Wenn Sie in Virginia oder Maine einstellen, ist Ihre nächste Stellenanzeige ein Compliance-Dokument, ob Ihnen das gefällt oder nicht. Virginia verlangt seit dem 1. Juli 2026 eine in gutem Glauben festgelegte Gehaltsspanne in jeder öffentlichen und internen Ausschreibung – ganz ohne Ausnahme für kleine Unternehmen. Maine folgte am 29. Juli 2026 und erfasst jeden Arbeitgeber mit 10 oder mehr Beschäftigten, zusätzlich zu einer dreijährigen Aufbewahrungspflicht für Gehaltsunterlagen. Eine Ausschreibung, die im Juni noch völlig legal war, kann in Virginia jetzt eine private Klage auslösen, wenn Sie das Problem nicht innerhalb von 15 Werktagen nach Benachrichtigung beheben.
Hier erfahren Sie, was jedes Gesetz tatsächlich verlangt, worin sie sich unterscheiden und welche konkreten Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihre Ausschreibungen, Bewerbungen und Gehaltsunterlagen konform zu machen.
Virginia: HB 636 / SB 215, wirksam ab 1. Juli 2026
Das Gesetz von Virginia (Va. Code Section 40.1-28.7:12) wurde als identische Gesetzentwürfe HB 636 und SB 215 verabschiedet und am 22. April 2026 unterzeichnet. Es bewirkt zwei Dinge gleichzeitig: Es schreibt die Offenlegung von Gehältern vor und verbietet die Erfragung des Gehaltsverlaufs.
Wer ist betroffen: praktisch jeder
Im Gegensatz zu den meisten Bundesstaaten hat Virginia keine Mindestbeschäftigtenzahl festgelegt. Das Gesetz gilt allgemein für jeden Arbeitgeber, der im Commonwealth geschäftlich tätig ist oder dort operiert und jemanden gegen Lohn, Gehalt oder Provision beschäftigt. Wenn Sie ein Fünf-Personen-Unternehmen mit einer Remote-Mitarbeiterin in Richmond sind, fallen Sie in den Anwendungsbereich.
Was jede Ausschreibung enthalten muss
Jede öffentliche und interne Ausschreibung – für Neueinstellungen, Beförderungen, Versetzungen und andere Beschäftigungsmöglichkeiten – muss entweder das konkrete Gehalt oder eine Mindest- und Höchstgehaltsspanne angeben. Die Spanne muss in gutem Glauben festgelegt sein, das heißt, sie sollte die Vergütung widerspiegeln, die Sie tatsächlich für die Stelle zu zahlen erwarten, nicht eine Platzhalterspanne, die nur der Formalität dient, ohne Bewerbern etwas zu sagen.
Interne Mobilität zählt. Eine Beförderungsankündigung, die nur an aktuelle Mitarbeiter verteilt wird, braucht die Spanne genauso wie eine LinkedIn-Anzeige.
Das Verbot der Gehaltshistorie
Arbeitgeber in Virginia dürfen die Lohn- oder Gehaltshistorie eines Bewerbers nicht erfragen und sich bei Einstellungsentscheidungen oder der Festlegung der Vergütung nicht darauf stützen – vorbehaltlich enger gesetzlicher Ausnahmen. Sie dürfen außerdem keinen Bewerber oder Mitarbeiter benachteiligen, weil dieser die Angabe der Gehaltshistorie verweigert oder nach der Gehaltsspanne fragt. Praktische Konsequenz: Entfernen Sie jetzt Fragen zur Gehaltshistorie aus allen Bewerbungsformularen, Interviewleitfäden und Referenzprüfungsvorlagen, denn schon ein einzelner Einstellungsverantwortlicher, der fragt: „Was verdienen Sie derzeit?“, schafft Haftungsrisiken.
Durchsetzung: Klagen mit kurzer Abhilfefrist
Das Gesetz schafft ein privates Klagerecht, sodass Bewerber wegen Verstößen klagen können. Für die Ausschreibungspflichten im engeren Sinn – die Festlegung der Spanne und ihre Aufnahme in Stellenanzeigen – gibt es ein begrenztes Recht auf Abhilfe: Der Arbeitgeber hat 15 Werktage Zeit, den Verstoß zu beheben, bevor eine Klage erhoben werden kann. Behandeln Sie jede Beschwerde über eine fehlende Spanne als Notfall noch am selben Tag, nicht als Aufgabe für den HR-Rückstand des nächsten Quartals.
