Nou-Contractació: La Regla dels 20 Dies que Tota Empresa de Primera Ocupació i Multiestatal Ha de Conèixer

Per fi ho heu aconseguit: heu fet la vostra primera contractació. La carta d'oferta està signada, el W-4 i l'I-9 són en algun lloc de la carpeta, i la nòmina està (gairebé) configurada. Després, tres setmanes després de la nova relació laboral, un rellotge que mai sabíeu que existia ja ha caducat.

Tots els estats requereixen que les empreses informin de cada nou empleat a un Directori Estatal de Nous Contractats, generalment dins dels 20 dies següents a la data de contractació. S'aplica al vostre primer empleat, s'aplica a les readmissions, i en alguns estats també s'aplica als contractistes independents. Si ho deixeu passar, el vostre estat us pot multar per cada treballador. Aquí teniu què requereix la regla, com les empreses multiestatals la simplifiquen i com integrar-la en una llista de verificació de contractació perquè no torni a passar mai més.

Què és l'Informe de Nous Contractats (i per què existeix)​

L'informe de nous contractats es remunta a la Llei de Reconciliació de Responsabilitat Personal i Oportunitats Laborals de 1996, la llei federal de reforma del benestar que va crear el requisit a la Secció 453A de la Llei de Seguretat Social. Tota empresa — negocis privats de qualsevol mida, organitzacions sense ànim de lucre, ocupadors domèstics i agències governamentals — ha d'informar de la informació bàsica. Els estats implementen els detalls, però la base és coherent a tot el país:

• "La data de contractació" significa el primer dia de treball remunerat, no el dia que es va acceptar l'oferta o es va completar la comprovació d'antecedents. El rellotge comença quan l'empleat comença a guanyar salaris.

• Informeu de sis punts de dades bàsics: el nom de l'empleat, l'adreça, el número de la Seguretat Social, la data de contractació, el nom i l'adreça de l'empresa, i l'identificador de l'ocupador (número d'identificació d'ocupador federal o estatal, nombre d'atur o números equivalents). Aquesta és la informació que alimenta els programes estatals de manutenció infantil, que fan servir l'informe per localitzar pares que han de pagar manutenció, prevenir el frau de prestacions per desocupació i aplicar les obligacions de manutenció infantil. Per crear un informe executable, heu de tenir les sis dades en una regla que no deixi cap espai per a interpretacions:

  1. Nom de l'empleat (informeu el nom legal complet, tal com apareix al W-4, no un sobrenom)
  2. Adreça de l'empleat
  3. Número de la Seguretat Social de l'empleat
  4. Data de contractació (el primer dia de treball remunerat)
  5. Nom i adreça de l'empresa (incloent-hi l'adreça de l'oficina de nòmines o de pagament si difereix de la ubicació principal de l'empresa)
  6. Identificador de l'ocupador — el número d'identificació d'ocupador federal (FEIN), el número d'identificació d'ocupador estatal, el número d'atur o el número d'identificació equivalent

La Regla dels 20 Dies, Exactament​

La regla temporal federal bàsica és senzilla: informeu no més tard de 20 dies després de la data de contractació de l'empleat. Per als que presenten electrònicament, hi ha una alternativa pràctica: en lloc de presentar cada informe un per un, podeu agrupar diversos informes en una transmissió mensual, però els enviaments han de tenir una diferència de 12 a 16 dies naturals. Per exemple, si transmeteu el dia 1 del mes i el dia 15, teniu el primer enviament dins de la finestra de 20 dies i el segon a una separació vàlida. Però, si el vostre primer dia de treball remunerat cau just després del primer enviament, haureu d'assegurar-vos que el segon enviament compleixi la regla de 20 dies per a aquest empleat concret.

Una trampa per als qui presenten per primera vegada és assumir que "fem servir el termini mensual" vol dir que sempre esteu bé si envieu qualsevol dia del mes. Això és incorrecte — cada empleat té la seva pròpia data límit individual basada en la seva data de contractació. Per als nous ocupadors que presenten per primera vegada, el paper més crític és que les dates de contractació s'alineen correctament amb la finestra d'informe. Si teniu dubtes, comproveu la data de cada treballador individualment, no feu una mitjana ni assumiu que un enviament mensual ho cobreix tot.

