حسابداری نمایندگی خودروهای دست دوم با طرح خرید اینجا، پرداخت اینجا: اشتباهات رایج دلالان مستقل در ثبت دفاتر

یک دلال خرید-اینجا-پرداخت-اینجا (BHPH) فقط ماشین نمی‌فروشد — او همچنین یک شرکت مالی داخلی را اداره می‌کند، چه مالک آن را به این شکل در نظر بگیرد چه نه. هر بار که یک مشتری با یک سدان 9000 دلاری و یک دفترچه پرداخت 24 ماهه به جای پول نقد از نمایشگاه خارج می‌شود، نمایندگی یک وام ایجاد کرده است. آن وام مانند یک دارایی بانکی رفتار می‌کند، نه یک فروش خرده‌فروشی، و باید به همین شکل محاسبه شود. اکثر نمایشگاه‌های مستقل این موضوع را سال‌ها اشتباه ثبت می‌کنند تا اینکه یک حسابرسی IRS یا یک بررسی دقیق توسط وام‌دهنده، اصلاح را اجباری کند — که معمولاً پرهزینه است.

اگر شما در حال اداره یا مشاوره به یک نمایشگاه BHPH هستید، سه چیز دفاتر تمیز را از یک بهم ریختگی جدا می‌کند: نحوه ثبت سند دریافتنی قسطی، نحوه ذخیره برای بازپس‌گیری‌هایی که می‌دانید در راه هستند، و اینکه IRS کدام روش حسابداری را الزاماً باید استفاده کنید. اگر هر یک از این سه مورد را اشتباه انجام دهید، صورت‌های مالی شما درآمد را بیش از حد نشان می‌دهد، ریسک را کمتر از واقع نشان می‌دهد، و در نهایت وجه نقدی که فکر می‌کردید دارید را کمتر نشان می‌دهد.

چرا حسابداری BHPH مانند یک نمایندگی معمولی نیست​

یک دلال سنتی خودرو را می‌فروشد، بانک یا اتحادیه اعتباری مشتری پول را (منهای کمیسیون دلال) واریز می‌کند، و معامله بسته می‌شود. دلال هرگز سند را نگه نمی‌دارد.

یک دلال BHPH سند را نگه می‌دارد. فروش دو رویداد مالی جداگانه ایجاد می‌کند که باید به طور مستقل ردیابی شوند:

1. فروش خودرو — موجودی خارج می‌شود، درآمد و بهای تمام شده کالای فروش رفته شناسایی می‌شود.
2. ایجاد وام — یک قرارداد فروش اقساطی خرده‌فروشی (RISC) ایجاد می‌شود، و نمایندگی اکنون یک دریافتنی دارد که طی 12 تا 36 ماه پرداخت می‌شود، اغلب با نرخ‌های بین 20 تا 29 درصد APR بسته به سقف ربای ایالتی.

اشتباه گرفتن این دو رویداد — به عنوان مثال، ثبت کل مبلغ اسمی سند به عنوان درآمد در زمان فروش — رایج‌ترین اشتباه حسابداری در نمایشگاه‌های BHPH است، و همان چیزی است که یک حسابدار یا وام‌دهنده ابتدا آن را پرچم‌گذاری می‌کند.

ثبت صحیح سند دریافتنی قسطی​

زمانی که یک دلال BHPH یک خودروی 9000 دلاری را با پیش‌پرداخت 1000 دلاری طی 24 ماه تأمین مالی می‌کند، ثبت صحیح مواردی را که واقعاً اتفاق افتاده است جدا می‌کند:

• اسناد دریافتنی به میزان کل مانده قرارداد (اصل مبلغ 8000 دلار، قبل از کسب هزینه‌های مالی) بدهکار می‌شود.
• درآمد هزینه مالی تحقق نیافته به میزان بهره تعبیه شده در برنامه پرداخت بستانکار می‌شود — این درآمد هنوز کسب نشده است و نباید در روز اول به صورت سود و زیان وارد شود.
• درآمد فروش و بهای تمام شده کالای فروش رفته به قیمت فروش معادل نقدی خودرو شناسایی می‌شود، نه مجموع تمام پرداخت‌های آتی.

