Wenn Ihr panamaisches Unternehmen mehr als etwa 3.000 $ pro Monat in Rechnung stellt, steht Ihnen das kostenlose elektronische Rechnungstool der Steuerbehörde nicht mehr zur Verfügung. Seit dem 1. Januar 2026 beschränkt die Generaldirektion für Steuern (DGI) Panamas ihren kostenlosen Rechnungssteller auf Unternehmen mit einem jährlichen Bruttoeinkommen von B/.36.000 oder weniger, die nicht mehr als 100 elektronische Dokumente pro Monat ausstellen. Überschreiten Sie eine der beiden Grenzen, müssen Sie jede Rechnung über einen kostenpflichtigen Bevollmächtigten Qualifizierten Anbieter — einen PAC — leiten oder ein eigenes DGI-zertifiziertes Rechnungssystem betreiben.
Der Balboa wird eins zu eins mit dem US-Dollar gehandelt, sodass B/.36.000 etwa 36.000 $ pro Jahr entspricht. Das ist eine sehr niedrige Obergrenze: Ein Freiberufler, der 3.000 $ pro Monat in Rechnung stellt, ein Eckrestaurant, eine Dienstleistungsfirma mit zwei Mitarbeitern — alle liegen darüber. Wenn Sie bisher fröhlich Rechnungen über das kostenlose DGI-Portal ausgestellt haben, erklärt dieser Leitfaden, was sich geändert hat, wie Sie feststellen, ob die neuen Grenzen Sie treffen, und wie Sie migrieren, ohne Ihre Rechnungsstellung zu unterbrechen.
Was sich am 1. Januar 2026 geändert hat
Panamas elektronische Rechnungsstellung läuft über das Panama Electronic Invoicing System (SFEP), das auf Gesetz 256 von 2021 und der Exekutivverordnung 766 von 2020 basiert. Innerhalb des SFEP gab es schon immer zwei Möglichkeiten, eine Rechnung auszustellen: den kostenlosen Rechnungssteller der DGI (Facturador Gratuito), ein kostenloses Web-Tool, und die PAC-Modalität, bei der ein privater, von der DGI autorisierter Anbieter jedes Ihrer Steuerdokumente validiert.
Bis vor Kurzem war der kostenlose Rechnungssteller großzügig. Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von bis zu etwa B/.1 Million, die ungefähr 200 Dokumente pro Monat oder weniger ausstellten, konnten ihn unbegrenzt nutzen. Das machte ihn zur Standardwahl für die meisten Kleinunternehmen.
Die Resolution Nr. 201-6299, erlassen am 29. Juli 2025 und veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 30350 am 25. August 2025, hat diese Bedingungen neu geschrieben. Ab dem 1. Januar 2026 dürfen nur noch Steuerpflichtige, die beide der folgenden Bedingungen erfüllen, den kostenlosen Rechnungssteller weiter nutzen:
- Jährliches Bruttoeinkommen von bis zu B/.36.000 (etwa 36.000 $)
- Nicht mehr als 100 ausgestellte elektronische Dokumente pro Monat
Jeder, der eine der beiden Schwellen überschreitet, muss zu einem PAC migrieren oder ein eigenes DGI-zertifiziertes elektronisches Rechnungssystem implementieren. Staatliche Stellen, die den kostenlosen Rechnungssteller benötigen, sind die einzige genannte Ausnahme, ohne monatliche Dokumentenobergrenze. Beachten Sie die Entwicklungsrichtung: Panama hat die Pflicht zur E-Rechnungsstellung über Jahre hinweg ausgeweitet — neue RUC-Registrierungen seit 2022, staatliche Lieferanten, unabhängige Berufstätige wie Rechtsanwälte und Buchhalter im Jahr 2024 — und diese Resolution verlagert den Großteil des verbleibenden Kleinunternehmensvolumens auf überwachte private Infrastruktur.
Treffen die neuen Grenzen Sie?
Der Test hat zwei Komponenten, und das Scheitern an einer davon bringt Sie vom kostenlosen Tool weg.
Die Umsatzkomponente: B/.36.000 Jahresbruttoeinkommen
Ziehen Sie Ihr Bruttoeinkommen für 2025 heran — nicht den Gewinn, nicht das Netto, sondern die Bruttoabrechnungen. Wenn es B/.36.000 übersteigt, gehören Sie zu einem PAC. Da der Balboa an den Dollar gekoppelt ist, ist die Kopfrechnung einfach: 36.000 $ pro Jahr sind 3.000 $ pro Monat oder etwa 690 $ pro Woche. Ein Teilzeitberater mit zwei Mandanten kann diese Hürde überschreiten.
