جایی در سیستم حقوق شما همین حالا، ممکن است شخصی وجود داشته باشد که وجود ندارد.
نه یک اشتباه تایپی. نه یک رکورد تکراری که بعداً آن را پاک کنید. یک «کارمند» کاملاً شکلگرفته، با یک حساب بانکی، یک انتخاب کسر مالیات، و یک واریز مستقیم که هر دوره حقوق دریافت میکند — که توسط شخصی ایجاد شده که به نرمافزار حقوق شما دسترسی دارد و میداند که شما به اندازه کافی دقیق نگاه نمیکنید. بازرسان تقلب این را طرح کارمند خیالی مینامند، و این بهطور خاموش یکی از گرانترین نقاط کور در امور مالی کسبوکارهای کوچک است.
اعداد بزرگتر از آن چیزی هستند که اکثر صاحبان کسبوکار انتظار دارند. طرحهای کارمند خیالی سالانه حدود ۴۰۰ میلیارد دلار به کسبوکارهای آمریکایی خسارت میزنند و تقلب حقوقی به طور خاص تقریباً دو برابر بیشتر احتمال دارد که کسبوکارهای کوچک را نسبت به کسبوکارهای بزرگ تحت تأثیر قرار دهد، طبق گزارش انجمن بازرسان تقلب خبره. دلیل این نیست که کسبوکارهای کوچک بیشتر هدف قرار میگیرند — بلکه به این دلیل است که افراد کمتری به سیستم حقوق دسترسی دارند، که به معنای تفکیک کمتر بین شخصی که میتواند یک کارمند را اضافه کند و شخصی که میتواند به یک نفر پرداخت کند، است.
یک طرح کارمند خیالی دقیقاً چگونه به نظر میرسد
یک «شبح» همیشه یک شخص کاملاً ساختگی نیست. در عمل، بازرسان تقلب سه الگوی رایج را مشاهده میکنند:
- کارمند جعلی. شخصی با دسترسی به سیستم منابع انسانی یا حقوق یک رکورد جدید کارمند ایجاد میکند — نام، شماره تأمین اجتماعی (گاهی واقعی، گاهی بازیافتی)، حساب بانکی — و یک چک حقوق را به آن در هر دوره هدایت میکند.
- کارمند دوباره فعالشده. کارمندی که استعفا داده یا اخراج شده است در سیستم حقوق «فعال» باقی میماند. واریز مستقیم آن ادامه مییابد و شخص داخلی که رکورد را باز نگه داشته آن را جمعآوری میکند — اغلب با بهروزرسانی نکردن شماره مسیریابی قبل از تکمیل فرآیند خروج.
- کارمند واقعی تقسیمکننده کمیسیون. یک کارمند واقعی در لیست حقوق باقی میماند اما برای ساعاتی که کار نکرده است حقوق میگیرد، که توسط مدیری که در این توافق همدست است و سهمی میبرد، پشتیبانی میشود.
هر سه ریشه یکسانی دارند: یک نفر قدرت بررسینشده کافی بر روی حقوق و دستمزد دارد تا هم فرصت را ایجاد کند و هم شواهد را پنهان کند. یک طرح کارمند خیالی به طور متوسط ۱۸ تا ۳۰ ماه قبل از اینکه کسی متوجه شود طول میکشد، زیرا چک حقوق از بیرون کاملاً عادی به نظر میرسد — واریز میشود، با فید بانکی تطبیق داده میشود، و مگر اینکه کسی تعداد کارکنان را با افراد واقعی در ساختمان مقایسه کند، هیچ چیز مشکوک به نظر نمیرسد.
