Wave vs. ZipBooks vs. Akaunting: Kostenlose Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen im Vergleich

In Ihrem ersten Geschäftsjahr konkurriert jeder Dollar an Gemeinkosten direkt mit Lagerbestand, Marketing und Ihrem eigenen Gehalt. Buchhaltungssoftware ist eine der wenigen Rechnungen, die Sie legitimerweise auf null senken können – aber nur, wenn Sie eine kostenlose Version wählen, die Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf abdeckt, und nicht eine, die genau die Funktion hinter einer Bezahlschranke versteckt, die Sie am meisten brauchen. Wave, ZipBooks und Akaunting bieten alle echte kostenlose Buchhaltung, doch sie verdienen ihr Geld auf völlig unterschiedliche Weise, und das entscheidet darüber, wo der jeweilige kostenlose Tarif endet.

Dieser Leitfaden vergleicht die drei anhand der Dimensionen, die für einen Kleinunternehmer wichtig sind: was der kostenlose Tarif umfasst, wie die Rechnungsstellung aussieht, wie der Bankabgleich funktioniert, was die Lohnabrechnung kostet und für wen sich welches Tool am besten eignet.

Die kurze Antwort​

• Wählen Sie Wave, wenn Sie Freiberufler oder Solo-Selbstständiger sind und den vollständigsten kostenlosen Kern wollen: unbegrenzte Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Belegerfassung sowie integrierte Lohnabrechnung und Zahlungsabwicklung, die Sie später aktivieren können.
• Wählen Sie ZipBooks, wenn Sie keine Buchhaltungskenntnisse haben und die einfachste Oberfläche wollen, plus eine kostenlose automatische Bankverbindung und mühelose Zeiterfassung, die mit der Lohnabrechnung synchronisiert wird.
• Wählen Sie Akaunting, wenn Sie technisch versiert sind, in mehreren Währungen oder Sprachen tätig sind oder Ihre Finanzdaten auf Ihrem eigenen Server statt in der Cloud eines anderen haben möchten.

Alle drei ermöglichen Ihnen, unbegrenzt Rechnungen ohne Bezahlung zu versenden. Die Unterschiede zeigen sich bei Bankanbindungen, Lohnabrechnung, Benutzern und der Frage, wer Ihre Daten kontrolliert.

Wie jeder kostenlose Tarif Geld verdient​

Das Geschäftsmodell zu verstehen, verrät Ihnen, wo die Bezahlschranke irgendwann zuschlägt.

Wave verschenkt den Buchhaltungskern und verdient Geld, wenn Sie Kartenzahlungen über Rechnungen akzeptieren oder die Lohnabrechnung durchführen. Der kostenlose Tarif ist die Einstiegsrampe zu diesen kostenpflichtigen Diensten, was bedeutet, dass die Buchhaltung selbst großzügig bleibt – unbegrenzte Einnahmen- und Ausgabenverfolgung, Rechnungsstellung und Berichte –, während Komfortfunktionen wie automatische Bankimporte und Mitarbeiterzugänge im kostenpflichtigen Pro-Tarif liegen.

ZipBooks verwendet ein klassisches Stufenmodell: einen kostenlosen Starter-Tarif, dann Smarter für 15 $ pro Monat und Sophisticated für 35 $ pro Monat. Der kostenlose Tarif ist bewusst einfach gehalten, und die Upgrades fügen Teammitglieder, mehr Bankverbindungen, wiederkehrende Abrechnung und intelligentere Berichte hinzu. Die Lohnabrechnung erfolgt über eine Integration mit Gusto statt über ein integriertes Produkt.

Akaunting ist Open-Source-Software. Die selbst gehostete Edition ist kostenlos – Sie installieren sie auf Ihrem eigenen Server, und Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur –, während das Unternehmen Geld mit verwaltetem Cloud-Hosting und einem Marktplatz kostenpflichtiger Apps verdient, die Funktionen wie erweiterte Berichte oder zusätzliche Integrationen hinzufügen.

Wave: Der vollständigste kostenlose Kern​

Wave kommt einer vollständigen Buchhaltungssuite zum Nulltarif am nächsten. Der kostenlose Starter-Tarif umfasst unbegrenzte Kostenvoranschläge, Rechnungen, Belege, Einnahmen- und Ausgabenverfolgung, Belegerfassung und grundlegende Finanzberichte. Es gibt keine Rechnungsobergrenze und keine Testuhr, die im Hintergrund tickt.