Maine: LD 54, wirksam ab 29. Juli 2026
Das Gesetz von Maine, LD 54, wurde im April 2026 vom Parlament verabschiedet und am 24. April vom Gouverneur unterzeichnet. Es reiht sich ein in die Nachbarstaaten Connecticut, Massachusetts und Vermont, die bereits ähnliche Anforderungen haben.
Wer ist betroffen: 10 oder mehr Beschäftigte
Die Schwelle in Maine liegt bei 10 oder mehr Beschäftigten – niedrig genug, um die überwältigende Mehrheit etablierter kleiner Unternehmen zu erfassen. Zählen Sie sorgfältig: Wenn die Mitarbeiterzahl saisonal schwankt, wissen Sie vor der Ausschreibung von Sommer- oder Feiertagsstellen, wo Sie stehen.
Was jede Ausschreibung enthalten muss
Erfasste Arbeitgeber müssen die voraussichtliche Gehaltsspanne in jede Stellenausschreibung aufnehmen – elektronisch oder gedruckt, direkt oder über Dritte veröffentlicht. Dieser letzte Punkt ist enorm wichtig: Wenn ein Personalvermittler, eine Personalvermittlungsfirma oder eine Jobbörsen-Aggregatorplattform Ihre Stelle ohne die Spanne veröffentlicht, bleibt die Pflicht trotzdem bei Ihnen. Prüfen Sie jeden Kanal, auf dem Ihre Stellen erscheinen, nicht nur Ihre eigene Karriereseite.
Auch interne Ausschreibungen für Versetzungen und Beförderungen sind erfasst. Eine „Stellenausschreibung“ ist jede Aufforderung, die darauf abzielt, Bewerber für eine bestimmte Position zu rekrutieren, einschließlich der Anforderungen an gewünschte Kandidaten.
Es gibt eine Ausnahme: Reine Provisionsstellen müssen keine Spanne angeben, aber die Ausschreibung muss angeben, dass es sich um eine reine Provisionsstelle handelt.
Was als „Gehaltsspanne“ gilt
Maine definiert die Spanne als die Vergütung, auf die der Arbeitgeber sich bei der Festsetzung der Löhne für die Position voraussichtlich stützen wird. Sie können sie auf einer der folgenden Grundlagen festlegen:
- Einer anwendbaren Gehaltstabelle
- Einer zuvor festgelegten Gehaltsspanne für die Position
- Den tatsächlich gezahlten Löhnen an Beschäftigte in gleichwertigen Positionen
- Dem für die Rolle budgetierten Betrag
Wählen Sie die passende Grundlage, dokumentieren Sie, welche Sie verwendet haben, und halten Sie die Spanne ehrlich. Eine Spanne, die so breit ist, dass sie nichts aussagt, zieht dieselbe Prüfung auf sich wie das Weglassen.
Offenlegung auf Anfrage und dreijährige Aufbewahrungspflicht
Über Ausschreibungen hinaus müssen Arbeitgeber bestehenden Beschäftigten auf Anfrage die Gehaltsspanne mitteilen – also braucht jede Stellenbezeichnung eine vertretbare Spanne in den Akten, nicht nur die Rollen, für die Sie gerade einstellen. Außerdem müssen Arbeitgeber für jeden Beschäftigten eine Aufzeichnung der ausgeübten Position sowie dessen Gehaltshistorie führen und diese drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Wenn Ihre Gehaltsunterlagen in einem Schuhkarton voller PDFs liegen, ist diese Bestimmung diejenige, die wehtut.
