Jede Zahl auf Ihrer Steuererklärung stammt von irgendwoher. Wenn Ihr Steuerberater die gesamten Bürokosten, die Herstellungskosten der verkauften Waren oder die ausstehenden Forderungen anfragt, erscheinen diese Zahlen nicht durch Zauberei — sie sind Summen von Transaktionen, die in beschriftete Kategorien einsortiert wurden. Wenn Ihre Kategorien vage, doppelt vorhanden oder fehlend sind, ist jeder nachgelagerte Bericht auf eine Weise falsch, deren Entwirrung teuer wird: falsch ausgewiesener Gewinn, verpasste Abzüge und eine Steuererklärung, die auf Vermutungen aufbaut.
Der Kontenplan ist einfach die vollständige Liste dieser Kategorien. Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine Einstiegsvorlage, die auf den fünf Kontenarten aufbaut, die jedes Unternehmen verwendet, erklärt, was in jede gehört, und zeigt, wie Sie sie anpassen, ohne Ihre Bücher durcheinanderzubringen.
Was ein Kontenplan tatsächlich ist
Ein Kontenplan, meist mit KKP abgekürzt, ist das geordnete Verzeichnis aller Konten, die Ihr Buchhaltungssystem zur Erfassung von Transaktionen verwendet. Jeder Verkauf, jede Rechnung, jeder Lohnlauf und jede Bankgebühr wird auf eines dieser Konten gebucht. Zum Monats- oder Jahresende fließen die Salden in Ihre Finanzberichte zusammen: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung.
Betrachten Sie ihn als das Ablagesystem für Ihr Geld. Ein gutes Ablagesystem hat einen Ordner für alles, was Sie tatsächlich erhalten, nichts für das, was Sie nicht erhalten, und Beschriftungen, die klar genug sind, dass jeder — Sie, ein Buchhalter, ein Prüfer — korrekt ablegen kann, ohne nachzufragen. Ein guter Kontenplan funktioniert genauso: vollständig, schlank und selbsterklärend.
Die meisten Buchhaltungsprogramme werden mit einem Standard-Kontenplan ausgeliefert, und Anfänger akzeptieren ihn oft unverändert. Das ist besser als nichts, aber Standardpläne sind generisch. Ein Freiberufler braucht keine Bestandskonten; eine Bäckerei braucht keine Konten für Subunternehmer eines Filmteams. Eine Stunde, die Sie damit verbringen, die folgende Vorlage an Ihr Unternehmen anzupassen, zahlt sich in jedem einzelnen Monat aus, in dem Sie abstimmen.
Die fünf Kontenarten, erklärt
Jedes existierende Konto fällt in genau eine von fünf Arten. Lernen Sie diese, und die ganze Vorlage fügt sich zusammen.
1. Aktiva: Was Ihr Unternehmen besitzt
Aktiva sind Ressourcen mit zukünftigem wirtschaftlichem Wert: Bargeld, Banksalden, Beträge, die Ihnen Kunden schulden, Bestände in Regalen, vorausbezahlte Versicherungen, Ausrüstung und Fahrzeuge. In der Bilanz teilen sich die Aktiva in kurzfristige Aktiva (innerhalb eines Jahres in Bargeld umwandelbar, wie Girokonten und Forderungen) und langfristige Aktiva (wie Maschinen und Gebäude, abzüglich kumulierter Abschreibungen).
Anfänger zählen Aktiva am häufigsten zu niedrig, indem sie Forderungen und vorausbezahlte Posten vergessen. Wenn Sie im März eine Rechnung an einen Kunden stellen und im April bezahlt werden, hat der März einen Aktivposten — Forderungen aus Lieferungen und Leistungen —, obwohl kein Bargeld geflossen ist. Ihn zu erfassen ist das, was die periodengerechte Buchhaltung den wahren zeitlichen Verlauf Ihres Geschäfts abbilden lässt.
