Quan un empleat marxa per un servei militar prolongat, la vostra nòmina pot continuar funcionant encara que la persona ja no faci un torn civil. Si continueu pagant part de la compensació civil normal de l'empleat, aquest pagament pot ser més que un benefici de bona voluntat: pot generar un crèdit fiscal federal sobre la renda de fins a 4.000 $ per a aquest empleat.
La part difícil no és multiplicar un nombre per un 20 per cent. És demostrar quins pagaments qualifiquen, mantenir-los separats dels salaris ordinaris, i portar la quantitat correcta dels registres de nòmina a la declaració d'impostos del negoci. Aquesta guia explica el crèdit per pagaments diferencials de salaris a empleats, com utilitzar el Formulari 8932, i un sistema de manteniment de registres que fa que el càlcul sigui revisable.
Què és el crèdit—i què no és
El crèdit per pagaments diferencials de salaris a empleats és un crèdit general de negoci segons la secció 45P. Recompensa un ocupador que paga a un empleat qualificat tot o part dels salaris civils que l'empleat hauria rebut mentre servia en servei actiu als serveis uniformats durant més de 30 dies.
El crèdit es calcula com el 20% dels pagaments diferencials de salaris elegibles, amb un límit de 20.000 per empleat. És un crèdit de l'impost sobre la renda, no un reemborsament d'impostos sobre la nòmina ni un crèdit reclamat al Formulari 941.
Aquesta distinció importa. Els pagaments diferencials de salaris estan subjectes a la retenció de l'impost federal sobre la renda, però no estan subjectes a la Seguretat Social, a Medicare ni a l'impost FUTA. Es declaren a la casella 1 del Formulari W-2. Un sistema de nòmines que tracta el pagament com una prima ordinària pot calcular la retenció i els impostos de l'ocupador incorrectes, fins i tot si el càlcul final del Formulari 8932 és correcte.
El crèdit tampoc no és automàtic. Heu d'establir que cada pagament i cada empleat compleixen les proves legals, conservar els documents de suport, i incloure el crèdit al lloc correcte de la declaració del negoci.
Qui compta com a empleat qualificat?
Hi ha tres preguntes a respondre abans d'afegir un pagament al full de treball del vostre Formulari 8932.
L'empleat ja era a la vostra nòmina durant 91 dies?
Un empleat qualificat ha d'haver estat el vostre empleat durant el període de 91 dies immediatament anterior al període per al qual es fa qualsevol pagament diferencial de salaris. La prova és específica de cada empleat. Un nou contractat que entra en un acord de baixa militar poc després d'incorporar-se a l'empresa pot no qualificar per al crèdit, fins i tot si la política general de baixa militar de l'empresa cobreix aquesta persona.
Documenteu la data d'inici utilitzada per a la prova de 91 dies. El vostre registre de nòmines, l'acord laboral i l'expedient personal han de coincidir. Si l'empleat s'ha mogut entre entitats relacionades, reviseu les regles de grup controlat en lloc de donar per fet que la data de contractació de l'entitat actual explica tota la història.
L'empleat està servint als serveis uniformats en servei actiu durant més de 30 dies?
El pagament ha de relacionar-se amb un període en què l'empleat està realitzant servei als serveis uniformats dels EUA mentre està en servei actiu durant un període de més de 30 dies. La definició inclou les Forces Armades, el servei qualificat de la Guàrdia Nacional, el cos comissionat del Servei de Salut Pública, i altres categories designades pel President durant una guerra o una emergència nacional.
Conserveu les ordres o altra documentació de servei que doni suport a les dates de servei. No us refieu d'una nota en un sistema de nòmines que digui només "baixa militar". La durada i l'estatus del servei són part de l'anàlisi de qualificació.
El pagament substitueix els salaris civils?
El pagament ha de representar tot o part dels salaris que l'empleat hauria rebut de vosaltres si l'empleat hagués continuat realitzant serveis per al vostre negoci. Això es coneix comunament com a "pagament complementari" o "pagament diferencial".
Per exemple, suposeu que els salaris civils mensuals normals d'un empleat són 6.500 . Si la vostra política paga la diferència de 1.500 poden ser un pagament diferencial de salaris. Si feu un premi de reconeixement separat de 500 $ no relacionat amb els salaris civils de l'empleat, aquest premi no esdevé elegible simplement perquè es va pagar durant la baixa militar.
El càlcul ha de seguir la política escrita i la compensació que l'empleat hauria rebut. Si l'empleat té una compensació variable, utilitzeu un mètode documentat per determinar els salaris civils hipotètics. Un full de càlcul que canvia les seves suposicions de mes en mes és difícil de defensar i difícil de conciliar.
Com calcular el crèdit
El càlcul del formulari és senzill una vegada que el fitxer de pagaments és net:
- Afegiu els pagaments diferencials de salaris elegibles de cada empleat qualificat per a l'any fiscal.
- Limiteu la quantitat per a cada empleat als primers 20.000 $.
- Multipliqueu el total pel 20%.
- Reduïu la deducció per salaris i sous per la quantitat del crèdit, incloent-hi quan el crèdit no es pot utilitzar tot en l'any en curs.
