Circular E en català planer: Què diu la Publicació 15 als petits empresaris sobre la retenció, els dipòsits i els formularis 941 i W-2

Heu contractat el vostre primer empleat. La carta d'oferta està signada, el W-4 és al vostre escriptori, i llavors arriba la realitat: quants impostos federals heu de retenir realment d'aquella primera nòmina, quan els heu d'enviar al IRS, i quins formularis demostren que ho heu fet correctament? Si us equivoqueu en qualsevol d'aquests passos, les sancions s'acumulen ràpidament — del 2% al 15% només pels dipòsits tardans.

La Publicació 15, també anomenada Circular E, és el manual únic del IRS per a empresaris exactament per a això. No és una lectura lleugera amb més de 70 pàgines, però cada resposta sobre la retenció de l'impost federal sobre la renda, la Seguretat Social i Medicare, els calendaris de dipòsits i les declaracions trimestrals i de final d'any hi és. Aquí teniu la traducció pràctica.

Què és realment la Circular E (i qui la necessita)​

La Publicació 15 (Circular E), Guia fiscal per a empresaris, és el llibre de normes actualitzat anualment pel IRS per a qualsevol empresa o empresari domèstic que pagui salaris subjectes a retenció federal. Si teniu empleats — a temps complet, a temps parcial, estacionals o fins i tot un sol barista a temps parcial — sou un empresari a efectes d'aquesta norma.

Cobreix:

• Qui és un empleat a efectes federals i per què és important que un contractista 1099 no estigui cobert aquí
• Què es considera salari (sou, bonificacions, propines, prestacions accessòries gravables, determinats reemborsaments)
• Com retenir correctament l'impost federal sobre la renda, la Seguretat Social i Medicare
• Quan i com dipositar aquests impostos
• Quines declaracions cal presentar — Formulari 941 cada trimestre, Formulari 940 anualment per al FUTA, i formularis W-2 i W-3 a final d'any

Dues publicacions complementàries l'amplien: la Publicació 15-A cobreix els salaris suplementaris i situacions de retenció més complexes, i la Publicació 15-B cobreix el tractament fiscal de les prestacions accessòries com la cobertura sanitària i l'assegurança de vida col·lectiva. Per al 90% de les petites empreses, la mateixa Publicació 15 és suficient en el dia a dia.

Si utilitzeu un proveïdor de nòmines, encara heu d'entendre la Circular E. El proveïdor executa les vostres instruccions, però vosaltres continueu sent legalment responsables dels dipòsits puntuals i de les declaracions precises.

Els tres impostos que reteniu o pagueu en cada nòmina​

Cada nòmina regular implica tres components federals. La Circular E us indica les tarifes del 2026, les bases salarials i com aplicar-les.

1. Retenció de l'impost federal sobre la renda​

No hi ha un tipus fix. Reteniu basant-vos en el Formulari W-4 de l'empleat, la freqüència de pagament i les taules de retenció del IRS o les taules del mètode de percentatge de la Publicació 15.

Punts clau per al 2026:

• El IRS actualitza les taules de trams salarials i del mètode de percentatge cada any per la inflació. Per al 2026, la deducció estàndard per a solters és de 15.000 dòlars i la deducció per a casats en declaració conjunta és de 30.000 dòlars, per tant, les taules es desplacen lleugerament respecte al 2025. Utilitzar les taules de l'any passat provoca una retenció insuficient.
• El Formulari W-4 (redissenyat el 2020) ja no utilitza les assignacions de retenció. Els empleats indiquen directament l'estat civil, els dependents, altres ingressos i la retenció addicional. Si encara teniu W-4 antics registrats, els respecteu fins que l'empleat en presenti un de nou.
• Es permeten dos mètodes: el mètode de trams salarials (consulta ràpida per a salaris dins del rang de la taula) i el mètode de percentatge (basat en fórmules, millor per a programari de nòmines). Tots dos donen el mateix resultat quan s'apliquen correctament.

Consell pràctic: En cas de dubte, afegiu l'import de retenció addicional de l'empleat del Pas 4(c) del W-4 després de consultar l'import base. Aquest import addicional és el lloc més comú on els petits empresaris s'obliden d'afegir-lo.

