از یک مالک کسبوکار حذف زباله بپرسید که اوضاع چطور است و اغلب میشنوید "عالی است - ما کاملاً رزرو شدهایم و حاشیه سود حدود ۴۰٪ است." از او بپرسید سود خالص ماه گذشته چقدر بوده، و جواب خیلی آرامتر میشود. آن شکاف بین عددی که یک مالک احساس میکند و عددی که حساب بانکیاش واقعاً نشان میدهد، یکی از رایجترین - و پرهزینهترین - نقاط کور در کسبوکار حمل بار است.
این به خاطر بد بودن کسبوکار حذف زباله نیست. کامیونها پر هستند، تلفنها زنگ میخورند و یک تیم دو نفره میتواند در یک ایستگاه ۳۰۰-۶۰۰ دلار درآمد داشته باشد. مشکل این است که حاشیه سود ناخالص و حاشیه سود خالص به دو سؤال کاملاً متفاوت پاسخ میدهند، و بیشتر مالکان فقط یکی از آنها را پیگیری میکنند.
حاشیه سود ناخالص میگوید قیمتگذاری کار درست بوده است. حاشیه سود خالص میگوید آیا کسبوکار کار میکند.
حاشیه سود ناخالص برابر است با درآمد منهای هزینه مستقیم انجام آن کار خاص: نیروی کار روی کامیون، سوخت، هزینههای تخلیه/دفن، و استهلاک وسیله نقلیه ناشی از آن بار. به این سؤال پاسخ میدهد که "آیا برای این بارگیری خاص به اندازه کافی دریافت کردهایم؟"
حاشیه سود خالص همه چیزهای دیگری را که برای ادامه کار شرکت لازم است کم میکند: بازاریابی و تولید سرنخ، بیمه، پرداختها و استهلاک کامیون، اشتراک نرمافزار، هزینههای سربار دفتری، حقوق اداری و مالیات. به تنها سؤالی که واقعاً مهم است پاسخ میدهد - "آیا شرکت این ماه پول درآورده است؟"
یک کسبوکار میتواند روی کاغذ حاشیه سود ناخالص سالم ۴۰-۵۰٪ داشته باشد در حالی که بیصدا در حال نشت پول است، زیرا هزینه جذب مشتری و سربار هر چیزی را که حاشیه سود ناخالص به جا میگذارد میخورند. اشتباه گرفتن این دو فقط یک خطای گرد کردن نیست؛ این تفاوت بین سرمایهگذاری مجدد با اطمینان و تمام شدن پول نقد در حالی است که احساس میکنید در حال درهم کوبیدن آن هستید.
یک کار واقعی، از ابتدا تا انتها شکافته شده است
یک نمونه کار معمولی پاکسازی مسکونی ۳۵۰ دلاری با یک تیم دو نفره را در نظر بگیرید:
| آیتم | درصد درآمد | مبلغ به دلار |
|---|---|---|
| نیروی کار (تیم ۲ نفره) | ~۲۰٪ | ۷۰ دلار |
| هزینههای دفع / تخلیه | ۸-۱۱٪ | ~۳۵ دلار |
| سوخت | ۵-۷٪ | ~۲۱ دلار |
| ذخیره تعمیر و نگهداری وسیله نقلیه | ~۳٪ | ~۱۰ دلار |
| پردازش کارت اعتباری | ~۲٪ | ~۷ دلار |
| هزینه مستقیم کار | ~۴۰٪ | ~۱۴۳ دلار |
| سود ناخالص | ~۶۰٪ | ~۲۰۷ دلار |
آن ۲۰۷ دلار سود ناخالص فوقالعاده به نظر میرسد - تا زمانی که هزینه جذب مشتری از آن کم شود. یک شرکت جدیدتر که تبلیغات پولی تهاجمی و خدمات تولید سرنخ اجرا میکند میتواند ۲۰-۲۵٪ از درآمد را فقط برای زنگ زدن تلفن در سال اول هزینه کند، که تا سال سوم با رشد کسبوکار تکراری و ارجاعی به حدود ۱۵٪ کاهش مییابد. اجاره، بیمه، نرمافزار، حقوق اداری و مالیات را اضافه کنید، و آن کار با سود ناخالص ۲۰۷ دلاری اغلب پس از تخصیص تمام هزینههای واقعی به ۵۰-۱۰۰ دلار سود خالص کاهش مییابد - یک حاشیه سود خالص ۱۵-۳۰٪، نه ۵۰-۶۰٪ که عدد ناخالص نشان میداد.