موارد واقعی نشان میدهند که این موضوع تا کجا میتواند پیش برود. یک طرح کارمند خیالی ده ساله در فلوریدا بیش از ۱۴۶ میلیون دلار از یک سازمان واحد خارج کرد قبل از اینکه دستگیر شود. در سمت کوچکتر، یک مرکز مراقبت در ایلینوی به دلیل یک شخص داخلی که کارگران ساختگی اختراع کرده بود، ۱۰۳,۰۰۰ دلار از دست داد — ضرری که برای کسبوکاری با آن اندازه میتواند تفاوت بین یک سال خوب و یک سال بسیار بد باشد. تحقیقات جنایی IRS به طور جداگانه بیش از ۱۶۰,۰۰۰ پرونده بالقوه کارفرمای شبح را در سراسر کشور شناسایی کرده است، با ۳۳ محاکمه تکمیلشده که به طور متوسط ۱.۳ میلیون دلار بازپرداخت هر کدام را داشته است.
نشانههای هشداردهندهای که واقعاً در کتابهای شما ظاهر میشوند
شما برای کشف بیشتر این موارد به نرمافزار حسابداری پزشکی قانونی نیاز ندارید. باید بدانید در دادههایی که از قبل دارید به دنبال چه چیزی باشید.
- شماره حساب بانکی یا مسیریابی تکراری در میان کارمندان «متفاوت». همکاران قانونی اساساً هرگز یک حساب واریز مستقیم مشترک ندارند.
- شمارههای تأمین اجتماعی تکراری یا نامعتبر، یا شمارههایی که با نام در پرونده مطابقت ندارند.
- آدرسها، شماره تلفنها یا مخاطبین اضطراری مشترک بین یک رکورد کارمند و کارکنان حقوق یا منابع انسانی.
- کسر مالیات که هرگز تغییر نمیکند — بدون رویدادهای زندگی، بدون تنظیمات، بدون بهروزرسانی W-4، سال پس از سال.
- مدارک سوار شدن به کار گمشده — بدون I-9، بدون انتخاب مزایا، بدون بررسی عملکرد، هرگز.
- تعداد کارکنان در حقوق که از تعداد افرادی که هر کسی در دفتر میتواند نام ببرد، بیشتر است.
- حقوق غیرمعمول صاف و بدون تغییر — کارمندان واقعی اضافهکاری، روزهای بیماری و مرخصی دارند. چک حقوق یک شبح به طرز مشکوکی هر دوره یکسان است.
به طور جداگانه، هر یک از این موارد میتواند یک اشتباه ورود داده باشد. با هم، به ویژه در اطراف یک کارمند یا یک تیم از یک مدیر، الگویی هستند که بازرسان ابتدا به دنبال آن میگردند.
کنترلهایی که این را قبل از اینکه ۱۰۰,۰۰۰ دلار هزینه شما شود، میگیرند
خبر خوب: راهحلها در اینجا ساختاری هستند، نه عجیب و غریب، و بیشتر آنها در دسترس کسبوکاری با چند کارمند هستند.
کسی را که میتواند حقوق ایجاد کند از کسی که میتواند آن را تأیید کند جدا کنید. این تنها کنترل با بیشترین اهرم است. شخصی که یک کارمند جدید را به سیستم اضافه میکند نباید همان شخصی باشد که اولین چک حقوق آن کارمند را تأیید میکند. در کسبوکاری که برای تقسیم این مسئولیت در میان دو کارمند بسیار کوچک است، مالک یا یک شریک باید شخصاً هر کارمند جدید وارد شده به حقوق را تأیید کند — بدون استثنا، بدون «بعداً بررسی میکنم.»
جزئیات حساب بانکی را به طور مستقل تأیید کنید. قبل از اینکه واریز مستقیم یک کارمند جدید فعال شود، تأیید کنید که حساب متعلق به کسی است که ادعا میکند — یک تماس سریع با شخص با استفاده از اطلاعات تماسی که از قبل در پرونده دارید (نه اطلاعاتی که با درخواست حساب جدید ارائه شده است) رایجترین بردار ساختگی را مسدود میکند.