El Termini de 20 Dies: Per què és Fàcil Fallar-hi​

El termini de 20 dies sembla generós, fins que es juxtaposa amb les realitats de la contractació. La data de l'oferta, la data d'inici, el primer dia de treball — en una contractació atrafegada, aquestes dates es barregen en una boira. Però la regla és clara: comença amb el primer dia de treball remunerat. No amb el dia de la signatura del contracte, no amb el primer dia d'orientació no remunerada, ni amb el dia en què el vostre sistema de nòmines executi el primer càlcul.

Per als primers empleats, la confusió és doble. Us esteu centrant a configurar la nòmina, registrar-vos per obtenir un número d'identificació d'ocupador, obtenir compensació per als treballadors i potser configurar beneficis. L'informe de nous contractats és una peça administrativa més que és fàcil de passar per alt enmig de tot això. Per als empleats temporals o de temporada, la contractació sovint passa tan ràpidament que els equips assumeixen que "la persona no compta realment com a empleat" o que "ja la gestionarem més endavant." Cap dels dos pensaments és correcte.

Les Readmissions Són un Cas Especial​

Les readmissions són una trampa especialment comuna per als ocupadors de temporada i aquells que contracten de nou després d'acomiadaments. La Llei Federal d'Informe de Nous Contractats s'aplica a qualsevol persona que "torni a treballar" per a la vostra empresa després d'una separació. Però hi ha un matís: si la readmissió passa dins dels últims 12 mesos des de la data de finalització original i l'empresa ha mantingut una relació de treball (per exemple, una excedència, acomiadament temporal o un període d'absència per motius familiars o mèdics), la readmissió no requereix un informe nou. Si la separació supera els 12 mesos, cal un informe complet, igual que per a un empleat completament nou.

Confondre aquest matís pot costar car. Una empresa que acomiada algú al juny, el torna a contractar per a la temporada de vacances al novembre i no presenta un informe perquè creu que "ja està cobert" està en risc. La resposta correcta depèn d'un únic detall: la durada de la bretxa.

El Directori Estatal de Nous Contractats: A On Va la Informació​

Cada estat manté el seu propi Directori Estatal de Nous Contractats (SDNH), que rep els informes de tots els ocupadors dins del seu territori. La informació alimenta dos sistemes: primer, el sistema de manutenció infantil de l'estat, que fa servir les dades per localitzar pares amb obligacions de manutenció; i segon, el Directori Nacional de Nous Contractats, que ajuda a coordinar les activitats de manutenció infantil entre estats i a detectar frau en els programes de desocupació i de compensació per a treballadors. Fins i tot si el vostre empleat viu en un estat diferent del vostre, l'informe va al directori de l'estat on l'empleat treballa, que després comparteix la informació amb el directori nacional i amb l'estat on l'empleat resideixi.

El Límit de Penalització Federal: Una Màxima de 25 $ per Empleat (Però els Estats Poden Afegir-hi Més)​

No informar un nou contractat pot comportar multes. La penalització federal té un límit: 25 $ per empleat no declarat, que augmenta a 500 $ si l'ocupador i l'empleat col·ludeixen per evitar la declaració. Però el límit federal és un pis mínim, no un màxim. Molts estats imposen les seves pròpies penalitzacions que s'afegeixen a la multa federal o hi van més enllà. Aquestes multes estatals varien — sovint van de 50 $ a 200 $ per empleat no declarat, depenent de l'estat i de si la infracció és un primer delicte o reincident. Per a una empresa amb un sol empleat no declarat, la multa pot semblar menor; però per a una contractació col·lectiva de dotzenes de treballadors que no es van declarar, les penalitzacions s'acumulen ràpidament.

Les multes no són l'únic desincentiu. Els estats també poden dur a terme accions administratives, com ara auditories o ordres de cessament i desistiment, especialment si hi ha un patró de no presentació. L'estat també pot compartir dades amb altres agències federals, com la Fiscalia General o el Departament de Treball, cosa que pot desencadenar una revisió més àmplia del compliment de les vostres obligacions laborals. Per a una empresa que vol mantenir un perfil baix amb els reguladors, les penalitzacions financeres són només la punta de l'iceberg.

Regles de Contractistes Independents: Una Excepció Estatal Que Heu de Conèixer​

Tot i que la regla federal cobreix els empleats, alguns estats han estès l'obligació d'informar als contractistes independents. Això no és universal — és una excepció que varia notablement per estat.

