Pregúntele a un contratista cómo fue un trabajo y, por lo general, obtendrá una sensación, no un número. "Ese estuvo ajustado". "Ganamos un dinero decente en la remodelación de la cocina". "El trabajo de la terraza fue un dolor de cabeza". El saldo bancario subió, así que las cosas deben estar bien.
Luego llegan los estados financieros de fin de año, y el panorama es más feo de lo que sugerían las sensaciones. La empresa facturó $2,1 millones, trabajó horas brutales y obtuvo un beneficio neto del 4 por ciento. En algún lugar de esos cuarenta trabajos, el dinero se filtró, pero sin un costeo por trabajo, no hay forma de saber qué trabajos tuvieron fugas, cuánto o por qué.
El costeo por trabajo es la disciplina que convierte el "ese estuvo ajustado" en "perdimos $7.400 en el trabajo de Henderson porque la mano de obra de enmarcado se pasó 60 horas y nadie se dio cuenta hasta el cierre". Es la práctica contable más valiosa que un contratista o empresa de oficios puede adoptar, y la mayoría de los pequeños talleres lo hacen mal o no lo hacen en absoluto.
Qué es realmente el costeo por trabajo
El costeo por trabajo asigna cada dólar de costo al trabajo específico que lo originó. En lugar de un gran cubo etiquetado como "mano de obra" y otro como "materiales", cada trabajo tiene su propio libro mayor. Cuando un carpintero registra ocho horas, esas horas aterrizan en un trabajo. Cuando se entrega la madera, esa factura aterriza en un trabajo. Cuando alquila un elevador por dos semanas, el alquiler aterriza en un trabajo.
Es lo opuesto al costeo por procesos, que se adapta a las empresas que producen unidades idénticas: una planta embotelladora, un fabricante de productos básicos. Allí, cada unidad cuesta aproximadamente lo mismo, por lo que el promedio funciona bien. Los contratistas hacen lo contrario: cada proyecto es personalizado. La remodelación de un baño y la adición de una terraza no comparten casi ninguna estructura de costos. Promediar entre ellos oculta todo lo que importa.
El resultado del costeo por trabajo es un informe de costos por trabajo, una comparación continua de lo que estimó frente a lo que realmente ha gastado, desglosado por categoría, para cada trabajo activo. Leído correctamente, le indica que un trabajo está perdiendo dinero mientras aún puede hacer algo al respecto.
Las cuatro categorías de costos
Cada sistema de costeo por trabajo rastrea las mismas cuatro categorías. Si logra que estas sean claras y consistentes, el resto vendrá por añadidura.
1. Mano de obra directa
Los salarios de las personas que realizan físicamente el trabajo en ese proyecto. Esto suena simple y es el lugar más común donde los contratistas se equivocan, no porque olviden registrar las horas, sino porque registran los salarios base en lugar de la mano de obra con carga prestacional. Veremos más sobre eso en la siguiente sección, porque merece su propio espacio.
2. Materiales directos
Madera, accesorios, concreto, cable, paneles de yeso; cualquier cosa que se incorpore físicamente al trabajo. La disciplina aquí consiste en codificar cada factura del proveedor para el trabajo correcto el día que llega, no al final del mes cuando nadie recuerda qué entrega fue a dónde. Una pila de facturas sin codificar es un sistema de costeo por trabajo que ya ha fallado.
3. Subcontratistas y equipos
Costos de subcontratistas, alquiler de equipos, tarifas de contenedores de basura, permisos y otros gastos directos del proyecto. Estos acompañan al trabajo al igual que los materiales. Si posee el equipo en lugar de alquilarlo, normalmente cargará a los trabajos una tarifa interna por hora o por día para que cada proyecto absorba una parte justa del costo de propiedad.
4. Gastos generales (Costos indirectos)
Los costos que mantienen a la empresa en funcionamiento pero que no pueden rastrearse hasta un solo trabajo: la oficina, el salario del tasador, el software de contabilidad, el seguro de responsabilidad general, la camioneta del propietario, el marketing. Los gastos generales no desaparecen solo porque son difíciles de asignar; tienen que ser prorrateados entre los trabajos, lo cual cubriremos a continuación.
