از ده صاحب کسبوکار کوچک بپرسید ماه گذشته چقدر درآمد داشتهاند، و بیشتر آنها میتوانند بدون نیاز به بررسی پاسخ دهند. از آنها بپرسید اگر فردا همه مشتریان از پرداخت خودداری کنند، کسبوکارشان برای چند روز میتواند به فعالیت ادامه دهد، و پاسخهای زیادی با شانه بالا انداختن دریافت خواهید کرد.
این سوال دوم مهمتر از سوال اول است. درآمد به شما میگوید کسبوکار چگونه عمل میکند. شاخص روزهای نقدینگی موجود به شما میگوید که آیا کسبوکار در یک ماه بد، یک فصل کند، یا در برابر مشتریای که ۴۵ روز دیرتر پرداخت میکند، دوام میآورد یا خیر. این معیاری است که کسبوکارهایی را که میتوانند یک شوک را تحمل کنند از آنهایی که نمیتوانند جدا میکند.
شاخص روزهای نقدینگی موجود در واقع چه چیزی را اندازه میگیرد
شاخص روزهای نقدینگی موجود (که گاهی اوقات "روزهای بافر نقدی" نیز نامیده میشود) به یک سوال پاسخ میدهد: اگر از امروز هیچ پول دیگری وارد نشود، چند روز میتوانید اجاره، حقوق و دستمزد، و تأمینکنندگان را تنها با استفاده از وجه نقد موجود در حسابهایتان پرداخت کنید؟
این یک معیار بقای صرف است. به نرخ رشد شما، حاشیه سود شما، یا خوب بودن محصول شما اهمیت نمیدهد. تنها به یک چیز اهمیت میدهد — شکاف بین آنچه دارید و آنچه خرج میکنید — که به جای دلار، بر حسب روز اندازهگیری میشود، زیرا "روزها" عددی است که میتوانید آن را با تمام وجود حس کنید، به شکلی که "۴۷,۰۰۰ دلار" اینگونه نیست.
فرمول
محاسبه استاندارد:
Days Cash on Hand = Cash and Cash Equivalents ÷ ((Annual Operating Expenses − Non-Cash Expenses) ÷ 365)تقسیمشده به مراحل:
- با هزینههای عملیاتی سالانه از صورت سود و زیان خود شروع کنید (یا اگر دادههای کامل یک سال را ندارید، یک ماه/فصل اخیر را سالانه کنید).
- هزینههای غیرنقدی را کسر کنید — استهلاک (Depreciation) و استهلاک نامشهود (Amortization) موارد اصلی هستند. شما برای استهلاک چک نکشیدهاید، بنابراین نباید از ذخیره نقدی شما کم شود.
- بر ۳۶۵ تقسیم کنید تا متوسط خروج وجه نقد روزانه خود را بدست آورید.
- موجودی نقد فعلی خود را تقسیم کنید بر عدد خروج وجه نقد روزانه.
یک مثال کاربردی
فرض کنید کسبوکار شما دارای موارد زیر است:
- وجه نقد موجود: ۶۰,۰۰۰ دلار
- هزینههای عملیاتی سالانه: ۴۳۸,۰۰۰ دلار
- هزینههای غیرنقدی (استهلاک): ۱۸,۰۰۰ دلار
ابتدا، خروج وجه نقد روزانه را بیابید:
($438,000 − $18,000) ÷ 365 = $1,151 per dayسپس وجه نقد موجود را بر این رقم تقسیم کنید:
$60,000 ÷ $1,151 = 52 days cash on handاین کسبوکار میتواند حدود هفت و نیم هفته از هزینههای عملیاتی خود را با درآمد ورودی صفر پوشش دهد. اینکه آیا این وضعیت راحت است یا نه، کاملاً به نوع کسبوکار بستگی دارد — و اینجاست که معیارهای مقایسه وارد میشوند.
عدد سالم چقدر است؟
یک پاسخ "صحیح" واحد وجود ندارد و هر مقالهای که بدون هشدار یک عدد ثابت به شما بدهد، بیش از حد سادهسازی میکند. اما رویه صنعت در اطراف چند محدوده جمع میشود:
- کمتر از ۳۰ روز: حاشیه خطای باریک. یک ماه کند، یک چک برگشتی از یک مشتری بزرگ، یا یک صورتحساب تعمیر غیرمنتظره میتواند به سرعت شما را مجبور به تصمیمگیریهای سخت کند. اگر در این محدوده هستید، اولویت، مدیریت بحران است: هزینههای اختیاری را کاهش دهید، فاکتورهای سررسید شده را پیگیری کنید، و هر چیز اختیاری را به تعویق بیندازید.
- ۳۰-۶۰ روز: منطقهای که بیشتر کسبوکارهای کوچک واقعاً در آن قرار دارند. عملیات روزمره به خوبی پیش میرود، اما فضای زیادی برای جذب یک اختلال واقعی — یک قرارداد از دست رفته، یک افت فصلی، یا یک مشکل در زنجیره تأمین — وجود ندارد.
