E-Verify در سال ۲۰۲۶ به سرعت در حال گسترش است: الزام سراسری پیشنهادی فلوریدا و قانون جدید FAIRNESS در ایندیانا برای کارفرمایان کوچک چه معنایی دارد

اگر در سال گذشته کسی را استخدام کردهاید، فرم I-9 را تکمیل کردهاید — مدارک را بررسی کنید، امضا کنید، بایگانی کنید. در تعداد فزایندهای از ایالتها، این دیگر کافی نیست. شما همچنین باید استخدام جدید را از طریق E-Verify، سیستم تأیید الکترونیکی فدرال، اجرا کنید و این کار را باید ظرف سه روز از استخدام انجام دهید. در سال ۲۰۲۶، دو ایالت در غرب میانه و جنوب در حال انتقال این الزام از کارفرمایان بزرگ به همه هستند.

قانونگذاران فلوریدا لایحه HB 197 را برای گسترش E-Verify از کارفرمایان خصوصی با ۲۵ کارمند یا بیشتر به تمام کارفرمایان خصوصی در ایالت پیش بردند. قانون FAIRNESS ایندیانا از ۱ ژوئیه ۲۰۲۶ اجرایی میشود و تمام کارفرمایان را بدون توجه به اندازه پوشش میدهد، با جریمههای مدنی تا ۱۰,۰۰۰ دلار و امکان عواقب مجوز کسبوکار برای تخلفات مکرر. برای یک کسبوکار کوچک که هرگز ثبتنام نکرده است، منحنی یادگیری کوتاه است اما جریمه برای نادیده گرفتن آن چنین نیست.

در اینجا نقشه سال ۲۰۲۶ و گردش کار روز اول آمده است.

نقشه در حال گسترش الزام​

قانون فدرال برای هر استخدام فرم I-9 را الزامی میکند اما کارفرمایان خصوصی را ملزم به استفاده از E-Verify نمیکند — ثبتنام در سطح فدرال اختیاری است مگر اینکه پیمانکار فدرال باشید. ایالتها این شکاف را پر میکنند.

از سال ۲۰۲۶، نه ایالت استفاده از E-Verify را برای همه یا تقریباً همه کارفرمایان الزامی میکنند (آلاباما، آریزونا، فلوریدا برای ۲۵+ و بخش عمومی، جورجیا ۱۰+، میسیسیپی، کارولینای شمالی ۲۵+، کارولینای جنوبی برای همه کارفرمایان، و دیگران)، در حالی که موج دوم در حال گسترش است:

• فلوریدا: از سال ۲۰۲۳، کارفرمایان خصوصی با ۲۵+ کارمند باید ظرف سه روز کاری از استخدام از E-Verify استفاده کنند و سوابق تأیید را به مدت سه سال نگهداری کنند. کارفرمایان عمومی و پیمانکاران با هر اندازهای از سال ۲۰۲۱ تحت پوشش بودهاند. HB 197 که در اوایل ۲۰۲۶ در کمیته پیش رفت، آستانه ۲۵ کارمند را حذف کرده و هر کارفرمای خصوصی را ملزم به ثبتنام میکند — حرکت از چارچوب ترکیبی داوطلبانه/I-9-فقط به یک الزام یکنواخت برای کاهش خلأهای بهنظر رسیده. نسخههای قبلی در سال ۲۰۲۵ که قرار بود از ۱ ژوئیه ۲۰۲۵ اجرایی شوند، پس از مخالفت کسبوکارها به دلیل هزینه و آموزش در کمیته قوانین سنا شکست خوردند؛ تلاش ۲۰۲۶ تلاش تازهشده است.
• قانون FAIRNESS ایندیانا: از ۱ ژوئیه ۲۰۲۶ مؤثر است، هر کارفرما پوشش داده میشود — بدون معافیت کسبوکار کوچک. این قانون پس از بررسی مدارک قابل قبول اقامت و هویت، E-Verify را الزامی میکند، با جریمههای مدنی تا ۱۰,۰۰۰ دلار برای هر تخلف و امکان تعلیق مجوز کسبوکار برای عدم انطباق مکرر. این قانون بخشی از الگوی گستردهتر ۲۰۲۵–۲۰۲۶ ایالتی است که شامل قانون یکپارچگی نیروی کار اوهایو (از ۱۹ مارس ۲۰۲۶، برای ساختوساز غیرمسکونی، تا ۲۵,۰۰۰ دلار برای هر تخلف)، آیداهو، مونتانا و لوایح تگزاس است که پوشش همه کارفرمایان را پیشنهاد میدهند.

