Has cotitzat 1.800 $ al mes per netejar una oficina de tres plantes, has guanyat el contracte, i després has vist com el benefici s'esvaïa. Un netejador va avisar malalt i vas pagar hores extraordinàries per cobrir el torn, l'armari de subministraments va cremar dues capses de brillantor per terra que no havies previst, i el client va afegir una recollida d'escombraries el dissabte que mai no va arribar a la factura. Al final de l'any, estaves facturant 21.600 dòlars anuals i no entenies per què el compte bancari no ho reflectia.
Si això et sona, el problema no és el preu: és saber quant et costa realment cada contracte. La neteja sembla un negoci d'ingressos recurrents senzills. Per dins, és un servei que depèn molt de la mà d'obra, sensible als materials, i lligat a les rutes, on unes hores sense control o un pressupost de productes químic amb fuites decideixen si et quedes amb un 35 % de marge o un 8 %.
Aquesta guia mostra com configurar una comptabilitat que et digui la veritat per contracte, per període de nòmina i per comanda de material, perquè puguis licitar amb confiança i detectar els contractes perdedors abans que arrossegueu el marge.
Per què la comptabilitat d'una empresa de neteja és diferent de la d'altres serveis
La majoria d'empreses de serveis venen hores. Una empresa de neteja ven metres quadrats nets amb un calendari, executats per un equip, amb consumibles que tu proporciona. Això crea tres peculiaritats comptables que els consells genèrics per a petites empreses no cobreixen.
1. Els costos es prometen abans de conèixer-los
Quan signes un contracte per un preu fix mensual, els costos reals (hores de neteja, materials, desplaçaments) encara no els coneixes del tot: depenen del ritme de cada edifici, de la barreja d'inquilins i dels imprevistos. La comptabilitat per contracte és l'única manera de saber si el preu que vas prometre encara té sentit tres mesos després.
2. La mà d'obra és el 50–65 % del cost
La neteja és un negoci intensiu en personal. Els sous i les hores extraordinàries són la primera partida de cost i la més variable. Qualsevol sistema comptable que no separi la mà d'obra per contracte no et dirà on perds diners.
3. Els materials són inventari amagat
Productes químics, bosses d'escombraries, paper, sabó… són costos reals que sovint es compren a granel i es fan servir a diverses feines. Si no els imputes a cada contracte, el marge del projecte semblarà més bo del que és i descobriràs el forat al final del trimestre.
Comença amb un pla de comptes senzill
No necessites 40 comptes. Necessites els justos per respondre a tres preguntes per a cada contracte: quant ingressem, quant ens costa la mà d'obra, quant ens costa el material.
Compte d'ingressos
- Neteja per contracte (un compte de client o projecte per contracte)
Comptes de cost directe (COGS)
- Mà d'obra de neteja directa (sous + càrregues)
- Material de neteja consumit per contracte
- Desplaçaments imputables a contracte
- Subcontractació (si escau)
Comptes de despesa operativa
- Salaris administratius i de vendes
- Lloguer, assegurances, programari (CRM, facturació, programació)
- Vehicles, combustible, manteniment d'equips
- Màrqueting i publicitat
Separació del propietari: la retirada del propietari va a una partida de dividends o retirada, no a la nòmina de neteja. Si mescles les dues coses, el marge per contracte semblarà més baix del que és.
Cost per contracte: l'informe que decideix les teves ofertes
Si només has de fer un informe de gestió, que sigui aquest. Cada mes, per a cada contracte:
- Ingressos facturats (quota mensual + extras)
- Hores i cost de mà d'obra directa — separa hores regulars i extraordinàries
- Material imputat al contracte — el que has lliurat des del magatzem o comprat directament
- Desplaçament imputable — si un equip es desplaça a un edifici concret, assigna aquest cost al contracte
La fórmula: Marge brut = Ingressos − Mà d'obra directa − Material − Desplaçaments.
Si un contracte baixa del teu llindar de marge durant dos mesos seguits, activa el protocol de revisió: apuja el preu, redueix l'abast, canvia la ruta o abandona el client.
Preu d'oferta: construeix des de la realitat, no des de la intuïció
Per a una oferta nova:
- Estima hores per neteja a partir de contractes semblants que ja tinguis (no de l'estàndard de la indústria).
- Multiplica per la teva taxa de cost real per hora (sou + càrregues + supervisor assignable).
- Afegeix el material estimat per m² o per visita.
- Afegeix un percentatge per imprevistos (5–10 %).
- Aplica el marge objectiu i redondeja cap amunt.
Durant els primers 90 dies del contracte, compara les hores reals amb l'estimació i ajusta el preu o el servei abans que el problema s'arrel.
El símptoma del material descontrolat
Una empresa de neteja que no controla el material acaba amb un magatzem ple de productes i cap idea de què surt. El símptoma típic: el cost de material puja del 6 % al 12 % dels ingressos en un trimestre sense cap canvi de contracte ni de preu. La solució no és més control administratiu, sinó tres gestos senzills:
- Assigna el material per contracte quan el treus del magatzem — una fitxa de sortida amb data, producte i obra és suficient.
- Revisa mensualment el % de material sobre ingressos per contracte. Si un passa del 150 % del marge esperat, investiga: sobredosi, fuites, robatori o un edifici que consumeix molt més del que vas pressupostar.
- Estableix un punt de comanda per als cinc productes més importants: quan quedin 4 caixes de bosses, encarrega'n més. No esperis a quedar-te sense un divendres a les 6 de la tarda.
La ràtio nòmina/ingressos: quan pots contractar
La ràtio nòmina/ingressos és la brúixola de contractació:
- Per sota del 45 %: tens marge per contractar personal o invertir en equip.