هیچکدام از اعداد اشتباه نیستند. آنها فقط چیزهای مختلفی را اندازهگیری میکنند، و فقط یکی از آنها به شما میگوید که آیا کسبوکار سالم است یا نه.
چرا هزینههای تخلیه شایسته خط جداگانه خود هستند، نه یک حدس
هزینههای تخلیه یکی از معدود هزینههایی در این کسبوکار است که بسته به جغرافیا و فصل به شدت تغییر میکند، که آنها را به گزینهای بد برای یک خط "تخمینی" ثابت در صفحه گسترده قیمتگذاری شما تبدیل میکند. در سطح ملی، متوسط هزینه تخلیه در محل دفن زباله در حال افزایش بوده است - دادههای اخیر صنعت میانگین ایالات متحده را حدود ۶۲ دلار در هر تن قرار میدهد، که تقریباً ۱۰٪ سال به سال افزایش یافته است، با نرخهای سطح ایالتی از اوایل ۳۰ دلار در بخشهایی از جنوب مرکزی ایالات متحده تا بیش از ۱۰۰ دلار در هر تن در شمال شرق و آلاسکا. اگر کسبوکار شما هزینه دفع را بهعنوان یک درصد ثابت فرضی به جای بلیطهای وزن واقعی و رسیدهای هر بار ردیابی میکند، شما بر اساس عددی که از قبل قدیمی است قیمتگذاری میکنید - و با کاهش ظرفیت محل دفن زباله در منطقه شما، این شکاف فقط بزرگتر میشود.
راهحل مکانیکی است، نه هوشمندانه: رسید واقعی دفع را در مقابل کاری که به آن تعلق دارد، هر بار، ثبت کنید. در طول یک چهارم سال، این کار "هزینههای تخلیه حدود ۱۰٪ است" را به یک عدد واقعی و قابل دفاع تبدیل میکند که میتوانید بر اساس آن قیمتگذاری کنید - و اغلب شما را شگفتزده خواهد کرد که کدام نوع کار (به ویژه بارهای سنگین تشک و لوازم خانگی) بیصدا کمترین سود را در برنامه دارند.
هزینه یابی کار: عادتی که واقعاً شکاف بین ناخالص و خالص را کاهش میدهد
تنها عادت دفترداری با بالاترین اهرم برای یک کسبوکار حمل بار، هزینهیابی کار است - پیوست کردن هر هزینه مستقیم به کار خاصی که آن را ایجاد کرده است، به جای ریختن سوخت، نیروی کار و هزینههای تخلیه در یک سطل ماهانه. بدون آن، شما فقط میتوانید سودآوری را در سطح شرکت ببینید، به طور میانگین در تمام کارها، خوب و بد. با آن، میتوانید ببینید که بارهای مبلمان و لوازم خانگی ۵۰۰ دلاری شما بیصدا بهترین کار حاشیه سود شما هستند، در حالی که تماسهای ۱۵۰ دلاری "نیم کامیون زباله حیاط" به سختی پس از محاسبه زمان رانندگی و وزن تخلیه به نقطه سربهسر میرسند - اطلاعاتی که هیچ صورت سود و زیان ماهانه هرگز به شما نشان نخواهد داد.
یک راهاندازی هزینهیابی کار قابل اجرا نیازی به یک پلتفرم تخصصی ندارد. به سه چیز نیاز دارد که به طور مداوم انجام شوند:
- یک کد هزینه برای هر دسته هزینه مستقیم (نیروی کار، سوخت، دفع، تعمیر و نگهداری، هزینههای پردازش) که به خوبی به نمودار حسابهای شما نگاشت شود، تا یک حسابدار - یا شما، ساعت ۹ شب بعد از یک روز طولانی - بتواند در چند ثانیه یک هزینه را به یک کار برچسب بزند، نه در چند دقیقه.
