یک عضو ساعت ۱۱ شب سهشنبه وارد فضای اشتراکی شما میشود، دستگاه برش لیزری را روشن میکند، و ۴۰ دلار تخته چندلا و نیم بطری هوای فشرده را مصرف میکند. هیچکس برای آن فاکتور نمیفرستد. هزینه عضویت ۸۵ دلاری ماهانه او از قبل "پوشش" لیزر، پرینترهای سهبعدی، کارگاه چوب، میز الکترونیک و قهوه را میدهد. این کل ایده است - دسترسی نامحدود به ابزارهایی که هیچکس به تنهایی نمیتواند بخرد. به همین دلیل است که حسابداری کارگاه اشتراکی واقعاً سختتر از آن چیزی است که به نظر میرسد: شما دسترسی به مجموعهای مشترک از تجهیزات گرانقیمت و مستهلکشونده را میفروشید، نه یک واحد قابل شمارش از چیزی.
بیشتر کارگاههای اشتراکی و فضاهای هکر توسط افرادی اداره میشوند که در دستگاههای CNC عالی هستند و در طراحی نمودار حسابها وحشتناک. این موضوع برای ده عضو که در یک صفحهگسترده مشترک پیگیری میشوند خوب است. حدود پنجاه عضو، چند هزار دلار در ماه هزینه عضویت، یک درخواست گرنت که سه سال صورتهای مالی میخواهد، و یک عضو هیئت مدیره که میپرسد چرا موجودی حساب بانکی با چیزی که انتظار میرفت مطابقت ندارد، دیگر خوب نیست. این راهنما چهار چیزی را پوشش میدهد که بهطور خاص جوامع سازنده را دچار مشکل میکند: شناسایی صحیح هزینههای عضویت، هزینهیابی کلاسها و کارگاهها، حسابداری ابزارها و مواد مصرفی مشترک، و انتخاب (یا اصلاح) ساختار قانونی قبل از اینکه هزینه یک گرنت را برای شما داشته باشد.
چرا هزینههای عضویت فقط "درآمد روز واریز به حساب" نیستند؟
غرایز حکم میکند که پرداخت ۸۵ دلاری یک عضو را بهمحض واریز به حساب، ۸۵ دلار درآمد ثبت کنید. این اشتباه است، و بهگونهای اشتباه است که تصویر ماهانه شما را بهطور فعال مخدوش میکند.
وقتی یک عضو یک سال را پیشپرداخت میکند - یک تاکتیک تخفیفی رایج، اغلب ۹۰۰ دلار در سال به جای ۸۵ × ۱۲ - شما هنوز آن پول را به دست نیاوردهاید. شما تعهدی برای ارائه دسترسی به فضا، زمان ابزار و اجتماع برای دوازده ماه آینده پذیرفتهاید. حسابداری این را به عنوان یک بدهی در نظر میگیرد، نه درآمد، تا زمانی که به آن عمل کنید.
مکانیک کار، چه غیرانتفاعی باشید چه LLC:
- در زمان دریافت، وجه نقد را بدهکار کنید و یک حساب بدهی
درآمد عضویت معوق(یاحقالعضویت کسبنشده) را به مبلغ کامل بستانکار کنید. - هر ماه، ۱/۱۲ آن بدهی را به عنوان درآمد کسبشده شناسایی کنید - بدهی را بدهکار و
درآمد عضویترا بستانکار کنید. - اگر عضوی در اواسط دوره انصراف دهد و شما بخش استفادهنشده را بازپرداخت کنید، مانده بدهی باقیمانده دقیقاً به شما میگوید چقدر باید برگردانید، بدون هیچ حدسی.
این وسواس حسابداری نیست. یک کارگاه اشتراکی که هزینههای عضویت سالانه را بهطور کامل در ژانویه ثبت میکند، یک جهش بزرگ درآمد در سهماهه اول و یک سقوط برای بقیه سال نشان میدهد - برای قضاوت در مورد اینکه آیا فضا واقعاً در حال رشد است بیفایده است، و برای یک بانک یا گرنتدهنده که جریان نقدی شما را ارزیابی میکند گمراهکننده است. شناسایی اقساطی هزینههای عضویت در طول دوره عضویت (رفتار مبادلهای تحت ASC 606، که چه غیرانتفاعی باشید چه نباشید اعمال میشود، زیرا دسترسی به عضویت خدمتی است که در ازای حقالعضویت ارائه میدهید) یک خط درآمد به شما میدهد که واقعیت را دنبال میکند: اینکه واقعاً چند عضو در هر ماه دسترسی فعال دارید.