- Entre 45 % i 55 %: zona de cautela. Només contracta si el nou contracte cobreix el seu propi cost laboral.
- Per sobre del 55 %: no contractis; revisa preus i eficiència abans de créixer.
Aquests percentatges són orientatius: depenen del teu nínxol (residencial vs. comercial) i de si el propietari encara neteja o no. Però la regla és universal: si la nòmina puja més de pressa que els ingressos, el problema no és de vendes, és de costos.
Inventari de material en 10 minuts
No cal un sistema d'inventari sofisticat. Un mètode senzill que funciona:
- Compra: tota la compra de productes químics, bosses, paper, guants i recanvis va a un sol compte de material.
- Lliurament a contracte: quan portis una caixa a un edifici, apunta-ho ("12/3 — 2 caixes de lleixiu → edifici X"). Això és una "sortida" que imputes al contracte.
- Revisió mensual: calcula el % de material sobre ingressos per contracte. Si un passa del 8–10 %, investiga: sobredosi, robatori o un edifici que gasta més del previst.
Un truc ràpid: al final de cada mes, explica físicament els teus cinc productes principals (bossa, paper, sabó, desinfectant, líquid de terres). Això triga 10 minuts i et diu si el teu inventari real coincideix amb el que diu el teu full de càlcul.
Relació nòmina/ingressos: el senyal per contractar
Per a empreses de neteja, aquesta és la mètrica de creixement més útil:
Relació nòmina / ingressos = cost total de nòmina (inclòs propietari si neteja) ÷ ingressos totals
Què significa en la pràctica:
- Per sota del 35 %: tens marge per contractar i créixer sense estrènyer el marge.
- Entre 35 % i 45 %: zona normal per a operadors amb propietari que treballa. Contracta només si tens contractes nous amb marge.
- Per sobre del 50 %: estàs treballant per pagar nòmines. Puja preus abans de contractar ningú.
Aquest percentatge no és una regla espiritual, sinó una eina per calibrar quan pots contractar sense que el marge es desplomi.
Inventari: el mètode dels 10 minuts
No cal un sistema d'inventari complex. Necessites controlar cinc coses:
- Un únic compte de compres: tot el material de neteja entra en un sol compte (inventari o COGS, però no barregis).
- Un full de lliurament per feina: quan portes material a un edifici, anota-ho ("12/3 — 2 caixes de bosses, 4 galledes de producte → edifici X").
- Càlcul mensual: material total ÷ ingressos totals = % de material. Controlar-lo mes a mes.
Si el percentatge de material puja de sobte en un contracte, investiga abans de reaccionar: pot ser una compra a granel que s'ha registrat tota aquest mes, un robatori, o un edifici que gasta més del que vas pressupostar.
Els cinc senyals que has de mirar cada mes
- Marge brut per contracte — quins contractes guanyen diners de veritat
- Ràtio nòmina/ingressos — senyal de contractació o revisió de preus
- % de despesa en material sobre ingressos — detecta ineficiències i robatoris
- Dies d'impagat (DSO) — quant triga a cobrar; si és > 45 dies, el client et finança
- Hores per contracte vs. oferta — si les hores reals superen les estimades, el problema no és el preu, és l'execució
Llicència, assegurances i complicacions fiscals
La neteja té tres temes que els negocis de programari no tenen:
- Assegurança de responsabilitat civil i accidents laborals: no és un cost opcional; és requisit per operar i per a molts contractes.
- Impostos sobre la nòmina: contractar treballadors implica retencions, cotitzacions i declaracions periòdiques. Un gestor o un programari de nòmines val el seu preu.
- Tractament fiscal dels materials: segons la jurisdicció, pots deduir els materials com a despesa immediata o com a inventari. Sigues coherent amb el mètode que triïs.
Amb la informació que has de tenir al dia: contractes actius, condicions i dates de renovació, assegurances (RC, accident de treball), llicències locals si escau, i el cost per hora real de cada treballador (incloent-hi càrregues socials, no només el sou brut).
Eines simples que funcionen
La majoria d'empreses de neteja de 5 a 50 treballadors no necessiten un ERP. Necessiten:
- Full de càlcul de cost per contracte mensual (model a sota)
- Software de facturació amb projectes (QuickBooks, Xero, Holded, etc.)
- Aplicació de control horari dels equips que exporti a Excel
- Un full d'inventari de material amb punt de comanda
Plantilla de càlcul de contracte
| Camp | Valor mensual (exemple) |
|---|---|
| Ingressos contracte | 3.500 € |
| Hores planificades | 40 h |
| Cost per hora (incl. càrregues) | 22 € |
| Cost mà d'obra directa | 880 € |
| Material imputat | 150 € |
| Desplaçament | 80 € |
| Marge brut | 2.390 € (68 %) |
| Despesa general imputada (10 %) | 350 € |
| Marge net abans d'impostos | 2.040 € (58 %) |
La despesa general s'imputa millor com a percentatge sobre ingressos en lloc de per contracte, ja que poques despeses fixes es poden assignar de manera fiable a un edifici concret.
El que hauries de fer aquesta setmana
- Dilluns: configura el compte d'ingressos per contracte al teu programari.
- Dimarts: obre un compte de materials a granel i un de "material per contracte".
- Dimecres: comença a registrar les hores del personal per obra (encara que sigui en un full de càlcul).
- Dijous: calcula el cost laboral complet per hora (salari + càrregues + desplaçament) i revisa els preus de l'any vinent.
- Divendres: fixa el teu llindar de marge mínim per contracte i el percentatge objectiu de nòmina/ingressos.
Al cap de 30–60 dies, un full de càlcul de neteja ben portat et dirà quins contractes et paguen la feina i quins et paguen el deute.