Un negoci de tres persones pot pagar entre uns 50 dòlars i uns 67 dòlars al mes perquè algú altre calculi, presenti i dipositi els seus impostos de nòmina — les mateixes declaracions, els mateixos dipòsits, una diferència del 34 per cent. Si t'equivoques en la comparativa, pagues de més cada mes durant anys; si t'equivoques en la presentació, la sanció de l'IRS per no dipositar comença en el 2 per cent de l'impost no pagat i puja fins al 15 per cent, abans que cap estat n'afegeixi les seves pròpies. Per a una microempresa que gestiona la nòmina amb marges ajustats, l'opció correcta més barata no és un error d'arrodoniment. És tot el joc.
Aquesta guia compara els tres proveïdors de servei complet econòmics que les microempreses realment inclouen a la seva llista curta —Patriot Full-Service Payroll, OnPay i SurePayroll de Paychex— pel que fa a preu base, càrrecs per treballador, abast de la presentació d'impostos, costos dels formularis de final d'any i suport multiestatal, amb els càlculs mensuals resolts per a un, cinc, deu i vint-i-cinc treballadors.
Què et compra realment el "servei complet"
Els proveïdors de nòmines utilitzen "servei complet" per dir que et treuen de sobre la feina de compliment normatiu, no només l'aritmètica. Abans de comparar preus, confirma que cada pla inclou aquests cinc elements:
- Càlcul d'impostos a cada execució: retenció d'impost federal sobre la renda, Seguretat Social i Medicare, retenció d'impost estatal sobre la renda, atur estatal (SUTA) i impostos locals on existeixin.
- Dipòsits d'impostos enviats als organismes correctes amb el calendari correcte, perquè no hagis de tocar mai un termini d'EFTPS tu mateix.
- Declaracions d'impostos preparades i presentades: formularis 940 i 941 a nivell federal, més les declaracions trimestrals estatals i les declaracions locals.
- Formularis de final d'any: W-2 per als empleats i 1099 per als contractistes, presentats als organismes i lliurats als treballadors.
- Comunicació de noves contractacions a l'estat, que la majoria d'estats exigeixen en uns 20 dies des de la contractació.
Patriot ven el servei complet com un nivell de millora; el seu pla Basic més barat calcula els impostos però deixa la presentació i els dipòsits en mans teves. OnPay té un pla únic que és de servei complet per defecte. SurePayroll ven tant un pla d'autoservei com un pla de servei complet, així que assegura't de pressupostar el de servei complet quan comparis. Tots els preus següents corresponen a l'opció de servei complet amb impostos gestionats.
Els tres candidats d'un cop d'ull
Els tres permeten nòmines il·limitades, paguen empleats W-2 i contractistes 1099 per transferència directa, i presenten els impostos de nòmina federals, estatals i locals. Les diferències són l'estructura de preus, què costa extra i quanta gestió de recursos humans ve inclosa.
| Patriot Full-Service | OnPay | SurePayroll Full-Service | |
|---|---|---|---|
| Preu base | 37 dòlars al mes | 49 dòlars base al mes | 29 dòlars al mes |
| Càrrec per treballador | 5 dòlars per treballador pagat | 6 dòlars per treballador | 7 dòlars per empleat |
| Multiestatal | 12 dòlars per cada estat addicional al mes | Inclòs, els 50 estats | 9,99 dòlars fixos al mes després del primer estat |
| Formularis W-2/1099 de final d'any | Inclosos | Inclosos | Facturats a part, uns 5 dòlars per formulari més una comissió de gestió |
| Presentació d'impostos locals | Inclosa | Inclosa | Disponible, comissió variable |
| Eines de RRHH i beneficis | Complements de pagament | Incloses (RRHH, PTO, administració de beneficis, integracions de 401(k)) | Limitades; la nòmina domèstica és el punt fort |
| Prova gratuïta | 30 dies | Primer mes gratuït | Mesos gratuïts promocionals |
Els preus són els preus de llista publicats pels proveïdors en el moment d'escriure això; els tres ofereixen descomptes d'introducció freqüents, així que confirma l'oferta vigent abans de comprar. Els càrrecs per treballador s'apliquen als treballadors efectivament pagats al mes, cosa que importa si la teva plantilla fluctua amb el personal de temporada.