2. Passiva: Was Ihr Unternehmen schuldet
Passiva sind Verpflichtungen: Kreditkartensalden, noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen, einbehaltene, aber noch nicht abgeführte Lohnsteuern, Darlehen und passivische Rechnungsabgrenzungsposten (vor der Leistungserbringung erhaltenes Bargeld). Wie die Aktiva teilen sie sich in kurzfristig (innerhalb eines Jahres fällig) und langfristig (Hypotheken, mehrjährige Darlehen).
Das Konto, das hier bei den meisten Kleinunternehmen fehlt, ist ein separates Konto für Lohnverbindlichkeiten. Lohnsteuern, die Sie von Gehaltsschecks einbehalten, sind nicht Ihr Geld — Sie halten sie treuhänderisch für den Staat. Sie in ein allgemeines Rechnungskonto zu mischen, ist der Weg, auf dem Inhaber versehentlich Steuergeld ausgeben und die Lücke zum Zeitpunkt der Abgabe entdecken.
3. Eigenkapital: Der Anteil des Eigentümers
Eigenkapital ist die Restforderung am Unternehmen, nachdem die Passiva von den Aktiva abgezogen wurden: Einlagen des Eigentümers, einbehaltene Gewinne, abzüglich Entnahmen oder Ausschüttungen des Eigentümers. Bei einem Einzelunternehmer mag es ein einzelnes Kapitalkonto plus ein Entnahmekonto sein; Kapitalgesellschaften verwenden Stammaktien plus einbehaltene Gewinne.
Eigenkapital ist der Ort, an dem privates und betriebliches Geld aufeinandertreffen, also halten Sie es sauber. Jeder Dollar, den Sie einzahlen, ist eine Einlage; jeder Dollar, den Sie für private Zwecke entnehmen, ist eine Entnahme oder Ausschüttung — niemals ein Aufwand. Private Ausgaben als Betriebsausgabe zu buchen, überzeichnet die Abzüge und untertreibt den Gewinn, was genau die Art von Falschdarstellung ist, die bei einer Prüfung Ärger verursacht.
4. Erträge: Geld, das Ihr Unternehmen verdient
Ertragskonten erfassen Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Viele Kleinunternehmen beginnen mit einem einzigen Umsatzkonto, und das ist in Ordnung — bis es das nicht mehr ist. Sobald Sie wissen wollen, welches Angebot tatsächlich Geld einbringt, teilen Sie die Erträge nach Sparten auf: Produktverkäufe versus Dienstleistungsgebühren oder Pauschalvergütungen versus Projektvergütungen.
Widerstehen Sie der Versuchung, Erstattungen direkt gegen die Erträge zu verrechnen, ohne eine Spur zu hinterlassen. Bruttoumsätze zu erfassen und Erstattungen oder Rabatte in eigenen Konten (Erlösschmälerungskonten) zu verfolgen, bewahrt die wahre Geschichte: wie viel Sie verkauft haben und wie viel zurückgeflossen ist. Diese Abflussquote ist eine Managementkennzahl, die es zu beobachten lohnt.
5. Aufwendungen: Was der Betrieb kostet
Aufwendungen sind die Kosten des Geschäftsbetriebs: Miete, Löhne, Nebenkosten, Marketing, Versicherungen, Software-Abonnements, Berufsgebühren und — bei Produktunternehmen — die Herstellungskosten der verkauften Waren. Dies ist die Kategorie, die Inhaber am schnellsten überfüllen, indem sie für jeden Lieferanten ein neues Konto anlegen, anstatt nach Zweck zu gruppieren.
Die Lösung ist, Aufwendungen nach Funktion zu ordnen, nicht nach Zahlungsempfänger. Ihre Buchhaltung braucht keine separaten Konten für jedes Versorgungsunternehmen; sie braucht ein Konto für Nebenkosten. Die Herstellungskosten der verkauften Waren wiederum verdienen einen eigenen Abschnitt getrennt von den Betriebsausgaben, denn der Bruttogewinn — Erträge minus Herstellungskosten der verkauften Waren — ist die am meisten beachtete Marge in jedem Produktunternehmen, und die Herstellungskosten unter Büromaterial zu vergraben, verdeckt sie.
