به دستمزد قابل پرداخت در ایالتهای دسته ۱ تبدیل کند. اگر قوانین متفاوتی برای مرخصی استعلاجی و استحقاقی میخواهید، بانکها و سوابق انباشت جداگانه نگه دارید.
- تناقض کتابچه راهنما. کتابچهای که در صفحه ۱۲ میگوید "مرخصی استحقاقی در پایان کار پرداخت نمیشود" و در صفحه ۱۸ "تمام مرخصی استحقاقی انباشته ظرف ۱۴ روز از جدایی پرداخت خواهد شد" یک سیاست نیست — یک دادخواهی است. قبل از اینکه کسی استعفا دهد، تعارض را حل کنید.
مهلتهای چک پایان کار و جریمه از دست دادن آنها
پرداخت، وقتی الزامی است، فقط یک مبلغ نیست — یک مهلت است. ایالتها قوانین زمانبندی چک پایان کار و جریمههای خود را ضمیمه میکنند:
- کالیفرنیا دستمزدهای نهایی غیرارادی را بلافاصله در اخراج و ظرف ۷۲ ساعت برای استعفا (زودتر اگر اطلاع ۷۲ ساعته داده شده باشد) الزامی میکند. پرداخت مرخصی انباشته که دیر شود میتواند جریمههای زمان انتظار تا ۳۰ روز نرخ روزانه کارمند ایجاد کند.
- کلرادو پرداخت مرخصی انباشته را تا روز پرداخت منظم بعدی یا ظرف ۱۴ روز، هر کدام زودتر است، الزامی میکند.
- ایلینوی، جایی که مرخصی انباشته بهعنوان کسبشده در نظر گرفته میشود، پرداخت را تا روز پرداخت منظم بعدی الزامی میکند.
- نیویورک دستمزدهای نهایی، از جمله مرخصی بدهکار تحت سیاست، را تا روز پرداخت منظم بعدی، با خسارات نقدی و جریمههای شکست عمدی الزامی میکند.
حتی در ایالتهای بدون جریمه خاص مرخصی استحقاقی، قوانین پرداخت نهایی دیر اغلب برای دستمزد مرخصی بهعنوان دستمزد بهطور کلی اعمال میشوند. الگو سازگار است: از دست دادن پرداخت ۴۰۰ دلاری مرخصی میتواند جریمهای چند برابر بزرگتر از خود پرداخت ایجاد کند، بهعلاوه هزینه اداری پاسخ به ادعای دستمزد. مهلت را با نوع اخراج و ایالت در تقویم علامتگذاری کنید و پرداخت را بخشی از اجرای حقوق و دستمزد نهایی در نظر بگیرید، نه یک اصلاح که بعداً انجام میدهید.
سقفها، انتقالها و مانده محدودیت معقول
سقفهای انباشت جایگزین سازگار با ضبط استفاده-یا-از-دست-بده در ایالتهای محدودکننده هستند. بهجای پاک کردن مانده در ۳۱ دسامبر، یک سقف انباشت بیشتر را پس از رسیدن کارمند به سقف — مثلاً ۱.۵ برابر انباشت سالانه — متوقف میکند و وقتی زمان استفاده کنند و به زیر آن بروند از سر گرفته میشود.
برای قابل کار کردن یک سقف:
- سقف را بهصورت مضربی از انباشت سالانه بیان کنید، نه بهعنوان عدد ساعت دلخواه جدا از اعطا.
- آن را آیندهنگر و کتبی، با اطلاع قبلی اعمال کنید. کاهش گذشتهنگر مانده مانند ضبط با نام دیگر به نظر میرسد.
- آن را به ازای هر کارمند در سیستم حقوق و دستمزد یا منابع انسانی خود ردیابی کنید، نه در صفحهگسترده مدیری که هیچکس دیگری تطبیق نمیدهد.
محدودیتهای انتقال هدف متفاوتی دارند: آنها تعیین میکنند چقدر از اعطای سال جاری میتواند به سال آینده منتقل شود. محدودیتی مانند "تا ۴۰ ساعت انتقال مییابد" در خارج از ایالتهای دسته ۱ رایج است، اما در کالیفرنیا و کلرادو محدودیت انتقال که زمان کسبشده را ضبط میکند بهعنوان ضبط قابل اجرا نیست. اگر در آن ایالتها فعالیت میکنید، آن را بهعنوان سقف انباشت آینده قاب کنید نه پاک کردن انباشت گذشته.
۷ اشتباه حسابداری که اختلافات مرخصی استحقاقی ایجاد میکنند
۱. انباشت نکردن اصلاً. رایجترین خطا شناسایی مرخصی فقط وقتی گرفته میشود. صورت سود و زیان شما هزینه نیروی کار را در ماههای پر درآمد کمبیان و در ماههای پر مرخصی بیشبیان میکند، و ترازنامه شما بدهی را پنهان میکند.
۲. فراموش کردن بار مالیات حقوق و دستمزد. انباشت دستمزد بدون مالیات کارفرما بدهی را تحریف میکند و هنگام پرداخت ناهماهنگی ایجاد میکند. نرخ را بهطور مداوم بارگذاری کنید.
۳. قیمتگذاری مجدد پس از افزایش حقوق انجام نمیشود. افزایش حقوق کل بانک استفادهنشده را قیمتگذاری مجدد میکند. همه کارمندان آسیبدیده را در همان دورهای که افزایش اثر میکند دوباره محاسبه کنید.