Els càlculs mensuals: qui és més barat a cada mida?
Els preus de llista enganyen perquè una base baixa amb un càrrec per treballador alt es creua amb una base alta amb un càrrec per treballador baix a mesura que creixes. Resolt per a un empresari d'un sol estat:
Un treballador (només tu, amb sou de la teva pròpia S corp):
- SurePayroll: 29 més 7, o 36 dòlars
- Patriot: 37 més 5, o 42 dòlars
- OnPay: 49 més 6, o 55 dòlars
SurePayroll guanya el cas del propietari individual per un clar de sis dòlars al mes.
Cinc treballadors:
- Patriot: 37 més 25, o 62 dòlars
- SurePayroll: 29 més 35, o 64 dòlars
- OnPay: 49 més 30, o 79 dòlars
Patriot pren el lideratge. El seu càrrec de cinc dòlars per treballador supera el càrrec de set dòlars de SurePayroll prou com per compensar la base més alta.
Deu treballadors:
- Patriot: 37 més 50, o 87 dòlars
- SurePayroll: 29 més 70, o 99 dòlars
- OnPay: 49 més 60, o 109 dòlars
Patriot amplia el lideratge fins a dotze dòlars al mes respecte a SurePayroll.
Vint-i-cinc treballadors:
- Patriot: 37 més 125, o 162 dòlars
- OnPay: 49 més 150, o 199 dòlars
- SurePayroll: 29 més 175, o 204 dòlars
Amb vint-i-cinc treballadors, el càrrec de sis dòlars per treballador d'OnPay finalment supera els set dòlars de SurePayroll, i Patriot continua sent el més barat per un ampli marge.
El patró: SurePayroll és el més barat amb un treballador, Patriot és el més barat a partir d'uns tres treballadors, i OnPay mai és el més barat només pel preu de llista. Però el preu de llista només és l'oferta inicial. La lletra petita següent mou diners reals.
La lletra petita que canvia el guanyador
Taxes multiestatals
Contracta un treballador remot a l'altre costat de la línia estatal i la classificació canvia. Patriot cobra 12 dòlars per cada estat addicional al mes. SurePayroll cobra uns fixos de 9,99 dòlars al mes per multiestatal, per molts estats addicionals que afegeixis. OnPay inclou els cinquanta estats sense cap càrrec addicional.
Refés l'exemple de cinc treballadors amb empleats en dos estats: Patriot puja a 74 dòlars, SurePayroll a uns 74 dòlars, i OnPay es manté en 79 dòlars. Amb empleats en quatre estats, Patriot puja a 98 dòlars mentre SurePayroll es manté prop dels 74 dòlars i OnPay es manté en 79 dòlars. Si el teu equip està escampat per estats, la tarifa fixa de SurePayroll i la cobertura inclosa d'OnPay esborren ràpidament l'avantatge de preu base de Patriot.
Comissions dels formularis de final d'any
Patriot i OnPay inclouen la preparació i presentació de W-2 i 1099 en el preu mensual. SurePayroll factura els formularis de final d'any a part — uns 5 dòlars per formulari més una comissió de gestió. Deu treballadors vol dir uns 50 dòlars més la comissió cada gener, cosa que afegeix aproximadament cinc dòlars al mes al cost real de SurePayroll quan ho amortitzes. Poques vegades capgira la classificació per si sol, però redueix l'avantatge de SurePayroll en el cas del propietari individual i amplia el seu desavantatge respecte a Patriot a totes les mides més grans.
