Untervermietung von zusätzlichem Büroraum? Warum Sie dennoch für den Hauptmietvertrag haften (und wie Sie die Einnahmen richtig verbuchen)

Diese sechs leeren Schreibtische am Fenster kosten Sie in diesem Monat genauso viel wie damals, als sie besetzt waren. Ihrem Mietvertrag ist es egal, dass zwei Mitarbeiter ins Homeoffice gewechselt sind und der Auftragnehmer früher fertig wurde – die Miete, die Betriebskosten und die Versicherungsrechnung kommen unabhängig davon in voller Höhe. Die Untervermietung des ungenutzten Raums ist die naheliegende Lösung und kann Ihre Mietkosten tatsächlich halbieren. Aber hier ist der Teil, den die meisten Kleinunternehmer übersehen, bis etwas schiefgeht: Die Schlüssel an einen Untermieter zu übergeben, bedeutet nicht, dass Sie ihm Ihren Mietvertrag übergeben. Sie bleiben gegenüber Ihrem Vermieter für jeden Dollar, jede Verpflichtung und jeden Verzug haftbar – während Sie gleichzeitig eine zweite Reihe von Verpflichtungen gegenüber der Person eingehen, die Ihnen zahlt. Wenn Sie die Struktur richtig hinbekommen, ist eine Untervermietung gefundenes Geld. Wenn nicht, zahlen Sie einem Anwalt dafür, dass er Ihnen erklärt, warum Sie gleichzeitig zwei Mieten schulden.

Untervermietung vs. Abtretung: Die Haftungsfrage​

Beginnen Sie mit der Unterscheidung, die alles andere bestimmt, denn Eigentümer verwenden regelmäßig das falsche Wort und gehen vom falschen Ergebnis aus.

Eine Abtretung überträgt Ihr gesamtes Interesse am Mietvertrag auf jemand anderen. Der neue Mieter tritt an Ihre Stelle, verhandelt direkt mit dem Vermieter und – wenn der Vermieter einer Entlassung aus der Haftung schriftlich zustimmt – können Sie sich von zukünftiger Haftung befreien. Vermieter gewähren diese Entlassung nicht immer, aber die Abtretung ist zumindest der Mechanismus, der Ihre Verpflichtung beenden kann.

Eine Untervermietung schafft eine völlig neue Vermieter-Mieter-Beziehung, in der Sie der Vermieter sind. Sie vermieten einen Teil (oder die gesamte) Ihrer Fläche an einen Untermieter, während Ihr ursprünglicher Mietvertrag – der Haupt- oder Mastermietvertrag – in vollem Umfang zwischen Ihnen und Ihrem Vermieter in Kraft bleibt. Der Untermieter hat keinerlei direkte Beziehung zu Ihrem Vermieter. Das bedeutet, dass Sie gleichzeitig gegenüber beiden Seiten in der Pflicht stehen: Sie schulden Ihrem Vermieter die volle Erfüllung des Hauptmietvertrags, unabhängig davon, ob Ihr Untermieter Sie bezahlt, und Sie schulden Ihrem Untermieter den ungestörten Gebrauch der Räumlichkeiten, unabhängig davon, ob Ihr Vermieter kooperiert.

Das ist kein Kleingedrucktes. Es ist das gesamte Risikoprofil der Untervermietung. Wenn Ihr Untermieter im März aufhört zu zahlen, ist Ihre April-Miete an den Vermieter dennoch in voller Höhe fällig, und ein Vermieter, der den Hauptmietvertrag wegen Ihres daraus resultierenden Verzugs kündigt, beendet damit auch Ihre Untervermietung – Sie bleiben mit einem verärgerten Untermieter und ohne Einnahmen für die Mühen zurück. Erfahrene Untermieter wissen das, weshalb sie nach einer Nichtstörungsvereinbarung direkt von Ihrem Vermieter fragen: ein Versprechen, dass ihr Mietverhältnis auch dann fortbesteht, wenn Ihr Mietvertrag endet. Erwarten Sie diese Anfrage und seien Sie nicht überrascht, wenn Ihr Vermieter eine Gebühr verlangt oder rundweg ablehnt.