Rechnungsstellung​

Waves Rechnungsstellung ist seine stärkste Funktion. Sie können professionelle Rechnungen mit Ihrem Logo erstellen, unbegrenzt Kostenvoranschläge und Rechnungen versenden, Online-Zahlungen direkt aus der Rechnung akzeptieren und verfolgen, wer bezahlt hat und wer überfällig ist. Kunden können per Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen, ohne die Rechnung zu verlassen, was die Distanz zwischen „Rechnung versendet" und „Geld erhalten" verkürzt.

Die Zahlungsabwicklung ist der Bereich, in dem Wave sein Geld verdient: Kreditkartenzahlungen kosten 2,9 Prozent plus 60 Cent pro Transaktion für Visa, Mastercard und Discover (3,4 Prozent plus 60 Cent für American Express), und Bankzahlungen kosten 1 Prozent mit einem Minimum von 1 $. Wenn Ihre Kunden per Scheck oder Banküberweisung außerhalb von Wave bezahlen, fallen diese Gebühren nie an.

Bankabgleich​

Dies ist die Hauptbeschränkung des kostenlosen Tarifs. Automatische Bankimporte und Transaktionsfeeds erfordern den kostenpflichtigen Pro-Tarif, der je nach Abrechnung etwa 16 bis 19 $ pro Monat kostet. Im kostenlosen Starter-Tarif geben Sie Transaktionen manuell ein oder laden Kontoauszüge hoch. Für einen Freiberufler mit ein paar Dutzend Transaktionen pro Monat dauert die manuelle Eingabe Minuten; für ein Produktunternehmen mit Hunderten von Transaktionen wird das Fehlen des Auto-Imports zum Grund für das Upgrade.

Lohnabrechnung​

Wave ist das einzige der drei mit integrierter Lohnabrechnung. Der Full-Service-Lohn in den Vereinigten Staaten kostet 40 $ pro Monat plus 6 $ pro aktivem Mitarbeiter, einschließlich Steuererklärungen und Direkteinzahlung, mit einer kostengünstigeren Self-Service-Option in unterstützten Bundesstaaten. Mitarbeiter, Auftragnehmer, W-2s und 1099s werden alle im selben Dashboard wie Ihre Bücher verwaltet, sodass Lohneinträge ohne eine separate zu pflegende Integration in Ihr Hauptbuch fließen.

Zu beachtende Einschränkungen​

Der kostenlose Tarif ist Einzelbenutzer: Das Hinzufügen eines Buchhalters oder Geschäftspartners als Mitarbeiter erfordert Pro. Der Support im kostenlosen Tarif erfolgt als Self-Service über das Help-Center. Wave ist außerdem in erster Linie ein US- und Kanada-Produkt – Multi-Währungs-Rechnungsstellung existiert, aber internationale Unternehmen mit komplexen Anforderungen werden es dünner finden als Akaunting.

ZipBooks: Der einfachste Einstieg​

ZipBooks ist für Inhaber konzipiert, die noch nie Bücher geführt haben. Die Oberfläche vermeidet bewusst Buchhaltungsjargon, und Funktionen wie intelligente Einblicke erklären, was Ihre Zahlen bedeuten, statt sie nur auszudrucken.

Rechnungsstellung​

Der kostenlose Starter-Tarif umfasst unbegrenzte Rechnungen, unbegrenzte Lieferanten und Kunden sowie Multi-Währungs-Rechnungen mit Unterstützung für Steuern, Mehrwertsteuer und Rabatte. Sie können Square- und PayPal-Zahlungen auf Rechnungen akzeptieren, was praktisch ist, wenn Sie bereits über eine der beiden Plattformen abwickeln. Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gibt es im Smarter-Tarif für 15 $ pro Monat, wenn der Großteil Ihres Umsatzes also auf Retainern basiert, planen Sie das Upgrade von Anfang an ein.

Bankabgleich​

ZipBooks gewinnt diese Kategorie im kostenlosen Tarif: Starter umfasst eine automatische Bankverbindung, sodass Ihre Transaktionen hereinkommen und Sie sie kategorisieren, statt sie einzutippen. Zusätzliche Verbindungen und unbegrenzte Bank-Feeds erfordern Smarter. Für ein Unternehmen, das alles über ein einziges Girokonto abwickelt – was auf die meisten ganz neuen Unternehmungen zutrifft – reicht eine Verbindung genau aus.