Impostos locals
Si operes on existeixen impostos de nòmina municipals o comarcals, confirma que la presentació local està coberta. Patriot i OnPay inclouen les declaracions i dipòsits d'impostos locals en el servei complet. SurePayroll gestiona els impostos locals en moltes jurisdiccions, però tracta algunes declaracions locals com a complements, així que pressuposta la teva localitat real en lloc de donar per feta la cobertura.
Contractistes
Els tres paguen contractistes 1099 i presenten els 1099, però l'economia és diferent si els contractistes són la major part dels teus pagaments. Patriot i OnPay compten els contractistes com a treballadors pagats a la mateixa tarifa per treballador. Si només pagues contractistes i no tens cap empleat W-2, cap d'aquests tres és la resposta més barata —diversos proveïdors venen plans només per a contractistes sense quota base—, però dins d'aquests tres, la tarifa de cinc dòlars per treballador de Patriot és el cost més baix per contractista.
RRHH, beneficis i control horari
Aquí és on OnPay recupera el seu preu de llista més alt. OnPay agrupa eines de RRHH, plantilles de cartes d'oferta, seguiment de PTO, administració de beneficis, integracions de 401(k) i assegurança laboral de pagament per ús en el seu únic pla. Patriot cobra a part pel programari de RRHH i el control horari, a sis dòlars base més dos dòlars per empleat cadascun al mes. SurePayroll se situa al mig, amb un suport de RRHH integrat modest més un pla dedicat per a ocupadors domèstics que cap dels competidors iguala. Si anaves a comprar només un complement de RRHH de Patriot, el preu tot inclòs d'OnPay es torna sobtadament competitiu: Patriot servei complet més RRHH per a cinc treballadors surt per uns 78 dòlars, pràcticament empatat amb els 79 dòlars d'OnPay —i OnPay a més inclou l'administració de beneficis i el PTO.
Quin s'adapta a la teva microempresa?
Propietari individual que només es paga a si mateix. SurePayroll servei complet és l'opció compliant més barata a uns 36 dòlars al mes. Només recorda la factura dels formularis de gener, i confirma que el teu estat no amaga cap sorpresa d'impostos locals.
De dos a deu treballadors en un sol estat. Patriot servei complet guanya en preu i inclou els formularis de final d'any i les declaracions locals. És la resposta per defecte per a la clàssica microempresa d'una sola ubicació: la cafeteria, el consultori dental, l'agència de cinc persones.
Treballadors en tres o més estats. Pressuposta-ho de tres maneres abans de comprometre't. La tarifa fixa multiestatal de 9,99 dòlars de SurePayroll sol guanyar en cost, el multiestatal inclòs d'OnPay més els RRHH agrupats solen guanyar en valor, i la tarifa per estat de Patriot es multiplica en contra seu amb cada estat que afegeixes.
Un ocupador domèstic (mainadera, cuidador, empleat de la llar). El pla domèstic dedicat de SurePayroll està fet a mida per a això i és la raó per la qual moltes famílies hi acaben. Ni Patriot ni OnPay es dirigeixen específicament a la nòmina domèstica.
Un equip que també necessita ajuda amb RRHH, PTO o beneficis. El pla únic d'OnPay agrupa el que els altres dos cobren a part o no tenen. Compara la xifra tot inclòs d'OnPay amb Patriot més complements, no amb la base nua de Patriot, i la diferència gairebé desapareix.
Només contractistes, sense empleats. Reconsidera si necessites gens la nòmina de servei complet per a empleats. Un pla només per a contractistes d'un altre proveïdor normalment costa menys que qualsevol d'aquests tres; si et quedes en aquest trio, la tarifa per treballador de Patriot és la més baixa.
