Ihre S Corporation kann Ihren Dezember-Bonus erst dann abziehen, wenn sie ihn Ihnen auszahlt

Im Dezember haben Sie alles richtig gemacht. Ihre S Corporation hatte ein starkes Jahr, Ihr Steuerberater schlug einen Gesellschafter-Bonus vor, um Gewinn aufzufangen und eine angemessene Vergütung zu dokumentieren, und der Vorstand genehmigte vor Silvester einen Bonus von 30.000 Dollar. Die Buchhaltung stellte ihn im Dezember zurück. Dann lief die Lohnabrechnung Mitte Januar — und der Abzug wanderte mit ihr ins neue Jahr.

Diese Überraschung kostet echtes Geld, wenn Sie mit dem Abzug in dem Jahr gerechnet haben, in dem Sie das Einkommen erwirtschaftet haben. Der Übeltäter ist eine Timing-Regel in Section 267(a)(2) des Internal Revenue Code: Wenn Ihre S Corporation einem nahestehenden Beteiligten abzugsfähige Vergütung schuldet, kann sie den Aufwand erst in dem Jahr abziehen, in dem der nahestehende Beteiligte ihn als Einkommen erfasst. Bei einer S Corporation gilt jeder Gesellschafter als nahestehender Beteiligter — ob Sie nun 100 Prozent der Anteile halten oder eine einzige Aktie. Stellen Sie den Bonus im Dezember zurück, zahlen ihn aber im Januar aus, gehört der Abzug zum Steuerjahr Januar.

Wenn Sie eine S Corporation besitzen und sich selbst Boni zahlen, Miete für ein Gebäude, das Ihnen gehört, oder Zinsen für ein Darlehen, das Sie dem Unternehmen gewährt haben, erklärt dieser Leitfaden, wie die Matching-Regel funktioniert, warum die 2,5-Monats-Karenzfrist, die Ihr Steuerberater erwähnt hat, einen Gesellschafter-Bonus nicht rettet, was tatsächlich als gezahlt gilt und wie Sie die Lohnabrechnung zum Jahresende durchführen, damit der Abzug dort landet, wo Sie ihn erwarten.

Die Matching-Regel: Ihr Abzug wartet auf Ihr Einkommen​

Die meisten Unternehmen, die nach der Accrual-Methode bilanzieren, ziehen Aufwendungen ab, wenn die Verbindlichkeit feststeht und bestimmbar ist — der All-Events-Test — selbst wenn das Geld später abfließt. Section 267(a)(2) macht eine Ausnahme für Zahlungen zwischen nahestehenden Beteiligten, die unterschiedliche Rechnungslegungsmethoden verwenden: Der Zahlende kann den Aufwand erst in dem Steuerjahr abziehen, in dem der Empfänger den Betrag in sein Bruttoeinkommen einbezieht.

Einfach ausgedrückt: Abzug und Einkommen müssen im selben Jahr zusammenfallen. Eine S Corporation nach der Accrual-Methode, die ihrem Gesellschafter nach der Cash-Methode einen Bonus schuldet, kann nicht abziehen, was dem Gesellschafter noch nicht ausgezahlt wurde, denn ein Steuerpflichtiger nach der Cash-Methode erfasst Einkommen erst, wenn es tatsächlich oder konstruktiv zugeflossen ist. Der IRS formuliert die Regel unverblümt: Die S Corporation darf den Aufwand nur in demselben Steuerjahr abziehen, in dem die Zahlung von dem nahestehenden Beteiligten als Einkommen erfasst wird.

Das ist keine obskure Ecke des Steuerrechts. Es ist das Standardergebnis für den häufigsten Jahresend-Schritt bei S Corporations — Gesellschaftervergütung im Dezember zurückstellen und nach den Feiertagen auszahlen.

Warum S Corporations die strengste Version der Regel trifft​

Bei der Eigenschaft als nahestehender Beteiligter unterscheiden sich S Corporations deutlich von C Corporations. Nach Section 267(e)(1)(B)(ii) ist jede Person, die direkt oder indirekt Anteile einer S Corporation hält, ein nahestehender Beteiligter dieser Gesellschaft. Es gibt keinen Mindestbeteiligungsprozentsatz. Ein Gesellschafter-Arbeitnehmer mit 3 Prozent ist nahestehend. Ein Gesellschafter, der Anteile indirekt hält — etwa als Teilnehmer eines Employee Stock Ownership Plan, der Anteile an der S Corporation besitzt —, ist ebenfalls nahestehend. Deshalb warnt der IRS ausdrücklich, dass eine ESOP-eigene S Corporation aufgelaufene Vergütung, Boni, Urlaubsgeld oder Altersvorsorgebeiträge, die auf aufgelaufener Vergütung basieren, für Teilnehmer nicht abziehen kann.

