یک اصطبل نگهداری با ۴۰ جایگاه با قیمت ۶۵۰ دلار در ماه، روی کاغذ شبیه کسبوکاری به نظر میرسد که سالانه بیش از ۳۰۰,۰۰۰ دلار درآمد دارد. در فوریه با مالک صحبت کنید تا داستان متفاوتی بشنوید: قیمت یونجه از پاییز دو برابر شده، تراکتور نیاز به تعویض گیربکس دارد، سه مشتری نگهداری ۴۵ روز دیر کردهاند و مربی تازه فهمیده که ماه گذشته کسی برای نمایش اسب صورتحساب صادر نکرده است. کسبوکارهای اسب کمتر به دلیل کمبود درآمد شکست میخورند تا به دلیل ناتوانی در پیگیری درآمدی که از قبل دارند.
اصطبلهای نگهداری، آموزش و درس بر اساس یک مدل درآمدی کار میکنند که به راحتی با حسابداری استاندارد کسبوکارهای کوچک مطابقت ندارد. پول در قالب پرداختهای نگهداری، تقسیم اجاره، پیشپرداخت نمایش و کمیسیون جابهجا میشود، اغلب برای یک اسب در یک ماه. اگر دستهبندیها اشتباه باشند، نمیتوانید تشخیص دهید که اصطبل سودآور است یا فقط شلوغ.
سمت درآمد: جریانهای بیشتر از آنچه بیشتر کسبوکارهای کوچک پیگیری میکنند
یک عملیات واحد نگهداری و آموزش معمولاً در پنج یا شش نوع درآمد متمایز صورتحساب صادر میکند که هر کدام زمانبندی و ریسک خاص خود را دارند.
درآمد نگهداری
نگهداری کامل (غذا، جایگاه، چرای روزانه، تعویض پتو) قابل پیشبینیترین خط است - یک هزینه ماهانه تکراری مانند اجاره. نگهداری جزئی و نگهداری در مرتع با قیمتهای پایینتر و خدمات متفاوت عرضه میشوند و ترکیب آنها در یک "درآمد نگهداری" مشخص نمیکند که کدام رتبه پس از تخصیص کار و غذا واقعاً سودآور است. درآمد نگهداری را بر اساس رتبه خدمات پیگیری کنید، نه فقط به صورت یک مبلغ کلی، تا تصمیم افزایش نرخ بر اساس اعداد واقعی باشد نه حدس.
درآمد اجاره اسب
قراردادهای اجاره - مشتری که برای سوارکاری و نمایش اسبی که مالک آن نیست هزینه میکند - جایی است که حسابداری اسب بیشتر از یک کسبوکار خدمات معمولی متفاوت است. یک پرداخت اجاره کامل معمولاً باید بین مالک اسب و کمیسیون اصطبل تقسیم شود و یک اجاره نیمه یک طرف پرداختکننده دوم را اضافه میکند که هزینههای همان اسب را به اشتراک میگذارد. اگر اصطبل چک کامل اجاره را واریز کند و بعداً مالک را از هر چیزی که در حساب است پرداخت کند، عملاً پول مالک را بدون ورودی دفتر کل قرض میگیرد تا ثابت کند. پرداخت ناخالص اجاره را به عنوان درآمد ثبت کنید، سپس بلافاصله سهم مالک را به عنوان بدهی ثبت کنید - درآمد واقعی اصطبل فقط کمیسیون یا هزینه مدیریت اجاره است و بقیه هرگز پول اصطبل نبوده است.
هزینههای آموزش و درس
جلسات آموزشی و درسهای گروهی یا خصوصی معمولاً به صورت ماهانه پیشپرداخت میشوند، مشابه اشتراک. ریسک در اینجا پیچیدگی نیست - شکاف صورتحسابدهی مشابهی است که در کسبوکارهای خدماتی دیده میشود: مربیای که یک هفته در نمایش است یا به سادگی بیش از حد مشغول است که بنشیند و صورتحساب دهد، بیسر و صدا درآمد آن هفته را از دست میدهد چون کسی صورتحساب صادر نکرده است. صورتحسابدهی خودکار تکراری وابستگی به یادآوری مربی برای صورتحساب را از بین میبرد.