A Califòrnia, per exemple, les empreses han d'informar qualsevol contractista independent nou que tingui un contracte per valor de 600 $ o més durant l'any natural. Heu de presentar un formulari DE 542 "Informe de Nous Contractats" dins dels 20 dies següents al primer dia de treball del contractista. La definició de "contractista independent" per a aquest propòsit és àmplia i inclou qualsevol persona que realitzi serveis per a la vostra empresa sota un contracte de treball. Aquest requisit es va dissenyar per ajudar a localitzar els pares amb obligacions de manutenció que treballen com a autònoms i per detectar frau en la desocupació.

Nova York també requereix que els ocupadors informin dels contractistes independents, amb llindars i terminis similars. En general, si un contractista guanya més de 600 $ en un any natural, l'empresa ha de presentar un informe. El límit de temps per a la presentació és el mateix: dins dels 20 dies següents al primer dia de treball.

Per a les empreses que operen en diversos estats, això crea una capa de complexitat afegida. Potser no esteu obligats a informar de contractistes a tots els estats, però ho heu de fer a Califòrnia i Nova York. Com que les definicions i els llindars difereixen, heu de desenvolupar una estratègia de compliment que sàpiga quin conjunt de regles s'aplica a cada estat on teniu contractistes. El millor consell: tracteu els contractistes com a empleats a efectes d'informe, i si no esteu segurs si l'estat requereix un informe, consulteu l'agència estatal de manutenció infantil o un expert en compliment. Les preguntes que cal fer a cada estat inclouen: quins llindars específics s'apliquen? He de presentar independents si treballen per a mi en aquell estat? Hi ha algun formulari específic o mètode de presentació?

Llindars d'Informe Específics per Estat: Tot i que els principis del programa federal s'apliquen a tots els estats, hi ha variacions locals en els llindars d'informe. Per exemple:​

• A Califòrnia, només heu d'informar dels contractistes independents quan el contracte val 600 $ o més. Això vol dir que si teniu un contractista per a un projecte de 500 $, no cal cap informe.
• A Nova York, el llindar és el mateix: 600 $ o més en un any natural.
• A Texas, no hi ha cap requisit d'informe de contractistes independents en absolut — la llei estatal se centra exclusivament en els empleats. Això no vol dir que Texas no tingui regles per a contractistes en altres contextos (per exemple, impostos), però no hi ha cap obligació d'informe de nous contractats.

El fet que les lleis estatals difereixin tant subratlla el punt crític: no podeu assumir que una única directriu "federal suficient" cobreix les vostres obligacions. La vostra estratègia de compliment ha de ser específica per a l'estat, i els errors sorgeixen quan tracteu tots els estats de manera idèntica.

L'Excepció de l'Estat: Empleats de Fuera de l'Estat i Treballadors a Distància​

Una confusió que sorgeix sovint amb el treball a distància és: a quin directori informe un empleat que viu en un estat però treballa per a mi des de casa en un altre? La resposta general és que l'informe va a l'estat on l'empleat treballa, no necessàriament on resideix. Però amb el treball a distància, la ubicació del treball pot ser difusa.

Les regles federals diuen que heu de presentar als directori(s) estatal(s) dels estats on l'empleat exerceix el seu treball. Si un empleat viu a Colorado però treballa de manera remota per a la vostra empresa amb seu a Wyoming, en general informeu al directori de Wyoming. Tanmateix, si l'empleat treballa físicament a Colorado (fins i tot a casa), l'obligació pot ser diferent. La clau és la física: si l'empleat fa serveis dins dels límits d'un estat, aquest estat té reclamació sobre l'informe. El principi general és que heu de presentar a l'estat on l'empleat presta els seus serveis, no necessàriament on l'empresa té la seu.

Aquesta distinció és crítica per a les empreses amb equips remots. No podeu simplement presentar tots els informes al vostre estat d'origen si teniu empleats repartits per diversos estats. La regla general: informeu a l'estat on l'empleat treballa. Si l'empleat viu i treballa al mateix estat, és clar. Si viu en un estat però treballa per a vosaltres de manera remota des d'un altre, la ubicació del treball determina la vostra obligació d'informe.

Els Ocupadors Multiestatals Obtenen una Drecera (Amb Paperassa)​

Si teniu empleats en dos o més estats, hi ha una alternativa a presentar informes a cada directori estatal individual: la opció d'un sol estat. Un ocupador multiestatal que transmet informes electrònicament pot designar un únic estat — un on tingui empleats — i enviar-hi tots els informes de nous contractats. Aquesta designació simplifica el procés, ja que un sol punt de presentació cobreix tots els estats.

