Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen nach Rumänien verkaufen, unterliegen Ihre Rechnungen jetzt einer anderen Uhr als noch im Vorjahr – und der Computer der Steuerbehörde, nicht das Kreditorenbuchhaltungsteam Ihres Kunden, ist das erste Publikum, das zählt. Seit dem 1. Januar 2026 gibt Ihnen Rumänien fünf Werktage statt fünf Kalendertage, um jede Rechnung über das nationale RO e-Factura-System zu übermitteln. Das klingt nach Spielraum. Doch dieselbe Verordnung, die die Frist verlängerte, weitete auch das Netz aus: Gebietsfremde Unternehmen, die für rumänische MwSt. registriert sind, fallen nun ausdrücklich in den Anwendungsbereich. Wenn Sie rumänische Kunden abrechnen und annahmen, e-Factura sei das Problem von jemand anderem, dann ist dies das Jahr, in dem diese Annahme ausläuft.
Was sich am 1. Januar 2026 tatsächlich geändert hat
Rumäniens E-Invoicing-Rahmenwerk stützt sich auf die Dringlichkeitsverordnung 120/2021, mit der das von ANAF, der nationalen Steuerbehörde, betriebene RO e-Factura-Clearance-System geschaffen wurde. Am 23. Dezember 2025 veröffentlichte die Regierung die Dringlichkeitsverordnung 89/2025 (GEO 89/2025), die dieses Rahmenwerk mit mehreren Änderungen mit Wirkung zum 1. Januar 2026 anpasste. Die wichtigste Änderung für den Tagesbetrieb ist die Übermittlungsfrist.
Zuvor musste jede Rechnung innerhalb von fünf Kalendertagen nach Ausstellung an RO e-Factura übermittelt werden. Wochenenden zählten. Feiertage zählten. Eine am Freitag ausgestellte Rechnung gab Ihnen effektiv Zeit bis Mittwoch, wobei zwei dieser fünf Tage auf ein Wochenende fielen, an dem niemand die Warteschlange beobachtete.
Jetzt beträgt die Frist fünf Werktage ab dem Ausstellungsdatum, sowohl für B2B- als auch für B2C-Transaktionen. Wochenenden und Feiertage verbrauchen keine Uhrzeit mehr. Eine am Freitag ausgestellte Rechnung ist nun am darauffolgenden Freitag fällig, nicht am Mittwoch – ein bedeutender Unterschied für kleine Teams, die ihre Rechnungsstellung wöchentlich bündeln.
Eine Übergangsfalle verdient Aufmerksamkeit: Der Stichtag richtet sich nach dem Ausstellungsdatum der Rechnung, nicht nach dem Übermittlungsdatum. Rechnungen, die am oder vor dem 31. Dezember 2025 ausgestellt wurden, folgen weiterhin der alten Fünf-Kalendertage-Regel, auch wenn ihre Frist in den Januar 2026 fällt. Nur Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2026 ausgestellt werden, erhalten die neue Werktagsbehandlung. Wenn Ihr Abrechnungssystem eine einzige Regel auf alles anwendet, könnten überfällige Dezember-Rechnungen stillschweigend die alte Frist verletzen, während Sie glauben, die neue schütze sie.
Die größere Änderung: Das Netz wurde weiter
Die Fristentlastung kam gebündelt mit einer Ausweitung des Anwendungsbereichs, die für grenzüberschreitende Verkäufer mehr zählt als die zusätzlichen Tage.
Nicht ansässige, MwSt-registrierte Verkäufer sind nun ausdrücklich erfasst
GEO 89/2025 präzisierte und verschärfte die Regeln für Steuerpflichtige, die in Rumänien für MwSt. registriert sind, dort aber keine feste Niederlassung haben. Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen mit rumänischer MwSt-Nummer sind und Waren oder Dienstleistungen mit einem Leistungsort in Rumänien erbringen, müssen Ihre Rechnungen für diese inländischen Transaktionen über RO e-Factura laufen. Dies schließt eine Grauzone, in der einige gebietsfremde Verkäufer operiert hatten – die Lesart „wir sind hier nicht wirklich niedergelassen" funktioniert nicht mehr.
Das System wächst um Sie herum weiter
Um zu verstehen, wohin Rumänien steuert, hilft ein Blick auf die Entwicklung:
- Januar 2024: B2B-E-Invoicing wird zwischen rumänischen MwSt-registrierten Unternehmen verpflichtend.
- Juli 2024: Nur über RO e-Factura übermittelte Rechnungen gelten für B2B-Steuerzwecke als gültige Rechnungen. Ein per E-Mail versendetes PDF ist in den Augen des Gesetzes keine Rechnung mehr.