هزینهها و پیشپرداختهای نمایش اسب
این خطی است که به احتمال زیاد باعث نشت پول میشود. یک هفته نمایش اسب مشتری شامل هزینههای ورودی، اجاره جایگاه در محل نمایش، حمل و نقل، هزینه روزانه برای مربی و اغلب هزینه روزانه برای groomها است - معمولاً توسط اصطبل پیشپرداخت و بعداً از مشتری دریافت میشود. اگر هزینههای نمایش از همان حسابی پرداخت شوند که هزینههای روزمره عملیاتی و به مشتری و نمایش خاصی برچسب نخورند، تطبیق این که پس از یک نمایش پنج روزه چه کسی چه چیزی بدهکار است به یک تمرین حدس و گمان تبدیل میشود. هر هزینه مرتبط با نمایش را در لحظه پرداخت به مشتری و رویداد برچسب بزنید و ظرف چند روز پس از بازگشت صورتحساب صادر کنید - نه هفتهها بعد، زمانی که حافظه از اینکه چه کسی تحویل اضافی یونجه را سفارش داده محو شده است.
کمیسیون فروش و خرید
مربیانی که فروش، خرید یا اجاره اسب را واسطهگری میکنند معمولاً کمیسیون دریافت میکنند - معمولاً در محدوده ۱۰-۱۵٪، که گاهی درصد به قیمت اسب وابسته است. درآمد کمیسیون باید فقط زمانی ثبت شود که معامله بسته شود و وجوه واقعاً منتقل شوند و هر پول پیشپرداخت یا سپردهای که در این میان نگه داشته میشود متعلق به یک حساب جداگانه وجوه مشتری است، نه پول نقد عملیاتی عمومی.
سمت هزینه: غذا، دامپزشک و خود تأسیسات
هزینههای مستقیم برای یک عملیات نگهداری و آموزش در چند دسته بزرگ متمرکز میشود:
- غذا، یونجه و بستر - بزرگترین هزینه متغیر و هزینهای که بیشتر در معرض نوسانات فصلی قیمت است. هزینه یونجه میتواند از پایین تابستان تا اوج زمستان بسته به عرضه منطقه دو برابر شود، که دقیقاً دلیل نیاز این هزینه به حساب خودش است به جای اینکه در "لوازم" عمومی گنجانده شود.
- هزینههای دامپزشکی و نعلبندی - برخی مستقیماً توسط دامپزشک یا نعلبند به صاحبان اسب صورتحساب میشوند، برخی توسط اصطبل پرداخت و منتقل میشوند. هزینههای دامپزشکی/نعلبندی منتقل شده را از هزینههای سلامت گله خود اصطبل (مثلاً اسبهای آموزشی خود) جدا نگه دارید تا در صورت اختلاف مشتری بر سر یک صورتحساب، نیاز به باز کردن هزینههای مراقبت از حیوانات اصطبل از هزینههای مشتری نباشد.
- تأسیسات و تجهیزات - کف میدان، حصار، تراکتور و تجهیزات مدیریت کود، هزینههای سرمایهای هستند که در طول عمر مفید خود مستهلک میشوند نه اینکه در سال خرید هزینه شوند. یک سقف جدید برای سالن داخلی تعمیر نیست؛ یک دارایی است.
- نیروی کار - کمک اصطبل، دانشجویان کارآموز و مربیان پاره وقت. طبقهبندی اشتباه یک دانشجوی کارآموز که تا حدی با درس و تا حدی با پول نقد پرداخت میشود به عنوان داوطلب، به جای کارمند یا پیمانکار، یک محرک مکرر حسابرسی در این صنعت است.
- بیمه - مسئولیت عمومی تجاری به علاوه پوشش مراقبت، نگهداری و کنترل برای اسبهای نگهداری شده یک هزینه واقعی و تکراری است که به راحتی در هنگام تمدید بیمهنامه با حق بیمه بالاتر، کمبودجهبندی میشود.
ثبت مالیات: برنامه C، برنامه F و قانون ضرر سرگرمی مختص اسب
این که یک عملیات نگهداری و آموزش درآمد خود را در کجا گزارش میکند به آنچه واقعاً انجام میدهد بستگی دارد. آموزش، درس و خدمات نگهداری عموماً از طریق برنامه C گزارش میشوند؛ اگر کسبوکار شامل پرورش یا بزرگ کردن اسب نیز باشد، آن بخش ممکن است در برنامه F قرار گیرد؛ و اگر زمین یا تأسیسات جداگانه اجاره داده شوند، آن مربوط به برنامه E است. ترکیب همه آنها در یک فرم یک اشتباه رایج است که یک اظهارنامه از قبل پیچیده را تیرهتر میکند.