با ورود پرداخت‌های ماهانه، دلال هر پرداخت را بین کاهش اصل و درآمد هزینه مالی (با استفاده از روش بازده ثابت یا قانون 78 که در قرارداد مشخص شده است) تخصیص می‌دهد، و تنها بخش هزینه مالی به درآمد منتقل می‌شود. این دقیقاً همان روشی است که یک بانک درآمد بهره را از یک وام شناسایی می‌کند، زیرا از نظر عملکردی، معامله همین است.

بسیاری از نمایندگی‌های BHPH یک پرتفوی از این قراردادهای فروش اقساطی خرده‌فروشی می‌سازند که در ترازنامه به عنوان یک دارایی بزرگ دریافتنی قرار می‌گیرد — اغلب بزرگترین قلمی که کسب و کار در اختیار دارد، حتی بزرگتر از موجودی خودرو. این بدان معناست که سلامت یک نمایندگی BHPH در واقع یک سؤال درباره سلامت پرتفوی وام آن است، نه فقط تعداد خودروهایی که از نمایشگاه خارج می‌کند.

پیچیدگی شرکت مالی وابسته​

بخش قابل توجهی از اپراتورهای BHPH یک شرکت مالی وابسته (RFC) جداگانه راه‌اندازی می‌کنند — معمولاً یک C-corp یا S-corp خودش — و اسناد را از نمایندگی با تخفیف به RFC می‌فروشند، اغلب در محدوده 60 تا 70 سنت به ازای هر دلار بسته به قدمت تاریخچه پرداخت پرتفوی. اگر به درستی انجام شود، این کار به نمایندگی اجازه می‌دهد تا زیان ناشی از فروش سند را شناسایی کند در حالی که RFC ریسک وصول و جریان درآمد را جداگانه نگه می‌دارد.

IRS این ساختار را به دقت بررسی می‌کند، و تنها در صورتی از حسابرسی جان سالم به در می‌برد که دلال با آن به عنوان یک کسب و کار جداگانه واقعی رفتار کند:

• فروش از نمایندگی به RFC باید به ارزش منصفانه بازار مستند انجام شود، ترجیحاً با نقل قول‌هایی از خریداران شخص ثالث سند تأیید شود.
• زیان تخفیفی که نمایندگی ادعا می‌کند نمی‌تواند از سود ناخالصی که واقعاً از فروش خودروی مربوطه به دست آورده است تجاوز کند.
• نمایندگی و RFC به دفاتر جداگانه، حساب‌های بانکی جداگانه، و یک قرارداد خرید دارایی واقعی نیاز دارند که فروش سند و نرخ تخفیف را مستند کند — نه فقط یک ثبت در دفتر روزنامه.
• نهاد RFC نیاز به مبنای حقوق صاحبان سهام و سرمایه‌گذاری خود دارد؛ یک سهامدار S-corp نمی‌تواند زیان‌های بیش از مبنای خود در شرکت را فقط به خاطر اینکه کاغذ می‌گوید کسر کند.

اگر هر یک از آن مدارک مفقود باشد، یک ممتحن می‌تواند RFC و نمایندگی را برای اهداف مالیاتی دوباره به یک نهاد ادغام کند، که معمولاً به معنای رد کردن زیان تخفیف به صورت Retrospective است — یک شگفتی پرهزینه برای ساختاری که قرار بود در مالیات صرفه‌جویی کند.