- یک لاگ هزینه تخلیه و مسافت پیموده شده که به کار گره خورده است، نه به روز. دو بار به همان محل دفن زباله در یک روز باید همچنان بهعنوان دو هزینه جداگانه در برابر دو کار جداگانه ظاهر شوند.
- یک تطبیق ماهانه که در آن واقعاً ۵-۱۰ کار تکمیل شده را بیرون بکشید و حاشیه سود خالص واقعی آنها را محاسبه کنید، نه فقط قیمت نقلقول شده منهای یک حدس تقریبی از هزینهها.
حسابداری متنساده و مبتنی بر نسخه در اینجا یک انتخاب طبیعی است، زیرا هر کار میتواند تراکنش برچسبگذاری شده و قابل حسابرسی خود باشد، به جای یک خط مدفون در یک دسته کلی "هزینههای عملیاتی" - شما میتوانید به معنای واقعی کلمه پرس و جو کنید "همه کارهای برچسبگذاری شده با این کامیون، این ماه را به من نشان بده" به همان روشی که یک پایگاه داده را پرس و جو میکنید، به جای پیمایش در یک صفحه گسترده.
سه اشتباه که بیصدا شرکتهای پرمشتری را نابود میکنند
در نظر گرفتن پرداخت کامیون بهعنوان "هزینه کار نیست." استهلاک و پرداخت وام برای کامیون هزینههای واقعی انجام هر کاری هستند که آن کامیون انجام میدهد، حتی اگر روی یک رسید هر بار ظاهر نشوند. آنها را در حجم مورد انتظار کار ماهانه پخش کنید و آن تخصیص بهازای هر کار را در هزینه واقعی خود بگنجانید، در غیر این صورت کارهای "سودآور" شما مخفیانه توسط یک پرداخت کامیون که هیچکس قیمتگذاری نکرده است، یارانه دریافت میکنند.
میانگینگیری هزینه جذب مشتری در تمام کارها به جای منبع سرنخ. همه سرنخها هزینه یکسانی ندارند. یک ارجاع تقریباً هیچ هزینهای ندارد؛ یک سرنخ جستجوی پولی در یک منطقه شهری رقابتی میتواند به راحتی بیش از ۱۰۰ دلار هزینه داشته باشد. ترکیب آنها در یک CAC میانگین پنهان میکند که کدام کانال بازاریابی واقعاً هزینه خود را پرداخت میکند و کدام یک بیصدا حاشیه سود را در هر کاری که تولید میکند تخلیه میکند.
بررسی سودآوری ماهانه به جای هر کار، هر هفته. یک صورت سود و زیان ماهانه به شما میگوید که شرکت در مجموع پول درآورده است. این به شما نخواهد گفت که تیم سهشنبه به طور مداوم ۳۰ دقیقه در هر کار از تیم پنجشنبه کندتر است، یا اینکه هزینههای تعمیر و نگهداری یک کامیون به اندازه کافی افزایش یافته است تا مزیت حاشیه آن را از بین ببرد. بررسیهای هفتگی در سطح کار، رانش را در حالی که هنوز یک تصحیح کوچک است میگیرند، به جای یک غافلگیری در پایان سه ماهه.
هزینههای کار خود را به اندازه فاکتورهایتان قابل حسابرسی نگه دارید
اگر یک کسبوکار حمل بار، پاکسازی یا خدمات میدانی دارید، سریعترین راه برای بستن شکاف بین "ما شلوغیم" و "ما سودآوریم" این است که هزینه واقعی هر کار را به اندازه فاکتور آن قابل مشاهده و بررسی کنید. Beancount.io حسابداری متنسادهای ارائه میدهد که شفاف، مبتنی بر نسخه و آماده هوش مصنوعی است - هر کار، رسید هزینه تخلیه و هزینه سوخت بهعنوان یک ورودی ساده و قابل حسابرسی باقی میماند، به جای ناپدید شدن در یک کل ماهانه مبهم. رایگان شروع کنید و ببینید چرا صاحبان مشاغل کوچک به حسابداری متنساده روی میآورند تا واقعاً اعداد خود را بدانند، نه فقط تخمین بزنند.