راهاندازی عملی: برای هر سطح عضویتی که بیش از یک نوع دارید (دسترسی روزانه، عصرها و آخر هفتهها، کلیددار ۲۴/۷) یک حساب بدهی جداگانه ایجاد کنید، تا بتوانید ببینید کدام سطح واقعاً باعث رشد درآمد میشود در مقابل کدام یک فقط اعضای بیشتری دارد. مانده بدهی درآمد معوق را ماهانه با پایگاه داده عضویت خود تطبیق دهید - بدهی جاری باید برابر (اعضای فعال) × (میانگین ماههای باقیمانده از دوره آنها) باشد. اگر این طور نیست، وضعیت عضویت شخصی و کتابهای شما از هم فاصله گرفتهاند، که وقتی نرمافزار دسترسی به در و نرمافزار حسابداری با هم ارتباط ندارند، دائماً اتفاق میافتد.
هزینهیابی کلاسها و کارگاهها به طور جداگانه از عضویت
برای بسیاری از فضاها، درآمد آموزشی - گواهینامه برش لیزری، کلاسهای مقدماتی جوشکاری، یک کارگاه الکترونیک آخر هفته - یک کار جانبی نیست. در سالهای اولیه فضاهای معروفی مانند Artisan's Asylum در سامرویل، ماساچوست، کلاسها قبل از اینکه هزینههای عضویت به آن برسد، بخش عمده درآمد را تأمین میکردند؛ فضاهای بالغ هنوز اغلب یک چهارم تا یک سوم درآمد را از آموزش میبینند. اگر درآمد و هزینههای کلاس را به عنوان خطوط جداگانه خود پیگیری نکنید، نمیتوانید بفهمید که آیا برنامه کارگاهی شما از فضا حمایت میکند یا آن را تخلیه میکند.
یک حساب درآمد جداگانه برای درآمد کارگاه و کلاس، متمایز از حقالعضویت، ایجاد کنید و هزینههای مستقیم را در مقابل آن پیگیری کنید:
- دستمزد مربی (چه مبلغ ثابت، نرخ ساعتی، یا سهم از درآمد)
- مواد مصرفی در کلاس - چوب، فیلامنت، سیم، ورق فلز
- هزینههای بازاریابی/پلتفرم اگر صندلیها را از طریق Eventbrite یا ابزار مشابه میفروشید
دلیل جداسازی این از هزینههای عملیاتی عمومی: یک کلاس کارگاه چوب سهساعته با هزینه ۳۰ دلار به ازای هر دانشآموز که پس از مواد و دستمزد مربی، ۱۵ دلار به ازای هر دانشآموز سود خالص دارد، یک تصمیم تجاری بسیار متفاوت از کلاسی است که پس از محاسبه زمان کارگاهی که اعضا نمیتوانند از آن استفاده کنند، به ازای هر دانشآموز ۲ دلار سود خالص دارد. هر نوع کلاس تکراری را حداقل سالی یک بار هزینهیابی شغل (Job-cost) کنید. اگر یک کلاس پس از محاسبه مواد و زمان مربی به طور مداوم بیسود باشد، این اطلاعات مفیدی است - شاید قیمت خیلی پایین است، شاید باید به اندازه کلاس کوچکتری منتقل شود، شاید یک پیشنهاد جذاب برای جذب اعضای جدید است و این یک معامله خوب است که عمداً انجام دهید، نه از روی تصادف.
