Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter in mehr als einem Bundesstaat durchführen, ist „der Mindestlohn ist gestiegen“ niemals eine einzelne Tatsache – es sind bis zu fünfzig verschiedene Tatsachen, von denen sich mehrere mitten im Jahr wieder ändern. Am 1. Januar 2026 haben neunzehn Bundesstaaten in derselben Woche ihre Mindestlohnuntergrenzen angehoben, und am 1. Juli haben sich mehr als ein Dutzend weitere staatliche und lokale Sätze verschoben. Wenn Sie auch nur einen davon übersehen, zahlen Sie nicht nur einen Arbeitnehmer zu niedrig – Sie setzen sich Nachzahlungen, Schadensersatz und in einigen Bundesstaaten Strafen aus, die sich pro Abrechnungszeitraum summieren.
Für ein Unternehmen mit Mitarbeitern in zwei, fünf oder zwanzig Bundesstaaten ist es leise einer der schwierigsten Teile der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Lohnuntergrenze für jede Gerichtsbarkeit im Blick zu behalten. Hier ist, was sich 2026 tatsächlich geändert hat, und eine Checkliste für den Aufbau eines Systems, das nicht darauf angewiesen ist, dass sich jemand daran erinnert, fünfzig verschiedene Websites von Arbeitsministerien zu überprüfen.
Die Bundesstaaten, die ihren Mindestlohn am 1. Januar 2026 erhöht haben
Neunzehn Bundesstaaten haben ihren Mindestlohn zu Beginn des Jahres erhöht, die meisten durch eine automatische Inflationsanpassung, die vor Jahren in das Landesrecht aufgenommen wurde, und nicht durch eine neue Gesetzgebung:
| Bundesstaat | Satz 2026 |
|---|---|
| Washington | 17,13 $ |
| Connecticut | 16,94 $ |
| Kalifornien | 16,90 $ |
| New Jersey | 15,92 $ |
| New York (NYC, Long Island, Westchester) | 17,00 $ |
| New York (Rest des Bundesstaates) | 16,00 $ |
| Hawaii | 16,00 $ |
| Rhode Island | 16,00 $ |
| Arizona | 15,15 $ |
| Colorado | 15,16 $ |
| Maine | 15,10 $ |
| Missouri | 15,00 $ |
| Nebraska | 15,00 $ |
| Vermont | 14,42 $ |
| Virginia | 12,77 $ |
| South Dakota | 11,85 $ |
| Michigan | 13,73 $ |
| Minnesota | 11,41 $ |
| Ohio | 11,00 $ |
| Montana | 10,85 $ |
Sechs dieser Bundesstaaten – Arizona, Colorado, Hawaii, Maine, Missouri und Nebraska – haben zum ersten Mal die 15-$-Grenze überschritten. Washington hat nun den Titel des höchsten landesweiten Mindestlohns in den USA inne.
Florida folgte später im Jahr und stieg am 30. September 2026 auf 15,00 bis 16,30 $), je nachdem, ob die Arbeit innerhalb der urbanen Wachstumsgrenze der Metropolregion Portland, in einem normalen Landkreis oder in einem als nicht-städtisch ausgewiesenen Landkreis ausgeführt wird.
Bundesstaaten, die sich nicht bewegt haben – und die, die immer noch bei 7,25 $ liegen
Eine zweite Gruppe von Bundesstaaten liegt bereits über der bundesstaatlichen Untergrenze, hatte aber einfach keine geplante Erhöhung im Jahr 2026: Arkansas (11,00 ), Illinois (15,00 ), Massachusetts (15,00 ), New Mexico (12,00 ). Wenn Sie Arbeiter in diesen Bundesstaaten haben, ist die Zahl auf Ihrem letzten Gehaltszettel noch korrekt – aber gehen Sie nicht davon aus, dass dies bedeutet, dass sich nichts geändert hat. Einige dieser Bundesstaaten, zusammen mit vielen, die die Löhne angehoben haben, haben 2026 auch unabhängige Lohn- und Gehaltsabrechnungspflichten eingeführt (dazu später mehr).