Però la designació és formal, no informal. Heu de:

1. Registrar-vos a l'Oficina Federal de Suport a la Manutenció Infantil (OCSE) com a ocupador multiestatal. Això implica presentar un formulari de registre i mantenir la informació de contacte actualitzada.
2. Escollir l'estat designat. Trieu un estat on tingueu empleats i on pugueu complir amb els requisits de presentació d'aquest estat. Un cop escollit, heu d'enviar tots els informes de nous contractats a aquest directori, independentment de l'estat on treballi l'empleat.
3. Notificar el canvi. Si voleu canviar el vostre estat designat, heu de notificar-ho a l'OCSE i als estats afectats. No podeu simplement començar a presentar a un altre estat de manera unilateral.

La opció d'un sol estat és especialment atractiva per a les empreses que operen a molts estats però volen simplificar la seva administració. En lloc d'haver de fer un seguiment dels terminis i formats de presentació de cada estat, teniu un únic marc temporal i un conjunt de regles. Tanmateix, heu de mantenir el registre de designació i assegurar-vos que l'OCSE tingui la vostra informació actualitzada. El formulari de registre requereix que identifiqueu l'estat designat i proporcioneu els vostres números d'identificació d'ocupador per a cada estat on tingueu empleats.

El Desglossament de l'Informe: Quines Dades Massa Sovint Faltuen o Són Incorrectes​

Fins i tot quan enteneu la regla, els informes incorrectes poden provocar problemes. Els errors més comuns inclouen:

• Números de la Seguretat Social errats. Un número mal escrit pot fer que l'informe no es processi. Els estats sovint rebutgen els informes amb SSN invàlids, cosa que us obliga a refer el tràmit dins del termini.
• Noms que no coincideixen amb els registres oficials. Si el nom de l'empleat al vostre informe no coincideix amb el seu nom legal (per exemple, si feu servir un sobrenom), l'informe no serà efectiu.
• Dates de contractació incorrectes. Barrejar la data de l'oferta amb la data d'inici és un error freqüent, especialment per a les contractacions que comencen dies o setmanes després de l'oferta.
• Adreces de l'empresa incorrectes. Si l'oficina de nòmines és diferent de la ubicació principal, l'informe ha de reflectir l'adreça on es gestiona la nòmina.

Per evitar aquests errors, creeu una llista de verificació que inclogui aquestes sis dades exactes i feu que el responsable de nòmines la verifiqui en el moment de la contractació. El cost d'evitar errors és mínim comparat amb les conseqüències de presentar incorrectament: retards en la manutenció infantil, penalitzacions i molèsties administratives.

L'Eina de Nòmines: Com Els Programaris Poden Automatitzar la Presentació​

Molts sistemes de nòmines moderns integren la presentació d'informes de nous contractats com a característica estàndard. Podeu connectar el vostre sistema de nòmines perquè transmeti automàticament els informes al directori adequat quan s'afegeix un nou empleat. Els tres enfocaments principals són:

1. Presentació directa des de la interfície del programari. Alguns sistemes de nòmines ofereixen campanyes d'informes que recullen les dades de nous contractats i les envien automàticament al directori estatal designat.
2. Base de dades d'API d'OCSE. Per a solucions més personalitzades, podeu connectar-vos a la base de dades d'API federal que recull els informes de nous contractats i els distribueix als estats adequats. Això requereix configuració tècnica però ofereix el màxim control.
3. Proveïdors de serveis de tercers. Empreses especialitzades en serveis de compliment laboral poden gestionar la presentació en nom vostre, normalment mitjançant un portal segur.

Per a la majoria de les petites empreses, el primer enfocament és el més pràctic. La clau és verificar que el vostre sistema de nòmines estigui configurat per fer-ho automàticament — no assumiu que la presentació està activada per defecte. Molts sistemes la desactiven per defecte perquè requereix que confirmeu l'estat designat i les credencials de presentació.