- ۶۰-۹۰ روز: راحت. میتوانید یک یا دو ماه بد را بدون وحشت جذب کنید، و فضا برای تصمیمگیری بر اساس جدول زمانی خودتان، به جای تحت فشار بودن، دارید.
- بیش از ۹۰ روز: ذخیره قوی، رایج در کسبوکارهایی با درآمد نامنظم یا فصلی (مانند محوطهسازی، آمادهسازی مالیات، یا خردهفروشیهای وابسته به تعطیلات) که نیاز دارند در دورههای طولانی بین ورودهای بزرگ وجه نقد دوام بیاورند.
هدف شما همچنین باید واقعیت سرمایه در گردش صنعت شما را دنبال کند. یک مشاور مستقل که از خانه کار میکند تقریباً هیچ سرباری ندارد و اغلب میتواند با روزهای نقدینگی کمتری فعالیت کند، زیرا در صورت کاهش درآمد، هزینههای او به سرعت کاهش مییابد. یک رستوران با حقوق و دستمزد، موجودی فاسدشدنی، و اجاره چنین امتیازی ندارد — هزینهها صرف نظر از حضور مشتریان ادامه مییابد، بنابراین به یک بافر بزرگتر نیاز دارد. عدد خود را با کسبوکارهایی که شبیه شما هستند مقایسه کنید، نه با یک قانون کلی سرانگشتی.
چرا این روش بهتر از "فقط موجودی بانکی را نگاه کردن" است
هر صاحب کسبوکاری از قبل به موجودی بانکی خود نگاه میکند. پس چرا باید خود را به زحمت یک نسبت رسمی بیندازیم؟
زیرا موجودی بانکی یک عکس لحظهای است، در حالی که روزهای نقدینگی موجود یک نرخ است. ۴۰,۰۰۰ دلار در بانک برای کسبوکاری که روزانه ۵۰۰ دلار میسوزاند، با کسبوکاری که روزانه ۴,۰۰۰ دلار میسوزاند، کاملاً متفاوت است — اولی ۸۰ روز و دومی ۱۰ روز ذخیره دارد. رقم دلاری به تنهایی به شما نمیگوید که واقعاً در چه وضعیتی هستید. تبدیل وجه نقد به "روزها" اندازه کسبوکار و نرخ مصرف نقدینگی را عادیسازی میکند، بنابراین میتوانید روند خود را در طول زمان مقایسه کنید، با همتایان خود معیارگذاری کنید، و به جای یک هدف مبهم ("بیشتر پسانداز کنید")، یک هدف مشخص ("تا پایان سال به ۴۵ روز برسید") تعیین کنید.
این همچنین گفتگویی را اجبار میکند که معیارهای درآمد و سود نمیتوانند. یک کسبوکار میتواند روی کاغذ سودآور باشد — فاکتورها صادر شدهاند، قراردادها امضا شدهاند — و همچنان اگر مشتریان به اندازه کافی دیر پرداخت کنند یا رشد از وصول مطالبات پیشی بگیرد، دچار کمبود نقدینگی شود. شاخص روزهای نقدینگی موجود یکی از معدود اعدادی است که مستقیماً به سوال "آیا میتوانیم حقوق و دستمزد ماه آینده را پرداخت کنیم" میپردازد، که معمولاً سوالی است که واقعاً صاحبان کسبوکار را شبها بیدار نگه میدارد.
محدودیتهای این شاخص
مانند هر نسبت واحدی، تعداد روزهای پوشش نقدینگی دارای نقاط کوری است که قبل از اتکای بیش از حد به آن، ارزش شناختن را دارد:
- این فرض را میکند که هزینهها یکنواخت هستند. در واقعیت، نقدینگی به صورت دستهای خارج میشود — حقوق و دستمزد هر دو هفته یکبار، اجاره در اول ماه، یک پرداخت بزرگ به تأمینکننده با شرایط خالص ۳۰ روزه. یک کسبوکار که در روز دوم ماه "۴۵ روز پوشش نقدینگی" را نشان میدهد، ممکن است در روز ۲۸ام، درست قبل از اینکه اجاره و حقوق و دستمزد هر دو در یک هفته پرداخت شوند، بسیار متفاوت به نظر برسد.
- این ورودیهای نقدی را نادیده میگیرد. این محاسبه به عمد یک سناریوی بدترین حالت و بدون درآمد است. یک کسبوکار فصلی بین دورههای پرکار ممکن است عدد بسیار پایینی را نشان دهد که در واقع نگرانکننده نیست، زیرا یک موج درآمد قابل پیشبینی در راه است.
- این بدهیهای سررسید شده را در نظر نمیگیرد. یک پرداخت یکجای وام یا تمدید خط اعتباری جزو "هزینههای عملیاتی" نیست، اما قطعاً بر اینکه آیا شما در زمان نیاز پول نقد خواهید داشت یا خیر، تأثیر میگذارد.
- این نشان نمیدهد که در شرایط فشار واقعاً چه کاری انجام میدهید. کسبوکارهای واقعی به محض اینکه نقدینگی کم میشود، هزینههای اختیاری را کاهش میدهند، استخدام را به تعویق میاندازند و بر سر شرایط مجدداً مذاکره میکنند — که مدت زمان واقعی عملیاتی را فراتر از آنچه فرمول ثابت پیشبینی میکند، افزایش میدهد.