- Januar 2025: B2C-E-Invoicing wird für in Rumänien niedergelassene Lieferanten verpflichtend.
- Januar 2026: Die Frist verschiebt sich auf fünf Werktage, und nicht ansässige, MwSt-registrierte Verkäufer werden fest in den Anwendungsbereich einbezogen. Personen, die unter einer persönlichen Identifikationsnummer (CNP) tätig sind, mussten sich zunächst vor Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit im e-Factura-Register registrieren, doch das Gesetz 88/2026 nahm dies Mitte des Jahres zurück: Für CNP-identifizierte Personen, individuelle Landwirte unter der Sonderregelung und ausländische Kulturinstitute ist die Systemnutzung ab Juni 2026 wieder optional, und bereits Eingetragene können die Löschung aus dem Register beantragen.
Rumänien betreibt heute eines der umfassendsten E-Invoicing-Regime in der EU – B2B, B2C und B2G laufen alle über dasselbe Clearance-Modell. Die Richtung ist unverkennbar: Jede Rechnung mit Rumänien-Bezug läuft irgendwann über die Plattform von ANAF.
Wie die 5-Werktage-Uhr in der Praxis funktioniert
RO e-Factura ist ein Clearance-Modell, kein Melde-Modell. Sie senden die Rechnung nicht an Ihren Kunden und melden sie dann der Steuerbehörde. Sie übermitteln die Rechnung im vorgeschriebenen XML-Format an die ANAF-Plattform, die Plattform validiert sie und vergibt eine eindeutige Identifikationsnummer, und erst dann ist die Rechnung für Steuerzwecke rechtlich gültig. Ihr Kunde ruft sie aus dem System ab.
Die Tage zählen
Die Uhr beginnt am Ausstellungsdatum der Rechnung, und von dort zählen Sie fünf Werktage. Rumänische Werktage schließen Samstage, Sonntage und offizielle Feiertage aus. In der Praxis:
- Eine am Montag ausgestellte Rechnung ist am darauffolgenden Montag fällig.
- Eine am Freitag ausgestellte Rechnung ist am darauffolgenden Freitag fällig.
- Ein Feiertag mitten in der Woche verschiebt alles um einen Tag – was in Rumänien, einem Land mit großzügigem Feiertagskalender, regelmäßig vorkommt.
Bauen Sie den Feiertagskalender in Ihren Prozess ein, nicht nur die Wochenenden. Eine Übermittlungsroutine, die von Montag bis Freitag zählt, aber Feiertage ignoriert, wird irgendwann danebengreifen.
Rechnungen ins System bringen
Es gibt zwei Übermittlungswege:
- API-Integration. Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem verbindet sich direkt mit der ANAF-Schnittstelle und übermittelt Rechnungen automatisch. Dies ist bei jedem echten Volumen die einzig vernünftige Option und macht die Fünf-Tage-Frist komfortabel statt stressig.
- Manueller Upload. Sie laden die XML-Datei über das SPV-Portal hoch, was eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert. Machbar für gelegentliche Rechnungen, bestrafend als Routine.
Eine praktische Komplikation für ausländische Verkäufer: Die Benutzeroberfläche des ANAF-Portals ist nur auf Rumänisch verfügbar. Wenn niemand in Ihrem Team Rumänisch liest, bedeutet manuelle Übermittlung, sich unter einer Fünf-Tage-Frist mit Strafandrohung durch ein Regierungsportal in einer Sprache zu navigieren, die Sie nicht sprechen. Direkte API-Integration über Ihren Buchhaltungs-Stack – oder ein lokaler Steuervertreter – ist heroischen manuellen Bemühungen entschieden vorzuziehen.
Das 60-Tage-Download-Fenster
ANAF speichert Rechnungen 60 Tage lang auf seiner Plattform. Danach ist jeder – Absender und Empfänger – für seine eigene Archivierung verantwortlich, und rumänische Vorschriften verlangen, dass Rechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Betrachten Sie die Plattform als Übermittlungskanal, nicht als Archiv. Ihre Monatsabschluss-Routine sollte bestätigen, dass jede übermittelte Rechnung heruntergeladen und in Ihren eigenen Unterlagen abgelegt wurde, bevor das 60-Tage-Fenster schließt.
Was die Nichteinhaltung kostet
Die Strafen für rumänisches E-Invoicing kommen in zwei Schichten, und die zweite ist die gefährlichere.
