Nota de crèdit vs. nota de dèbit: quan reduir una factura, quan augmentar-la i com cada una mou els comptes a cobrar

El pagament del teu client arriba amb un dèficit de $1.400 sobre una factura de $9.800, amb una nota d'remesa d'una línia: "deduït per l'enviament incomplet". Res als teus llibres explica la diferència. La factura diu $9.800, els diners diuen $8.400, i el teu informe de venciments ara mostra un saldo vençut que el client insisteix que no deu.

Aquest és el moment pel qual existeixen les notes. No pots desenviar la factura, i reescriure-la silenciosament a posteriori destrueix el registre del que vas facturar originalment i per què va canviar. En lloc d'això, emets un document breu que ajusta el saldo en qualsevol de les dues direccions: una nota de crèdit redueix el que el client deu, una nota de dèbit ho augmenta. A continuació es mostra com triar la correcta, registrar cada una correctament i evitar els errors que converteixen un ajust rutinari en un embolic de conciliació.

Nota de crèdit vs. nota de dèbit d'un cop d'ull​

Què fa una nota de crèdit​

Una nota de crèdit (abreviació de memòria de crèdit) és un document que emets com a venedor i que redueix el que el teu comprador deu sota una factura anterior. Si la factura encara està oberta, el client simplement paga el romanent més petit. Si ja ha pagat íntegrament, el crèdit s'aplica a una factura futura o es retorna com a reembossament en efectiu — en qualsevol cas, la nota és el rastre documental darrere de l'ajust.

Recorre a una nota de crèdit quan:

• Els béns tornen. Un client retorna productes defectuosos, danyats o no desitjats. Un comprador que retorna 10 unitats defectuoses d'una comanda de 100 unitats rep una nota de crèdit per aquestes 10 unitats, no una factura reescrita.
• Has facturat en excés. El preu unitari era incorrecte, la quantitat era incorrecta o una línia de detall no hauria d'haver-hi estat mai.
• Has concedit una bonificació. El client es queda amb béns lleugerament danyats a canvi d'una reducció de preu. No es retorna res; el saldo simplement es fa més petit.
• Un descompte s'aplica després de la facturació. Un descompte per volum o fidelitat que la factura original no reflectia, ara acordat amb el client.
• El servei no ha estat a l'altura. Una finestra de lliurament incomplerta o un compliment parcial que acceptes acreditar en lloc de discutir.

Què fa una nota de dèbit​

Una nota de dèbit (memòria de dèbit) és la imatge especular: un document emès pel venedor que augmenta el que el comprador deu sota una factura anterior. Informa el client, per escrit, que deu més del que deia la factura — i exactament per què.

Recorre a una nota de dèbit quan:

• Has facturat per sota. La factura va sortir amb un preu o quantitat massa baixos i ho has detectat després d'enviar-la.
• El client s'ha quedat amb béns addicionals. Has enviat 120 unitats contra una comanda de 100 unitats i el client ha acceptat quedar-se amb l'excés.
• Els extres acordats han arribat després de la facturació. Transport, recàrrecs per urgència o repercutiment de materials que el teu contracte permet afegir.
• S'apliquen càrrecs contractuals. Recàrrecs per pagament tardà o interessos que el client ja havia acceptat en les teves condicions.

Una advertència: una nota de dèbit demana més diners al client, per la qual cosa es disputa molt més sovint que una nota de crèdit. Anomena la clàusula del contracte o l'error, adjunta l'evidència de suport i envia-la puntualment. Un recàrrec sorpresa mesos després es llegeix com una extorsió fins i tot quan el contracte ho permet.

Com cada una mou els comptes a cobrar​

Aquí és d'on vénen els noms. Als llibres del venedor, una nota de crèdit acredita els comptes a cobrar, reduint el saldo del client i l'actiu del teu balanç. Una nota de dèbit debitа els comptes a cobrar, augmentant-lo.

L'altra banda de l'assentament importa igualment. Una nota de crèdit per béns retornats no hauria de reduir directament el teu compte de Vendes — debitа un compte de contrapartida d'ingressos, Devolucions i bonificacions sobre vendes, de manera que les vendes brutes es mantinguin intactes i les deduccions es mostrin com a línia pròpia. Una nota de dèbit per càrrecs addicionals acredita el compte d'ingressos corresponent, perquè has guanyat més.