یک تطبیق واقعی و حضوری تعداد کارکنان را به صورت فصلی انجام دهید، نه سالانه. ثبت حقوق را با افرادی که میتوانید واقعاً وجودشان را تأیید کنید مطابقت دهید — کارتهای ورود، برگههای زمان، مدیری که هر نام در تیم خود را میشناسد. حسابرسی سالانه ۱۲ ماه فرصت برای رشد یک طرح باقی میگذارد؛ بررسیهای فصلی این پنجره را به شدت کاهش میدهد.
به طور خودکار مراقب شناسههای تکراری باشید. اکثر پلتفرمهای حقوق، از جمله QuickBooks Online Payroll، Gusto و ADP، به شما اجازه میدهند لیست کامل کارکنان را با جزئیات بانکی و شمارههای تأمین اجتماعی صادر کنید. یک بررسی ساده صفحه گسترده برای مقادیر تکراری در آن ستونها ده دقیقه طول میکشد و رایجترین نشانه کارمند خیالی را میگیرد.
بازرسیهای غافلگیرکننده برنامهریزینشده انجام دهید. طرحی که دور تاریخ حسابرسی فصلی شناختهشده ساخته شده میتواند بر اساس آن برنامهریزی کند. یک تطبیق غافلگیرکننده گاهبهگاه — بیرون کشیدن ثبت حقوق در همان هفتهای که اتفاقاً چیز دیگری را بررسی میکنید — آن قابلیت پیشبینی را از بین میبرد.
هیچ کدام از اینها به نرمافزار جدید نیاز ندارد. نیاز به تصمیمی دارد که تأیید حقوق چیزی نیست که به طور کامل به دیگری واگذار شود، حتی در کسبوکاری که به همه کارکنان اعتماد دارید. بازرسان تقلب به طور مداوم مییابند که فقدان تفکیک پایه وظایف — نه نیت بد از سوی بیشتر کارکنان — چیزی است که یک بازیگر بد منزوی را به یک ضرر بیش از ۱۰۰,۰۰۰ دلار تبدیل میکند.
چرا این به کتابهای شما مرتبط است، نه فقط سیستم منابع انسانی شما
تقلب کارمند خیالی اساساً یک مشکل حسابداری به اندازه یک مشکل منابع انسانی است. طرحی که دو سال طول میکشد به این دلیل است که هیچکس هزینه حقوق را با تعداد کارکنانی که میتواند به طور مستقل تأیید کند تطبیق نمیدهد — تراکنشها خودشان در دفتر کل کاملاً قانونی به نظر میرسند. تقلب در یک ورود حسابداری هوشمندانه پنهان نیست؛ در فرضی پنهان است که اگر اعداد همخوانی داشته باشند، هیچکس نیازی به پرسیدن این ندارد که چه کسی واقعاً پول را دریافت کرده است.
این دقیقاً نوع شکافی است که حسابداری متنمحور و نسخهکنترلشده برای بستن آن ساخته شده است. وقتی هر تراکنش حقوق یک خط در دفتر کل است که میتوانید خودتان آن را جستجو، تفاوتیابی و حسابرسی کنید — به جای یک جعبه سیاه در داخل داشبورد فروشنده حقوق — اجرای بررسی حساب تکراری، علامتگذاری کارمندی که کسر مالیاتش هرگز تغییر نکرده، یا مقایسه تعداد کارکنان با روند هزینه حقوق در طول زمان بسیار آسانتر است. منتظر یک حسابرسی سالانه نیستید تا ناهنجاری را پیدا کنید که به طور خاموش برای یک سال و نیم در حال رشد بوده است.
سوابق حقوق خود را از روز اول قابل حسابرسی نگه دارید
تقلب کارمند خیالی در سیستمهایی که هیچکس به راحتی نمیتواند بازرسی کند، رشد میکند. Beancount.io حسابداری متنمحوری به شما میدهد که کاملاً شفاف و نسخهکنترلشده است، بنابراین هر ورود حقوق قابل ردیابی، قابل جستجو و مال شما برای حسابرسی است — بدون قفل فروشنده، بدون جعبه سیاه. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و صاحبان کسبوکار با ذهنیت مالی کتابهای خود را به متن ساده منتقل میکنند.