Dann gibt es eine dritte Gruppe – insgesamt zwanzig Bundesstaaten –, die immer noch standardmäßig den bundesstaatlichen Mindestlohn von 7,25 bis 17,13 $ reichen kann.
Lokale Löhne können den staatlichen Satz außer Kraft setzen – und Städte fügen weiterhin neue hinzu
Tabellen auf Bundesstaatsebene erzählen nur die Hälfte der Geschichte. Etwa 68 Städte und Landkreise haben im Januar 2026 ihre eigenen lokalen Mindestlöhne zusätzlich zu (oder anstelle von) dem Satz ihres Bundesstaates angehoben, und wenn lokales und staatliches Recht nicht übereinstimmen, muss der Arbeitgeber den höheren Satz für den Arbeitnehmer zahlen. Allein in Kalifornien gibt es Dutzende von Städten mit Löhnen über der staatlichen Untergrenze von 16,90 $ – einige, wie Hayward und Novato, koppeln ihren lokalen Satz an die Unternehmensgröße, was bedeutet, dass zwei Unternehmen auf der gegenüberliegenden Straßenseite je nach Mitarbeiterzahl unterschiedliche Mindestlöhne schulden können.
Trinkgelder fügen eine weitere Ebene hinzu. Flagstaff, Arizona, hat seinen unteren Trinkgeldlohn für 2026 vollständig abgeschafft, was bedeutet, dass Trinkgeldempfänger dort nun den vollen lokalen Mindestlohn – 18,35 $ pro Stunde – vor Trinkgeldern erhalten müssen, nicht einen reduzierten „Trinkgeldgutschrift“-Satz. Wenn Ihr Lohnabrechnungssystem immer noch eine pauschale Trinkgeldgutschriftberechnung für das ganze Land annimmt, wird eine solche Gerichtsbarkeit stillschweigend jeden einzelnen Abrechnungszeitraum Unterzahlungen verursachen, bis sie jemand bemerkt.
Die praktische Schlussfolgerung: Ein Lohnabrechnungsprozess, der auf dem „Nachschlagen des staatlichen Satzes“ basiert, ist bereits veraltet. Sie benötigen eine granulare Standortgenauigkeit bis auf die Ebene der Stadt oder des Landkreises für jeden Mitarbeiter, der in einem Bundesstaat arbeitet, der lokale Lohnverordnungen zulässt – hauptsächlich Kalifornien, New York, Washington, Illinois, Minnesota und einige andere.
Es ist nicht nur die Lohnuntergrenze – drei weitere Änderungen 2026 treffen gleichzeitig auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber mit mehreren Standorten, die nur die Mindestlohnzahlen verfolgen, können dennoch überrascht werden, da mehrere unabhängige Compliance-Änderungen im selben Zeitfenster eingetreten sind:
- Neue Programme für bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML). Maryland, Minnesota und Delaware haben alle am 1. Januar 2026 verpflichtende PFML-Programme aktiviert, jedes mit eigenem Lohnsteuerabzug, Beitragssatz und Abrechnungsplan. Wenn Sie auch nur einen Mitarbeiter in diesen Bundesstaaten haben, haben Sie wahrscheinlich eine neue Lohnabzugszeile und eine neue vierteljährliche Einreichung, die Sie letztes Jahr noch nicht hatten.
- Vorschriften zur Gehaltstransparenz. Eine wachsende Mehrheit der Bundesstaaten und Städte verlangt nun, dass Stellenausschreibungen eine Mindest- und Höchstgehaltsspanne offenlegen – und mehrere erstrecken diese Verpflichtung auf interne Beförderungsausschreibungen, nicht nur auf externe Stellenanzeigen. Dies ist nicht direkt ein Mindestlohnproblem, aber HR- und Lohnbuchhaltungsteams, die gemeinsam Vergütungsbänder verwalten, aktualisieren derzeit beide Prozesse gleichzeitig.
- Automatische Änderungen der Lohnsteueranmeldung durch große Anbieter. Einige Lohnabrechnungsplattformen haben 2026 ihr Kernverhalten bei der Steueranmeldung geändert, von einem Opt-in-Modell zu vollautomatischem Abzug und Einreichung. Wenn Ihr Unternehmen auf eine dieser Plattformen angewiesen ist, bestätigen Sie genau, wann die Umstellung für Ihr Konto erfolgt und was mit allen von Ihnen eingerichteten manuellen Überschreibungen passiert.