از آن به عنوان یک شاخص جهتنما و یک محرک هشدار اولیه استفاده کنید، نه یک ساعت شمارش معکوس دقیق. آن را با یک پیشبینی چرخشی جریان نقدی برای تصویر نزدیکتر و هفته به هفته ترکیب کنید (برای آن لایه، راهنمای ما در مورد پیشبینی جریان نقدی ۱۳ هفتهای را ببینید).
چگونه این عدد را بهبود دهیم
اگر تعداد روزهای پوشش نقدینگی شما کمتر از حد مطلوب است، واقعاً فقط سه اهرم وجود دارد: کاهش نرخ مصرف نقدینگی، افزایش ذخیره نقدی یا تسریع وصول مطالبات.
ورودیهای نقدی را تسریع کنید:
- فاکتورها را بلافاصله پس از اتمام کار ارسال کنید، نه در پایان ماه.
- شرایط پرداخت را برای مشتریان جدید سختتر کنید و انتظارات روشنی را از ابتدا تعیین کنید.
- به مشتریانی که معمولاً دیر پرداخت میکنند، تخفیف کوچکی برای پرداخت زودهنگام ارائه دهید.
- در مورد سفارشات بزرگ یا سفارشی، دریافت پیشپرداخت را در نظر بگیرید.
خروجیهای نقدی را کند یا کاهش دهید:
- اشتراکهای دورهای و قراردادهای تأمینکننده را ممیزی کنید — تلفن، نرمافزار و بیمه از جمله مواردی هستند که کسبوکارهای کوچک بدون توجه بیش از حد پرداخت میکنند.
- در صورت امکان، با تأمینکنندگان خود بر سر شرایط پرداخت مذاکره کنید، بدون اینکه به رابطه آسیب برسانید.
- موجودی کالاهایی را که نقدینگی را راکد کردهاند و در حال حرکت نیستند، کاهش دهید (برای جنبه حسابداری این مشکل، مطلب ما در مورد کاهش ارزش موجودی کالاهای از رده خارج و کند فروش را ببینید).
ذخیره نقدی را آگاهانه بسازید:
- کمک به ذخیره نقدی را مانند یک صورتحساب دورهای در نظر بگیرید — درصد ثابتی از سود ماهانه، که به صورت خودکار به یک حساب جداگانه منتقل میشود، نه اینکه "هرچه باقی ماند" به آن اختصاص یابد.
- حداقل سالانه قیمتگذاری را بازنگری کنید؛ حاشیه سودهایی که دو سال پیش منطقی بودند، ممکن است دیگر هزینههای امروز را پوشش ندهند.
با این حال، هیچ یک از اینها کارساز نیست، اگر در وهله اول نتوانید این عدد را به وضوح ببینید — که در واقع قبل از اینکه یک مشکل مدیریت نقدینگی باشد، یک مشکل دفترداری است.
چرا اسناد حسابداری شما باید ابتدا صحیح باشند
تعداد روزهای پوشش نقدینگی تنها به اندازه اعدادی که آن را تغذیه میکنند قابل اعتماد است. اگر دفترداری شما چند هفته عقب است، یا "نقدینگی در دسترس" در واقع به معنای "هر آنچه اپلیکیشن بانکی در حال حاضر نشان میدهد، از جمله پولی که قبلاً برای حقوق و دستمزد کنار گذاشته شده است"، این نسبت در لحظهای که بیشترین نیاز را به آن دارید، به شما دروغ خواهد گفت.
اینجاست که نگهداری سوابق تمیز و بهروز ارزش خود را نشان میدهد. شما به یک رقم دقیق و بهروز از هزینههای عملیاتی (نه یک تخمین سالانه تقریبی)، یک مانده نقدی واقعی که پولی را که قبلاً تکلیفش مشخص شده است شامل نمیشود، و یک سیستمی نیاز دارید که به شما امکان دهد این عدد را در چند دقیقه بررسی کنید، نه اینکه هر بار که مشتری درخواست بهروزرسانی پیشرفت میکند، آن را بازسازی کنید.
وضعیت نقدی خود را قابل مشاهده نگه دارید، نه فقط نقدینگی خود را
یک معیار نقدینگی مانند تعداد روزهای پوشش نقدینگی تنها در صورتی مفید است که بتوانید آن را در صورت نیاز محاسبه کنید، به جای اینکه هر سه ماه یکبار اظهارنامهها را با عجله بررسی کنید. Beancount.io به شما یک حسابداری متن-ساده و کنترلشده با نسخه ارائه میدهد که در آن هر تراکنش شفاف و قابل پرسوجو است — بنابراین استخراج مانده نقدی فعلی و نرخ مصرف هزینههای عملیاتی شما یک پرسوجوی سریع است، نه یک بعد از ظهر برای مغایرتگیری. به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و صاحبان کسبوکار با ذهنیت مالی دقیقاً برای این نوع وضوح به حسابداری متن-ساده روی میآورند.