Els assentaments estàndard del costat del venedor són així:

Nota de crèdit — $500 de béns retornats contra una factura de $5.000:

• Débit: Devolucions i bonificacions sobre vendes — $500
• Crèdit: Comptes a cobrar — $500

Nota de dèbit — $85 de transport facturat per sota:

• Débit: Comptes a cobrar — $85
• Crèdit: Ingressos per transport (o el compte d'ingressos corresponent) — $85

Si el client ja ha pagat i reembosses en efectiu en lloc d'arrossegar el crèdit cap endavant, això és un segon pas separat: debitа el saldo creditor dels comptes a cobrar i acredita Caixa. La nota documenta l'ajust; el reembossament documenta el moviment de diners. No ometis la nota només perquè han canviat de mans diners — sense ella, els ingressos queden sobrevalorats mentre la caixa baixa.

Si portes llibres en text pla, els mateixos assentaments són transaccions datades ordinàries:

2026-10-15 * "Credit memo CM-1042 - 10 returned units against INV-881"
  Expenses:Sales-Returns        500.00 USD
  Assets:Receivable:Acme       -500.00 USD
 
2026-10-18 * "Debit memo DM-0207 - underbilled freight on INV-902"
  Assets:Receivable:Globex       85.00 USD
  Income:Freight-Charged        -85.00 USD

La documentació de Beancount cobreix la sintaxi de transaccions en detall si estàs configurant aquests comptes per primera vegada. L'hàbit que importa és el mateix en qualsevol sistema: registra les dues bandes de la nota el dia que l'envies, de manera que els comptes a cobrar sempre coincideixin amb el que els teus clients realment deuen.

El costat del comprador reflecteix tot això. Quan un proveïdor t'envia una nota de crèdit, redueix el que deus: debitа Comptes a pagar, acredita Devolucions de compres (o Inventari). Quan reps una nota de dèbit, el teu deute a pagar augmenta. Mateixos documents, seient oposat a la taula.

Un exemple treballat: del pagament incomplet a uns llibres nets​

Tornem a aquella factura de $9.800 i al pagament de $8.400. Aquí tens l'ajust fet correctament:

1. Verifica la reclamació. Consulta l'albarà d'enviament i el registre de lliurament del transportista. Confirmen que 86 de 100 unitats van arribar — el client té raó sobre l'enviament incomplet, per valor de $1.400.
2. Tria el document. El saldo ha de baixar, així que això és una nota de crèdit, no una nota de dèbit ni una factura editada.
3. Escriu-la. La nota de crèdit CM-1043 fa referència a la factura INV-915, llista les 14 unitats que falten a $100 cadascuna i exposa els càlculs: $9.800 facturats, $1.400 acreditats, $8.400 ara deguts i ja pagats.
4. Registra-la el mateix dia. Débit Devolucions i bonificacions sobre vendes $1.400; crèdit Comptes a cobrar $1.400. El saldo del client baixa a zero i l'informe de venciments es neteja.
5. Tanca el cercle. Aplica la nota contra INV-915 al teu sistema perquè la factura es mostri com a pagada íntegrament en lloc de quedar com un pagament parcial amb un romanent inexplicat.

Temps total: minuts. L'alternativa — deixar un saldo fantasma de $1.400 per discutir a final de trimestre — costa molt més.

Nota de crèdit vs. reembossament: no és el mateix​

Una nota de crèdit és un document comptable; un reembossament és un moviment de caixa. Sovint van junts, però qualsevol dels dos pot passar sense l'altre:

• Crèdit aplicat cap endavant: la nota s'emet ara i no es mou cap diner. El client deu menys a la propera factura.
• Reembossament: la nota més un pagament en efectiu de tornada al client.
• Pagament de cortesia sense error de facturació: es mouen diners, però encara vols la nota (o un registre d'ajust equivalent) perquè els ingressos i els comptes a cobrar es conciliïn.