Keine dieser Änderungen wird sichtbar, wenn Sie nur eine Tabelle mit „Mindestlohn nach Bundesstaat“ überfliegen, was genau der Grund ist, warum es riskant ist, die Lohncompliance als isolierte Aufgabe zu behandeln.
Eine Checkliste für die multistaatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung 2026
- Erfassen Sie jeden Arbeitsort, nicht nur jeden Bundesstaat. Erstellen Sie eine Liste jeder Stadt und jedes Landkreises, in dem ein Mitarbeiter physisch arbeitet – einschließlich Remote-Mitarbeiter –, nicht nur der Bundesstaaten. Lokale Verordnungen sind die Quelle der meisten Überraschungen.
- Bestätigen Sie die Wirksamkeitsdaten, nicht nur die Sätze. Mehrere Änderungen von 2026 (Florida, Oregon, verschiedene städtische Verordnungen) traten unterjährig in Kraft, nicht am 1. Januar. Ein Satz, der im Juni korrekt ist, kann im Oktober falsch sein.
- Überprüfen Sie die Regeln für Trinkgelder und subventionierte Löhne separat. Prozentsätze für Trinkgeldgutschriften, Ausbildungsvergütungen und die Berechtigung für subventionierte Löhne folgen ihren eigenen Regeln pro Gerichtsbarkeit und bewegen sich nicht immer im Gleichschritt mit dem regulären Mindestlohn.
- Überprüfen Sie den Aktualisierungsrhythmus Ihrer Lohnabrechnungssoftware. Fragen Sie Ihren Anbieter (oder Ihr internes Lohnbuchhaltungsteam), wann genau die Tariftabellen aktualisiert werden und ob lokale Verordnungen automatisch abgedeckt werden oder eine manuelle Eingabe erfordern.
- Stimmen Sie auch die Gehaltsschwellen für freigestellte Mitarbeiter ab. Einige Bundesstaaten knüpfen die Mindestgehaltsanforderungen für freigestellte Mitarbeiter an ihren Mindestlohn; eine Lohnerhöhung kann einen zuvor freigestellten Mitarbeiter stillschweigend unter die neue Schwelle drücken.
- Prüfen Sie neue Abzüge und Einreichungen. Wenn Sie in diesem Jahr Mitarbeiter in Maryland, Minnesota oder Delaware hinzugefügt haben, bestätigen Sie, dass PFML-Einbehalt und -Abführung tatsächlich konfiguriert sind – dies wird leicht übersehen, da es sich nicht um eine „Zahl erhöhen“-Änderung wie beim Mindestlohn handelt.
- Dokumentieren Sie Ihren Compliance-Datensatz. Führen Sie ein datiertes Protokoll darüber, wann der Satz jeder Gerichtsbarkeit bestätigt und angewendet wurde. Wenn später ein Lohnanspruch auftaucht, ist es eine deutlich stärkere Position, genau zeigen zu können, wann Sie eine Tarifänderung implementiert haben, als sie im Nachhinein zu rekonstruieren.
Halten Sie Ihre Lohnunterlagen prüfbar, nicht nur korrekt
Eine Lohnforderung oder eine Prüfung durch das Arbeitsministerium fragt nicht nur, was Sie gezahlt haben – es wird gefragt, wann Sie von einer Tarifänderung erfahren haben und wann Ihre Lohnabrechnung diese tatsächlich widergespiegelt hat. Die Klartext-Buchhaltung von Beancount.io gibt jeder Lohnanpassung einen dauerhaften, versionierten Verlauf, auf den Sie verweisen können, sodass der Nachweis der Compliance in Dutzenden von Gerichtsbarkeiten nicht bedeutet, in Tabellenkalkulationen oder Support-Tickets von Plattformen zu graben. Starten Sie kostenlos und halten Sie Ihre Finanzunterlagen so prüfbar, wie es Ihre Lohnabrechnung sein muss.