Die Vermieter-Zustimmungsklausel, die alles blockiert​

Bevor Sie die Fläche irgendwo inserieren, lesen Sie die Abtretungs- und Untervermietungsklausel in Ihrem Mietvertrag. Nahezu jeder Gewerbemietvertrag verlangt die vorherige schriftliche Zustimmung des Vermieters, bevor Sie untervermieten, und eine nicht genehmigte Untervermietung ist ein Verzug, der zur Kündigung Ihres Mietvertrags führen kann – das eine Ergebnis, das sowohl Ihr Mietverhältnis als auch Ihre Untervermietungseinnahmen mit einem Schlag zerstört.

Zustimmungsklauseln gibt es in drei Varianten, und Ihre bestimmt, wie viel Verhandlungsspielraum Sie haben:

• Zustimmung darf nicht unangemessen verweigert werden. Die mieterfreundliche Version. Der Vermieter kann die Finanzen und die beabsichtigte Nutzung Ihres vorgeschlagenen Untermieters weiterhin prüfen, kann das Geschäft jedoch nicht blockieren, um Zugeständnisse zu erzwingen, oder die Anfrage auf unbestimmte Zeit liegen lassen. Viele Bundesstaaten unterstellen selbst bei Schweigen im Vertrag einen Angemessenheitsstandard, aber verlassen Sie sich nicht darauf – lesen Sie, was in Ihrem Vertrag steht.
• Alleiniges und absolutes Ermessen. Der Vermieter kann aus jedem Grund oder ohne Grund ablehnen. Häufig bei Einzelhandels- und Restaurantmietverträgen, wo die Mietermischung eine Rolle spielt. Wenn dies Ihre Klausel ist, ist Ihre Untervermietungsplanung eine Bitte, kein Recht.
• Fiktive Zustimmung nach einer Wartefrist. Einige Mietverträge besagen, dass die Zustimmung als erteilt gilt, wenn der Vermieter nicht innerhalb von 15 oder 30 Tagen antwortet. Nützlich, aber nur, wenn Sie die Anfrage genau so senden, wie es die Bekanntgaberegelung des Mietvertrags verlangt – falsche Adresse oder falsche Methode, und die Frist beginnt nie zu laufen.

Selbst wenn die Zustimmung erteilt wird, sind Bedingungen zu erwarten. Vermieter behalten sich häufig eine Gewinnbeteiligungsklausel vor (50 Prozent der Untervermietungsmiete über Ihrer Grundmiete sind üblich), ein Wiederkaufsrecht (der Vermieter kann die Fläche zurücknehmen, anstatt Ihren Untermieter zu genehmigen – in Ordnung, wenn Sie sowieso raus wollten, schmerzhaft, wenn Sie die Einnahmen wollten) sowie eine Zustimmungsgebühr für ihre rechtliche Prüfung. Kalkulieren Sie einige hundert bis einige tausend Dollar für diese Gebühr ein und holen Sie die Zustimmung in einem unterschriebenen Schriftstück ein, das den konkreten Untermieter, die Fläche und die Laufzeit benennt. Ein mündliches „Klar, machen Sie das“ eines Hausverwalters ist nichts wert, wenn der Eigentümer wechselt oder sich die Erinnerungen unterscheiden.

Die Buchhaltung: Sie sind jetzt gleichzeitig Mieter und Vermieter​

Hier wird es in den Büchern interessant. In dem Moment, in dem Sie eine Untervermietung unterschreiben, nehmen Sie gleichzeitig zwei Buchhaltungsrollen ein: Sie bleiben der Mieter (Lessee) unter dem Hauptmietvertrag und werden zum Zwischenvermieter (Untervermieter) unter der Untervermietung. Diese beiden Positionen werden getrennt verbucht – die Untervermietung ändert, verringert oder verrechnet Ihre Verpflichtung aus dem Hauptmietvertrag nicht.

Für Unternehmen, die nach US-GAAP berichten, legt ASC 842 die Mechanismen fest. Sie behalten den Hauptmietvertrag genau wie zuvor in Ihrer Bilanz: Das Nutzungsrecht (right-of-use asset) und die Leasingverbindlichkeit bleiben bestehen, weil Sie nicht von Ihrer primären Verpflichtung befreit wurden. Dann klassifizieren Sie die Untervermietung als eigenen Mietvertrag – und hier ist eine Nuance, die Sie richtig verstehen sollten: Nach US-GAAP klassifiziert ein Zwischenvermieter die Untervermietung unter Bezugnahme auf den zugrunde liegenden Vermögensgegenstand (den tatsächlichen Büroraum), nicht in Bezug auf das durch den Hauptmietvertrag geschaffene Nutzungsrecht. (Internationale Berichterstatter beachten: IFRS 16 tut das Gegenteil. Wenn Ihre Investorenberichterstattung die Standards überschreitet, weisen Sie Ihren Buchhalter auf den Unterschied hin.) In der Praxis klassifizieren die meisten Untervermietungen von Kleinunternehmen als Operating Leases (Mietverhältnisse), was die Behandlung einfach hält: Sie erkennen Untervermietungseinnahmen an, in der Regel linear über die Laufzeit der Untervermietung, während Sie weiterhin Ihre vollen Hauptmietkosten erfassen.