روند دور شدن از آستانهها است. جایی که ایالتها قبلاً محدودیتهای ۱۰، ۲۵ یا ۱۰۰ کارمندی تعیین کرده بودند، پیشنهادهای جدید منطق HB 197 فلوریدا را دنبال میکنند: اعمال یکنواخت سادهتر است و انگیزه ماندن درست زیر آستانه را حذف میکند.

کارهایی که برای هر استخدام جدید باید انجام دهید​

ثبتنام یک مرحله است؛ گردش کار برای هر استخدام جایی است که انطباق به دست میآید یا از دست میرود:

1. فرم I-9 را بهدرستی و بهموقع تکمیل کنید. E-Verify جایگزین I-9 نمیشود. شما همچنان باید مدارک را بهصورت فیزیکی بررسی کنید (یا از طریق نماینده مجاز تحت گزینه جایگزین از راه دور)، آنها را در I-9 ثبت کنید و امضا کنید. اشتباهات رایج — پذیرش مدارک منقضیشده، از دست دادن تاریخ اظهارنامه کارمند، یا استفاده از نسخه اشتباه I-9 — باعث عدم تأیید اولیه میشوند که تأیید را به تأخیر میاندازد.

2. پرونده E-Verify را ظرف سه روز کاری از استخدام ایجاد کنید. ساعت از روز اول کار برای دستمزد شروع میشود، نه از تاریخ پیشنهاد. ایجاد دیرهنگام پرونده بهخودیخود تخلف است، حتی اگر کارمند در نهایت تأیید شود.

3. عدم تأییدهای اولیه را promptly حل کنید. عدم تأیید اولیه (TNC) به این معنی نیست که کارمند غیرمجاز است — اغلب بازتابی از عدم تطابق نام (نام قبل از ازدواج در مقابل نام خانوادگی، خط فاصله) یا تأخیر در پایگاه داده DHS/SSA است. به کارمند اطلاع دهید، اطلاعیه اقدامات بعدی را بدهید و اجازه دهید اعتراض کند. بر اساس TNC صرف، اخراج، تعلیق یا تغییر موقعیت ندهید.

4. از E-Verify برای قبل از استخدام یا بازتأیید استفاده نکنید. بررسی متقاضیان از طریق E-Verify قبل از استخدام و بازتأیید یک کارمند موجود بدون رویداد واجد شرایط (مثلاً انقضای مجوز کار) قوانین برنامه را نقض کرده و میتواند تحقیقات تبعیض را برانگیزد.

5. سوابق را نگهداری کنید. قانون ۲۵+ فلوریدا در حال حاضر نگهداری سه ساله را الزامی میکند؛ قانون FAIRNESS و بسیاری از الزامات دیگر نگهداری مشابه سه ساله را تحمیل میکنند. I-9، نتیجه پرونده E-Verify و کپی مدارک (اگر تصمیم به کپی دارید) را با هم نگه دارید، اما آنها را جدا از پرونده پرسنلی ذخیره کنید تا دسترسی محدود شود.