2. Seguretat Social (OASDI) — 6,2% cadascun​

Per al 2026, reteniu el 6,2% dels salaris per a la Seguretat Social fins a la base salarial anual de 176.100 dòlars (la base s'indexa i es restableix cada gener — confirmeu que el vostre programari de nòmines reflecteixi la xifra de l'any en curs abans de la vostra primera execució). Com a empresari, igualeu amb un altre 6,2%. Un cop un empleat supera la base salarial en salaris acumulats durant l'any, deixeu de retenir la Seguretat Social, però continueu retenint Medicare.

Cap elecció del W-4 afecta això. És un percentatge fix fins al límit.

3. Medicare — 1,45% més el 0,9% addicional​

Reteniu l'1,45% de tots els salaris per a Medicare sense límit, i igualeu amb l'1,45%. Per als salaris superiors a 200.000 dòlars en un any natural (independentment de l'estat civil a efectes de retenció; l'empleat resol la declaració conjunta vs. individual en la seva pròpia declaració), també reteniu un Impost Addicional de Medicare del 0,9% — només per a l'empleat, sense igualació de l'empresari.

Aquest llindar de 200.000 dòlars s'aplica per empleat, per nòmina, sense tenir en compte els salaris del cònjuge. Comenceu el 0,9% addicional en el període de pagament en què l'empleat supera per primera vegada els 200.000 dòlars i continueu aplicant-lo durant la resta de l'any.

Càlcul ràpid per a un sou de 60.000 dòlars pagat quinzenalment:

• Seguretat Social: 2.307,69 $× 6,2$ retinguts, 143,08 $ part de l'empresari
• Medicare: 2.307,69 $× 1,45$ cada banda
• Impost federal sobre la renda: depèn del W-4 — per a un solter sense ajustos utilitzant les taules del 2026, aproximadament 180–210 $ en funció de les deduccions abans d'impostos

La conclusió: La Seguretat Social i Medicare són mecànics. L'impost federal sobre la renda és on importa la precisió del W-4.

Com calcular realment la retenció sense endevinar​

La Publicació 15 estableix dues vies aprovades pel IRS. Trieu-ne una i mantingueu-vos-hi consistent.

Opció A: Taules de trams salarials​

Bona per a nòmines manuals amb una sola freqüència de pagament. Trobeu la taula per al vostre període de nòmina (setmanal, quinzenal, bimensual, mensual), localitzeu el salari ajustat de l'empleat després de restar les deduccions abans d'impostos (401(k) i beneficis de la Secció 125), i després creueu-ho amb l'estat civil. La taula us dona l'import de la retenció.

Límits: Les taules només arriben fins a un cert import salarial. Per sobre d'això, heu d'utilitzar el mètode de percentatge.

Opció B: Mètode de percentatge​

Millor per a fulls de càlcul o programari. Heu de:

1. Començar amb el salari brut del període
2. Restar les deduccions abans d'impostos (401(k), HSA, primes d'assegurança mèdica)
3. Restar una part del període de nòmina de la deducció estàndard i dels trams impositius convertits a una base per període (el full de càlcul de la Publicació 15 ho fa)
4. Aplicar les tarifes progressives (10%, 12%, 22%, etc.) a la resta
5. Afegir qualsevol retenció addicional del Pas 4 del W-4

La majoria del programari de nòmines utilitza el mètode de percentatge internament. Si construïu el vostre propi full, reproduïu exactament el full de càlcul de la Publicació 15 — no aproximeu amb trams anuals dividits per 26.

No us oblideu dels ajustos abans d'impostos​

No tots els dòlars són retenibles. L'ordre importa:

• Reduïu els salaris per a l'impost federal sobre la renda per al 401(k) tradicional, l'HSA a través d'un pla de cafeteria i les primes d'assegurança mèdica de la Secció 125
• No reduïu els salaris de la Seguretat Social i Medicare per al 401(k) (el 401(k) encara està subjecte al FICA)
• Reduïu els tres per als beneficis sanitaris i de cura de dependents de la Secció 125 quan estiguin correctament estructurats

Aquesta distinció — que el 401(k) està exempt de la retenció de l'impost sobre la renda però no del FICA — atrapa molts fulls de càlcul de primer cop.