عملیات اسب همچنین یک استراحت متمایز تحت قوانین ضرر سرگرمی IRS (بخش ۱۸۳) دریافت میکند. بیشتر فعالیتها باید در سه سال از پنج سال گذشته سود نشان دهند تا به عنوان یک کسبوکار انتفاعی فرض شوند و نه یک سرگرمی که ضررهای آن نمیتواند سایر درآمدها را جبران کند. فعالیتهایی که عمدتاً شامل پرورش، آموزش، نمایش یا مسابقه اسب هستند، یک مسیر طولانیتر دریافت میکنند: سود در دو سال از هفت سال گذشته، با تشخیص این که عملیات اسب اغلب سالها طول میکشد تا سودآور شوند. آن بندر امن نیاز به دفاتر واقعی را از بین نمیبرد - آزمون نه عاملی پشتیبان IRS (این که عملیات چقدر تجاری اداره میشود، تخصص مالک، زمان اختصاص داده شده و - اولین در لیست - کیفیت مدارک مالی) به شدت بر این تکیه دارد که آیا اصطبل میتواند مجموعهای تمیز از حسابها ارائه دهد. یک اصطبل نگهداری که نمیتواند صورت سود و زیان بر اساس دسته تهیه کند، قویترین استدلال IRS را برای طبقهبندی مجدد به عنوان سرگرمی تحویل میدهد.
درآمد نگهداری همچنین در تعدادی از ایالتها برای اهداف مالیات فروش/استفاده مشمول مالیات است، گاهی تحت طبقهبندی متفاوت از آنچه انتظار میرود (برخی ایالتها نگهداری را به عنوان یک فعالیت خدماتی جدا از فروش خود اسب مالیات میدهند). قوانین به اندازه کافی در هر ایالت متفاوت است که ارزش یک بررسی مستقیم با اداره درآمد ایالت را دارد به جای این که فرض کنیم نگهداری معاف است چون "حس کشاورزی" میدهد.
هموارسازی بحران نقدینگی فصلی
اصطبلهای نگهداری یک پایه از درآمد تکراری نگهداری دارند که در طول سال نسبتاً خوب حفظ میشود، اما درآمد آموزش و نمایش با تقویم نمایش به شدت نوسان میکند و هزینههای غذا در جهت مخالف نوسان میکنند - در زمستان افزایش مییابند درست زمانی که درآمد فصل نمایش کاهش مییابد. یک اصطبل که بودجه را در برابر یک میانگین سالانه واحد تنظیم میکند، به جای ماه به ماه، معمولاً توسط یک فوریه کم نقدینگی غافلگیر میشود. ساختن یک پیشبینی جریان نقدی ۱۲ ماهه چرخان - پیگیری درآمد نگهداری به عنوان پایه پایدار، لایهبندی افزایش درآمد فصل نمایش و علامتگذاری افزایش هزینه غذای زمستان - یک الگوی فصلی قابل پیشبینی را به یک ابزار برنامهریزی تبدیل میکند به جای یک دست و پا زدن سالانه.
عادت حسابداری که در واقع از مشکلات جلوگیری میکند
شایعترین نقطه شکست یک سؤال حسابداری پیچیده نیست - بلکه صرفاً صورتحسابدهی به موقع نیست، برای نگهداری، درس یا نمایشی که دو هفته پیش تمام شده است. دومین شکست رایج ترکیب کردن است: پرداخت صورتحساب دامپزشکی اسب شخصی از حساب کسبوکار یا واریز پرداخت مشتری اجاره به همان مخزن غیرمتمایز درآمد نگهداری. هیچ یک از این اشتباهات نیاز به نرمافزار حسابداری پیچیده برای اصلاح ندارند - نیاز به جدا کردن درآمد و هزینهها بر اساس دسته و بر اساس اسب در لحظه جابجایی پول دارند، نه بازسازی آن از حافظه در زمان مالیات.
انجام این کار زمانی آسانتر است که دفاتر به صورت متن ساده و تحت کنترل نسخه باشند تا درون یک اپلیکیشن جعبه سیاه محبوس. Beancount.io یک نمودار حسابها را به اصطبلهای نگهداری و آموزش میدهد که دقیقاً برای این نوع درآمد لایهای ساخته شده است - نگهداری بر اساس رتبه، تقسیم اجاره، هزینههای نمایشی منتقل شده، کمیسیون - با شفافیت کامل در هر ورودی و بدون قفل فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا حسابداری متن ساده برای کسبوکارهایی با درآمد به اندازه یک اصطبل کاری مناسب است.