Vergleichen Sie das mit einer C Corporation, bei der die Matching-Regel für nahestehende Beteiligte im Allgemeinen erst greift, wenn Gesellschafter mehr als 50 Prozent halten. Eine C Corporation kann einen Bonus für einen einfachen Angestellten — oder sogar einen Minderheitsgesellschafter — zurückstellen und im Jahr der Rückstellung abziehen, solange sie innerhalb der unten beschriebenen Karenzfrist zahlt. Eine S Corporation hat diesen Spielraum für keinen Gesellschafter, Punkt.

Personengesellschaften und LLCs, die als Personengesellschaften besteuert werden, unterliegen einer ähnlichen Matching-Disziplin für Zahlungen an Partner. Inhaber mehrerer Gesellschaften sollten daher überall dieselbe Disziplin annehmen, statt die jeweilige Version jeder einzelnen Gesellschaft zu lernen.

Die 2,5-Monats-Regel, die Ihr Steuerberater erwähnt hat — und warum sie Ihnen nicht hilft​

Viele Inhaber haben gehört, dass aufgelaufene Boni abzugsfähig sind, wenn sie innerhalb von 2,5 Monaten nach Jahresende gezahlt werden. Diese Regel existiert tatsächlich, beantwortet aber eine andere Frage.

Nach den Regeln zur aufgeschobenen Vergütung ist ein zum Jahresende aufgelaufener Bonus im Allgemeinen im Jahr der Rückstellung abzugsfähig, wenn er bis zum 15. Tag des dritten Kalendermonats nach Jahresende gezahlt wird — für ein Unternehmen mit Kalenderjahr also bis zum 15. März — und die Verpflichtung des Arbeitgebers zum Jahresende feststand. Ein Revenue Ruling aus dem Jahr 2011 erlaubt den Abzug sogar dann, wenn zum Jahresende nur der aggregierte Bonuspool feststeht und die individuelle Zuteilung später entschieden wird, wobei Bedingungen wie die Pflicht, bis zum Zahlungsdatum im Beschäftigungsverhältnis zu bleiben, den Abzug dennoch zunichtemachen können.

Der Haken: Die 2,5-Monats-Regel bestimmt, wann eine Rückstellung nach den allgemeinen Timing-Regeln abzugsfähig ist. Section 267 setzt dieses Ergebnis für nahestehende Beteiligte dann außer Kraft. Denken Sie an zwei Tore in Folge. Der Bonus muss zunächst den All-Events-Test und das 2,5-Monats-Zahlungsfenster erfüllen — und weil der Empfänger Gesellschafter einer S Corporation ist, wird der Abzug dann erneut bis in das Jahr aufgeschoben, in dem der Gesellschafter das Geld tatsächlich erhält und als Einkommen erfasst.

Die Zahlung bis zum 15. März, die einen Abzug für Ihre Nicht-Gesellschafter-Arbeitnehmer sichert, bewirkt für Ihren eigenen Bonus also nichts. Ihr im Dezember beschlossener Bonus, der am 1. Februar gezahlt wird, ist im neuen Jahr abzugsfähig, Punkt. Wer für Gesellschaftervergütung um den 15. März herum plant, plant um die falsche Frist herum. Ihre Frist ist der 31. Dezember.

Was tatsächlich als gezahlt gilt​

Da der Abzug der Einkommenserfassung des Gesellschafters folgt, hängt alles davon ab, wann ein Gesellschafter nach der Cash-Methode als Empfänger des Geldes gilt. Das ist das Kriterium des konstruktiven Zuflusses: Einkommen zählt, wenn es Ihnen ohne wesentliche Einschränkung zur Verfügung gestellt wird, nicht wenn Sie dazu kommen, es auszugeben.

In der Praxis bedeutet das:

• Ein Gehaltsscheck, der bis zum 31. Dezember zugestellt oder per Direkteinzahlung gutgeschrieben wird, zählt für das alte Jahr. Eine am 30. Dezember initiierte Bonus-Direkteinzahlung, die am 2. Januar gutgeschrieben wird, ist Januar-Einkommen — und ein Januar-Abzug für die Gesellschaft.
• Die Vorlaufzeit der Lohnabrechnung ist der stille Killer. Eine Standard-ACH-Lohnabrechnung braucht ein bis zwei Werktage bis zur Gutschrift, und ein am 31. Dezember eingereichter Lohnlauf wird möglicherweise nicht rechtzeitig verarbeitet, um noch im laufenden Steuerjahr berücksichtigt zu werden. Ihre W-2 weist nur Löhne aus, die vor Jahresende verarbeitet wurden. Führen Sie die Bonus-Lohnabrechnung in der ersten Dezemberhälfte durch, nicht in der letzten Woche.
• Ein Scheck muss mehr sein als nur im Dezember datiert. Ein Scheck, der ausgestellt und in einer Schreibtischschublade aufbewahrt wird, oder der ausgestellt wird, wenn das Gesellschaftskonto ihn nicht decken kann, bringt den Gesellschafter nicht in den Besitz der Mittel. Das Geld muss tatsächlich verfügbar sein.
• Der Lohnsteuerabzug muss der Zahlung folgen. Ein Gesellschafter-Bonus ist W-2-Arbeitslohn, der der Einkommensteuerquellensteuer und den Beschäftigungssteuern unterliegt. Der Lohnsteuerabzug, die Lohnsteuer-Einzahlungen und die W-2 gehören alle zu dem Jahr, in dem der Bonus gezahlt wird — ein weiterer Grund, warum eine Januar-Zahlung keinen Dezember-Abzug erzeugen kann.