Die entscheidende Darstellungsregel gilt, unabhängig davon, ob Sie GAAP befolgen: Verrechnen Sie die beiden nicht. Ihre Hauptmietkosten und Ihre Untervermietungseinnahmen sind getrennte Posten – Kosten und Einnahmen – und keine einzige „Nettomiete“-Zahl. Die Verrechnung verbirgt die wahren Kosten Ihrer Fläche, untertreibt sowohl Einnahmen als auch Ausgaben, führt jeden in die Irre, der Ihre Gewinn- und Verlustrechnung liest (Kreditgeber, Käufer, Partner), und macht die Bücher in dem Monat unbrauchbar, in dem der Untermieter zu spät zahlt. Zeigen Sie die volle Miete, die Sie schulden, und die vollen Einnahmen, die Sie erhalten, jeden Monat, und lassen Sie den Leser die Subtraktion selbst durchführen.

Verbuchen Sie Untervermietungseinnahmen getrennt: Ein praktischer Aufbau​

Die Bruttodarstellung ist das Prinzip; hier ist die Praxis. Richten Sie Ihren Kontenplan so ein, dass die Untervermietung in einer eigenen Ecke der Buchhaltung lebt:

• Untervermietungseinnahmen als eigenes Ertragskonto – niemals in Ihre Betriebseinnahmen von Kunden eingearbeitet und niemals mit der Mietausgabe verrechnet. Wenn Sie an mehr als eine Partei untervermieten, verfolgen Sie jeden Untermieter separat, damit eine unzureichende Zahlung in Sekundenschnelle nachvollziehbar ist.
• Mietausgabe wird weiterhin in voller Höhe des Hauptmietvertrags erfasst, genau wie zuvor. Ihre Verpflichtung hat sich nicht geändert; Ihre Bücher sollten nicht so tun, als hätte sie sich geändert.
• Umlagen als eigene Positionen. Die meisten Untervermietungen geben einen Anteil der Betriebskosten, Nebenkosten, Versicherung oder Grundsteuer an den Untermieter weiter. Buchen Sie, was Sie an den Vermieter zahlen, als Ausgabe und was der Untermieter erstattet, als Einnahme (oder als Reduzierung in einem dafür vorgesehenen Erstattungskonto – konsistent, so oder so). Bewahren Sie entscheidend Ihr Recht aus dem Hauptmietvertrag, diese Umlagen zu prüfen und anzufechten, und leiten Sie etwaige Gutschriften anteilig an den Untermieter weiter. Nichts vergiftet eine Untervermietung schneller als eine Betriebskostenabrechnung, von der der Untermieter zu Recht glaubt, dass Sie sie nie hinterfragt haben.
• Sicherheitsleistungen als Verbindlichkeiten, nicht als Einnahmen. Eine Kaution, die Sie zurückzahlen müssen, ist bei Erhalt kein Umsatz. Halten Sie sie auf einem Verbindlichkeitskonto und erkennen Sie Einnahmen nur an, wenn ein Teil rechtmäßig verfällt oder gemäß den Untervermietungsbedingungen verwendet wird.
• Direkte Kosten der Untervermietung – Maklerprovisionen, die Zustimmungsgebühr des Vermieters, Rechtsprüfung, etwaige Verbesserungen, die Sie für den Untermieter vorgenommen haben – werden gegen die Untervermietung gebucht, damit Sie wissen, ob das Geschäft tatsächlich Geld einbringt. Amortisieren Sie eine hohe Provision über die Laufzeit der Untervermietung, anstatt sie im ersten Monat komplett abzuschreiben, wenn Sie ein aussagekräftiges monatliches Bild möchten.

