Buy Here, Pay Here Gebrauchtwagenplatz-Buchhaltung: Was unabhängige Händler bei den Büchern falsch machen

Ein Buy-Here-Pay-Here (BHPH)-Händler verkauft nicht nur Autos – er betreibt auch eine hausinterne Finanzierungsgesellschaft, ob der Inhaber das nun so sieht oder nicht. Jedes Mal, wenn ein Kunde mit einer 9.000-Dollar-Limousine und einem 24-monatigen Zahlungsplan statt mit Bargeld vom Hof fährt, hat der Händler einen Kredit vergeben. Dieser Kredit verhält sich wie eine Bankanlage, nicht wie ein Einzelhandelsverkauf, und muss entsprechend bilanziert werden. Die meisten unabhängigen Plätze machen das jahrelang falsch, bis eine IRS-Prüfung oder eine Due-Diligence-Prüfung eines Kreditgebers eine Korrektur erzwingt – meist eine teure.

Wenn Sie einen BHPH-Platz leiten oder beraten, unterscheiden drei Dinge saubere Bücher von einem Chaos: wie Sie die Ratenforderung verbuchen, wie Sie Rückstellungen für die Rücknahmen bilden, von denen Sie wissen, dass sie kommen, und welche Rechnungslegungsmethode der IRS tatsächlich von Ihnen verlangt. Wenn Sie auch nur eines der drei Dinge falsch machen, werden Ihre Jahresabschlüsse Einkommen überbewerten, Risiken unterbewerten und schließlich Bargeld, das Sie zu haben glaubten, unterbewerten.

Warum sich die BHPH-Buchhaltung von der eines normalen Autohauses unterscheidet​

Ein traditioneller Händler verkauft ein Auto, die Bank oder Kreditgenossenschaft des Kunden überweist das Geld (abzüglich eines Händleranteils), und die Transaktion ist abgeschlossen. Der Händler behält die Forderung nie.

Ein BHPH-Händler behält die Forderung. Der Verkauf schafft zwei separate finanzielle Ereignisse, die unabhängig voneinander verfolgt werden müssen:

1. Der Fahrzeugverkauf – der Bestand verlässt das Haus, Umsatzerlöse und Herstellungskosten werden erfasst.
2. Die Kreditvergabe – es entsteht ein Einzelhandels-Ratenkaufvertrag (RISC), und der Händler hält nun eine Forderung, die über 12–36 Monate ausgezahlt wird, oft zu Zinssätzen zwischen 20 % und 29 % APR, abhängig von den staatlichen Zinsobergrenzen.

Diese beiden Ereignisse zu verwechseln – zum Beispiel den vollen Nennwert der Forderung zum Zeitpunkt des Verkaufs als Umsatz zu verbuchen – ist der mit Abstand häufigste Buchhaltungsfehler auf BHPH-Plätzen und derjenige, den ein Buchhalter oder Kreditgeber zuerst beanstanden wird.

Korrekte Verbuchung der Ratenforderung​

Wenn ein BHPH-Händler ein 9.000-Dollar-Fahrzeug mit einer Anzahlung von 1.000 Dollar über 24 Monate finanziert, trennen die korrekten Buchungen, was tatsächlich passiert ist:

• Forderungen aus Raten werden mit dem gesamten verbleibenden Vertragssaldo belastet (8.000 Dollar Kapital, bevor Finanzierungsgebühren verdient werden).
• Unverdiente Finanzierungsgebührenerträge werden für die im Zahlungsplan enthaltenen Zinsen gutgeschrieben – diese sind noch nicht verdient und sollten am ersten Tag nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen.
• Umsatzerlöse und Herstellungskosten des Fahrzeugs werden zum bargeldäquivalenten Verkaufspreis des Fahrzeugs erfasst, nicht zur Summe aller zukünftigen Zahlungen.

Wenn die monatlichen Zahlungen eingehen, teilt der Händler jede Zahlung zwischen Kapitalrückzahlung und Finanzierungsgebührenertrag auf (unter Verwendung der im Vertrag festgelegten Constant-Yield- oder Rule-of-78s-Methode), und nur der Finanzierungsgebührenanteil fließt in den Umsatz. Das ist genau so, wie eine Bank Zinserträge aus einem Kredit erfasst, denn funktional ist die Transaktion genau das.

Viele BHPH-Händler bauen ein Portfolio solcher Einzelhandels-Ratenkaufverträge auf, das in der Bilanz als großer Forderungsbestand erscheint – oft der größte einzelne Posten, den das Unternehmen besitzt, größer als der Fahrzeugbestand selbst. Das bedeutet, dass die Gesundheit eines BHPH-Händlers wirklich eine Frage der Gesundheit seines Kreditportfolios ist, nicht nur wie viele Autos er vom Hof bewegt.