Das Leitmotiv ist Substanz vor Papierform. Den Bonus in den Dezember-Büchern zurückzustellen, ihn in Dezember-Protokollen zu genehmigen und Papiere im Dezember zu datieren, ist alles wichtig für gesellschaftsrechtliche Formalitäten, aber nichts davon verschiebt den Abzug ohne tatsächliche Zahlung.

Es geht nicht nur um Boni​

Section 267(a)(2) gilt für jeden abzugsfähigen Betrag, den die S Corporation einem Gesellschafter schuldet, nicht nur für W-2-Boni. Dasselbe Muster — im Dezember zurückgestellt, im Januar gezahlt — scheitert bei:

• Miete, die an einen Gesellschafter-Vermieter gezahlt wird. Viele Inhaber halten die Geschäftsräume persönlich und vermieten sie an die S Corporation. Im Januar gezahlte Dezember-Miete ist im neuen Jahr abzugsfähig.
• Zinsen auf Gesellschafterdarlehen. Zinsen, die auf Geld aufgelaufen sind, das Sie dem Unternehmen geliehen haben, sind erst abzugsfähig, wenn sie an Sie gezahlt und in Ihrer Steuererklärung erfasst werden.
• Urlaubs- und Abfindungszahlungen, die für Gesellschafter-Arbeitnehmer zurückgestellt wurden.
• Altersvorsorgebeiträge, die auf aufgelaufener Vergütung basieren. Der IRS hebt diesen Punkt ausdrücklich hervor: Beiträge, die auf Vergütung berechnet werden, die der Gesellschafter noch nicht erhalten hat, können erst abgezogen werden, wenn der zugrunde liegende Lohn einbeziehbar ist. Das kann den Rentenabzug, mit dem ein Inhaber gerechnet hat, stillschweigend schmälern.

Jeder dieser Punkte erzeugt dieselbe Buch-Tax-Differenz: einen Aufwand in den Dezember-Finanzabschlüssen, der in der Steuererklärung bis zum Zahlungsjahr wieder hinzugerechnet werden muss.

Warum das Timing trotzdem zählt, wenn das S-Corporation-Einkommen ohnehin durchgeleitet wird​

Eine berechtigte Frage: Wenn der Gewinn der S Corporation ohnehin auf Ihre persönliche Steuererklärung durchfließt, spielt es dann eine Rolle, in welchem Jahr der Abzug liegt? Es spielt mehr eine Rolle, als die meisten Inhaber erwarten:

• Ihre W-2 bestimmt Ihre Altersvorsorgegrenzen. Die Beitragsgrenzen für Solo 401(k) und SEP werden aus den W-2-Löhnen berechnet, die tatsächlich während des Kalenderjahres gezahlt wurden. Ein Bonus, der in den Januar rutscht, schmälert den Beitragsspielraum des Vorjahres und kann nicht rückwirkend wiederhergestellt werden.
• Bundesstaaten können die Gesellschaft direkt besteuern. Mehrere Bundesstaaten erheben Entity-Level-Steuern oder Franchise-Steuern auf S Corporations. Die Verschiebung eines Abzugs über die Jahresgrenze verändert die staatliche Steuerlast, selbst wenn sich die Bundesgesamtbelastung letztlich ausgleicht.
• Angemessene Vergütung wird jährlich dokumentiert. Wenn Sie sich auf einen Jahresend-Bonus stützen, um eine angemessene Vergütung der Organe für das Jahr zu belegen, stützt ein Bonus, der im Folgejahr gezahlt — und auf der W-2 ausgewiesen — wird, die Akte des Folgejahres, nicht das Jahr, das Sie beabsichtigt hatten.
• Vorauszahlungen und Cashflow folgen dem Einkommensjahr. Ein Januar-Bonus bedeutet Januar-Lohnsteuerabzug und ein höheres Bild für die Schätzung im ersten Quartal, während der Dezember-Gewinn, den er ausgleichen sollte, Ihnen über die K-1 bereits zugerechnet wurde. Diese Diskrepanz kann zu einer Überraschung durch eine Nachzahlung führen.
• Verlustbeschränkungen und Basis wirken mit dem Timing zusammen. Das Jahr, in dem ein Abzug landet, beeinflusst, welchen K-1-Verlust Sie geltend machen, was mit Basis-, At-Risk- und Passive-Activity-Grenzen in Ihrer persönlichen Steuererklärung zusammenspielt.