Die beiden Gesetze im Vergleich
| Frage | Virginia | Maine |
|---|---|---|
| Wirksamkeitsdatum | 1. Juli 2026 | 29. Juli 2026 |
| Schwellenwert für Unternehmensgröße | Keiner – jeder Arbeitgeber, der in VA tätig ist | 10 oder mehr Beschäftigte |
| Spanne in öffentlichen Ausschreibungen | Ja, Lohn/Gehalt oder Spanne in gutem Glauben | Ja, voraussichtliche Spanne |
| Spanne in internen Ausschreibungen | Ja, einschließlich Beförderungen und Versetzungen | Ja, einschließlich Versetzungen und Beförderungen |
| Ausschreibungen über Dritte erfasst | Gesetz gilt allgemein für Arbeitgeber; Ausschreibungen müssen die Spanne überall enthalten, wo sie erscheinen | Ausdrücklich ja – direkt oder über Dritte |
| Verbot der Gehaltshistorie | Ja, mit Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen | Kein separates Verbot der Gehaltshistorie in diesem Gesetz |
| Offenlegung von Zusatzleistungen erforderlich | Nein | Nein |
| Aufbewahrungspflichten | Standardmäßige Ausschreibungspflichten | Positionsbezogene Gehaltsunterlagen, 3 Jahre nach Beschäftigungsende |
| Durchsetzung | Privates Klagerecht; 15-Werktage-Abhilfefrist für Ausschreibungsverstöße | Staatlicher Durchsetzungsrahmen mit Arbeitgeberpflichten |
Keiner der beiden Bundesstaaten verlangt Angaben zu Zusatzleistungen in der Ausschreibung – ein bedeutender Unterschied zu Rechtsräumen wie Illinois oder Washington, D.C., wo Leistungsübersichten Teil des Pakets sind. Wenn Sie dort bereits ausschreiben, gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Vorlage die Anforderungen von Maine und Virginia erfüllt – oder umgekehrt.
Die Fernausschreibungs-Falle
Zwei Merkmale dieser Gesetze verbinden sich zu einer Falle für kleine Arbeitgeber, die lokal denken und remote einstellen.
Erstens knüpft Virginias Anwendungsbereich an die Geschäftstätigkeit im Commonwealth an, nicht an den Sitz des Unternehmens. Ein Remote-first-Unternehmen anderswo, das eine Stelle ausschreibt, die für Bewerber in Virginia sichtbar ist, sollte davon ausgehen, dass die Ausschreibung eine Spanne enthalten muss.
Zweitens macht Maine Sie dafür verantwortlich, wie Dritte Ihre Stellen präsentieren. Aggregatorplattformen scrapen und formatieren Stellenanzeigen routinemäßig neu und lassen dabei manchmal Felder weg. Wenn die Version, die ein Kandidat sieht, keine Spanne enthält, wird Maine „die Jobbörse hat sie entfernt“ nicht als Ihren Compliance-Plan akzeptieren. Verwenden Sie Ausschreibungen, deren Gehaltsfelder an Partner durchgereicht werden, stichprobenartig kontrollieren Sie die wichtigsten Jobbörsen und nehmen Sie Formulierungen zur Gehaltsspanne in Verträge mit Personalvermittlern auf.
Was Sie diese Woche tun sollten: Eine Compliance-Checkliste
- Inventarisieren Sie jede aktive Ausschreibung. Listen Sie jede offene Stelle in Virginia und Maine auf, einschließlich interner Beförderungs- und Versetzungsankündigungen und allem, was von einem Personalvermittler oder Personalpartner veröffentlicht wurde.
- Weisen Sie jeder Stelle eine in gutem Glauben festgelegte Spanne zu. Grundlage: Gehaltstabelle, frühere Spanne, Vergütung gleichwertiger Positionen oder budgetierter Betrag – und notieren Sie, welche Grundlage Sie verwendet haben.
- Entfernen Sie Fragen zur Gehaltshistorie überall. Bewerbungsformulare, Online-Fragebögen, Interviewleitfäden, Anweisungen für Personalvermittler und Skripte für Referenzprüfungen. Schulen Sie in Virginia jeden Interviewer zum Verbot und zur Regel gegen Vergeltungsmaßnahmen.
- Richten Sie einen Prozess für Spannen auf Anfrage ein. Beschäftigte in Maine können die Spanne ihrer Position erfragen. Legen Sie fest, wer antwortet, aus welcher genehmigten Gehaltsbandbreite und wie die Antwort dokumentiert wird.
