Wenn Sie einem Mitarbeiter in diesem Jahr bei einem Umzug geholfen und die Erstattung als steuerfrei behandelt haben, ist Ihre Lohnbuchhaltung falsch – und der Fehler verstärkt sich jetzt für immer. Das One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) hat den bundesstaatlichen Umzugskostenabzug und die steuerfreie Behandlung von arbeitgeberfinanzierten Umzugskostenerstattungen dauerhaft abgeschafft und damit eine Tür geschlossen, die am 1. Januar 2026 wieder hätte aufschwingen sollen.
Hier erfahren Sie, was sich geändert hat, wer weiterhin für die alte Behandlung qualifiziert ist und wie Sie Ihre Umzugsrichtlinie und Lohnbuchhaltung vor Jahresende korrigieren.
Was sich tatsächlich geändert hat: Section 70113 in einfachen Worten
Von 2018 bis 2025 hat der Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) zwei verwandte Steuervergünstigungen ausgesetzt:
- Der Mitarbeiterabzug (Section 217): Arbeitnehmer konnten nicht mehr erstattete Umzugskosten als Abzug über der Linie geltend machen.
- Die Arbeitgeberbefreiung (Section 132(a)(6) und (g)): Erstattungen, die Sie für qualifizierte Umzugskosten eines Mitarbeiters zahlten, mussten in den Lohn einbezogen werden und unterlagen der Einkommens- und Lohnsteuer.
Das Schlüsselwort war ausgesetzt. Gemäß dem TCJA, wie es geschrieben wurde, sollten beide Vergünstigungen für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, zurückkehren – das heißt, die Regeln von vor 2018 (abzugsfähige Umzüge, die die Distanz- und Zeittests bestanden, steuerfreie Arbeitgebererstattungen) wären in diesem Jahr zurückgekehrt.
OBBBA Section 70113, wirksam für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, macht die Aufhebung dauerhaft. Das Gemeinsame Steuerkomitee beziffert die Änderung auf rund 700 Millionen US-Dollar an zusätzlichen Einnahmen für 2026 und 13,6 Milliarden US-Dollar im Zeitraum 2025–2034 – ein Maß dafür, wie viel steuerfreies Umzugsgeld der Kongress erwartete, sobald die Aussetzung abgelaufen wäre.
Was "dauerhaft" für Ihre Lohnbuchhaltung 2026 bedeutet
Jeder Dollar, den Sie für den Umzug eines Mitarbeiters ausgeben – Erstattungen, Pauschalbeträge und Zahlungen, die Sie direkt an die Umzugsfirma, den Vermieter der Übergangsunterkunft oder andere in seinem Namen leisten – ist jetzt Ergänzungslohn. Das bedeutet:
- Bundes-Einkommensteuer einbehalten (im Allgemeinen mit dem pauschalen Ergänzungssatz von 22 %, bis zu 1 Million US-Dollar)
- Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA)
- Staatliche und lokale Einbehaltungen, wo zutreffend
- Meldung in Box 1, 5 und 16 des Formulars W-2
Es gibt keinen Distanztest, keinen 39-Wochen-Beschäftigungstest zu verfolgen und kein Formular 3903 für gewöhnliche zivile Mitarbeiter zu registrieren. Diese Mechanismen überleben nur für die beiden unten genannten Gruppen.
Die zwei Gruppen, die weiterhin die alte Behandlung erhalten
1. Aktive Militärangehörige bei einer permanenten Versetzung
Unverändert seit den TCJA-Jahren: Mitglieder der US-Streitkräfte, die aufgrund eines militärischen Befehls im Zusammenhang mit einer permanenten Versetzung umziehen, können weiterhin qualifizierte Umzugskostenerstattungen vom Einkommen ausschließen und nicht erstattete Kosten abziehen. Wenn Sie Reservisten, Nationalgardisten oder Militärehepartner beschäftigen, beachten Sie, dass die Ausnahme dem militärischen Umzug folgt, nicht der Person – ein ziviler Arbeitsplatzwechsel eines Veteranen erhält keine Vergünstigung.
2. Mitglieder der Geheimdienste (neu ab 2026)
OBBBA erweitert die militärähnliche Ausnahme auf Mitarbeiter und neue Ernannte der Geheimdienste, wie unter dem National Security Act von 1947 definiert. Wie ihre militärischen Pendants können qualifizierte Mitglieder der Geheimdienste arbeitgeberfinanzierte qualifizierte Umzugskosten ausschließen und nicht erstattete abziehen.
Dies ist eine enge Ausnahme, kein Schlupfloch für Auftragnehmer: Es erfasst tatsächliche Mitarbeiter und Ernannte der Geheimdienste, nicht die viel größere Population von Sicherheitsüberprüften Auftragnehmern, die Geheimdienstbehörden unterstützen. Wenn Ihr Unternehmen ehemalige oder aktuelle Geheimdienstmitarbeiter einstellt, gehen Sie nicht von Annahmen aus – verifizieren Sie den Status der Person und die Art des Umzugs, bevor Sie etwas als ausschließbar behandeln.