Schicht 1: Gestaffelte Bußgelder pro Verstoß
Bußgelder für die Nichtübermittlung von Rechnungen über das System staffeln sich nach der Größe des Steuerpflichtigen:
- Große Steuerpflichtige: 5.000 bis 10.000 RON pro Verstoß (etwa 1.000 bis 2.000 EUR)
- Mittlere Steuerpflichtige: 2.500 bis 5.000 RON pro Verstoß
- Sonstige Einheiten und Einzelpersonen: 1.000 bis 2.500 RON pro Verstoß
„Pro Verstoß" bedeutet, dass sich diese über fehlende Rechnungen hinweg multiplizieren. Ein systematischer Ausfall – eine Integration, die im März stillschweigend aufgehört hat zu übermitteln – kann sich schnell zu ernsthaftem Geld summieren.
Schicht 2: 15 Prozent des Rechnungswerts
Seit Juli 2024 ist die Ausstellung oder der Empfang von B2B-Rechnungen außerhalb des RO e-Factura-Systems mit einer Strafe von 15 Prozent des Gesamtrechnungswerts belegt. Beachten Sie, dass diese Exposition beide Seiten der Transaktion betrifft: den Verkäufer, der außerhalb des Systems ausstellt, und den Käufer, der eine Rechnung bucht, die nie durch das System gelaufen ist. Für einen grenzüberschreitenden Verkäufer bedeutet dies, dass Ihre rumänischen Kunden ihren eigenen Anreiz haben, konforme Rechnungen von Ihnen zu verlangen – ein Käufer, der Ihr per E-Mail gesendetes PDF anstelle einer geclearten E-Rechnung akzeptiert, geht selbst ein Strafrisiko ein. Erwarten Sie, dass größere rumänische Kunden beginnen, Nicht-System-Rechnungen rundweg abzulehnen – falls sie das nicht schon tun.
Der KMU-Aufschub ist keine Befreiung
Kleine Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz unter 500.000 EUR profitieren von einem aufgeschobenen Vollzug des vollständigen Strafregimes bis zum 1. Juli 2026. Lesen Sie diesen Satz sorgfältig: Es ist ein Aufschub der Strafen, nicht der Pflicht. Betroffene Kleinunternehmen sollen das System jetzt nutzen – Rechnungen übermitteln, Integrationen testen, Datenqualität verbessern –, wobei die Schonfrist als Startbahn zur Compliance dient, nicht als Erlaubnis, das Mandat zu ignorieren. Diese Startbahn ist nun zu Ende. Wenn Sie den Aufschub als Befreiung behandelt haben, beginnt das Nachholen heute.
Fehler, die grenzüberschreitende Verkäufer immer wieder machen
Die meisten RO e-Factura-Fehler sind operativer, nicht rechtlicher Natur. Dieselben Muster wiederholen sich:
Kalendertage aus Gewohnheit zählen. Teams, die die alte Fünf-Kalendertage-Regel verinnerlicht haben – oder die eine globale Rechnungsstellungs-Checkliste führen –, übermitteln nach alter Rechnung am fünften Tag und glauben, frühzeitig konform zu sein. Unter der neuen Regel ist das harmlos. Der umgekehrte Fehler ist der tödliche: Rechnungen vom Dezember 2025, beurteilt nach der neuen Regel, während die alte noch galt.
Annehmen, der KMU-Aufschub bedeute „noch nicht". Ausländische Verkäufer unter der Umsatzschwelle, die Integrationsarbeit aufgeschoben haben, operieren jetzt ohne Sicherheitsnetz. Die Pflicht galt während des gesamten Aufschubzeitraums; nur die Bußgelder waren ausgesetzt.
PDFs per E-Mail versenden und das Rechnungsstellung nennen. Auf dem rumänischen B2B-Markt ist eine Rechnung, die nie durch RO e-Factura gelaufen ist, keine gültige Rechnung. Verkäufer, die ihren alten E-Mail-PDF-Workflow neben – oder anstelle von – der Systemübermittlung beibehalten, erzeugen Dokumente, die ihre Kunden rechtlich nicht buchen können, während beide Seiten 15-Prozent-Exposition anhäufen.
Empfangene Rechnungen buchen, die nie gecleart wurden. Die Käuferseite der 15-Prozent-Strafe ist die, die die meisten Unternehmen übersehen. Wenn Sie von rumänischen Lieferanten einkaufen, sollte Ihr Kreditorenprozess verifizieren, dass eingehende Rechnungen ihre e-Factura-Identifikatoren tragen, bevor Sie sie buchen.
ANAF als Archiv behandeln. Die 60-tägige Aufbewahrung auf der Plattform erwischt Teams, die annehmen, ein Regierungssystem bewahre Aufzeichnungen unbegrenzt auf. Wenn das Fenster schließt, ist die Rekonstruktion Ihr Problem.