Calendaris de dipòsits: La part que genera sancions​

La retenció no és suficient. Heu de dipositar el que heu retingut més la part de l'empresari segons el calendari que el IRS us assigni.

Mensual vs. bisetmanal: La prova retrospectiva ho decideix​

El vostre calendari de dipòsits no és una opció. El determinen els vostres impostos sobre l'ocupació totals declarats durant el període de retrospectiva: els quatre trimestres que acaben el 30 de juny anterior. Per al 2026, la retrospectiva és de l'1 de juliol de 2024 al 30 de juny de 2025.

• Si vau declarar 50.000 dòlars o menys en aquesta retrospectiva, sou un dipositant mensual: els dipòsits vencen el dia 15 del mes següent al de la nòmina.
• Si vau declarar més de 50.000 dòlars, sou un dipositant bisetmanal: dia de pagament de dimecres a divendres → dipòsit el dimecres següent; dia de pagament de dissabte a dimarts → dipòsit el divendres següent.

Els nous empresaris sense historial de retrospectiva són dipositants mensuals per defecte durant el seu primer any.

La regla del dia següent de 100.000 dòlars​

Si acumuleu 100.000 dòlars o més en responsabilitat en qualsevol dia, heu de dipositar abans del dia laborable següent, i automàticament us convertiu en dipositant bisetmanal durant la resta d'aquest any natural i el següent.

La via d'escapament trimestral de 2.500 dòlars​

Si la vostra responsabilitat trimestral total (Formulari 941, línia 12) és inferior a 2.500 dòlars, podeu pagar amb la declaració en lloc de fer dipòsits separats, però només si sou un dipositant mensual. Els dipositants bisetmanals encara han de dipositar fins i tot les quantitats petites.

Com dipositar​

Tots els dipòsits es fan a través d'EFTPS (Sistema Electrònic de Pagament d'Impostos Federals). Es requereix el pagament directe del vostre banc al IRS a través d'EFTPS — enviar un xec amb la declaració ja no s'accepta per a la majoria de dipòsits. Programeu el pagament almenys un dia laborable abans de la data de venciment; la data de liquidació és la que compta.

Sancions per no dipositar:

• 2% si es retarda d'1 a 5 dies
• 5% si es retarda de 6 a 15 dies
• 10% si es retarda més de 15 dies
• 15% si encara no s'ha pagat més de 10 dies després del primer avís del IRS

També es meriten interessos des de la data de venciment. Per això la Circular E dedica pàgines al calendari de dipòsits.

Formularis 941 i W-2: Com informeu del que heu fet​

Formulari 941 — Trimestral, cada trimestre que pagueu salaris​

El Formulari 941 (Declaració trimestral federal de l'impost sobre l'ocupació de l'empresari) concilia el que heu retingut i el que heu dipositat.

• Venciment el 30 d'abril, el 31 de juliol, el 31 d'octubre i el 31 de gener per als trimestres naturals. Si els dipòsits van ser puntuals i complets, obteniu 10 dies addicionals.
• Informeu de: salaris totals, impost federal sobre la renda retingut, salaris i impost de la Seguretat Social i Medicare (inclòs l'Addicional de Medicare), i ajustos per propines i pagament per malaltia.
• També heu de completar el Schedule B o utilitzar el desglossament mensual del Formulari 941 si sou un dipositant mensual.

Fins i tot si no heu tingut salaris durant un trimestre però continueu sent un empresari, presenteu una declaració zero fins que presenteu una declaració final i marqueu la casella de declaració final.

Formulari 940 — FUTA anual​

Separat del focus principal de la Circular E, però es fa referència: l'impost federal d'atur (FUTA) és del 6% sobre els primers 7.000 dòlars dels salaris de cada empleat, amb un crèdit de fins al 5,4% per als pagaments puntuals d'atur estatal. La majoria d'empresaris paguen efectivament el 0,6%. Presenteu el Formulari 940 anualment abans del 31 de gener.