Der Arbeitgeber-Leitfaden: Fünf Dinge, die Sie jetzt korrigieren sollten
1. Schreiben Sie jedes Angebotsschreiben um, das "steuerfreie" Umzüge verspricht
Wenn Ihre Angebotsvorlagen, Umzugsrichtlinie oder Recruiting-E-Mails Umzugshilfe als steuerfrei, steuerabzugsfähig oder "grossed up, sodass Sie nichts schulden" beschreiben, aktualisieren Sie sie jetzt. Die häufigste Version dieses Fehlers: Ein Einstellungsmanager verspricht mündlich einen 20.000-US-Dollar "steuerfreien" Umzugsbonus, die Lohnbuchhaltung behält korrekt Steuern ein, und der neue Mitarbeiter fühlt sich am ersten Tag benachteiligt. Geben Sie den Bruttobetrag an und sagen Sie klar, dass es sich um steuerpflichtigen Lohn handelt, der der Quellensteuer unterliegt.
2. Entscheiden Sie Ihre Gross-up-Richtlinie bewusst
Da jeder Umzugseuro steuerpflichtig ist, liefert eine Erstattung von 25.000 US-Dollar bei einem kombinierten Grenzsteuersatz von 30 % nur etwa 17.500 US-Dollar an Kaufkraft. Viele Arbeitgeber "grossen auf" – zahlen zusätzlich, um die Steuerlast des Mitarbeiters zu decken. Ein Gross-up ist selbst steuerpflichtiger Lohn, daher ist die Berechnung iterativ: Um 25.000 US-Dollar netto bei einem Satz von 30 % zu liefern, zahlen Sie 25.000 / (1 − 0,30) ≈ 35.714 US-Dollar, nicht 32.500 US-Dollar.
Häufige Ansätze:
- Voller Gross-up: Sie übernehmen die gesamten Steuerkosten. Einfach, großzügig, teuer.
- Teilweiser oder begrenzter Gross-up: Sie grossen bis zu einem festen Prozentsatz auf (z. B. 25 %) und der Mitarbeiter trägt den Rest.
- Kein Gross-up, höhere Pauschale: Sie zahlen eine größere runde Summe und lassen den Mitarbeiter die Steuern verwalten.
Was auch immer Sie wählen, halten Sie es schriftlich fest. Ein Umzug ist eine der größten Einzelzahlungen, die viele Mitarbeiter jemals von Ihnen erhalten – Branchenbenchmarks beziffern typische US-Inlandspakete zwischen 15.000 und 75.000 US-Dollar, mit durchschnittlichen Gesamtkosten pro umziehendem Hausbesitzer, die fast 80.000 US-Dollar erreichen, einschließlich Verkaufshilfe – daher schafft Mehrdeutigkeit hier echte Streitigkeiten.
3. Erfassen Sie direkte Dienstleisterzahlungen in der Lohnbuchhaltung
Dies ist die am häufigsten übersehene Einbehaltungspflicht bei Umzügen. Wenn Sie die Umzugsfirma, die Firmenwohnung oder den Wohnungssuchdienst direkt bezahlen, anstatt den Mitarbeiter zu erstatten, sind diese Zahlungen immer noch steuerpflichtiger Lohn des Mitarbeiters. Sie müssen für die Quellensteuer und W-2-Berichterstattung in die Lohnbuchhaltung fließen.
Richten Sie einen Prozess ein, bei dem jede umzugsbezogene Lieferantenrechnung dem Mitarbeiter zugeordnet und im selben Abrechnungszyklus an die Lohnbuchhaltung gemeldet wird – die Verteilung der Quellensteuer auf mehrere Gehaltszahlungen ist weit weniger schmerzhaft als eine Überraschungskorrektur im Dezember. Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem Rechnungen nicht Mitarbeitern zuordnen kann, ist das die erste Korrektur, die Sie vornehmen sollten.
4. Vergessen Sie nicht die Bundesstaaten, die den Abzug weiterhin erlauben
Das Bundesrecht ist jetzt entschieden, aber eine Handvoll Bundesstaaten haben sich nie der TCJA-Aussetzung angepasst und erlauben weiterhin einen Umzugskostenabzug oder eine Befreiung in der staatlichen Steuererklärung – im Allgemeinen nach den alten bundesstaatlichen Distanz- und Zeittests. Bestätigte Beispiele umfassen Kalifornien, New York, Pennsylvania und Massachusetts, mit einigen anderen in derselben Gruppe.
Praktische Konsequenzen:
- Mitarbeiter, die innerhalb oder in diese Bundesstaaten umziehen, können weiterhin Entlastung auf staatlicher Ebene erhalten. Sagen Sie ihnen, sie sollen ihren Steuerberater konsultieren, anstatt anzunehmen, dass die Bundesregel überall gilt.
- Wenn Sie auch für staatliche Steuern auf grossen, zahlen Sie möglicherweise in nicht konformen Bundesstaaten zu viel. Einige Arbeitgeber verwenden jetzt staatsspezifische Gross-up-Sätze für Umzüge, die diese Bundesstaaten betreffen.