L'error clàssic és registrar el pagament del reembossament sense la nota. La caixa baixa, però els comptes a cobrar encara mostren el saldo antic i els ingressos queden sobrevalorats — i la discrepància surt a la llum setmanes després durant la conciliació, quan ningú recorda per què.

Dues coses semblants que causen confusió​

Notes de dèbit emeses pel comprador. De vegades el comprador inicia el tràmit: retorna béns o disputa un càrrec i envia al venedor una nota de dèbit que diu, en efecte, "estem debitant el teu compte amb nosaltres". Funcionalment és una sol·licitud de la teva nota de crèdit. Tracta-la com una reclamació a verificar, no com un ajust a registrar cegament. La teva nota de crèdit, un cop acceptis, és el document que mou els teus comptes a cobrar.

Notes bancàries. El teu extracte bancari utilitza el mateix vocabulari en un context diferent. Una nota de dèbit bancària treu diners del teu compte (comissions de servei, càrrecs); una nota de crèdit bancària afegeix diners (interessos guanyats, cobraments). Aquestes ajusten el teu saldo de caixa durant la conciliació bancària, no els teus comptes a cobrar. Mai arxivis una nota de dèbit bancària contra el compte d'un client.

Què ha de portar cada nota​

Cada nota, de crèdit o de dèbit, hauria de portar:

1. Un número de nota únic en la seva pròpia seqüència (CM-1042, DM-0207) — no el número de la factura.
2. El número de la factura original, més el número de comanda si n'hi ha.
3. La data, el nom del client i el motiu en llenguatge clar que qualsevol pugui entendre un any després.
4. Línies de detall amb quantitats i imports, coincidint amb el nivell de detall de la factura.
5. El saldo resultant: import de la factura original, ajust, nou import degut.
6. Qui l'ha aprovada.

Aquesta última línia és la que les petites empreses ometen, i és la que demanen els auditors. Una nota de crèdit és permís per cobrar menys diners, així que exigeix una segona opinió per sobre d'un llindar que estableixis — qualsevol cosa per sobre de $500 necessita l'aprovació del propietari o del controller, per exemple.

Una línia més que moltes plantilles obliden: l'impost sobre vendes. Si la venda original va cobrar impost sobre vendes, la majoria d'estats esperen que l'ajust inclogui també la part de l'impost. Una nota de crèdit només per l'import abans d'impostos deixa el client pagant impost de més i el teu passiu sobrevalorat. Les normes varien segons l'estat, així que confirma les teves abans de finalitzar una plantilla — i conserva la nota arxivada com a suport de l'ajust fiscal que reclames.

Errors comuns que destrossen la conciliació​

• Sense vincle amb la factura original. Un ajust orfe no es pot aparellar durant la conciliació o l'auditoria. Fes sempre referència al número de factura.
• Registrar crèdits directament contra ingressos. Compensar les Vendes amaga la teva taxa de devolucions i els costos de descompte. Utilitza el compte de contrapartida d'ingressos perquè les deduccions romanguin visibles.
• Deixar crèdits sense aplicar. Les notes de crèdit que el client mai no utilitza s'acumulen com a saldos creditors obsolets que distorsionen l'antiguitat dels comptes a cobrar. Revisa els crèdits oberts mensualment: aplica, reembossa o fes seguiment.
• Permetre que qualsevol emeti notes. Sense llindars d'aprovació, els crèdits es converteixen silenciosament en descomptes no autoritzats. Controla'ls.
• Oblidar la línia d'impostos. Vegeu més amunt — l'ajust i la declaració d'impostos haurien d'explicar la mateixa història.

El teu proper ajust en cinc passos​

1. Troba la factura original i confirma els fets: què es va enviar, què es va acordar, què permet el contracte.
2. Tria el document: el saldo ha de baixar, nota de crèdit; el saldo ha de pujar, nota de dèbit.
3. Escriu la nota amb el seu propi número, la referència de la factura, el detall de les línies i el nou saldo.
4. Obtén l'aprovació segons el teu llindar, després envia-la al client i registra les dues bandes el mateix dia.
5. Aplica el crèdit — o cobra el dèbit — dins del mes, i després concilia els comptes a cobrar perquè res no perduri fins al proper tancament.