- Etablieren Sie die dreijährige Dokumentationsspur. Für jeden Beschäftigten in Maine: Positionshistorie plus Gehaltshistorie für drei Jahre nach dem Ausscheiden aufbewahren. Zentralisieren Sie das – ein Export aus dem Gehaltsabrechnungssystem plus eine datierte Gehaltsbandbreiten-Tabelle schlägt verstreute Angebotsschreiben.
- Planen Sie vierteljährliche Ausschreibungsaudits ein. Spannen veralten, wenn sich Budgets und Marktgehälter bewegen. Eine Spanne, die im August in gutem Glauben war, kann im Februar schon Fiktion sein.
- Behandeln Sie Beschwerden als dringend. In Virginia startet eine Beschwerde über eine Ausschreibung eine 15-Werktage-Frist zur Abhilfe, bevor eine Klage folgen kann. Leiten Sie solche Mitteilungen direkt an die Person, die die Ausschreibung noch am selben Tag bearbeiten kann.
Was das für Ihr Arbeitskostenbudget bedeutet
Gehaltstransparenz ändert nicht nur Stellenanzeigen; sie erzwingt Disziplin bei den Gehaltsbandbreiten. Sobald jede Ausschreibung eine Spanne trägt, können Kandidaten, Beschäftigte und Wettbewerber Ihre Vergütungslogik sehen – einschließlich ihrer Inkonsistenzen. Drei buchhaltungsnahe Gewohnheiten machen das beherrschbar:
- Legen Sie Gehaltsbandbreiten fest, bevor Sie ausschreiben, nicht danach. Jede Rolle bekommt ein dokumentiertes Minimum, einen Mittelwert und ein Maximum, das an Ihr Budget gekoppelt ist. Die Ausschreibungsspanne stammt dann aus der Bandbreite, nicht aus dem Bauchgefühl eines Managers am Einstellungstag.
- Verfolgen Sie angebotene Vergütung gegen budgetierte Vergütung. Wenn Angebote regelmäßig am oberen Ende der Bandbreite liegen, ist das entweder eine Bandbreite, die aktualisiert werden muss, oder eine Budgetabweichung, die beim Monatsabschluss untersucht werden sollte.
- Achten Sie auf Gehaltskompression. Neueinstellungs-Spannen, die sich mit den Gehältern langjähriger Mitarbeiter in derselben Rolle überschneiden oder diese übersteigen, sind der schnellste Weg zu Bindungsproblemen – und zu den internen Spannenanfragen, die Maine Beschäftigten nun garantiert ermöglicht. Ein einfacher Bericht, der das Einstiegsgehalt von Neueinstellungen mit dem Gehalt bestehender Mitarbeiter nach Rolle vergleicht, erkennt das früh.
Mit anderen Worten: Die Bundesstaaten haben Ihre Vergütungsstruktur gerade öffentlich gemacht. Saubere, abstimmbare Gehaltsabrechnungs- und Budgetunterlagen zu führen, ist das, womit Sie sie verteidigen können.
Halten Sie Gehaltsabrechnung und Bücher von Anfang an im Einklang
Eine konforme Gehaltsspanne in der Ausschreibung zu veröffentlichen ist Schritt eins; Monat für Monat zu belegen, dass Ihre Vergütungspraxis Ihren Ausschreibungen entspricht, ist die fortlaufende Arbeit. Dafür brauchen Sie Gehaltsabrechnungsunterlagen, Gehaltsbandbreiten-Tabellen und Budgetvergleiche, die Sie tatsächlich abstimmen können – das ist viel einfacher, wenn Ihre Finanzdaten in einem offenen, versionierten Hauptbuch liegen statt in verstreuten Exporten. Beancount.io bietet Textdatei-basierte Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, sodass die Verfolgung von Arbeitskosten gegen das Budget prüfbar bleibt, während sich Offenlegungsregeln weiter ausbreiten. Starten Sie kostenlos und halten Sie Ihre Bücher so transparent wie Ihre Stellenausschreibungen es jetzt sein müssen.