Eine Einstiegsvorlage zum Kopieren
Nachfolgend finden Sie einen Einstiegs-Kontenplan für ein typisches kleines Dienstleistungs- oder Produktunternehmen, der ein vierstelliges Nummerierungsschema verwendet, bei dem die erste Ziffer die Kontenart signalisiert. Löschen Sie, was nicht zutrifft, fügen Sie hinzu, was fehlt, und lassen Sie die Nummernbereiche intakt, damit Berichte korrekt sortieren.
1000–1999: Aktiva
- 1010 Geschäftliches Girokonto
- 1020 Geschäftliches Sparkonto
- 1030 Portokasse
- 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- 1110 Wertberichtigung auf zweifelhafte Forderungen
- 1200 Bestände (Produktunternehmen)
- 1300 Vorausbezahlte Ausgaben (Versicherung, Miete, jährlich gezahlte Software)
- 1500 Ausrüstung und Möbel
- 1510 Kumulierte Abschreibungen — Ausrüstung
- 1600 Fahrzeuge
- 1610 Kumulierte Abschreibungen — Fahrzeuge
2000–2999: Passiva
- 2010 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- 2020 Geschäftskreditkarten
- 2100 Lohnverbindlichkeiten (einbehaltene Steuern, zu zahlende Sozialleistungen)
- 2200 Umsatzsteuerverbindlichkeit
- 2300 Passivische Rechnungsabgrenzung (Anzahlungen und vorausbezahlte Arbeiten)
- 2500 Kurzfristige Darlehen und Kreditlinien
- 2600 Langfristige Darlehen
3000–3999: Eigenkapital
- 3010 Einlagen des Eigentümers (oder Stammaktien bei Kapitalgesellschaften)
- 3020 Entnahmen des Eigentümers (oder Dividenden bei Kapitalgesellschaften)
- 3030 Einbehaltene Gewinne
4000–4999: Erträge
- 4010 Umsatz- oder Dienstleistungserlöse
- 4020 Produktverkäufe (falls getrennt von Dienstleistungen)
- 4030 Erstattungen und Rabatte (Erlösschmälerung, als negativer Betrag geführt)
- 4100 Sonstige Erträge (Zinsen, Sonstiges)
5000–5999: Herstellungskosten der verkauften Waren (Produktunternehmen)
- 5010 Materialien und Verbrauchsmaterial
- 5020 Fertigungslöhne
- 5030 Fracht und Anlieferungskosten
- 5040 Händler- und Zahlungsabwicklungsgebühren (falls an Verkäufe gebunden)
6000–6999: Betriebsausgaben
- 6010 Löhne und Gehälter
- 6020 Lohnsteuern (Arbeitgeberanteil)
- 6030 Zahlungen an Subunternehmer und Freiberufler
- 6040 Miete und Pacht
- 6050 Nebenkosten
- 6060 Versicherungen
- 6070 Marketing und Werbung
- 6080 Software und Abonnements
- 6090 Berufsgebühren (Buchhaltung, Recht)
- 6100 Büromaterial
- 6110 Reisen und Bewirtung
- 6120 Bankgebühren
- 6130 Abschreibungsaufwand
- 6140 Sonstige Aufwendungen
Das sind ungefähr 40 Konten — genug, um korrekte Finanzberichte zu erstellen, wenige genug, um sie zu pflegen. Der Test für ein weiteres Konto: Würden Sie eine andere Entscheidung treffen, wenn Sie diese Zahl separat kennen? Wenn ja, fügen Sie das Konto hinzu. Wenn Sie nur neugierig sind, enthalten Ihre Transaktionsnotizen bereits das Detail.