تجهیزات مشترک: بخشی که توصیههای حسابداری عمومی از آن میگذرند
این بخشی است که واقعاً مختص کارگاههای اشتراکی است. یک باشگاه ورزشی تردمیلهایی دارد که طبق برنامهای قابل پیشبینی به ازای هر واحد فرسوده میشوند. یک کارگاه اشتراکی یک دستگاه برش لیزری دارد که ممکن است یک ماه ۴۰ ساعت استفاده سبک داشته باشد و ماه بعد توسط عضوی با یک پروژه بزرگ تا ته خط استفاده شود، به علاوه یک کارگاه چوب پر از ابزارهایی از یک دریل پایه ۲۰۰ دلاری تا یک روتر CNC 15000 دلاری، به علاوه یک جریان ثابت مواد مصرفی - کاغذ سنباده، فیلامنت، گاز جوشکاری، لنزهای جایگزین لیزر - که به طور تمیز به هیچ کلاس یا عضو خاصی قابل نسبت نیستند.
چند روش که از به هم ریختگی جلوگیری میکند:
تجهیزات بزرگ را سرمایهگذاری کرده و مستهلک کنید. خرید تجهیزات بالاتر از آستانه سرمایهگذاری شما (معمولاً ۵۰۰ تا ۲۵۰۰ دلار - یکی را انتخاب کنید و به طور مداوم اعمال کنید) باید به عنوان داراییهای ثابت ثبت و در طول عمر مفیدشان مستهلک شوند، نه اینکه در ماه خرید به عنوان هزینه ثبت شوند. یک روتر CNC 15000 دلاری یک ضربه ۱۵۰۰۰ دلاری به صورت سود و زیان این ماه نیست؛ این دارایی است که در طول پنج سال یا بیشتر برای اعضا ارزش ایجاد میکند. بخش ۱۷۹ یا استهلاک پاداش میتواند به شما امکان دهد کسر کامل را در سال اول برای اهداف مالیاتی دریافت کنید حتی در حالی که استهلاک دفتری هزینه را پخش میکند - با یک حسابدار رسمی در مورد اینکه کدام انتخاب برای وضعیت شما مناسب است صحبت کنید، به ویژه اگر یک LLC مشمول مالیات هستید نه یک سازمان غیرانتفاعی معاف از مالیات.
مواد مصرفی را به عنوان یک دسته هزینه واقعی پیگیری کنید، نه یک خطای گرد کردن. تعمیر و نگهداری ابزار و مواد مصرفی معمولاً برای یک کارگاه فعال چند صد دلار تا بیش از هزار دلار در ماه است. اگر این در یک خط "ملزومات" عمومی با تنقلات اداری و محصولات نظافتی دفن شود، هرگز متوجه نمیشوید که چه زمانی افزایش مییابد - که این اتفاق خواهد افتاد، با رشد عضویت و افزایش استفاده به ازای هر عضو.
یک ذخیره تعمیر و نگهداری/جایگزینی ایجاد کنید، نه فقط یک ذخیره عملیاتی. فراتر از توصیه استاندارد برای نگه داشتن چند ماه هزینههای عملیاتی در بانک، فضاهای سازنده به طور خاص به یک صندوق ذخیره برای جایگزینی تجهیزات و تعمیرات برنامهریزینشده نیاز دارند - مرگ یک لوله لیزر یا خرابی یک کمپرسور یک "اگر" نیست، یک "کی" است. یک خط ذخیره اختصاصی (حتی یک درصد ساده از حقالعضویت ماهانه که کنار گذاشته میشود) به این معنی است که یک دستگاه خراب به یک وضعیت اضطراری جریان نقدی یا افزایش هزینهای که بدون هشدار بر اعضا تحمیل میشود تبدیل نمیشود.
استفاده از ماشینهای پرهزینه را جداگانه از عضویت پایه اندازهگیری کنید، اگر تعداد کمی از ابزارها سهم نامتناسبی از هزینه مواد مصرفی را به خود اختصاص میدهند (دستگاههای برش لیزری و پرینترهای سهبعدی بزرگ مقصران معمولی هستند). بسیاری از فضاها به ازای هر دقیقه زمان لیزر یا به ازای هر گرم فیلامنت هزینه اضافی بر اساس حقالعضویت پایه دریافت میکنند، بهطور خاص به طوری که حسابداری - و انگیزه برای عدم هدر دادن مواد - با استفاده واقعی هماهنگ شود. اگر این کار را انجام میدهید، یک حساب درآمد جداگانه به آن بدهید (هزینههای استفاده از ماشین) به جای اینکه آن را در حقالعضویت ادغام کنید، تا بتوانید ببینید آیا نرخ اندازهگیری واقعاً هزینه مواد مصرفی را که قرار است جبران کند پوشش میدهد یا خیر.
