So eröffnen Sie ein Geschäftskonto

Geschäfts- und Privatvermögen zu trennen, ist mehr als nur Best Practice – für die meisten Gründer ist es eine rechtliche und steuerliche Pflicht. Sobald Sie Kunden abrechnen, Umsatzsteuer einziehen oder Dienstleister bezahlen, schützt ein eigenes Geschäftskonto Ihre Haftungsbeschränkung, vereinfacht die Buchhaltung und stärkt Ihre Glaubwürdigkeit bei Lieferanten. Viele Unternehmer schieben den Schritt dennoch hinaus, weil sie nicht wissen, welche Bank passt, welche Unterlagen notwendig sind oder wie der Onboarding-Prozess abläuft. Diese Anleitung zerlegt den Prozess in überschaubare Schritte, damit Sie Ihr Konto sicher eröffnen und mit Beancount sauber führen können.

1. Geschäftsstruktur und Registrierung prüfen

Banken müssen bestätigen, dass Ihr Unternehmen legitim ist, bevor sie Transaktionen zulassen. Erledigen Sie deshalb zuerst die Grundlagen:

• Rechtsform registrieren. Melden Sie Ihre LLC, GmbH, AG, Partnerschaft oder Ihr Gewerbe (DBA) im Bundesstaat Ihres Geschäftssitzes an. Einzelunternehmer können oft ihren eigenen Namen nutzen, doch viele Banken verlangen einen eingetragenen Firmennamen, wenn Sie eine Marke führen.
• Employer Identification Number (EIN) beantragen. Selbst Ein-Personen-LLCs und Einzelunternehmer profitieren davon, weil Ihre Sozialversicherungsnummer nicht in Bankformularen oder bei Lieferanten auftaucht.
• Eigentumsnachweise bereithalten. Bringen Sie Gesellschaftsvertrag, Satzung, Operating Agreement sowie Partnerschaftsverträge mit. Diese Unterlagen zeigen, wer das Unternehmen kontrolliert und Konten eröffnen darf.

Arbeiten Sie in einer regulierten Branche – etwa im Gesundheitswesen, in der Rechtsberatung oder in der Finanzberatung –, ergänzen Sie alle benötigten Berufslizenzen. Ein vollständiges Dossier verhindert zusätzliche Filialbesuche.

2. Den richtigen Kontotyp wählen

Nicht jedes Geschäftsgirokonto ist gleich. Vergleichen Sie folgende Faktoren:

• Mindestguthaben und monatliche Gebühren. Viele Banken erlassen Gebühren, wenn Sie einen bestimmten Durchschnittssaldo halten, bestimmte Services nutzen oder weitere Produkte verknüpfen. Kalkulieren Sie Ihren Cashflow, um unnötige Kosten zu vermeiden.
• Limits für Transaktionen und Bareinzahlungen. Händler oder Restaurants mit häufigen Bareinzahlungen benötigen höhere Limits und faire Gebühren bei Überschreitungen. Online-Unternehmen priorisieren eher unbegrenzte ACH-Überweisungen.
• Zins- und Renditechancen. Moderne Banking-Plattformen bieten teilweise attraktive Verzinsung, insbesondere wenn Sie Cash automatisiert in Unterkonten verschieben.
• Integrationen mit Buchhaltungstools. Direkte Schnittstellen zu Beancount-kompatiblen Exporten, Bankfeeds oder CSV-Downloads erleichtern den Abgleich.
• Digitaler Zugang vs. Filialnetz. Prüfen Sie, ob Sie Bareinzahlungen am selben Tag, persönliche Beratung oder ein rein digitales Banking benötigen.

Erstellen Sie eine Shortlist von zwei bis drei Banken und notieren Sie deren spezifische Anforderungen. Ein Plan B hält den Prozess am Laufen, falls sich die erste Bewerbung verzögert.

3. Benötigte Unterlagen zusammenstellen

Sobald Sie Ihre Favoriten ausgewählt haben, legen Sie eine Checkliste an. Typischerweise verlangen Banken:

• Personalausweis für jeden Inhaber mit mindestens 25 % Beteiligung (Ausweis, Reisepass oder staatlicher ID).
• Gründungsunterlagen wie Gesellschaftsvertrag/Satzung und Operating Agreements.
• EIN-Bestätigung (Bestätigungsschreiben SS-4 vom IRS).
• Gewerbe- oder Branchengenehmigungen, falls gesetzlich vorgeschrieben.
• Beschlüsse zur Kontovollmacht, die regeln, wer Konten eröffnen und Schecks unterschreiben darf.
• Nachweis der Geschäftsadresse wie Mietvertrag oder Nebenkostenabrechnung; reine Postfächer akzeptieren viele Banken nicht.

Scannen Sie alles in einen gesicherten Ordner. Digitale Banken fordern den Upload von PDFs, Filialbanken kopieren die Unterlagen vor Ort. So verkürzen Sie das Gespräch und vermeiden Rückfragen.

4. Antrag einreichen (online oder vor Ort)

Mit vollständigen Unterlagen können Sie starten:

1. Formular ausfüllen. Online oder in der Filiale geben Sie Unternehmensdaten, Eigentumsanteile, erwartete Transaktionsvolumina und Branchendetails an.
2. Dokumente übergeben oder hochladen. Der Banker prüft Ihre Identität und den Status der Firma. Zudem fragt er eventuell nach der Herkunft der Mittel, um Geldwäschevorschriften einzuhalten.
3. Konto kapitalisieren. Die meisten Institute verlangen eine Ersteinlage zwischen 25 und 200 US-Dollar. Sie können von einem bestehenden Konto überweisen, einen Bank- oder Barscheck mitbringen oder eine Überweisung tätigen.
4. Onlinebanking & Tools aktivieren. Richten Sie Mehrbenutzerzugänge, mobile Einzahlungen, Kartenkontrollen und Benachrichtigungen ein, bevor Sie die Filiale verlassen oder sich ausloggen.