Die Komplikation mit der verbundenen Finanzierungsgesellschaft​

Ein nennenswerter Teil der BHPH-Betreiber gründet eine separate verbundene Finanzierungsgesellschaft (RFC) – typischerweise eine eigene C-Corp oder S-Corp – und verkauft Forderungen vom Händler an die RFC mit einem Abschlag, oft irgendwo im Bereich von 60–70 Cent pro Dollar, abhängig vom Zahlungshistorie-Alter des Portfolios. Korrekt durchgeführt, erlaubt dies dem Händler, einen Verlust aus dem Forderungsverkauf zu realisieren, während die RFC das Inkassorisiko und die Ertragsströme separat hält.

Der IRS prüft diese Struktur genau, und sie übersteht eine Prüfung nur, wenn der Händler sie als echtes separates Geschäft behandelt:

• Verkäufe vom Händler an die RFC müssen zu dokumentierten beizulegenden Zeitwerten erfolgen, idealerweise gestützt durch Angebote von Dritt-Forderungskäufern.
• Der vom Händler geltend gemachte Abschlagsverlust darf den Bruttogewinn, den er tatsächlich mit dem zugrunde liegenden Fahrzeugverkauf erzielt hat, nicht übersteigen.
• Händler und RFC benötigen separate Bücher, separate Bankkonten und einen tatsächlichen Vermögenskaufvertrag, der den Forderungsverkauf und den Abschlagssatz dokumentiert – nicht nur eine Hauptbucheintragung.
• Die RFC-Einheit benötigt eine eigene Basis und Kapitalausstattung; ein S-Corp-Gesellschafter kann Verluste nur bis zur Höhe seiner Basis in der Gesellschaft abziehen, nicht einfach, weil es auf dem Papier so steht.

Fehlt eines dieser Dokumente, kann ein Prüfer die RFC und den Händler für Steuerzwecke wieder zu einer Einheit zusammenfassen, was in der Regel bedeutet, dass der Abschlagsverlust rückwirkend nicht anerkannt wird – eine teure Überraschung für eine Struktur, die Steuern sparen sollte.

Rückstellungen für Rücknahmen, bevor sie passieren​

Hier unterscheidet sich die BHPH-Buchhaltung am stärksten von einem normalen Kleinunternehmen, und hier wird von Händlern, die diesen Schritt auslassen, der meiste Schaden angerichtet. Subprime-Autopapiere sind von Natur aus mit hohem Risiko behaftet: Aktuelle Forschungen der Federal Reserve ergaben, dass rund 78 % des BHPH-Kreditvolumens an Subprime-Kreditnehmer geht, gegenüber etwa 27 % bei traditionellen Autokreditgebern. Fitch Ratings berichtete von BHPH-Portfolios mit weit über 6,65 % Verzögerungen von über 60 Tagen, und einige BHPH-Bücher weisen vollständige Rücknahmequoten von bis zu 25 % aus. Einige Branchendaten beziffern die Wahrscheinlichkeit, dass sich BHPH-Kredite zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem aktiven Rücknahmeverfahren befinden, auf über das 16-fache im Vergleich zu Papieren, die von einem traditionellen Kreditgeber gehalten werden.

Das ist kein Restrisiko. Es ist das grundlegende Betriebsumfeld. Bücher, die das nicht abbilden, sind Fiktion.

Die Lösung ist eine Wertberichtigung für Kreditverluste (funktional dasselbe Konzept, das Kreditgeber jetzt unter CECL – Current Expected Credit Losses – anwenden), bemessen an Ihrer eigenen historischen Portfolioperformance, nicht an Wunschdenken:

• Verfolgen Sie Ausfälle und Wiedereinbringungsquoten nach Emissionsjahrgang, nicht aggregiert – eine Forderung aus einem Quartal mit strenger Kreditvergabepraxis verhält sich ganz anders als eine, die entstanden ist, als der Platz auf Volumen getrimmt hat.
• Bauen Sie die Rückstellung als Gegenposten zu den Forderungen aus Raten auf, der die Forderung auf ihren Nettoveräußerungswert reduziert, anstatt zu warten, bis jede einzelne faule Forderung separat abgeschrieben wird, wenn sie ausfällt.
• Wenn eine Rücknahme erfolgt, buchen Sie das Fahrzeug zum niedrigeren Wert aus ausstehendem Forderungssaldo oder realistischem Wiederverkaufswert zurück in den Gebrauchtwagenbestand – nicht zum ursprünglichen Forderungsnennbetrag, der den Vermögenswert in dem Moment überbewertet, in dem der Kunde aufhört zu zahlen.
• Gleichen Sie die Rückstellung mindestens vierteljährlich mit den tatsächlichen Rücknahme- und Wiedereinbringungserfahrungen ab und passen Sie die Schätzung an, anstatt einen veralteten Prozentsatz jahrelang fortzuschreiben.