انتخاب (و مستندسازی) ساختار قانونی شما
بیشتر کارگاههای اشتراکی تثبیتشده سازمانهای غیرانتفاعی 501(c)(3) یا 501(c)(4) هستند که باعث باز شدن قفل بودجه گرنت، کمکهای مالی قابل کسر مالیات اعضا فراتر از حقالعضویت، و اغلب موقعیت بهتر با دولت محلی و مدارس برای مشارکت میشود. اما وضعیت غیرانتفاعی خودکار یا رایگان نیست: به معنای محدودیت عدم توزیع (مازاد دوباره سرمایهگذاری میشود، هرگز بین اعضا یا سازماندهندگان توزیع نمیشود)، تشکیل پرونده سالانه Form 990، و - پس از آستانههای درآمدی مشخص - یک حسابرسی واحد اگر بودجه فدرال گرنت دریافت میکنید.
تعداد رو به رشدی از فضاهای جدیدتر به جای آن ساختار LLC را انتخاب میکنند، واجد شرایط بودن برای گرنت را با سادگی و انعطافپذیری برای پرداخت به سازماندهندگان یا توزیع مازاد مبادله میکنند. هیچکدام از انتخابها "درستتر" نیست - بستگی به این دارد که آیا طرح تأمین مالی شما بر گرنتها و کمکها تکیه دارد یا بر حقالعضویت و خدمات پولی.
هر کدام را که انتخاب میکنید، معافیتهای مسئولیت اعضا و بیمه مسئولیت عمومی/تجهیزات را قبل از اینکه اولین عضو شما یک اره میزی را لمس کند، در جای خود قرار دهید و مسیر کاغذبازی را به همان اندازه حسابداری تمیز نگه دارید: وضعیت معافیت در پرونده، گواهیهای بیمه، و هرگونه نیاز گواهینامه خاص ابزار (برخی فضاها دسترسی به لیزر یا CNC را پس از یک کلاس ایمنی و تحویل امضا شده محدود میکنند) باید به اندازه دفتر کل حقالعضویت شما قابل پیگیری و حسابرسی باشد. اگر یک گرنتدهنده یا بیمهگر بپرسد "آیا میتوانید به من نشان دهید کدام اعضا در ماه مارس برای روتر CNC گواهینامه داشتند؟" باید پاسخ پنج دقیقهای باشد، نه یک بعدازظهر تحقیق در ایمیل.
کتابهای جامعه سازنده خود را به اندازه کارگاهش تمیز نگه دارید
هیچکدام از اینها به نرمافزار گرانقیمت نیاز ندارد - به یک نمودار حسابها نیاز دارد که واقعاً با نحوه کسب و خرج پول یک کارگاه اشتراکی مطابقت داشته باشد: حقالعضویت به صورت اقساطی شناسایی شود، کلاسها جداگانه هزینهیابی شوند، تجهیزات سرمایهگذاری شده و در صورت لزوم اندازهگیری شوند، و یک ساختار قانونی که با مدل تأمین مالی شما مطابقت داشته باشد. وبسایت Beancount.io حسابداری متن-محوری را ارائه میدهد که دقیقاً این نوع ساختار را برای ساخت و حسابرسی آسان میکند - هر ورودی حقالعضویت معوق، هر تفکیک هزینه یک کلاس، و هر قطعه تجهیزات مستهلکشونده کارگاه در فایلهای مبتنی بر نسخهکنترل و قابل خواندن توسط انسان زندگی میکنند، نه یک دفتر کل جعبه سیاه. رایگان شروع کنید و به کتابهای فضای خود همان شفافیتی را بدهید که اعضای شما از یک کارگاه باز انتظار دارند.