هزینه از دست دادن آن​

جریمههای ایالتی اکنون هزینههای اداری ثبتنام را کوچک نشان میدهند:

• ایندیانا: تا ۱۰,۰۰۰ دلار برای هر تخلف، با عواقب برای عملیات کسبوکار برای الگوهای تخلف
• اوهایو (ساختوساز): تا ۲۵,۰۰۰ دلار برای هر تخلف
• فلوریدا (تحت قانون فعلی ۲۵+): محرومیت از قراردادهای دولتی و اجرا از طریق حسابرسیهای تصادفی وزارت بازرگانی؛ HB 197 آن مواجهه را به همه کارفرمایان گسترش میدهد

فراتر از جریمهها، خطر عملیاتی توقف استخدام است. کارفرمایی که در تخلف یافت میشود ممکن است ملزم به ثبتنام و تأیید همه کارمندان موجود که پس از تاریخ معینی استخدام شدهاند باشد، که حجم کاری عقبافتادهای در طول تحقیق ایجاد میکند.

خطر تبعیض فدرال نیز با استفاده سهلانگارانه از E-Verify افزایش مییابد. تأیید انتخابی بر اساس نام، لهجه یا ظاهر، یا استفاده از E-Verify برای بررسی قبلی، مفاد ضد تبعیض اجراشده توسط بخش حقوق مهاجران و کارکنان وزارت دادگستری را نقض میکند.

راهاندازی انطباق در پنج دقیقه​

اگر ثبتنام نکردهاید، قبل از استخدام بعدی این کار را انجام دهید، نه بعد از آن:

• در e-verify.gov ثبتنام کنید — روش دسترسی کارفرما را انتخاب کنید (مستقیم یا از طریق نماینده کارفرمای E-Verify اگر میخواهید یک ارائهدهنده پروندهها را اجرا کند)
• یک یا دو کاربر را تعیین و آموزش دهید — آموزش و آزمون دانش کمتر از یک ساعت طول میکشد
• نامه پیشنهاد و چکلیست پذیرش خود را بهروزرسانی کنید تا شامل پرونده I-9 + E-Verify ظرف سه روز کاری باشد
• یک یادآور تقویمی برای نگهداری سه ساله و یادآورهای بازتأیید برای مجوزهای کار با تاریخ انقضا اضافه کنید
• یک یادداشت ضد تبعیض به خطمشی استخدام اضافه کنید: E-Verify برای هر استخدام جدید، بدون استثنا، بدون بررسی قبلی

آن راهاندازی برای دو کارمند یا دویست کارمند یکسان است — که دقیقاً دلیل حرکت ایالتها به پوشش جهانی است. کوچکترین کارفرمایان دیگر از این انتظار معاف نیستند.

سوابق استخدام خود را قابل حسابرسی نگه دارید​

انطباق با E-Verify یک ثبتنام یکباره نیست — یک انضباط برای هر استخدام است که باید قابل ردیابی باشد: چه کسی I-9 را تکمیل کرد، چه زمانی پرونده ایجاد شد، نتیجه چه بود و سوابق کجا ذخیره میشوند. یک چکلیست استخدام که ایجاد پرونده سهروزه و خودحسابرسی فصلی گزارشهای پرونده I-9 و E-Verify را الزامی کند، ارسالهای دیرهنگام و عدم تطابق نامها را قبل از اینکه حسابرس انجام دهد، میگیرد.

مدیریت مالی خود را ساده کنید​

انطباق استخدام در کنار حقوق و دستمزد، مزایا و نگهداشت کارکنان قرار دارد — همه اینها در دفتر حسابداری تأثیر میگذارند. Beancount.io هزینههای استخدام، حقوق و دستمزد و انطباق را در حسابداری متن ساده و نسخهکنترلشده نگه میدارد — بنابراین هر I-9، هر تأیید و هر جریمهای که اجتناب شده قابل ردیابی است، نه فقط به خاطر سپردهشده. رایگان شروع کنید و استخدام خود را به اندازه دفتر حسابداریتان منظم نگه دارید.