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Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnung, -verarbeitung und -compliance für Unternehmen jeder Größe

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11 Minuten Lesezeit

Section 129 und Section 127: Mitarbeitern 12.750 $ steuerfrei gewähren und korrekt in der W-2 ausweisen

Für 2026 steigt der Ausschlussbetrag nach Section 129 für Kinderbetreuung von 5.000 $ auf 7.500 $, und die Studiendarlehensrückzahlung nach Section 127 wird dauerhaft. Damit kann ein Arbeitgeber bis zu 12.750 $ pro Mitarbeiter außerhalb des Arbeitslohns bewegen. Dieser Leitfaden behandelt die Regeln für schriftliche Pläne und Nichtdiskriminierung, in welchen W-2-Boxen jede Leistung landet – die gesamte Kinderbetreuung in Box 10, ausschließbare Bildungsunterstützung nirgendwo – sowie die sieben Fehler, die eine steuerfreie Leistung in steuerpflichtigen Lohn verwandeln.

Mike Thrift

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SSA-No-Match-Schreiben: Was Arbeitgeber tun sollten und die fünf Dinge, die Haftung auslösen

Ein SSA-No-Match-Schreiben (EDCOR) bedeutet, dass Name und SSN einer W-2 nicht mit den SSA-Unterlagen übereinstimmen – und mehr als 70 % der gekennzeichneten Datensätze gehören in den USA geborenen Staatsbürgern. Hier sind die vierteilige Arbeitgeberreaktion, die fünf Handlungen, die eine INA-Diskriminierungshaftung auslösen, und die IRS-Strafstufen 2026 von 60 $, 130 $ und 340 $ pro fehlerhafter Meldung.

Mike Thrift

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Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters vor dem 1. Januar: Die Checkliste für Migration, Steuerzahlungen und W-2, die im Oktober starten sollte

Ein Lohnabrechnungswechsel zum 1. Januar ist der sauberste, weil ein einziger Anbieter alle vier Formulare 941, das Formular 940 und jede W-2 besitzt – aber es erfordert etwa zwölf Wochen Vorbereitung. Diese Checkliste deckt den Zeitplan von Oktober bis Januar ab, die Jahresverlaufs- und Nebenleistungsdaten, die migriert werden müssen, die Autorisierung und den Widerruf von Formular 8655 sowie die fünf Übergabefehler, die IRS-Mitteilungen erzeugen.

Mike Thrift

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Trump-Konten für Arbeitgeber: Der 2.500-Dollar-Freibetrag, W-2-Box-12-Code TA und eine 5-Schritte-Einrichtungs-Checkliste

Arbeitgeber können bis zu 2.500 Dollar pro Arbeitnehmer und Jahr steuerfrei auf das Trump-Konto eines Kindes einzahlen und dies in W-2-Box 12 unter dem neuen Code TA melden, der erstmals auf den Formularen für 2026 erscheint. Dieser Leitfaden behandelt den schriftlichen Plan nach Section 128, die Obergrenze pro Arbeitnehmer (nicht pro Kind), die aggregierte 5.000-Dollar-Grenze pro Kind, Gehaltsumwandlungen über Cafeteria-Pläne nur für Angehörige, Nichtdiskriminierungstests nach dem Vorbild von Section 129 sowie die Lohnbuchhaltungs- und Kontoverifizierungskontrollen, die den Vorteil aus dem steuerpflichtigen Arbeitslohn heraushalten.

Mike Thrift

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12 Minuten Lesezeit

Wöchentlich, zweiwöchentlich oder halbmonatlich? Einen Lohnzahlungsplan wählen, der zum Zahlungstermingesetz Ihres Bundesstaats passt

Es gibt kein bundesweites Gesetz zur Lohnzahlungshäufigkeit – die Bundesstaaten legen die Untergrenze fest, und Connecticut, Rhode Island, New Hampshire, Massachusetts, Vermont und New York sind am strengsten. Zweiwöchentliche Zahlungen decken etwa 36–43 Prozent der privaten Unternehmen ab, bringen zwei Monate mit drei Gehaltszahlungen pro Jahr und einen 27. Zahlungstermin im Jahr 2026; halbmonatliche 24 unregelmäßige Perioden stimmen nie mit der 7-tägigen FLSA-Arbeitswoche überein, die Überstunden regelt.

Mike Thrift

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Der 27. Gehaltsscheck: Was die zusätzliche 2026-Lohnperiode für Ihr Gehaltsbudget bedeutet

2026 hat für viele Arbeitgeber 27 zweiwöchentliche Zahltage, was etwa 3,85 % zu den jährlichen Gehaltskosten für Angestellte hinzufügt. Hier erfahren Sie, wie Sie zwischen der Division des Gehalts durch 27 und der Zahlung des zusätzlichen Schecks wählen, wie Sie Gesundheits-, 401(k)- und HSA-Abzüge in der zusätzlichen Periode behandeln und was Sie für Arbeitgebersteuern bei der Sozialversicherungs-Bemessungsgrenze von 184.500 $ budgetieren sollten.