Lohnabrechnung​

ZipBooks hat keine integrierte Lohnabrechnung. Stattdessen integriert es sich mit Gusto: Sie erfassen die Zeit in ZipBooks, synchronisieren die Stunden mit Gusto, führen dort die Lohnabrechnung durch, und die Lohntransaktionen landen zurück in Ihren Büchern. Neue Lohnkunden, die sich über ZipBooks anmelden, erhalten drei Monate Gusto kostenlos. Das funktioniert gut, bedeutet aber, dass die Lohnabrechnung ein zweites Abonnement mit einem zweiten Login ist, und die Kosten pro Mitarbeiter folgen den Gusto-Preisen statt einer gebündelten Rate.

Zu beachtende Einschränkungen​

Der kostenlose Tarif deckt einen Benutzer ab; Smarter unterstützt bis zu fünf Teammitglieder. Die Zeiterfassung ist enthalten, aber Belegerfassung und Live-Kundensupport beginnen in kostenpflichtigen Tarifen. ZipBooks hat in neueren Bewertungen auch keine voll funktionsfähige mobile App, wenn Sie also von Baustellen aus per Smartphone Rechnungen schreiben, testen Sie die mobile Web-Erfahrung, bevor Sie sich festlegen. Die Sicherheitsgrundlagen sind mit 256-Bit-TLS-Verschlüsselung während der Übertragung und AES-Verschlüsselung im Ruhezustand abgedeckt.

Akaunting: Die selbst gehostete Open-Source-Option​

Akaunting verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz: Statt Ihnen Zugang zu seiner Cloud zu vermieten, gibt es Ihnen die Software. Die selbst gehostete Edition ist kostenlos und Open Source – Sie installieren sie auf Ihrem eigenen Server, und niemand sonst hält Ihre Finanzdaten. Sie wird von Unternehmen in mehr als 100 Ländern genutzt, unterstützt über 50 Sprachen und verarbeitet mehrere Währungen nativ.

Rechnungsstellung​

Der kostenlose selbst gehostete Tarif deckt Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Berichterstattung für ein Unternehmen ab, wobei neuere Bewertungen das kostenlose Limit bei etwa 1.000 Rechnungen ansetzen. Das ist mehr als genug für ein Kleinunternehmen, das über Jahre hinweg ein paar Rechnungen pro Woche versendet. Die Rechnungsstellung unterstützt mehrere Währungen von Haus aus, was Akaunting zur natürlichen Wahl macht, wenn Sie Kunden in mehr als einer Währung in Rechnung stellen.

Bankabgleich​

Im kostenlosen Tarif gibt es keine integrierte automatische Banksynchronisierung; Bank-Feeds kommen über Apps aus dem Akaunting-App-Store, einige kostenlos und einige kostenpflichtig. Dies ist der zentrale Kompromiss der Plattform: Der Kern ist kostenlos, und Sie stellen die benötigten Funktionen aus Modulen zusammen. Kostenbewusste Inhaber, die manuell abgleichen, zahlen nie einen Cent; Inhaber, die Live-Feeds wollen, kaufen die entsprechende App.

Lohnabrechnung​

Wie ZipBooks hat Akaunting kein natives Lohnabrechnungsprodukt. Lohn- und HR-Funktionalität kommen über Marktplatz-Apps statt über einen integrierten Dienst, rechnen Sie also damit, Add-ons zu prüfen (oder einen separaten Lohnanbieter zu nutzen), sobald Sie Mitarbeiter einstellen. Für einen Solo-Betrieb ohne Personal spielt diese Lücke nie eine Rolle.

Zu beachtende Einschränkungen​

Selbst-Hosting bedeutet, Sie sind die IT-Abteilung: Installation, Updates, Backups und Sicherheit liegen in Ihrer Verantwortung. Wenn dieser Satz Sie zusammenzucken ließ, beginnt die verwaltete Cloud-Version bei 12 $ pro Monat (8 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung), wobei höhere Tarife Benutzer, Rechnungen und enthaltene Apps hinzufügen. Der Support im kostenlosen Tarif kommt aus dem Community-Forum statt von einem Helpdesk. Aber für technisch versierte Inhaber ist der Gewinn totale Kontrolle – jeder kann den Quellcode lesen, alles in Standardformate exportieren und jederzeit mit allen intakten Daten gehen.

Direkter Vergleich​

Die Preise ändern sich, bestätigen Sie also die aktuellen Preise auf der Website jedes Anbieters, bevor Sie sich entscheiden – aber die Grundform jedes Angebots ist seit Jahren stabil.