- Porteu el resultat al càlcul del crèdit general de negoci, subjecte a les limitacions aplicables.
Considereu una empresa amb dos empleats qualificats:
| Empleat | Pagaments diferencials | Quantitat comptada | Crèdit al 20% |
|---|---|---|---|
| A | 12.000 $ | 12.000 $ | 2.400 $ |
| B | 27.500 $ | 20.000 $ | 4.000 $ |
| Total | 39.500 $ | 32.000 $ | 6.400 $ |
L'empresa no rep el 20% de tots els 39.500 .
El crèdit es basa en l'any fiscal, no necessàriament en l'any natural en què va començar la baixa. Si el servei militar d'un empleat creua el final de l'any, assigneu els pagaments a l'any fiscal en què es van pagar segons els vostres registres de nòmines i el vostre mètode comptable fiscal. Reconcilieu el total amb el llibre major general i el registre de nòmines abans de preparar la declaració.
El Formulari 8932 i el traspàs al Formulari 3800
El Formulari 8932 s'adjunta a la declaració de l'impost sobre la renda. El formulari actual diu que les societats de persones, les corporacions S, les cooperatives, les herències i els fideïcomissos l'utilitzen per reclamar o transmetre el crèdit. Per a altres contribuents, el formulari generalment informa de l'import calculat pel propi negoci al Formulari 3800, Part III, línia 1w. Un contribuent l'únic crèdit del qual prové d'una entitat de transmissió pot informar-lo directament al Formulari 3800 en lloc de completar el Formulari 8932.
El flux de treball pràctic és:
Per a una corporació C o altre reclamant directe
Prepareu el calendari a nivell d'empleat, completeu el Formulari 8932 i porteu la quantitat al Formulari 3800. El crèdit està llavors subjecte a les regles del crèdit general de negoci i a la limitació de la responsabilitat fiscal del contribuent.
Per a una societat de persones o corporació S
Prepareu el Formulari 8932 a nivell d'entitat i informeu del crèdit mitjançant la declaració adequada del Schedule K i del Schedule K-1. Els propietaris poden llavors comptabilitzar el crèdit sota les regles de transmissió a les seves pròpies declaracions.
Per a una entitat que rep un crèdit transmès
Utilitzeu el Schedule K-1 o altra informació d'assignació de crèdits per informar del crèdit al Formulari 3800 com s'indica. No compteu el mateix pagament dues vegades com a crèdit a nivell d'entitat i com a crèdit a nivell de propietari.
Les instruccions del formulari i el programari de declaració d'impostos poden canviar la mecànica a nivell de línia. Feu que el preparador conciliï el formulari amb el calendari d'empleats, el llibre major general i qualsevol declaració de transmissió, en lloc d'introduir un únic total sense suport.
El tractament de nòmines que causa més confusió
Els pagaments diferencials de salaris es troben en un lloc inusual: són salaris per a la retenció de l'impost federal sobre la renda, però no salaris per a la Seguretat Social, Medicare o l'impost FUTA. També són salaris suplementaris perquè no són el pagament per serveis realitzats per a l'ocupador civil durant el període de nòmina actual.
La vostra llista de verificació de nòmines hauria de respondre, per tant, a totes aquestes preguntes:
- El pagament està identificat separadament com a pagament diferencial de salaris?
- Es reté l'impost federal sobre la renda utilitzant un mètode permès per a salaris suplementaris?
- La Seguretat Social, Medicare i la FUTA estan excloses del pagament?
- La quantitat apareixerà a la casella 1 del Formulari W-2, però no a les caselles de salaris de la Seguretat Social i Medicare?
- El pagament està exclòs de qualsevol altre càlcul de crèdit que utilitzi els mateixos salaris?
La resposta a l'última pregunta és especialment important. Les instruccions del Formulari 8932 coordinen aquest crèdit amb el crèdit de recerca i el crèdit de medicaments orfes: el crèdit d'altra manera permès per la compensació pagada al mateix empleat es redueix pel crèdit per pagaments diferencials de salaris calculat per a aquest empleat. Els mateixos salaris no poden produir dos crèdits complets simplement perquè dos fulls de treball els contenen.
Un sistema de comptabilitat que fa que el crèdit sigui auditable
No enterreu els pagaments diferencials en un únic compte de despeses de "baixa militar" i espereu reconstruir els detalls al març. Creeu un petit calendari que connecti els documents font amb el llibre major.
Utilitzeu un codi de nòmines i un compte de despeses dedicats
Creeu un codi de nòmines com ara MIL-DIFF i assigneu-lo a un compte o subcompte de despeses salarials dedicat. El codi ha d'identificar l'empleat, la data de pagament, el període de servei, la base salarial civil, la informació del pagament militar utilitzada en el càlcul i el diferencial resultant.
El compte de despeses no és el crèdit en si mateix. La despesa salarial continua sent part dels llibres, mentre que el crèdit fiscal es fa un seguiment en una provisió fiscal de final d'any o en un compte de treball fiscal. Mantenir aquests conceptes separats evita que el crèdit es confongui amb efectiu rebut o amb una reducció dels impostos sobre la nòmina.