Mike Thrift

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Zu viel in Ihren 401(k) eingezahlt? So korrigieren Sie eine überhöhte Beitragszahlung nach § 402(g) vor dem 15. April

Für 2026 beträgt die Grenze für aufgeschobene Beiträge nach § 402(g) 24.500 $ pro Person (32.500 $ mit dem Nachholbeitrag ab 50 Jahren, 35.750 $ im Alter von 60 bis 63 Jahren), zusammengefasst über alle 401(k), 403(b), SIMPLE-IRA- und SARSEP-Pläne, in die Sie im Jahr einzahlen. Ein Überschuss, der nicht bis zum 15. April samt Erträgen zurückgezahlt wird, wird doppelt besteuert: einmal als Lohn im Beitragsjahr und erneut bei der Auszahlung. Zu den Schritten gehören das Zusammenrechnen der aufgeschobenen Beiträge aus W-2-Box 12, die schriftliche Benachrichtigung des Plans, das Lesen der 1099-R-Codes P und 8 sowie das Begrenzen der Gehaltsabzüge nach einem Arbeitsplatzwechsel im Laufe des Jahres.

Mike Thrift

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Blended Overtime für Mitarbeiter mit zwei Lohnsätzen: So funktioniert der gewichtete Durchschnitts-Regelsatz

Gemäß FLSA erhält ein Mitarbeiter, der in einer Arbeitswoche zwei Stundenlöhne verdient, Überstundenvergütung auf Basis des gewichteten Durchschnitts dieser Lohnsätze, nicht auf Basis eines einzelnen Satzes – und da die reguläre Vergütung bereits gezahlt wurde, ist nur noch der halbe Zuschlag geschuldet. Ein Rechenbeispiel (45 Stunden bei 20 $ und 30 $ ergibt einen Regelsatz von 23,33 $ und 58,33 $ Zuschlagszahlung), die fünf Fehler, die Nachzahlungsansprüche auslösen, und die Aufzeichnungen, die Ihre Berechnung belegen.

Mike Thrift

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Transparenzgesetze zum Gehalt in Maine und Virginia: Was kleine Arbeitgeber in jede Stellenausschreibung aufnehmen müssen

Virginia verlangt ab dem 1. Juli 2026 eine in gutem Glauben festgelegte Gehaltsspanne in jeder öffentlichen und internen Stellenausschreibung – ohne Ausnahme für die Unternehmensgröße; Maine verlangt dies ab dem 29. Juli 2026 von Arbeitgebern mit 10 oder mehr Beschäftigten, zusätzlich zu dreijährigen Gehaltsunterlagen. Hier erfahren Sie, was jedes Gesetz fordert, worin sie sich unterscheiden und welche Schritte Sie bei Ausschreibungen und Gehaltsabrechnung unternehmen müssen.

Mike Thrift

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11 Minuten Lesezeit

Wenn Ihr 401(k) zu einem „Großen Plan“ wird: Der Audit-Auslöser bei 100 Teilnehmern, die 80-120-Regel und Ihr erstes IQPA-Audit

Seit den Planjahren ab 2023 zählen nur noch 401(k)-Teilnehmer mit Kontoguthaben für die Grenze von 100 Teilnehmern für große Pläne, sodass ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern ein IQPA-Audit im Wert von 8.000 bis 12.000 US-Dollar zusammen mit seiner Form 5500 schulden kann. Dieser Leitfaden behandelt die Zählung am ersten Tag, wie die 80-120-Regel das Audit aufschiebt, die Fristen am 31. Juli und 15. Oktober sowie eine Checkliste zur Vorbereitung auf das erste Audit.

Mike Thrift

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12 Minuten Lesezeit

Feierabend-Nachrichten und Anrufe gelten als bezahlte Arbeitszeit: Ein FLSA-Überstundenleitfaden für kleine Arbeitgeber

Unter dem Suffered-or-Permitted-Standard des FLSA (29 CFR 785.11) ist die vierminütige Antwort eines nicht freigestellten Mitarbeiters auf eine Nachricht um 21 Uhr vergütungspflichtige Arbeit, wenn Sie wussten oder Grund zu der Annahme hatten, dass sie stattgefunden hat, und die De-minimis-Regel in 29 CFR 785.47 deckt selten zeitgestempelte, wiederkehrende Nachrichtenzeit ab. Dieser Leitfaden behandelt die Einstufung freigestellt vs. nicht freigestellt anhand der Gehaltsuntergrenze von 684 $ pro Woche, die vier Zeiterfassungskonstellationen, die Verstöße erzeugen, den Rückblick von zwei bis drei Jahren mit verdoppeltem pauschaliertem Schadensersatz sowie ein Compliance-Playbook mit fünf Gewohnheiten für kleine Arbeitgeber.

Mike Thrift

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Buchhaltung für mobile Ernteteams: Preise pro Acre, Kosten der Straße und Abschreibung eines Mähdreschers für 500.000 $

Wie ein mobiles Ernteteam seinen Preis pro Acre aus eigenen Kosten für Treibstoff, Arbeit, Reparaturen, Abschreibung und Transport ableitet – statt sich am Nachbarn zu orientieren –, Ausgaben für die Straße wie Unterkunft, Tieflader-Transporte, Regentage und IFTA-Meldung erfasst, saisonale und H-2A-Lohnabrechnung handhabt und einen Mähdrescher für 500.000 $ als 7-Jahres-MACRS-Wirtschaftsgut mit Section 179 und 100% Bonus-Abschreibung abschreibt.

Mike Thrift

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