- Die staatliche Quellensteuer auf den Ergänzungslohn ist weiterhin im Voraus erforderlich – der Abzug, wo er existiert, erfolgt bei der Einreichung.
5. Trennen Sie Umzug von Reisen in Ihren Büchern
Umzugskostenerstattungen sind Lohn; Geschäftsreisekostenerstattungen unter einem verantwortungsvollen Plan sind es nicht. Wenn Sie beides in einem einzigen "Reisen und Umzug"-Sachkonto vermischen, ist es leicht, beim Umzugsteil zu wenig einzubehalten – oder bei legitimen Reisen zu viel. Führen Sie separate Konten, separate Genehmigungsabläufe und separate Lohnbuchhaltungsfeeds für die beiden Kategorien. Wenn Sie Ihre Bücher in Klartext führen, zeigt die Dokumentation, wie Sie Lohnverrechnungskonten strukturieren, damit jeder Feed für sich selbst abgestimmt wird.
Fehler, die Bescheide auslösen (und wütende neue Mitarbeiter)
- Pauschalbeträge als nicht steuerpflichtig behandeln. Eine 10.000-US-Dollar "Umzugsbeihilfe" ohne Abrechnung tatsächlicher Kosten ist nur ein Bonus mit einem freundlicheren Namen. Behalten Sie Steuern darauf ein, wie auf einen solchen.
- Lagerung von Haushaltsgegenständen über den Umzug hinaus vergessen. Auch für militärische und Geheimdienstumzüge qualifizieren sich nur qualifizierte Ausgaben (Beförderung von Haushaltsgegenständen sowie Reise und Unterkunft auf dem Weg, ohne Mahlzeiten). Haussuchungsreisen, vorübergehendes Wohnen über den Umzug hinaus und Immobilientransaktionskosten waren nie qualifizierte Ausgaben.
- Die militärische Ausnahme auf zivile Umzüge von Veteranen anwenden. Die Ausnahme erfordert einen Umzug aufgrund eines militärischen Befehls. Ein Veteran, den Sie für eine zivile Rolle einstellen, wird wie jeder andere Mitarbeiter besteuert.
- Gross-ups versprechen, die Sie nicht berechnen können. Wenn Ihr Lohnbuchhaltungsdienstleister die Quellensteuer zum Ergänzungssatz auf Umzugsbatches nicht verarbeiten kann, korrigieren Sie das, bevor Sie schriftlich einen Gross-up versprechen.
- Den Jahresendstau ignorieren. Umzugszahlungen häufen sich zum Jahresende (Feiertagsumzüge, Startdatum-Boni). Im Januar entdeckte, nicht gemeldete direkte Dienstleisterzahlungen bedeuten korrigierte W-2-Formulare und geänderte Lohnsteuererklärungen. Gleichen Sie Umzugskonten im vierten Quartal monatlich ab.
Eine kurze Auffrischung: Die alten Tests für die beiden Ausnahmen und die Bundesstaaten
Für militärische und Geheimdienstumzüge – und für staatliche Steuererklärungen in nicht konformen Bundesstaaten – sind die Mechanismen von vor 2018 weiterhin relevant:
- Distanztest: Der neue Arbeitsplatz muss mindestens 50 Meilen weiter vom alten Zuhause entfernt sein als der alte Arbeitsplatz (militärische PCS-Umzüge sind von diesem Test ausgenommen).
- Zeittest: Vollzeitbeschäftigung für mindestens 39 Wochen in den 12 Monaten nach dem Umzug (78 Wochen über 24 Monate für Selbstständige). Auch hier sind militärische Umzüge ausgenommen.
- Qualifizierte Ausgaben: Angemessene Kosten für die Beförderung von Haushaltsgegenständen und persönlichen Effekten sowie Reise und Unterkunft für den Mitarbeiter und Haushaltsmitglieder, die zum neuen Zuhause reisen. Mahlzeiten waren nie als Umzugskosten abzugsfähig.
Alle anderen: Nichts davon gilt auf Bundesebene mehr. Es gibt keinen Test zu bestehen, weil es keinen Abzug mehr zu beanspruchen gibt.
Halten Sie Ihre Umzugsbuchhaltung von Anfang an sauber
Während Sie Angebotsschreiben und Lohnbuchhaltungsprozesse für die dauerhafte Aufhebung aktualisieren, stellen Sie sicher, dass Umzugseuros getrennt von Reisen, Leistungen und Boni verfolgt werden – pro Mitarbeiter, pro Umzug, mit direkten Dienstleisterzahlungen, die automatisch in die Lohnbuchhaltung fließen. Saubere Aufzeichnungen verwandeln ein 50.000-US-Dollar-Umzugspaket in eine routinemäßige W-2-Zeile statt in einen Januar-Stress. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Black Boxes, keine Anbieterbindung. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf Klartext-Buchhaltung umsteigen.