۴. کپی کردن شرط ضبط قالبی که ایالت شما آن را ممنوع میکند. جمله استفاده-یا-از-دست-بده که در کالیفرنیا باطل است، در کالیفرنیا از شما محافظت نمیکند. فقط شواهدی ایجاد میکند که سیاست شما برای ایالتهایی که واقعاً در آنها استخدام میکنید بررسی نشده است.
۵. اجازه دادن به سیستمها برای منحرف شدن از سیاست. کتابچه راهنمای شما میگوید سقف ۱۶۰ ساعت است، اما نرمافزار حقوق و دستمزد شما روی ۲۰۰ تنظیم شده است. یا نرمافزار بهدرستی سقف میگذارد اما هیچکس صفحهگستردهای که برای حسابدارتان میفرستید را تطبیق نمیدهد. مانده سیستم را ماهانه با دفتر کل تطبیق دهید.
۶. ترکیب مرخصی استعلاجی و استحقاقی در یک بانک بدون ردیابی بدون درک پیامد پرداخت. اگر ترکیب میکنید، طوری بودجهبندی و انباشت کنید که انگار هر ساعت در جایی که فعالیت میکنید قابل پرداخت است — یا بانکها را جدا کنید.
۷. باقی گذاشتن مرخصی استحقاقی از فیش حقوقی. چندین ایالت مانده دقیق مرخصی استحقاقی را در اظهارنامههای دستمزد الزامی میکنند. مانده نادرست یا غایب هم یک نقص انطباق است و هم مدرکی که کارمند به ادعای دستمزد ضمیمه میکند.
چکلیست ماهانه برای دقیق نگه داشتن بدهی
برای درست انجام دادن این کار به نرمافزار سازمانی نیاز ندارید. به یک روال بستن تکرارپذیر نیاز دارید.
- سیاست را در برابر ایالتهایی که در آنها کارمند دارید بخوانید. جملهای را که میگوید آیا زمان استفادهنشده در جدایی پرداخت میشود، سقف، نرخ انباشت و قانون انتقال را برجسته کنید. اگر در ایالتهای دسته ۱ استخدام میکنید، هر زبان ضبط برای مرخصی را خط بزنید و با سقف جایگزین کنید.
- گزارش ساعتها را از حقوق و دستمزد بیرون بکشید. کسبشده منهای گرفتهشده به ازای هر کارمند، نه مجموع کل شرکت.
- نرخهای فعلی و نرخ مالیات بارگذاریشده را اعمال کنید. از نرخ پرداخت در پایان ماه استفاده کنید.
- ثبت انباشت را ثبت کنید. بدهکار هزینه، بستانکار بدهی. هزینه مرخصی را از دستمزد عادی جدا نگه دارید تا بتوانید هزینه واقعی مزایا را ببینید.
- حساب بدهی را تطبیق دهید. مانده دفتر کل باید برابر گزارش ساعتها ضربدر نرخهای بارگذاریشده باشد. قبل از بستن هر مغایرتی را بررسی کنید.
- سقفها و ماندههای منفی را بررسی کنید. هیچکس نباید فراتر از سقف انباشت کند، و مرخصی بدون حقوق که بیش از مرخصی استحقاقی موجود است نباید بانک مرخصی منفی ایجاد کند مگر اینکه سیاست شما بهصراحت ماندههای منفی را اجازه دهد.
- اخراجها را فوراً مستند کنید. پرداخت را با نرخ نهایی محاسبه کنید، مهلت ایالتی را در تقویم علامتگذاری کنید و پرداخت را با کسر مناسب در اجرای حقوق و دستمزد نهایی بگنجانید. محاسبه را با اسناد اخراج پرونده کنید.
- مانده را در فیش حقوقی جایی که الزامی است نشان دهید. دقت در اینجا از اختلاف "من ۸۰ ساعت داشتم، شما ۳۲ میگویید" جلوگیری میکند.
- یک صفحهگسترده GAAP حتی اگر مبنای نقدی پرونده میدهید نگه دارید. تصمیمات مدیریتی — استخدام، اضافه کاری، قیمتگذاری — بهتر وقتی تعهد واقعی را منعکس میکنند.
اگر Beancount یا دفتر متن ساده دیگری اجرا میکنید، این روال بهطور طبیعی برای یک تراکنش زمانبندیشده یا یک اسکریپت کوچک که خروجی حقوق و دستمزد شما را میخواند و انباشت پایان ماه را بهطور خودکار ثبت میکند، مناسب است. نکته ابزار نیست، نکته ریتم است: انباشتهای کوچک و دقیق هر ماه بهتر از یک تعدیل دردناک در پایان سال هستند، و زمانی که چک پایان کار زیر سؤال میرود یک مسیر حسابرسی باقی میگذارند.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
مرخصی استحقاقی تا زمانی که به بدهی ترازنامه و مهلت چک پایان کار تبدیل شود، حس میشود یک سیاست منابع انسانی است. عادت انباشت ماهانه دفتر شما را صادق و جداییهای شما را بدون حادثه نگه میدارد.
Beancount.io حسابداری متن سادهای به شما میدهد که شفاف، کنترل نسخهای و آماده برای نوع روال بستن ماهانهای است که این موضوع پاداش میدهد — میتوانید هر انباشت، هر برعکسسازی و هر پرداخت را در قالبی که کنترل میکنید ببینید. مستندات و داشبورد Fava را کاوش کنید تا ببینید چگونه دفترهای نسخهای و قابل حسابرسی ردیابی بدهیهای تکراری را آسانتر میکنند، و وقتی آماده شروع رایگان شدید از قیمتگذاری دیدن کنید.