ذخیره برای بازپس‌گیری‌ها قبل از وقوع​

اینجاست که حسابداری BHPH به شدت از یک کسب و کار کوچک معمولی فاصله می‌گیرد، و جایی است که بیشترین آسیب توسط دلالانی که از آن صرف‌نظر می‌کنند، وارد می‌شود. اسناد خودرویی با اعتبار پایین (Subprime) ذاتاً پرریسک است: تحقیقات اخیر فدرال رزرو نشان داد که تقریباً 78٪ از حجم وام‌دهی BHPH به وام‌گیرندگان subprime تعلق می‌گیرد، در مقایسه با حدود 27٪ برای وام‌دهندگان سنتی خودرو. رتبه‌بندی فیتچ گزارش داده است که پرتفوی‌های BHPH به مراتب بیش از 6.65٪ معوقات بالای 60 روز را نشان می‌دهند، و برخی از پرتفوی‌های BHPH نرخ بازپس‌گیری کامل چرخه را تا 25٪ گزارش می‌کنند. برخی داده‌های صنعتی نشان می‌دهد که وام‌های BHPH بیش از 16 برابر بیشتر از اسناد نگهداری شده توسط یک وام‌دهنده سنتی در هر لحظه در وضعیت بازپس‌گیری فعال قرار دارند.

این یک ریسک حاشیه‌ای نیست. این محیط عملیاتی پایه است. دفاتری که آن را منعکس نمی‌کنند، تخیلی هستند.

راه حل یک ذخیره برای زیان‌های اعتباری است (از نظر عملکردی همان مفهومی که وام‌دهندگان اکنون تحت CECL اعمال می‌کنند - زیان‌های اعتباری مورد انتظار جاری) که به اندازه پرتفوی تاریخی خود شما تعیین شده است، نه بر اساس آرزواندیشی:

• زیان‌های قطعی و نرخ‌های بازیابی را بر اساس سال صدور وام (vintage) ردیابی کنید، نه به صورت تجمیعی — یک سند صادر شده در یک سه‌ماهه با شرایط اعتباردهی سختگیرانه رفتار بسیار متفاوتی با سندی دارد که زمانی صادر شده که نمایشگاه در حال افزایش حجم فروش بود.
• ذخیره را به عنوان یک دارایی مقابل (contra-asset) در مقابل اسناد دریافتنی ایجاد کنید و دریافتنی را به ارزش خالص قابل تحقق آن کاهش دهید، به جای اینکه منتظر بمانید تا هر سند بد را به صورت جداگانه زمانی که از کار می‌افتد، رد کنید.
• هنگامی که بازپس‌گیری اتفاق می‌افتد، خودرو را به ارزش کمترین بین مانده سند معوق یا ارزش فروش مجدد واقع بینانه به موجودی دست دوم منتقل کنید — نه به مبلغ اسمی اصلی سند، که به محض توقف پرداخت مشتری، دارایی را بیش از حد نشان می‌دهد.
• ذخیره را حداقل به صورت سه‌ماهه در برابر تجربه واقعی بازپس‌گیری و بازیابی تطبیق دهید، و برآورد را تنظیم کنید به جای اینکه اجازه دهید یک درصد قدیمی برای سال‌ها باقی بماند.

یک نمایشگاه که این مرحله را نادیده می‌گیرد، به طور معمول درآمد سالمی را روی کاغذ نشان می‌دهد در حالی که وصول نقدی واقعی آن quietly بدتر می‌شود — شکاف فقط زمانی قابل مشاهده می‌شود که یک بانک تمدید خط اعتباری floorplan یا سرمایه در گردش نمایشگاه را رد کرده و صورت‌های مالی حسابرسی شده را درخواست کند.

روش تعهدی اختیاری نیست​

از آنجایی که یک نمایندگی BHPH موجودی (خودروها) و معمولاً حجم واقعی دریافتنی‌ها را حمل می‌کند، به طور کلی نمی‌تواند برای اهداف مالیاتی از حسابداری نقدی استفاده کند — درآمد باید زمانی شناسایی شود که معامله اتفاق می‌افتد، صرف نظر از اینکه آیا وجه نقد واقعاً دست به دست شده است یا خیر.