Welches passt zu Ihrem Unternehmen?​

Freiberufler und Solo-Selbstständige. Wave ist die Standardwahl: unbegrenzte Rechnungsstellung, Belegerfassung, eine echte mobile App und integrierte Lohnabrechnung, wenn Sie irgendwann ein oder zwei Auftragnehmer einstellen – alles ab null. ZipBooks ist die Alternative, wenn Sie Einfachheit und die kostenlose Bankverbindung über Waves tieferes Funktionsspektrum stellen.

Dienstleistungsunternehmen mit kleinem Team. ZipBooks für 15 $ pro Monat gibt Ihnen fünf Zugänge, unbegrenzte Bankverbindungen, wiederkehrende Abrechnung und Zeiterfassung, die in die Gusto-Lohnabrechnung fließt. Dieses Paket passt genau dazu, wie Agenturen und Beratungen tatsächlich arbeiten: Stunden erfassen, Retainer in Rechnung stellen, das Team bezahlen.

Internationale und Multi-Währungs-Unternehmen. Akaunting gewinnt eindeutig. Über 50 Sprachen, native Multi-Währungs-Aufzeichnungen und die Fähigkeit, Open-Source-Code an lokale Steueranforderungen anzupassen, machen es zum einzigen der drei, das von Anfang an für grenzüberschreitende Tätigkeiten konzipiert ist.

Datenschutzbewusste und technisch versierte Inhaber. Die selbst gehostete Edition von Akaunting ist die einzige Option, bei der kein Anbieter Ihr Hauptbuch hält. Wenn Sie bereits einen Heimserver oder einen VPS betreiben, ist die Installation ein Wochenendprojekt, das dauerhaft ein Abonnement und eine Datenverwahrungsbeziehung beseitigt.

Unternehmen, die schnell skalieren wollen. Seien Sie ehrlich beim Ausstieg. Alle drei kostenlosen Tarife setzen einen kleinen Betrieb voraus: ein Benutzer, einfache Berichterstattung, begrenzte Automatisierung. Wenn Sie innerhalb eines Jahres zehn Mitarbeiter und Multi-Channel-Vertrieb erwarten, wählen Sie das Tool, dessen kostenpflichtiger Tarif zu dieser Zukunft passt – oder beginnen Sie mit ordentlichen doppelt geführten Büchern, die Ihnen vollständig gehören, damit eine Migration nie zur Krise wird.

Was kostenlose Tarife nicht leisten​

Kostenlose Buchhaltungssoftware deckt den Kernkreislauf ab – Einnahmen erfassen, Ausgaben verfolgen, Rechnungen versenden, grundlegende Berichte erstellen –, aber jeder kostenlose Tarif zieht die gleiche Grenze an ungefähr derselben Stelle. Keiner der drei kostenlosen Tarife umfasst Mehrbenutzerberechtigungen mit Rollen, erweitertes Inventar, Projektrentabilität oder prüfungstaugliche Kontrollen. Die Lohnsteuererklärung ist immer ein kostenpflichtiges Add-on oder ein separates Produkt. Und die Bank-Feed-Automatisierung, die Funktion, die ab wachsendem Transaktionsvolumen die meiste Zeit pro Woche spart, ist das Erste, was jeder Anbieter für zahlende Kunden reserviert.

Diese Grenze ist tatsächlich nützlich: Sie zeigt Ihnen, wie „Erwachsenwerden" aussieht. Wenn die manuelle Eingabe beginnt, eine Stunde pro Woche zu fressen, ist das das Signal, für Bank-Feeds zu bezahlen. Wenn eine zweite Person Zugriff auf das Hauptbuch braucht, ist das das Signal, für Benutzerplätze zu bezahlen. Bis dahin ist der kostenlose Tarif kein Kompromiss – er ist das richtige Werkzeug in der richtigen Größe.

Was auch immer Sie wählen, die Gewohnheit zählt mehr als die App. Gleichen Sie Ihre Konten jeden Monat ab, halten Sie Geschäfts- und Privatausgaben auf getrennten Karten, und fotografieren Sie jeden Beleg am Tag des Erhalts. Saubere Bücher zur Steuerzeit sind mehr wert als jeder Funktionsvergleich, und jeder Buchhalter berechnet weniger, wenn Ihre Unterlagen organisiert eintreffen. Wenn Sie die Mechanismen verstehen wollen, die diese Apps automatisieren – Soll, Haben und den Kontenplan –, führt die Beancount-Dokumentation durch die Konzepte der doppelten Buchführung, die gelten, egal welches Tool Ihr Hauptbuch hält.