Manche Banken erteilen Sofortgenehmigungen, andere prüfen die Unterlagen ein paar Tage. Reagieren Sie schnell auf Rückfragen, damit der Antrag nicht ins Stocken gerät.

5. Konto mit Beancount verknüpfen

Die Kontoeröffnung ist der erste Schritt; der zweite ist saubere Buchführung. Mit Beancount behalten Sie von Anfang an Ordnung:

• Legen Sie ein eigenes Konto in Ihrem Beancount-Ledger an (z. B. Assets:Bank:Operating).
• Importieren Sie Transaktionen wöchentlich via CSV-Export oder automatisierte Feeds. Regelmäßige Importe decken unautorisierte Buchungen oder fehlende Einzahlungen schnell auf.
• Taggen Sie Buchungen nach Kunde, Projekt oder Standort über Beancount-Metadaten. So wird der Roh-Bankfeed zu aussagekräftigen Managementberichten.
• Stimmen Sie den Saldo monatlich ab. Vergleichen Sie Kontoauszug und Beancount-Saldo und dokumentieren Sie offene Schecks oder Überträge.

Mit dieser Routine bleiben Sie steuerlich compliant und bauen die Historie auf, die Investoren oder Kreditgeber später erwarten.

6. Kontrollen und gute Gewohnheiten etablieren

Ist das Konto aktiv, sichern Sie es mit klaren Richtlinien:

• Getrennte Karten und Logins. Geben Sie Debitkarten nur an Teammitglieder, die sie wirklich benötigen, und vergeben Sie individuelle Onlinezugänge.
• Warnmeldungen aktivieren. Echtzeit-Benachrichtigungen bei hohen Abbuchungen, neuen Zahlungsempfängern oder fehlgeschlagenen Logins helfen, verdächtige Aktivitäten sofort zu erkennen.
• Überweisungen für Rücklagen und Löhne automatisieren. Planen Sie regelmäßige Transfers auf Steuer-, Lohn- und Gewinnkonten, damit Liquidität nicht knapp wird.
• Prozesse in Beancount dokumentieren. Kommentieren Sie große Transfers oder Kapitalzuführungen. Ihr zukünftiges Ich – und Ihr Steuerberater – werden es schätzen.

7. Gebühren und Servicequalität im Blick behalten

Auch nach der Eröffnung sollte das Konto regelmäßig bewertet werden:

• Prüfen Sie quartalsweise das Gebührenverzeichnis. Banken passen Preise an oder führen neue Features ein, die bei einem Kontowechsel Einsparungen bringen können.
• Beobachten Sie den Support. Wenn es schwierig ist, einen Ansprechpartner zu erreichen oder Betrugsfälle zu klären, ist ein Wechsel angebracht.
• Vergleichen Sie Renditen. Wettbewerber erhöhen oft den APY auf Betriebs- oder Sparkonten. Bei höheren Guthaben kann ein besser verzinstes Konto die Gebühren ausgleichen.

Ein Wechsel gelingt mit Beancount mühelos, weil alle Historien erhalten bleiben. Legen Sie einfach einen neuen Bank-Account im Ledger an, transferieren Sie den Saldo und arbeiten Sie weiter, ohne die Auswertungen zu unterbrechen.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich als Einzelunternehmer ein Geschäftskonto? Ja. Auch wenn Ihr Bundesstaat ein Privatkonto erlaubt, verringert die Trennung das Prüfungsrisiko, vereinfacht Steuerabzüge und signalisiert Professionalität.

Kann ich ein Geschäftskonto online eröffnen? Viele Fintech-Banken und einige traditionelle Institute bieten vollständig digitale Onboarding-Prozesse. Rechnen Sie mit zusätzlichen Identitätsprüfungen – etwa Selfie-Video oder Live-Call – um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Was, wenn ich noch auf die EIN warte? Manche Banken lassen Sie mit Ihrer Sozialversicherungsnummer starten und die EIN nachreichen. Die Freigabe von Guthaben und Karten erfolgt jedoch meist erst nach Hinterlegung der EIN. Beantragen Sie sie daher frühzeitig.

Wie lange dauert der Prozess? In unkomplizierten Fällen ist der Antrag in unter einer Stunde erledigt und das Konto noch am selben Tag nutzbar. Komplexe Eigentümerstrukturen oder regulierte Branchen können eine Woche oder länger für Compliance-Prüfungen beanspruchen.

Fazit

Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist ein wichtiger Schritt, der Ihr Privatvermögen schützt, Ihre Finanzen ordnet und Wachstum ermöglicht. Wählen Sie eine Bank, die zu Ihrem Betriebsmodell passt, bereiten Sie alle Unterlagen vor und nutzen Sie Beancount für glasklare Aufzeichnungen. Wenn Steuerprüfer oder Investoren anklopfen, verfügen Sie über saubere Auszüge, dokumentierte Transaktionen und das sichere Gefühl, dass Ihr Unternehmen auf soliden finanziellen Füßen steht.