Enregistrar la nòmina al teu propi llibre
Sigui quin sigui el proveïdor que triïs, el seu càrrec mensual al teu compte bancari no és una sola despesa. Agrupa els sous bruts, la part de l'ocupador dels impostos de nòmina, els impostos retinguts que només fas arribar als organismes i la pròpia comissió del proveïdor —i els teus llibres haurien de mostrar cada peça per separat, o el teu estat de pèrdues i guanys infravalorarà el cost de la mà d'obra i els teus passius mai quadrarà.
Un assentament típic de nòmina de final de mes en comptabilitat de text pla té aquest aspecte:
2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
Expenses:Payroll:Wages 8,400.00 USD
Expenses:Payroll:Employer-Taxes 642.60 USD
Liabilities:Payroll:Withholding -1,680.00 USD
Liabilities:Payroll:Employer-Tax -642.60 USD
Assets:Checking:Operating -6,720.00 USDEls sous bruts i la part d'impostos de l'ocupador van a comptes de despesa; l'impost sobre la renda retingut i les dues meitats de la FICA seuen en comptes de passiu fins que el proveïdor les remet; el sou net surt del compte corrent. Enregistra la comissió mensual del proveïdor per separat com a despesa administrativa perquè puguis veure què et costa anualment el processament de la nòmina en si. Si ets nou en l'enregistrament de nòmines per partida doble, la documentació explica pas a pas la configuració de comptes i la conciliació.
Concilia l'informe del proveïdor amb el càrrec bancari a cada cicle de pagament, no només a final d'any. El desori de nòmines més comú de les petites empreses és un càrrec del proveïdor que ningú no va aparellar amb un rebut de sou durant onze mesos, descobert només quan els totals del W-3 es neguen a quadrar al gener.
Cinc errors que costen més que la subscripció
Comprar només pel preu base. La base és la meitat més petita de la factura per a gairebé tots els ocupadors. Multiplica el càrrec per treballador per la teva plantilla, afegeix les taxes multiestatals i de final d'any, i després compara. Una base de 29 dòlars amb un càrrec de set dòlars per treballador costa més que una base de 37 dòlars amb un càrrec de cinc dòlars per treballador a qualsevol plantilla per sobre de quatre.
Oblidar la factura de gener. Les comissions dels formularis de final d'any arriben un cop l'any i queden fora de totes les comparatives mensuals. Amortitza-les —uns cinc dòlars per formulari amb SurePayroll— abans de declarar un guanyador.
Classificar malament els treballadors per eludir el càrrec per treballador. Deixar un treballador fora de la nòmina per estalviar cinc dòlars al mes arrisca impostos endarrerits, sancions i interessos que fan pal·lidesa una dècada de quotes de subscripció. Si algú sembla un empleat segons el test del teu estat, posa'l a la nòmina.
Donar per fet que el teu estat està cobert. Els tres presenten declaracions als cinquanta estats, però la cobertura d'impostos locals i els temps de configuració de comptes nous varien. Confirma els teus registres estatals i locals concrets abans de la primera data de pagament, no després.
No conciliar mai. El proveïdor presenta els teus impostos; no porta els teus llibres. Aparella cada cicle de pagament amb el càrrec bancari i liquida els passius de retenció mensualment, perquè el desembre no amagui cap sorpresa.
El teu proper pas
Compta els teus treballadors W-2 i contractistes 1099, fes una llista dels estats on treballen, i pressuposta els tres proveïdors amb aquests dos números —base més per treballador per plantilla, més els complements multiestatals i de final d'any que t'apliquin. Per a la majoria de microempreses d'un sol estat amb dos o més treballadors, aquest càlcul apunta a Patriot; els propietaris individuals solen acabar amb SurePayroll; els equips escampats i qui necessiti els RRHH inclosos haurien de pressupostar el pla tot inclòs d'OnPay abans de decidir. Fes els números amb la teva plantilla real, confirma la cobertura d'impostos locals per a la teva localitat, i comença la prova gratuïta un cicle de pagament sencer abans que necessitis fer el primer dipòsit.