Der praktische Haken ist, dass viele von dieser Regel betroffene Unternehmen sich selbst nicht für „groß genug" für Unternehmens-Rechnungssoftware halten. Vielleicht haben Sie drei Mitarbeiter und eine Tabellenkalkulation. Die DGI kümmert sich nicht um die Mitarbeiterzahl — der Bruttoumsatz ist der Auslöser.
Die Volumenkomponente: 100 Dokumente pro Monat
Selbst wenn Ihr Umsatz unter der Obergrenze bleibt, disqualifiziert Sie die Ausstellung von mehr als 100 elektronischen Dokumenten in einem Monat vom kostenlosen Rechnungssteller. Zählen Sie alles, was das SFEP als ausgestelltes Dokument zählt: Rechnungen plus elektronische Gutschriften und Belastungsanzeigen. Ein Unternehmen mit niedrigen Ticketpreisen und hohem Volumen — ein Mittagstisch, eine Druckerei, ein Reparaturservice, der Dutzende kleiner Belege pro Woche schreibt — kann die Volumengrenze erreichen, während es weit unter der Umsatzgrenze liegt.
Berechnen Sie beide Zahlen jetzt, nicht am Jahresende. Exportieren Sie Ihre monatlichen Dokumentenzahlen für 2025 aus dem SFEP-Portal und vergleichen Sie sie mit der 100-Dokumente-Grenze, und gleichen Sie Ihre Bruttoabrechnungen mit der B/.36.000-Grenze ab. Wenn eine der beiden Zahlen nahe liegt, planen Sie die Migration trotzdem: Mitten im Jahr in die Schwelle hineinzuwachsen und mit wenigen Tagen Vorlauf einen Anbieter zu suchen, ist der schlechteste Weg, dies zu tun.
Was ein PAC tatsächlich macht
PAC steht für Proveedor Autorizado Calificado — Bevollmächtigter Qualifizierter Anbieter. Es ist ein privates Unternehmen, das die DGI per Resolution geprüft und autorisiert hat, elektronische Steuerdokumente im Namen der Steuerbehörde zu validieren. Panama verwendet ein Clearance-Modell, das bedeutet, dass eine Rechnung keine steuerliche Gültigkeit hat, bis sie vor der Zustellung an Ihren Kunden autorisiert wurde. Der Ablauf sieht so aus:
- Ihr System generiert die Rechnung als XML-Dokument gemäß dem technischen Spezifikationsblatt der DGI.
- Sie signieren sie mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur, ausgestellt unter einem von der Nationalen Direktion für Elektronische Signaturen genehmigten digitalen Zertifikat.
- Das signierte Dokument geht an Ihren PAC, der es gegen den technischen Standard prüft.
- Der PAC erteilt die Nutzungsautorisierung und das Dokument erhält seine CUFE — den Einheitlichen Code für Elektronische Rechnungsstellung — den jeder gegen die DGI verifizieren kann.
- Sie generieren die CAFÉ, den menschenlesbaren Beleg, zum Ausdrucken oder Senden an Ihren Kunden.
Wenn Ihre Verbindung ausfällt oder der PAC eine Störung hat, können Rechnungen im Notfallmodus ausgestellt und nach Wiederherstellung des Dienstes zur Validierung eingereicht werden. Korrekturen laufen über elektronische Gutschriften und Belastungsanzeigen statt über bearbeitete oder gelöschte Rechnungen — jedes Dokument bleibt im Prüfpfad erhalten.
Das SFEP unterstützt bis zu 1.000 Positionen pro Rechnung, sodass auch Unternehmen mit langen Belegen in das Format passen. Und eine PAC-Beziehung ist grundsätzlich nicht exklusiv: Aussteller beauftragen die Dienste mindestens eines PAC, und größere Betriebe halten manchmal einen Backup-Anbieter.
Was passiert, wenn Sie die Migration ignorieren
Zwei Konsequenzen, eine verwaltungstechnische und eine kommerzielle.