Ein Platz, der diesen Schritt auslässt, zeigt routinemäßig gesunde Papiergewinne, während seine tatsächlichen Zahlungseingänge stillschweigend verfallen – die Lücke wird erst sichtbar, wenn eine Bank die Verlängerung der Bestandsfinanzierung oder Betriebsmittellinie des Platzes ablehnt und geprüfte Jahresabschlüsse verlangt.

Die Periodenabgrenzungsmethode ist nicht optional​

Da ein BHPH-Händler Bestände (die Fahrzeuge) und in der Regel ein erhebliches Forderungsvolumen führt, kann er für Steuerzwecke in der Regel nicht die Einnahmenüberschussrechnung (Cash-Basis) verwenden – Einkommen muss erfasst werden, wenn die Transaktion stattfindet, unabhängig davon, ob bereits Bargeld geflossen ist.

Es gibt eine damit zusammenhängende, häufig missverstandene Regel, die spezifisch für Händler ist: Die Ratenzahlungsmethode – die es vielen Verkäufern erlaubt, die Gewinnrealisierung aus Ratenforderungen bis zum Zahlungseingang aufzuschieben – steht Händlern, die Bestände verkaufen, nicht zur Verfügung. Da ein BHPH-Händler im Geschäft des Autoverkaufs ist, muss der Gewinn aus dem Verkauf des Fahrzeugs selbst im Verkaufsjahr ausgewiesen werden, selbst wenn der Händler das Geld tatsächlich erst über die nächsten zwei oder drei Jahre einzieht. Nur die Zins-/Finanzierungsgebührenkomponente fließt im Laufe der Zeit zu; der Fahrzeugverkaufsgewinn darf nicht darauf warten.

Diese Kombination – zwingende Periodenabgrenzung, sofortige Ertragsrealisierung bei Bestandsverkäufen plus ein Forderungsbuch, das konservativ wertberichtigt werden muss – ist genau die Art von vielschichtigem Regelwerk, das in einer Tabellenkalkulation oder einer generischen Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen, die nicht für ein Kreditportfolio konzipiert wurde, zum Chaos wird.

Wie saubere BHPH-Bücher tatsächlich aussehen​

Zusammengenommen muss der Kontenplan eines BHPH-Händlers mindestens Folgendes trennen:

• Fahrzeugbestand (vor Verkauf) vs. zurückgenommener Bestand (nach Rücknahme, neu bewertet)
• Forderungen aus Raten (brutto) vs. unverdiente Finanzierungsgebührenerträge (Gegenposten) vs. Wertberichtigung für Kreditverluste (Gegenposten)
• Fahrzeugverkaufserlöse und Herstellungskosten, erfasst zum Zeitpunkt des Verkaufs
• Finanzierungsgebührenerträge, erfasst wie verdient über die Laufzeit der Forderung
• Bücher der Händlereinheit vs. Bücher der RFC-Einheit, falls eine verbundene Finanzierungsgesellschaft existiert

Jede dieser Positionen erfordert einen Papierpfad: den Einzelhandels-Ratenkaufvertrag, das Zahlungsjournal mit der Aufteilung von Kapital und Zinsen, den Rücknahme- und Wiedereinbringungsnachweis und – wenn eine RFC existiert – den Vermögenskaufvertrag, der jeden Forderungsverkauf dokumentiert. Ein Wirtschaftsprüfer, ein Kreditgeber, der vor der Verlängerung einer Kreditlinie eine Due-Diligence-Prüfung durchführt, oder der IRS werden alle nach denselben zugrunde liegenden Dokumenten fragen, nur aus unterschiedlichen Gründen.

Halten Sie die Bücher ab dem ersten Vertrag prüfbar​

Die Unternehmen, die eine IRS-Prüfung oder eine Due-Diligence-Prüfung eines Kreditgebers überleben, sind nicht diejenigen mit der ausgeklügeltsten RFC-Struktur – sie sind diejenigen, deren Bücher Vertrag für Vertrag von der Entstehung bis zur Rückzahlung oder Rücknahme nachvollzogen werden können. Beancount.io bietet unabhängigen Händlern und ihren Buchhaltern eine reine Text-Buchhaltung mit Versionskontrolle, bei der jede Forderung, jede Zahlungsaufteilung und jede Anpassung der Rückstellung ein lesbarer, diff-fähiger Eintrag ist, anstatt eine Blackbox in einer proprietären DMS-Software. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Finanzteams ihre Bücher in ein Format überführen, das sie tatsächlich prüfen können.