Nichts davon ist fatal, wenn Sie für das Zahlungsjahr planen. Alles davon schmerzt, wenn Sie angenommen haben, der Abzug gehöre zum Dezember.

Ihr Jahresend-Playbook​

Wenn Sie die Frist als 31. Dezember statt 15. März verstehen, ist die Planung unkompliziert. Arbeiten Sie diese Checkliste im November durch, nicht in der letzten Dezemberwoche:

1. Legen Sie den Bonusbetrag früh fest. Lassen Sie Gesellschafter-Boni vom Board genehmigen und dokumentieren Sie den Beschluss schriftlich vor Jahresende. Festgelegt und genehmigt im Dezember ist weiterhin erforderlich; ohne Zahlung aber nicht ausreichend.
2. Führen Sie die Bonus-Lohnabrechnung bis Mitte Dezember durch. Lassen Sie Puffer für die ACH-Gutschrift, Cut-off-Zeiten der Lohnabrechnungsanbieter, Feiertage und Korrekturen. Bestätigen Sie mit Ihrem Anbieter das letzte Verarbeitungsdatum, das noch im Kalenderjahr gutgeschrieben wird — und unterbieten Sie es um eine Woche.
3. Prüfen Sie Mittel und Zustellung. Stellen Sie sicher, dass das Gesellschaftskonto das Nettogehalt plus Lohnsteuerabzug deckt, und bestätigen Sie, dass die Einzahlung vor Jahresende gutgeschrieben oder der Scheck zugestellt wurde. Bewahren Sie die Gutschriftbestätigung in Ihren Steuerunterlagen auf.
4. Bringen Sie die W-2 mit der Realität in Einklang. Der Bonus gehört auf die W-2 für das Jahr, in dem er gezahlt wurde. Wenn eine Zahlung in den Januar rutscht, zwingen Sie sie nicht auf die W-2 des Vorjahres — korrigieren Sie stattdessen die Planung und die Vorauszahlungen.
5. Stimmen Sie den Buchgewinn mit dem Steuergewinn ab. Jede zum Jahresende aufgelaufene, aber unbezahlte Gesellschaftervergütung ist ein klassischer Schedule-M-1-Addback auf Form 1120-S: in den Büchern abgezogen, für Steuerzwecke hinzugerechnet, dann im Zahlungsjahr abgezogen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Erklärungsbearbeiter den Plan der unbezahlten Beträge an nahestehende Beteiligte sieht, damit die Hinzurechnung vollständig ist.
6. Wenden Sie dieselbe Disziplin auf Miete und Zinsen an. Stellen Sie sich den Dezember-Mietscheck aus und zahlen Sie aufgelaufene Zinsen aus Gesellschafterdarlehen vor Jahresende, wenn Sie diese Abzüge im laufenden Jahr wollen.
7. Koordinieren Sie die Altersvorsorgebeiträge. Da die Beitragsgrenzen den während des Jahres gezahlten W-2-Löhnen folgen, finalisieren Sie den Bonus, bevor Sie den maximalen Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge berechnen — und denken Sie daran, dass Beiträge, die auf aufgelaufener, aber unbezahlter Vergütung beruhen, mit dem Lohn selbst warten.

Ein letzter Hinweis für Inhaber, die auch Nicht-Gesellschafter-Personal beschäftigen: Das Zwei-Spur-System ist das ganze Spiel. Zahlen Sie Mitarbeiterboni bis zum 15. März, um den Abzug im Rückstellungsjahr nach der 2,5-Monats-Regel zu sichern, und zahlen Sie Gesellschafterboni bis zum 31. Dezember, um Section 267 zu erfüllen. Setzen Sie beide Fristen auf denselben Jahresend-Kalender, damit die einfachere nicht die strengere verschluckt.

Halten Sie Ihre Jahresend-Bücher sauber​

Steuerüberraschungen zum Jahresende führen fast immer auf dieselbe Lücke zurück: Die Bücher sagen Dezember, aber das Geld bewegte sich im Januar. Rückstellungen, Zahlungsdaten und Buch-Tax-Differenzen in einem transparenten Hauptbuch zu verfolgen, macht aus einem stressigen März eine routinemäßige Abgabe.

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