Wie die fünf Arten in Ihre Finanzberichte fließen
Die fünf Arten existieren, um zwei Berichte zu speisen. Aktiva, Passiva und Eigenkapital erscheinen in der Bilanz, die stets die Bilanzgleichung erfüllen muss: Aktiva gleich Passiva plus Eigenkapital. Jede von Ihnen erfasste Transaktion hält diese Gleichung im Gleichgewicht, weshalb die doppelte Buchführung Fehler aufdeckt — wenn die beiden Seiten nicht mehr übereinstimmen, wurde etwas falsch gebucht.
Erträge und Aufwendungen erscheinen in der Gewinn- und Verlustrechnung, wo Erträge minus Aufwendungen den Nettogewinn ergeben. Zum Jahresende wird der Nettogewinn in die einbehaltenen Gewinne der Bilanz abgeschlossen und verknüpft so die beiden Berichte. Deshalb ist die Fehlklassifizierung so wichtig: einen Ausrüstungskauf als Büroaufwand zu buchen, verschiebt nicht nur eine Zahl — es verlagert Wert von der Bilanz in die Gewinn- und Verlustrechnung, wodurch sowohl Aktiva als auch Gewinn untertreiben werden.
Dieses Zusammenspiel zu verstehen, verändert, wie Sie Ihre eigenen Zahlen lesen. Wenn der Gewinn gesund aussieht, aber das Bargeld knapp ist, liegt die Antwort auf der Passivseite der Bilanz: Forderungen wachsen schneller als die Einziehungen, oder Bestände häufen sich an. Der Kontenplan ist das, was diese Diagnose möglich macht, denn jede Seite der Geschichte hat ihre eigenen beschrifteten Kategorien.
Nummerierung, die Raum zum Wachsen lässt
Das Nummerierungsschema in der Vorlage ist wohlüberlegt. Die erste Ziffer identifiziert die Art (1 für Aktiva, 2 für Passiva und so weiter), verwandte Konten gruppieren sich, und Lücken zwischen den Nummern lassen Platz für Konten, die Sie später hinzufügen. Die Nummerierung in Zehnerschritten — 6010, 6020, 6030 — bedeutet, dass ein neues Aufwandskonto eingefügt werden kann, ohne etwas umzunummerieren.
Drei Konventionen halten das System am Laufen, während Sie wachsen:
- Bleiben Sie konsistent. Wenn Aktiva vier Ziffern beginnend mit 1 verwenden, verwendet jedes Aktivkonto vier Ziffern beginnend mit 1. Gemischte Formate (101 neben 10010) verwirren alle und sortieren in Berichten unvorhersehbar.
- Halten Sie es einfach. Vier oder fünf Ziffern sind für ein Kleinunternehmen reichlich. Mehrsegmentige Codes mit Abteilungs- und Standortziffern gehören Unternehmen mit Abteilungen und Standorten; bis dahin fügen sie Tastenanschläge hinzu, nicht Erkenntnis.
- Dokumentieren Sie Änderungen. Wenn Sie ein Konto hinzufügen, zusammenlegen oder auflösen, notieren Sie warum und wann. Ein halbes Jahr später erinnert sich niemand mehr, warum Marketing in zwei Konten aufgeteilt wurde, und die Notiz verhindert, dass eine gut gemeinte Bereinigung dies rückgängig macht.
Wenn Sie die Klartext-Buchhaltung verwenden, gilt dieselbe Logik mit Namen statt Nummern: hierarchische Kontonamen wie Assets:Checking oder Expenses:Rent gruppieren und sortieren auf dieselbe Weise. Die Beancount-Dokumentation zeigt, wie diese Namenskonvention automatisch auf die fünf Kontenarten abgebildet wird.