Erstens der Zugang. Die DGI hat den Zugang zum kostenlosen Rechnungssteller für Steuerpflichtige deaktiviert, die die neuen Grenzen überschreiten, sodass das SFEP-Portal für sie unbrauchbar bleibt, bis die Migration zu einem PAC abgeschlossen ist. Ein Unternehmen, das dies an dem Morgen entdeckt, an dem es einem Kunden eine Rechnung stellen muss, sitzt fest: Es kann keine gültige Rechnung aus dem Portal ausstellen, das es immer genutzt hat, und die Anbindung an einen PAC dauert mindestens mehrere Tage.
Zweitens die Gültigkeit. Eine elektronische Rechnung, die nie ihre Nutzungsautorisierung erhält, hat keine steuerliche Geltung. Ihr Kunde kann die Ausgabe nicht belegen, Sie können den Umsatz nicht belegen, und die Lücke wird sichtbar, sobald eine der beiden Parteien geprüft wird. Papier-Workarounds helfen nicht — Steuerpflichtige, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, haben in der Regel eine Befreiung von der steuerlichen Ausstattung, was bedeutet, dass die alten Maschinen auch keine legale Ausweichlösung sind.
Kurz gesagt: Dies ist keine Frist, bei der Sie eine Strafe zahlen und sie vergessen können. Ohne einen funktionierenden Ausstellungskanal können Sie nicht abrechnen.
Wie Sie in sechs Schritten migrieren
1. Bestätigen Sie Ihre Zahlen
Schließen Sie die beiden oben genannten Tests ab: Jahresbruttoeinkommen 2025 und monatliche Spitzendokumentenzahl. Bewahren Sie die Exporte auf — Ihr Buchhalter wird sie brauchen, und sie klären jede Frage darüber, in welche Modalität Sie gehören.
2. Bringen Sie Ihre qualifizierte elektronische Signatur in Ordnung
Jeder Aussteller benötigt ein qualifiziertes elektronisches Signaturzertifikat von einem Anbieter, der von der Nationalen Direktion für Elektronische Signaturen des Öffentlichen Registers zertifiziert ist. Wenn Sie über den kostenlosen Rechnungssteller abgerechnet haben, besitzen Sie wahrscheinlich bereits eines — prüfen Sie jetzt dessen Ablaufdatum, denn das PAC-Onboarding stockt ohne gültiges Zertifikat. Wenn Sie neu von der Pflicht betroffen sind, beantragen Sie es früh: Identitätsprüfung und Ausstellung dauern einige Zeit.
3. Wählen Sie einen PAC aus der autorisierten Liste der DGI
Nur Anbieter, die die DGI per Resolution autorisiert hat, können Ihre Dokumente validieren. Fragen Sie Kandidaten nach ihrer Autorisierungs-Resolution-Nummer und bestätigen Sie diese gegen die veröffentlichte Liste der DGI. Bewerten Sie dann nach Kriterien für Kleinunternehmen, die für Sie wirklich wichtig sind:
- Preismodell. Die meisten PACs verkaufen Monatspläne, gestaffelt nach Dokumentenvolumen, manchmal mit einem Aufpreis pro Dokument. Ordnen Sie Ihre Monatszahl der Staffel zu — ein Unternehmen, das 150 Dokumente pro Monat ausstellt, sollte nicht für einen 5.000-Dokumente-Plan zahlen.
- Integration. Wenn Sie Buchhaltungs- oder Kassensoftware betreiben, fragen Sie, ob der PAC sich damit verbindet oder nur ein manuelles Web-Portal anbietet. Ein reiner Portal-PAC schafft den kostenlosen Rechnungssteller gegen eine Monatsgebühr nach.
- Notfallhandhabung. Fragen Sie genau, was bei einem Ausfall passiert: wie der Notfallmodus ausgelöst wird, wie aufgestaute Dokumente eingereicht werden und wer die Warteschlange überwacht.
- Support in Ihrer Sprache und zu Ihren Zeiten. Wenn die Rechnungsstellung ausfällt, brauchen Sie einen Menschen, der während Ihres Arbeitstages antwortet.
4. Budgetieren Sie die tatsächlichen Kosten
Der Listenpreis ist das PAC-Abonnement, aber die vollständigen Migrationskosten umfassen das elektronische Signaturzertifikat (in der Regel eine Jahresgebühr), etwaige Integrationsarbeiten mit Ihrem Buchhaltungssystem und Personalzeit für die Schulung. Auf der anderen Seite der Bilanz sind PAC-Gebühren eine gewöhnliche Betriebsausgabe — und Unternehmen, die die Ausstellung mit ihrer Buchhaltung integrieren, holen die Kosten in der Regel durch Stunden zurück, die nicht mehr mit dem Abtippen von Rechnungen in die Bücher verbracht werden.