Formularis W-2 i W-3 — Final d'any​

• Lliureu els W-2 als empleats abans del 31 de gener (per als salaris del 2026, això és l'1 de febrer de 2027, ja que el 31 de gener és diumenge — però planifiqueu per al 31 de gener).
• Presenteu la Còpia A del W-2 amb l'Administració de la Seguretat Social i transmeteu el Formulari W-3 també abans del 31 de gener.
• Es requereix la presentació electrònica si presenteu 10 o més declaracions informatives (W-2 i 1099 comptats junts).

La casella 1 del W-2 són els salaris gravables federals (després de les deduccions abans d'impostos), la casella 3 són els salaris de la Seguretat Social (normalment més alts perquè el 401(k) no es resta), la casella 5 són els salaris de Medicare. Conciliar aquestes tres caselles és la manera més ràpida de detectar un error en la configuració de la retenció.

Cinc errors que la Publicació 15 adverteix (sense dir-ho explícitament)​

1. Tractar un empleat com a contractista per evitar la retenció​

La Circular E s'aplica als empleats. Si algú hauria de ser un empleat segons la prova de control de dret comú, etiquetar-lo com a contractista no elimina l'obligació de retenció — simplement fa que la responsabilitat, més les sancions, recaiguin sobre vosaltres més tard. Quan la relació sembla la d'un empleat (vosaltres establiu l'horari, proporcioneu les eines, controleu com es fa la feina), reteniu.

2. Oblidar les prestacions accessòries gravables​

L'assegurança de vida col·lectiva pagada per l'empresari per sobre de 50.000 dòlars, l'ús personal d'un cotxe de l'empresa i determinades bonificacions i premis són salaris per a la retenció. La Publicació 15-B enumera les regles de valoració. Registreu-los com a salaris en el període en què es proporciona el benefici, no a final d'any com a sorpresa.

3. Gestionar malament les propines​

Si teniu un restaurant o un saló de bellesa, els empleats us han de declarar les propines abans del dia 10 del mes següent. Reteniu l'impost sobre la renda i el FICA sobre les propines declarades i les informeu al Formulari 941. No pagueu la part de l'empleat de la vostra butxaca — la cobriu dels salaris habituals de l'empleat, i si els salaris són insuficients, el dèficit es trasllada.

4. No ajustar per a múltiples feines o retenció addicional​

Un empleat que treballa en dues feines pot tenir una retenció insuficient si tots dos empresaris utilitzen les taules estàndard. La casella del Pas 2 del W-4 (o el full de càlcul de múltiples feines) i la retenció addicional del Pas 4(c) existeixen per aquest motiu. Animeu els empleats amb retenció insuficient a actualitzar el seu W-4 en lloc d'enfrontar-se a un saldo pendent.

5. Dipositar tard perquè utilitzeu la data de pagament net en lloc de la data de responsabilitat​

El rellotge de dipòsit comença el dia de pagament — la data en què els salaris estan disponibles — no el final del període de pagament ni quan feu la nòmina. Una execució de nòmina dilluns per a xecs datats divendres crea la responsabilitat divendres.

Què ha canviat per al 2026 que hauríeu d'actualitzar realment​

La Circular E es reemet cada desembre. Per al 2026, reviseu això abans de la vostra primera nòmina de gener:

• Taules de retenció — actualitzades per a la nova deducció estàndard i els ajustos per inflació dels trams. Substituïu la taula de l'any passat immediatament.
• Base salarial de la Seguretat Social — 176.100 dòlars per al 2026. Ajusteu el límit de la vostra nòmina.
• Tarifes del FICA sense canvis — encara 6,2% Seguretat Social, 1,45% Medicare, 0,9% Addicional de Medicare per sobre de 200.000 dòlars.
• Base salarial del FUTA — encara 7.000 dòlars federalment, però vigileu les bases d'atur estatals que sovint són més altes (molts estats són de 12.000 a 20.000 dòlars).
• Formulari W-4 — sense redisseny per al 2026, però recordeu als empleats que els canvis vitals (matrimoni, fill, segona feina) haurien de provocar un nou W-4.
• Llindar de presentació electrònica — 10 o més declaracions informatives encara activen la presentació electrònica obligatòria per als W-2 i 1099.