Eine kurze Skizze eines Monats macht die Struktur deutlich. Angenommen, Ihre Hauptmiete beträgt 4.000 $, Sie vermieten die halbe Fläche für 2.200 $ unter und der Untermieter erstattet 300 $ Betriebskosten. Ihre Bücher zeigen 4.000 $ Mietausgaben (plus die vollen Betriebskosten, die Sie gezahlt haben), 2.200 $ Untervermietungseinnahmen und 300 $ Erstattungseinnahmen. Die Differenz von 1.500 $ sind Ihre tatsächlichen verbleibenden Mietkosten – sichtbar, ehrlich und monatlich vergleichbar. Der Eigentümer, der alles zu einer einzigen Position „1.500 $ Miete“ zusammenfasst, kann nicht sehen, dass die Zahlung des Untermieters zu spät eintrifft, kann die Einnahmen einem Kreditgeber nicht nachweisen und kann den Anstieg nicht erklären, wenn die Untervermietung endet.

Die steuerliche Behandlung ist einfacher als die Buchhaltung​

Für Steuerzwecke behandelt der IRS dies so, wie es der gesunde Menschenverstand vermuten würde. Untervermietungseinnahmen sind ordentliche Einnahmen – melden Sie alles, in der Regel in derselben Geschäftssteuererklärung und Anlage, in der Sie auch andere Geschäftseinnahmen melden, nicht in einer Anlage für Vermietungseinkünfte, die für Kapitalanlagen gedacht ist. Und Ihre Hauptmietausgabe bleibt in voller Höhe abzugsfähig als ordentliche und notwendige Geschäftsausgabe für Immobilien, die Sie in Ihrem Geschäft nutzen, genauso wie vor der Aufnahme eines Untermieters. Sie ziehen ab, was Sie zahlen; Sie melden, was Sie erhalten. Beide heben sich in der Steuererklärung genauso wenig auf, wie sie sich in Ihren Büchern aufheben sollten.

Drei Details erwischen die Leute. Erstens: Vorausmiete ist Einnahme bei Erhalt. Wenn Ihr Untermieter drei Monate im Voraus zahlt, um die Fläche zu sichern, ist dieses Geld in dem Jahr steuerpflichtig, in dem Sie es erhalten, auch wenn Sie es in den folgenden Monaten verdienen werden – planen Sie den Cashflow und die Steuerlast gemeinsam. Zweitens: Eine Sicherheitsleistung ist kein Einkommen bei Erhalt, solange sie als echte Kaution fungiert, die Sie zurückzahlen müssen; sie wird erst Einkommen, wenn Sie sie behalten. Drittens: Ausgaben folgen dem Geschäft. Die Zustimmungsgebühr, Maklerprovision und Rechtskosten für die Einrichtung der Untervermietung sind Geschäftsausgaben zur Erzielung dieser Einnahmen – abzugsfähig, aber nur, wenn Sie sie getrennt genug erfasst haben, um sie bei der Steuererklärung zu finden. Damit schließt sich der Kreis zum ganzen Artikel: Die oben empfohlene separate Buchhaltung ist nicht nur gute Darstellung, sondern die Aufzeichnung, die sowohl die von Ihnen gemeldeten Einnahmen als auch die von Ihnen beanspruchten Abzüge belegt.

Sechs Fehler, die gefundenes Geld in einen Rechtsstreit verwandeln​

Die meisten Untervermietungsdesaster sind nicht exotisch. Es ist dieselbe kurze Liste, immer wieder:

1. Untervermietung ohne schriftliche Zustimmung. Der Vermieter erfährt davon, erklärt einen Verzug und kündigt den Hauptmietvertrag. Sie verlieren Ihre Fläche, Ihr Untermieter verklagt Sie auf die Fläche, die Sie ihm versprochen haben, und die Anwaltskostenklausel des Mietvertrags bedeutet, dass Sie für beide Seiten der Lektion zahlen. Holen Sie zuerst die Zustimmung ein, schriftlich, mit Nennung des Untermieters.
2. Kein schriftlicher Untermietvertrag – oder ein Handschlag bei wesentlichen Bedingungen. Halten Sie mindestens Fläche, Laufzeit, Miete, Staffelung, Umlagen, zulässige Nutzung, Instandhaltungsverteilung, Versicherungsanforderungen und Verzugsrechte in einem unterschriebenen Dokument fest. Das „Wir haben uns geeinigt“ eines Untermieters und Ihres sind unterschiedliche Dokumente.
3. Die Untervermietung über den Hauptmietvertrag hinaus laufen lassen. Ihre Untervermietung sollte vor Ihrem Hauptmietvertrag enden – üblicherweise einige Tage bis einige Wochen früher –, damit ein überziehender Untermieter Sie nicht in eine Nutzungsentschädigung verwickelt (oft 150 bis 200 Prozent der Grundmiete), die Sie Ihrem Vermieter schulden, aber nicht vollständig weitergeben können.
4. Die Versicherungsanforderung überspringen. Verlangen Sie, dass der Untermieter eine gewerbliche Allgemeinhaftpflichtversicherung abschließt, Sie als zusätzlich versicherte Person benennt und vor dem Einzug eine Bescheinigung vorlegt. Ohne diese wird ein Sturz in Ihren gemieteten Räumlichkeiten zu einem Anspruch Ihres Vermieters gegen Sie.
5. Die Nutzungsklausel ignorieren. Ihr Hauptmietvertrag schränkt ein, wofür die Fläche genutzt werden darf, und Ihr Untermieter erbt diese Einschränkung. Ein ruhiger Büromietvertrag deckt nicht das Podcast-Studio Ihres Untermieters mit fünfzig täglichen Besuchern ab, und der Verstoß ist Ihrer, obwohl der Lärm von ihnen ausgeht.
6. Vergessen, dass Sie immer noch der Mieter sind. Der Vermieter sendet Verzugsmitteilungen, Betriebskostenabrechnungen und Verlängerungsfristen an Sie, nicht an Ihren Untermieter. Kalendern Sie jedes kritische Datum aus dem Hauptmietvertrag unabhängig und bauen Sie ein paar Tage Puffer in die entsprechenden Fristen der Untervermietung ein, damit eine Verzögerung des Untermieters nie zu Ihrem Verzug wird.

Und noch eines für den Schluss: Prüfen Sie einen Untermieter so, wie ein Vermieter Sie prüfen würde. Ziehen Sie eine Bonitätsauskunft, verifizieren Sie, dass das Unternehmen existiert und seine Rechnungen bezahlt, und rufen Sie einen früheren Vermieter an. Ein Untermieter, der nicht zahlen kann, reduziert Ihre Miete nicht – er fügt obendrauf noch ein Inkassoproblem hinzu.

Halten Sie Ihr Mietvertragsbuch ab dem ersten Tag prüfungsbereit​

Untervermietung funktioniert, wenn Sie respektieren, was sie ist: eine zweite Geschäftsbeziehung, die über Ihrer ersten liegt, mit eigenen Einnahmen, eigener Dokumentation und eigenen Risiken – während Ihre ursprüngliche Verpflichtung unberührt weiterläuft. Holen Sie die schriftliche Zustimmung des Vermieters, halten Sie den Hauptmietvertrag und die Untervermietung auf sichtbar getrennten Konten, melden Sie jeden Dollar Einnahmen und kalendern Sie die Hauptmietvertragsdatumsangaben, als ob der Untermieter nicht existierte. So behandelt, hören diese leeren Schreibtische auf, versunkene Kosten zu sein, und werden das, was sie die ganze Zeit hätten sein sollen: der Mietcheck von jemand anderem, der auf Ihrem Konto eingeht.

Diese Trennung ist einfache doppelte Buchführung: volle Mietausgabe auf der einen Seite, Untervermietungseinnahmen und Betriebskostenerstattungen auf ihren eigenen Positionen, Einzahlungen als Verbindlichkeiten geparkt, bis sie verdient sind. In der Klartext-Buchhaltung lebt die gesamte Vereinbarung in einem versionierten Journal, prüfbar ohne Ihre Daten an eine Drittplattform weiterzugeben, und ein Dashboard wie Fava macht es einfach zu bestätigen, dass die Untervermietungseinnahmen bis auf den Dollar mit den Bankeinzahlungen übereinstimmen. Der Aufbau wird in der Dokumentation behandelt.

Verwandeln Sie leere Quadratmeter in bezahlte Miete​

Wenn Sie ungenutzte Fläche in Betrieb nehmen, ist die Pflege klarer Finanzaufzeichnungen das, was eine gute Untervermietung davon abhält, eine verwirrende zu werden. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Blackboxen, keine Anbieterbindung. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Klartext-Buchhaltung umsteigen.