Die Sprachbarriere unterschätzen. Das nur auf Rumänisch verfügbare Portal macht jede manuelle Übermittlung für ausländische Teams zu einer langsamen, fehleranfälligen Übung. Manueller Upload als Dauerstrategie skaliert nicht und übersteht keine Personalfluktuation.
Eine Compliance-Checkliste für den Verkauf nach Rumänien
Wenn Sie Kunden von einer rumänischen MwSt-Registrierung aus abrechnen – ob niedergelassen oder nicht –, arbeiten Sie diese Liste durch:
- Bestätigen Sie Ihren Anwendungsbereich. Halten Sie eine rumänische MwSt-Nummer? Erbringen Sie Lieferungen mit einem rumänischen Leistungsort? Wenn beide Antworten ja lauten, fallen Sie für diese Transaktionen in den Anwendungsbereich von RO e-Factura – mit oder ohne Niederlassung.
- Registrieren Sie sich im System. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen im RO e-Factura-Register eingetragen ist und dass Ihre Zugangsdaten und Vereinbarungen zur elektronischen Signatur funktionieren, bevor Sie sie unter Fristdruck benötigen.
- Wählen Sie Ihren Übermittlungsweg. Bei allem jenseits gelegentlicher Rechnungen integrieren Sie Ihr Abrechnungssystem mit der ANAF-Schnittstelle. Reservieren Sie den manuellen SPV-Upload für Ausnahmen, und stellen Sie sicher, dass jemand, der ein rumänischsprachiges Portal navigieren kann, diese Aufgabe verantwortet.
- Programmieren Sie die Frist um. Aktualisieren Sie jede Checkliste, jedes SLA und jede automatisierte Erinnerung von fünf Kalendertagen auf fünf Werktage für Rechnungen aus 2026 – und halten Sie die alte Regel für etwaige Nachzügler mit Datum Dezember 2025 codiert.
- Laden Sie den rumänischen Feiertagskalender. Ihre Werktagszählung muss Feiertage überspringen. Kodieren Sie die Feiertage des Jahres zu Beginn jedes Jahres fest in Ihren Rechnungsstellungsplan.
- Verifizieren Sie vor dem Buchen – in beide Richtungen. Ausgehende Rechnungen benötigen ihre System-Identifikatoren, bevor Sie sie als ausgestellt betrachten; eingehende rumänische Rechnungen benötigen ihre, bevor Sie die Ausgabe buchen. Bauen Sie die Identifikator-Prüfung in Ihren Abschlussprozess ein.
- Automatisieren Sie den Archiv-Abzug. Planen Sie eine Routine, die übermittelte und empfangene Rechnungen deutlich innerhalb des 60-Tage-Fensters von der Plattform herunterlädt und in Ihrer Fünfjahres-Aufbewahrung ablegt.
- Verfolgen Sie den E-Rechnungs-Identifikator in Ihrem Hauptbuch. Speichern Sie den von ANAF vergebenen Identifikator neben jeder Rechnung in Ihren Büchern, so wie Sie es mit einer Zahlungsreferenz tun würden. Wenn die Steuerbehörde nach einer Transaktion fragt, ist der Identifikator der Faden, der Ihr Hauptbuch mit ihrem System verbindet.
Der letzte Punkt verdient Betonung. Clearance-Modell-Rechnungsstellung verändert, was „vollständige Bücher" bedeutet: Ihre Hauptbucheinträge für rumänische Transaktionen sind nur dann vollständig belegt, wenn jeder einzelne seinen System-Identifikator trägt. Ein Verkauf, der ohne einen solchen erfasst wurde, ist entweder noch nicht übermittelt oder wurde übermittelt und nie abgeglichen – in jedem Fall ist er ein Flag, das Ihre Monatsabschluss-Prüfung erfassen sollte. Bewahren Sie den Identifikator, den Übermittlungszeitstempel und die Validierungsantwort zusammen mit der Transaktion auf, und der Abgleich wird zu einer Zuordnungsübung statt zu einer Untersuchung.
Halten Sie Ihre grenzüberschreitenden Aufzeichnungen prüfungsbereit
Rumäniens Botschaft an Verkäufer wird zunehmend deutlicher: Die Rechnung ist nicht real, bis das System sagt, dass sie es ist, und die Frist wird in Werktagen gemessen, ob Ihr Prozess das weiß oder nicht. Wenn Sie die Mechanik richtig hinbekommen – Registrierung, Integration, Identifikator-Verfolgung, Archivierung –, verwandelt sich ein strenges Mandat in routinemäßige Infrastruktur. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Black Boxes, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.