El IRS també continua eliminant gradualment els processos en paper: si presenteu els formularis 941 o 940 en paper, espereu un processament més lent. La presentació electrònica a través de programari aprovat pel IRS o d'un proveïdor continua sent la més ràpida.

Una llista de verificació d'implementació senzilla per a una petita empresa amb 2–10 empleats​

Abans de la primera nòmina:

• Obteniu un EIN si no en teniu, registreu-vos a EFTPS i confirmeu els vostres comptes de retenció estatal i d'atur
• Recolliu els formularis W-4 signats i els formularis de retenció estatal; verifiqueu els SSN amb les targetes per evitar errors de coincidència als W-2
• Decidiu la freqüència de pagament i manteniu-vos-hi — canviar la freqüència a mitges de trimestre complica el Schedule B del 941

Cada nòmina:

• Calculeu el brut, resteu les prestacions abans d'impostos en l'ordre correcte, apliqueu les taules de la Publicació 15, registreu la part de l'empresari per separat
• Feu el dipòsit segons el vostre calendari; conserveu el número de confirmació d'EFTPS amb el registre de nòmina
• Mantingueu un registre de nòmina que mostri els salaris, la retenció i l'impost de l'empresari per empleat — aquesta és la vostra traça d'auditoria

Cada trimestre:

• Concilieu el registre de nòmina amb els càrrecs bancaris a EFTPS; corregiu les diferències abans de presentar el 941
• Presenteu el Formulari 941 fins i tot per a un trimestre sense salaris
• Pagueu la retenció estatal i l'atur estatal segons els seus propis calendaris (no formen part de la Circular E, però són igualment deguts)

Cada gener:

• Concilieu els quatre 941 amb els totals del W-3 abans d'emetre els W-2 — si no coincideixen, trobeu l'error abans que els empleats presentin
• Lliureu els W-2 abans del 31 de gener, presenteu el W-2/W-3 amb l'SSA i presenteu el Formulari 940 per al FUTA
• Emeteu el 1099-NEC abans del 31 de gener per als contractistes als quals hàgiu pagat 600 dòlars o més (diferent del W-2, però sovint venç el mateix dia)

Com la comptabilitat fa que la Circular E sigui indolora — o dolorosa​

Els errors d'impostos sobre nòmines rarament comencen a les taules d'impostos. Comencen als llibres: un sol compte bancari per a tot, les obligacions de nòmines barrejades com a "despeses" i una lluita a final de trimestre per reconstruir el que es va retenir.

Doneu a cada impost de nòmina el seu propi compte del llibre major: retenció federal pendent de pagament, Seguretat Social pendent de pagament (empleat i empresari separats), Medicare pendent de pagament i FUTA pendent de pagament. Quan feu la nòmina, aboneu aquests comptes de passiu i carregueu la despesa de salaris i la despesa d'impostos sobre nòmines de l'empresari. Quan dipositeu a través d'EFTPS, carregueu els comptes de passiu. En qualsevol moment, el saldo restant en aquests comptes de passiu hauria de ser exactament el que deveu però no heu dipositat — res més.

Concilieu mensualment. Si el vostre proveïdor de nòmines carrega una suma global única, dividiu-la als vostres llibres utilitzant l'informe de detall del proveïdor. I conserveu els registres de nòmines durant almenys quatre anys després de la data de venciment o pagament de l'impost, el que sigui posterior — és el requisit d'arxiu de la Circular E, no una suggerència.

Uns bons llibres també posen de manifest les decisions. Veure la Seguretat Social i Medicare de l'empresari com un cost mensual separat (aproximadament el 7,65% dels salaris fins al límit) aclareix el cost real d'un augment o d'una nova contractació abans de fer l'oferta.

Simplifiqueu la vostra gestió financera​

Fer correctament la retenció, els dipòsits i els formularis 941 i W-2 és realment una disciplina de comptabilitat: seguiu cada obligació de nòmina al compte adequat, dipositeu segons el calendari i concilieu abans de presentar. Beancount.io us ofereix una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a la IA — de manera que els vostres deutes de nòmines, dipòsits i conciliacions trimestrals es mantinguin auditables i exactament on espereu que siguin. Comença gratuïtament i aporta el mateix rigor als vostres llibres que la Circular E aporta a les nòmines.