Anpassen, ohne es zu zerstören
Beginnen Sie mit der Vorlage und passen Sie sie dann daran an, wie Ihr Unternehmen tatsächlich einnimmt und ausgibt:
- Freiberufler und Berater können Bestände, Herstellungskosten und Fracht ganz streichen und möchten vielleicht separate Ertragskonten pro Leistungslinie oder nach Hauptkundentyp, um zu sehen, wo sich das Einkommen konzentriert.
- Produkt- und Einzelhandelsunternehmen brauchen den vollständigen Abschnitt zu den Herstellungskosten plus Bestände und teilen die Erträge oft in stationäre, Online- und Großhandelskanäle auf.
- Unternehmen mit Angestellten brauchen den Lohnbereich (Löhne, Arbeitgebersteuern, Sozialleistungen) getrennt von Subunternehmerzahlungen — das Finanzamt behandelt beide sehr unterschiedlich, und getrennte Konten machen Jahresabschlüsse weit einfacher.
- Unternehmen, die Umsatzsteuer einziehen, brauchen ein Umsatzsteuerverbindlichkeitskonto pro Zuständigkeitsbereich, wenn sie in mehr als einem abgeben, damit jede Erklärung an ihren eigenen Saldo anknüpft.
Was Sie nicht anpassen sollten, ist das Skelett der fünf Arten selbst. Ein Konto über die Arten hinweg zu verschieben — ein Darlehen als Ertrag zu behandeln oder Entnahmen des Eigentümers als Aufwand — verfälscht beide Finanzberichte gleichzeitig. Fügen Sie Details innerhalb jeder Art frei hinzu; verlagern Sie niemals über die Grenzen hinweg.
Fünf Fehler, die einen Kontenplan verderben
Dies sind die Fehler, deren Behebung Buchhalter die meiste Zeit kostet, ungefähr nach Schaden geordnet:
- Zu viele Konten. Der Kontenplan mit 300 Konten, in dem jeder Lieferant seine eigene Aufwandszeile hat, erzeugt Berichte, die niemand liest. Konsolidieren Sie gnadenlos; Details gehören in Notizen und Belege, nicht in die Kontenliste.
- Zu wenige Konten. Das umgekehrte Versagen: alles landet in „allgemeine Aufwendungen", und der Bruttogewinn ist nicht bestimmbar. Wenn eine Zahl eine Entscheidung verändern würde — Preisgestaltung, Einstellung, Aufgabe eines Produkts — braucht sie ihr eigenes Konto.
- Hineingemischtes privates Geld. Private Ausgaben als Betriebskosten gebucht oder Betriebseinkommen ohne Aufzeichnung auf ein privates Konto eingezahlt. Getrennte Bankkonten plus eine strikte Disziplin bei Einlagen und Entnahmen verhindern fast all das.
- Inkonsistente Benennung. „Bewirtung", „Bewirtung und Unterhaltung" und „Kundenabendessen" als drei Konten vervielfacht nichts, sondern zersplittert die Summe überall. Wählen Sie eine Bezeichnung, führen Sie die Historie zusammen und lösen Sie die Duplikate auf.
- Einrichten und vergessen. Ein am ersten Tag erstellter Kontenplan passt selten ins dritte Jahr. Überprüfen Sie die Liste jährlich: Führen Sie Konten mit unbedeutenden Salden zusammen, teilen Sie Konten, die heterogen geworden sind, und bestätigen Sie, dass jedes Konto noch zur richtigen Zeile Ihrer Steuererklärung passt.
Halten Sie Ihre Bücher vom ersten Tag an organisiert
Ein Kontenplan ist keine Papierarbeit um ihrer selbst willen — er ist die Struktur, die einen Haufen Transaktionen in Antworten über Ihr Unternehmen verwandelt: was Sie verdient, was Sie behalten, was Sie schulden und was Sie besitzen. Errichten Sie das Skelett der fünf Arten jetzt, passen Sie die Vorlage an Ihren Betrieb an und überprüfen Sie sie einmal im Jahr, während Sie wachsen.
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