La trampa de la carga laboral
Este es el error que destruye silenciosamente los márgenes de los contratistas.
Un enmarcador gana $30 por hora. El contratista ve $30, presupuesta el trabajo usando $30 y rastrea el costo del trabajo a $30 por hora. Pero $30 no es lo que cuesta ese enmarcador. Por encima del salario se encuentran:
- Impuestos sobre la nómina del empleador (Seguridad Social, Medicare, desempleo federal y estatal)
- Seguro de compensación para trabajadores: a menudo del 8 al 15 por ciento de la nómina para oficios, mucho más alto para techadores
- Seguro de salud y contribuciones de jubilación
- Tiempo libre pagado, vacaciones, capacitación y certificación
- Herramientas pequeñas, asignación para teléfono, costos de vehículos
Súmelo todo y la tasa de mano de obra con carga prestacional completa suele estar entre un 30 y un 50 por ciento por encima del salario base. Ese enmarcador de $30 en realidad cuesta entre $42 y $45 por hora.
Si sus informes de costos por trabajo utilizan los $30 base, cada informe miente en la misma dirección: los trabajos parecen rentables a mitad de camino y decepcionan al cierre. Usted cree que está operando con márgenes del 18 por ciento, cuando en realidad son del 8. Presupuesta el próximo trabajo con el mismo número erróneo y le pone un precio bajo. El error se agrava.
Calcule su carga laboral una vez al año. Tome los costos totales anuales relacionados con la mano de obra (salarios más todos los elementos anteriores), divídalos por el total de salarios productivos y obtendrá un multiplicador de carga, por ejemplo, 1,38. Aplíquelo a cada hora en cada informe de costos por trabajo. Es la solución individual de mayor impacto en la contabilidad de contratistas.
Asignación de gastos generales con una tasa predeterminada
Los gastos generales no pueden rastrearse hasta un trabajo específico, por lo que se aplican utilizando una tasa establecida al inicio del año. La fórmula estándar es:
Tasa de gastos generales = Gastos generales anuales estimados ÷ Base de asignación anual estimada
La base de asignación es aquello que impulsa sus gastos generales; la mayoría de los contratistas utilizan las horas de mano de obra directa o el costo total directo del trabajo. Ejemplo: usted espera $360,000 de gastos generales el próximo año y 24,000 horas de mano de obra directa. Su tasa es de $15 de gastos generales por hora de mano de obra. Cada trabajo absorbe $15 por cada hora trabajada en él.
Debido a que la tasa es una estimación, los gastos generales reales resultarán ligeramente por encima o por debajo de lo aplicado. Al final del año, tendrá un pequeño saldo sobre o sub-aplicado, que se cierra contra el costo de ventas (o se prorratea entre los trabajos si es grande). No deje que esa pequeña conciliación lo asuste: aplicar los gastos generales de manera imperfecta durante todo el año es mucho mejor que ignorarlos y "descubrir" su verdadero margen solo cuando se completa la declaración de impuestos.
Códigos de costos: El sistema de archivo
Los códigos de costos son las categorías que convierten los costos brutos en un informe legible. En lugar de una sola línea de "materiales", una remodelación podría desglosarse en concreto, estructura, electricidad, plomería, acabados, entre otros. La industria de la construcción tiene un estándar formal — CSI MasterFormat, organizado en divisiones como División 03 Concreto y División 09 Acabados — y los grandes constructores comerciales se rigen por él.
La mayoría de los pequeños contratistas no deberían adoptar el MasterFormat completo. Una lista simplificada de 15 a 30 códigos que cubran el trabajo que realmente realiza es mejor que un estándar de 600 líneas que nunca usará de manera consistente. Tres reglas hacen que los códigos de costos funcionen:
- Manténgalo corto. No incluya oficios que no realice usted mismo ni subcontrate. El detalle que no mantendrá es solo ruido.