یک قانون مرتبط و اغلب اشتباه درک شده خاص دلالان وجود دارد: روش فروش اقساطی — که به بسیاری از فروشندگان اجازه می‌دهد شناسایی سود حاصل از تعهدات قسطی را تا زمان وصول وجه نقد به تعویق بیندازند — برای دلالانی که موجودی می‌فروشند در دسترس نیست. از آنجایی که یک دلال BHPH در کسب و کار فروش خودرو است، سود حاصل از فروش خودرو باید در سال فروش گزارش شود، حتی اگر دلال در واقع پول را طی دو یا سه سال آینده دریافت کند. تنها بخش بهره/هزینه مالی در طول زمان جریان می‌یابد؛ سود فروش خودرو نمی‌تواند صبر کند.

این ترکیب — حسابداری تعهدی اجباری، شناسایی درآمد حاصل از فروش موجودی به صورت upfront، به علاوه یک دفتر دریافتنی که باید محافظه‌کارانه ذخیره شود — دقیقاً همان مجموعه قوانین لایه‌ای است که در یک صفحه گسترده یا یک برنامه حسابداری عمومی کسب و کار کوچک که با در نظر گرفتن پرتفوی وام ساخته نشده است، به یک بهم ریختگی تبدیل می‌شود.

دفاتر تمیز BHPH واقعاً چه شکلی هستند​

به طور خلاصه، یک نمایندگی BHPH نمودار حساب‌های خود را نیاز دارد که حداقل موارد زیر را جدا کند:

• موجودی خودرو (قبل از فروش) در مقابل موجودی بازپس‌گیری شده (پس از بازپس‌گیری، تجدید ارزیابی شده)
• اسناد دریافتنی (ناخالص) در مقابل درآمد هزینه مالی تحقق نیافته (contra) در مقابل ذخیره زیان‌های اعتباری (contra)
• درآمد فروش خودرو و بهای تمام شده کالای فروش رفته، شناسایی شده در زمان فروش
• درآمد هزینه مالی، شناسایی شده به هنگام کسب در طول عمر سند
• دفاتر نهاد نمایندگی در مقابل دفاتر نهاد RFC، در صورت وجود یک شرکت مالی وابسته

هر یک از این خطوط نیاز به یک ردپای کاغذی دارد: قرارداد فروش اقساطی خرده‌فروشی، دفتر کل پرداخت‌ها که تقسیم اصل/بهره را نشان می‌دهد، سوابق بازپس‌گیری و بازیابی، و — در صورت وجود RFC — قرارداد خرید دارایی که هر فروش سند را مستند می‌کند. یک حسابرس، یک وام‌دهنده که قبل از تمدید خط اعتباری بررسی دقیق انجام می‌دهد، یا IRS، همگی اسناد پایه یکسان را درخواست خواهند کرد، فقط به دلایل مختلف.

دفاتر را از اولین قرارداد قابل حسابرسی نگه دارید​

کسب و کارهایی که از یک آزمون IRS یا بررسی دقیق وام‌دهنده جان سالم به در می‌برند، آنهایی نیستند که باهوش‌ترین ساختار RFC را دارند — آنها کسانی هستند که دفاترشان را می‌توان قرارداد به قرارداد، از زمان ایجاد تا تسویه یا بازپس‌گیری، ردیابی کرد. Beancount.io به دلالان مستقل و حسابدارانشان حسابداری متن‌ساده و قابل کنترل نسخه ارائه می‌دهد که در آن هر سند، هر تخصیص پرداخت، و هر تعدیل ذخیره، یک ورودی خوانا و قابل مقایسه (diffable) است به جای یک جعبه سیاه در نرم‌افزار DMS اختصاصی. همین امروز به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا تیم‌های مالی دفاتر خود را به قالبی منتقل می‌کنند که واقعاً می‌توانند آن را حسابرسی کنند.