Reconcilieu mensualment, no una vegada a l'any
A cada tancament de nòmines, compareu:
- La política de baixa militar i les dates de servei aprovades.
- El total
MIL-DIFFdel registre de nòmines. - El pagament bancari i les entrades de responsabilitat de nòmines.
- La quantitat elegible de l'empleat des de l'inici de l'any, limitada a 20.000 $ per al calendari del crèdit.
Si es corregeix un pagament, revertiu la línia de nòmina original i registreu la substitució amb la mateixa referència d'empleat i període de servei. No editeu mai el total del full de càlcul sense canviar el registre de nòmines subjacent.
Mantingueu una columna separada de "elegible per al crèdit"
El vostre calendari ha de distingir entre el pagament diferencial total i el pagament diferencial elegible. Això fa visible el límit de 20.000 de pagaments qualificats contribueix només amb 20.000 $ al crèdit.
Un llibre major en text pla pot ser especialment útil aquí perquè cada entrada de nòmines, canvi de política i ajust de final d'any es pot revisar com un registre datat i controlat per versions. Un tauler com Fava pot llavors fer que els totals per empleat i les tendències de despeses siguin més fàcils d'inspeccionar sense amagar les entrades subjacents.
Errors comuns a evitar
Utilitzar regles obsoletes de "petit ocupador"
Les versions primerenques del crèdit incloïen una prova d'ocupador de petita empresa elegible. Les instruccions actuals del Formulari 8932 defineixen el crèdit utilitzant la prova de 91 dies per a empleats, el requisit de servei actiu de més de 30 dies i la definició de pagament salarial. Els articles antics i els formularis arxivats poden encara descriure un límit mitjà de plantilla i un requisit de pla escrit. Comproveu la revisió que esteu presentant en lloc d'importar aquestes condicions més antigues a un càlcul de l'any en curs.
Tractar tots els pagaments per baixa militar com a elegibles
La baixa pagada, les primes, els premis de retenció i les prestacions poden estar subjectes a regles diferents. Classifiqueu el pagament en funció del que substitueix i del que promet la vostra política. Si només una part d'un pagament representa salaris civils, només aquesta part pertany al calendari de pagaments diferencials.
Aplicar el límit de 20.000 $ a tota l'empresa
El límit s'aplica separadament a cada empleat qualificat. Una empresa amb cinc empleats qualificats pot tenir fins a 100.000 $ de pagaments elegibles per al càlcul del crèdit, suposant que cada empleat arribi al límit i que es compleixin tots els altres requisits.
Oblidar l'ajust de la deducció salarial
El crèdit no és diners gratuïts afegits a sobre d'una deducció salarial sense canvis. Les instruccions del formulari generalment requereixen reduir la deducció per salaris i sous per la quantitat del crèdit, fins i tot si la limitació del crèdit general de negoci impedeix l'ús complet en l'any en curs.
Confondre la USERRA amb el crèdit fiscal
La USERRA estableix drets importants d'ocupació i reincorporació per al servei militar, però l'existència d'aquests drets no fa que un pagament sigui elegible per al Formulari 8932 per si sola. Per contra, una política voluntària de pagament diferencial pot crear una oportunitat de crèdit fiscal sense substituir les obligacions separades de l'ocupador segons la llei laboral. Feu que nòmines, RRHH i impostos revisin la política junts.
Una llista de verificació de final d'any per al Formulari 8932
Abans d'enviar el calendari al vostre preparador d'impostos, reuniu un paquet per a cada empleat:
- Data d'inici de l'ocupació i càlcul de qualificació de 91 dies.
- Ordres o altres registres que mostrin que el període de servei actiu va superar els 30 dies.
- La política escrita de baixa militar o pagament diferencial vigent durant el període.
- Càlculs de salaris civils i el mètode utilitzat per a la compensació variable.
- Registres de nòmines que mostrin cada pagament diferencial i el tractament de retencions.
- Detall del llibre major general que coincideixi amb el total de nòmines.
- Una quantitat elegible per empleat limitada a 20.000 $.
- Una llista d'altres crèdits fiscals que utilitzen la mateixa compensació de l'empleat.
- La conciliació de la declaració del Formulari W-2.
- El traspàs del Formulari 8932 i del Formulari 3800, incloent-hi qualsevol anàlisi de compensació.
L'IRS diu que els llibres i registres relatius al formulari s'han de conservar mentre el seu contingut pugui esdevenir material per a l'administració fiscal. A la pràctica, conserveu el calendari amb els documents de treball de nòmines i impostos, preserveu els documents font i feu que el càlcul sigui reproduïble per algú que no hagi preparat la tirada de nòmines original.
Simplifiqueu la Vostra Gestió Financera
El pagament per baixa militar és més fàcil de gestionar quan cada pagament té una font, una classificació i una pista d'auditoria clares. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que és transparent, controlada per versions i preparada per a la IA, de manera que les vostres nòmines i calendaris fiscals puguin romandre comprensibles a mesura que canvien les polítiques i els empleats.