- Sea consistente en todos los trabajos. Utilice la misma estructura de códigos en cada proyecto, incluso cuando algunos códigos no se utilicen en trabajos pequeños. La consistencia es lo que le permite comparar un trabajo de este año con uno similar de hace dos años.
- Use un solo conjunto de códigos para todo. El error clásico y fatal: el estimador licita con un conjunto de códigos y el gerente de proyecto rastrea los costos con otro. Esa única inconsistencia rompe el vínculo entre lo estimado y lo real, y la comparación entre lo estimado y lo real es el objetivo principal.
Costos comprometidos: Viendo a la vuelta de la esquina
Un informe de costos de trabajo que solo muestra el dinero ya gastado es un espejo retrovisor. La cifra que evita desastres es el costo comprometido.
Un costo comprometido es dinero que usted ha obligado pero que aún no ha pagado: un subcontrato firmado, una orden de compra emitida, un pedido de material realizado pero no facturado. Supongamos que un trabajo tiene un presupuesto de $50,000, usted ha gastado $30,000 y ha emitido órdenes de compra por otros $25,000. Los informes basados solo en lo gastado dicen que le quedan $20,000. Realidad: ya ha comprometido $55,000 frente a un presupuesto de $50,000. Se ha excedido por $5,000 y puede verlo hoy —antes de que lleguen las facturas— en lugar de verlo al cierre.
Costo proyectado al finalizar = costos a la fecha + costos comprometidos + costo estimado para terminar el trabajo restante
Rastree ese número semanalmente y el trabajo dejará de darle sorpresas.
Lectura del informe de rentabilidad del trabajo
Un informe útil de costos de trabajo presenta cinco columnas una al lado de la otra para cada código de costo:
| Columna | Qué le indica |
|---|---|
| Estimación original | Lo que presupuestó para esta categoría |
| Costos a la fecha | Costos reales cargados incurridos hasta ahora |
| Costos comprometidos | Órdenes de compra y subcontratos aún no facturados |
| Costo para completar | Su estimación actual del costo restante |
| Varianza proyectada | Estimación menos el total proyectado — el resultado final |
Escanee la columna de varianza proyectada. Un código que tiende a salirse del presupuesto cuando el trabajo está solo al 40 por ciento es un incendio que aún puede apagar: reasigne a un equipo, renegocie una orden de cambio, ajuste el alcance. El mismo exceso descubierto al cierre es solo una pérdida que le tocará explicar.
Genere el informe semanalmente para cada trabajo activo. El costeo de trabajos realizado mensualmente es una lección de historia. Realizado semanalmente, es un volante.
Por qué los registros precisos hacen posible el costeo de trabajos
El costeo de trabajos solo funciona si la contabilidad subyacente está limpia y al día. Cada ejecución de nómina tiene que dividir las horas por trabajo. Cada factura de proveedor tiene que llevar un trabajo y un código de costo antes de ser contabilizada. Cada orden de cambio tiene que actualizar el presupuesto afectado. Si las transacciones se acumulan sin codificar durante tres semanas, sus informes de costos de trabajo son ficción, y tomará decisiones reales basadas en números ficticios.
Aquí es donde la contabilidad disciplinada y transparente se paga sola. Cuando cada transacción se codifica una vez, correctamente, y se almacena en un formato que realmente pueda inspeccionar, el informe de costos de trabajo se convierte en un subproducto de una buena teneduría de libros, en lugar de una dolorosa reconstrucción de fin de mes. Los contratistas que tratan la contabilidad como un hábito diario —y no como una carrera trimestral— son aquellos en cuyo costeo de trabajos se puede confiar.
Mantenga la honestidad en sus costos de trabajo desde el primer día
El costeo de trabajos no es una función de software que se compra; es el hábito de asignar cada costo al trabajo que lo causó, en dólares cargados, contra un conjunto consistente de códigos de costos, mientras aún puede actuar sobre lo que ve. Calcule correctamente la carga laboral, aplique los gastos generales con una tasa predeterminada, rastree los costos comprometidos y lea la columna de varianza semanalmente; así, el "ese estuvo ajustado" se convertirá en un número que usted puede gestionar.
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