Com Configurar un Sistema a Prova de Fallades per a la Presentació​

Independentment de si feu servir programari o un manual, heu de crear un sistema que eviti que l'informe es perdi entre les esquerdes. Aquí teniu un enfocament pràctic:

• Creeu una llista de verificació de contractació que inclogui l'informe de nous contractats. Quan un nou empleat comença, heu de recollir les sis dades d'informe i tenir-les llestes per a la presentació. Si no feu servir programari, assegureu-vos que la llista s'utilitzi de manera constant.
• Assigneu un responsable específic. Una persona ha de ser propietària de la presentació. Si feu servir un proveïdor de nòmines, aquesta persona ha de confirmar que la presentació s'ha completat. Si ho feu internament, ha de presentar i arxivar la confirmació.
• Establiu un recordatori per al dia 14 després de cada data de contractació. Això us dóna un marge de seguretat si cal corregir errors abans del termini de 20 dies.
• Arxiveu confirmacions de cada enviament. Tant si feu servir programari com un portal manual, deseu una còpia del número de confirmació o de l'informe de presentació. Això us protegeix si l'estat qüestiona si es va presentar.

A la pràctica, un sistema sòlid redueix el risc d'errors i us proporciona un rastreig si alguna cosa surt malament. No us heu de preocupar per "el sistema s'ha menjat" un informe si podeu demostrar la presentació.

No Oblideu Els Contractistes Independents (en Alguns Estats)​

La presentació d'informes de nous contractats federals cobreix només els empleats. Però un grapat d'estats estén un deure paral·lel als contractistes independents, i els desencadenants difereixen de la regla per a empleats:

• Califòrnia requereix que les empreses informin dels contractistes independents dins dels 20 dies següents al primer dia de treball, si el contracte val 600 $ o més. Feu servir el formulari DE 542.
• Nova York té un requisit similar, també per a contractes de 600 $ o més.

Aquestes regles existeixen perquè els estats volen assegurar-se que cap treballador — sigui classificat com a empleat o no — passi desapercebut. Per a les empreses que treballen amb autònoms, això significa que heu de fer un seguiment del valor del contracte i presentar quan s'assoleixi el llindar.

6 Errors Que Cometen Els Ocupadors de Primera Ocupació​

1. Comenceu el rellotge en la data incorrecta. La data de la carta d'oferta i la data de finalització de la comprovació d'antecedents no importen. El dia u del treball remunerat comença els 20 dies.
2. Oblidar les readmissions. Els retorns de temporada, els empleats que tornen i les reconvocatòries després d'acomiadaments necessiten informes nous als estats amb regles de readmissió.
3. Assumir que el proveïdor de nòmines ho gestiona. Molts ho fan, alguns cobren un extra, i gairebé cap ho activa per defecte sense que confirmeu els estats de treball. Verifiqueu-ho per escrit.
4. Tractar una contractació a distància com "poca cosa." Un sol empleat que treballa des d'un altre estat crea obligacions d'informe allà. La ubicació del treball determina l'estat, no la vostra seu.
5. No presentar-se per als contractistes independents a Califòrnia i Nova York. Amagar-se darrere de la classificació de "contractista" no us eximeix de les regles estatals quan existeixen.
6. No mantenir registres de les presentacions. Si l'estat us pregunta sobre una presentació anys després, "el portal s'ha menjat la confirmació" no és una defensa.

Integreu-ho a la Vostra Llista de Verificació de Contractació​

Els informes de nous contractats han de ser una part estàndard del vostre procés d'incorporació, igual que el W-4 i l'I-9. Afegiu-lo a la mateixa llista d'un full que inclou: recollir la documentació fiscal, configurar la nòmina i assignar beneficis. Concretament, el vostre procés hauria d'incloure:

1. Recollir les sis dades d'informe el primer dia. Afegiu un camp al formulari d'incorporació que capturi les dades d'informe en el moment de la contractació.
2. Programar el recordatori del dia 14. Configureu una alerta al calendari per a cada data de contractació perquè us recordi quan s'ha de presentar la informació.
3. Pujar o presentar l'informe electrònicament. Feu servir el mètode que hàgiu triat: directe des de la nòmina, portal de l'estat o API.
4. Arxivar la confirmació. Deseu una còpia del número de confirmació o del missatge de presentació al fitxer de l'empleat.

Simplifiqueu la Vostra Gestió Financera​

Cada nova contractació afegeix entrades de nòmina, presentacions d'impostos i costos de beneficis per fer-ne el seguiment — i la presentació d'informes de nous contractats és només la primera data límit d'una llarga seqüència. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a IA, de manera que el creixement de la vostra plantilla mai no superi els vostres llibres. Comenceu gratuïtament i vegeu per què desenvolupadors i professionals de les finances estan canviant a la comptabilitat en text pla.