5. Registrieren Sie sich und führen Sie einen Paralleltest durch
Vervollständigen Sie Ihre SFEP-Registrierungsaktualisierungen, verknüpfen Sie Ihren PAC und stellen Sie Testdokumente aus, bevor Sie umstellen. Verifizieren Sie die vollständige Kette an einer echten Rechnung: XML-Generierung, Signatur, PAC-Autorisierung, CUFE-Zuweisung und CAFÉ-Zustellung an einen freundlichen Kunden. Bestätigen Sie, dass Ihr Kunde die CUFE validieren kann. Erst dann stellen Sie Ihre laufende Abrechnung auf den neuen Kanal um.
6. Melden Sie der DGI Ausstattungsänderungen, falls zutreffend
Wenn Ihr Setup zuvor steuerliche Ausstattung umfasste, verlangen die Vorschriften eine Meldung an die DGI, wenn diese ersetzt wird. Die meisten vom kostenlosen Rechnungssteller zu einem PAC migrierenden Nutzer werden keine Ausstattung stillzulegen haben, aber bestätigen Sie dies mit Ihrem Buchhalter, statt es anzunehmen.
Fehler, die kleine Migranten aus der Bahn werfen
Bis zu dem Monat warten, in dem Sie eine Grenze überschreiten. Das PAC-Onboarding umfasst Verträge, Zertifikate, Registrierung, Integration und Tests. Wenn Sie erst beginnen, wenn Sie bereits vom kostenlosen Rechnungssteller ausgesperrt sind, bedeutet das Tage unbezahlter Arbeit.
Nur Rechnungen zählen. Gutschriften und Belastungsanzeigen zählen zur monatlichen 100-Dokumente-Grenze. Unternehmen mit häufigen Rücksendungen, Rabatten oder Korrekturen erreichen die Volumengrenze früher, als ihre Rechnungszahl vermuten lässt.
Das Signaturzertifikat ablaufen lassen. Ein abgelaufenes Zertifikat stoppt die Ausstellung genauso vollständig wie ein fehlender PAC-Vertrag. Tragen Sie das Erneuerungsdatum an dem Tag in den Kalender ein, an dem Sie migrieren.
Einen nicht von der DGI autorisierten Anbieter engagieren. Software, die hübsche PDFs erzeugt, ist kein PAC. Wenn der Anbieter keine DGI-Autorisierungs-Resolution vorweisen kann, haben seine Dokumente keine steuerliche Gültigkeit, egal wie professionell sie aussehen.
Die Migration als IT-Aufgabe statt als Buchhaltungsaufgabe behandeln. Der PAC ändert, wie Umsatz in Ihre Bücher gelangt — Dokumentennummerierung, Zeitpunkt der Autorisierung, Notfallrückstände und die Gebühr selbst brauchen alle einen Platz in Ihrem Kontenplan. Behalten Sie Ihren Buchhalter von Schritt eins an im Boot.
Halten Sie Ihre Abrechnung und Ihre Bücher synchron
Eine PAC-Integration ist im Kern ein Buchhaltungs-Upgrade, das als Compliance-Pflicht getarnt ist. Jede Rechnung, die Ihr Unternehmen ausstellt, läuft jetzt durch einen validierten, nummerierten, mit Zeitstempel versehenen Kanal mit einer CUFE, die Ihr Buchhalter unabhängig verifizieren kann. Unternehmen, die diesen Datenstrom direkt in ihre Buchhaltung einspeisen — statt am Monatsende Portaldaten abzutippen — schließen ihre Bücher schneller ab und gehen jeder DGI-Prüfung mit einem Hauptbuch entgegen, das Dokument für Dokument mit den eigenen Aufzeichnungen der Steuerbehörde übereinstimmt.
Verfolgen Sie auch die Migrationskosten sauber: PAC-Abonnementgebühren, das Signaturzertifikat und Integrationsarbeiten verdienen jeweils eigene Ausgabenpositionen, damit Sie sehen können, was Ihnen eine konforme Abrechnung tatsächlich pro Jahr kostet.
Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement
Während Sie Ihre Rechnungsstellung auf einen PAC umstellen, ist die Führung klarer Finanzunterlagen neben Ihren validierten Dokumenten unerlässlich. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — keine Blackbox, keine Anbieterbindung. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute zur Plain-Text-Buchhaltung wechseln.
