La feina ha acabat. Els diners, no.
El vostre equip va treure tres dipòsits soterrats amb fuites, va transportar 400 tones de sòl contaminat i va tancar una obra de remediació de sis mesos per al propietari d'una estació de servei. Factureu al propietari $180,000. La nòmina venç divendres. El xec no arriba divendres, perquè el propietari no us paga de la seva butxaca. Estan esperant un xec de reemborsament del fons estatal de neteja de dipòsits soterrats, i aquest xec triga entre 6 i 8 setmanes a arribar, sempre que l'estat no rebutgi la reclamació per una factura que falta o un cost que superi el límit per galó del fons.
Aquest és el problema comptable definitori de la contractació de remediació ambiental, i gairebé mai es menciona en els consells generals de comptabilitat per a la construcció. No només esteu fent el seguiment del percentatge de finalització d'una obra. Esteu fent el seguiment del percentatge de finalització d'una obra on l'entitat que emet el xec no té cap contracte amb vosaltres, funciona amb el seu propi cicle de revisió i pot denegar parcialment la vostra reclamació mesos després d'haver acabat la feina.
Qui paga realment un contractista de remediació
La majoria dels petits contractistes de remediació treballen sota una de tres estructures de pagador, i cadascuna canvia la manera com hauríeu de registrar l'obra.
Fons estatals de neteja (l'estructura més habitual per als emplaçaments més petits). Estats com Califòrnia, Massachusetts, Colorado i Texas gestionen fons fiduciaris —normalment finançats amb un impost sobre els productes petrolífers— que reemborsen als propietaris de dipòsits soterrats (UST) els costos de neteja després d'una fuita. El UST Cleanup Fund de Califòrnia i el Petroleum Product Cleanup Fund de Massachusetts són dos dels més grans. El propietari (o «part responsable») és tècnicament el vostre client i signa el contracte, però el fons és la font real dels diners. Alguns estats permeten treballs de tipus «state-lead», en què el fons us reemborsa directament a vosaltres, el contractista.
Recuperació de costos del Superfund (emplaçaments més grans i complexos). Als emplaçaments federals del Superfund, l'EPA pot dur a terme o supervisar la neteja i, més tard, demandar les parts responsables per recuperar els costos, o bé un grup de parts potencialment responsables pot contractar directament els contractistes i repartir-se la factura mitjançant un acord de repartiment de costos. El calendari de pagament aquí és encara menys predictible: els litigis de recuperació poden allargar-se anys.
Obres de pagament privat i respaldades per assegurança. Assegurança de responsabilitat ambiental, retencions en dipòsit (escrow) d'una transacció immobiliària, o el capital propi del propietari. Aquestes es comporten més com obres de construcció normals des del punt de vista del flux de caixa, però les fases comptables següents encara s'apliquen.
Si no sabeu a quina categoria pertany una obra determinada abans de començar a excavar, no podreu establir les condicions de pagament del client, dotar l'obra de personal correctament ni preveure el flux de caixa. Aquesta classificació ha d'estar al vostre sistema de costos per obra des del primer dia, no enterrada en una carpeta de projecte.
Les cinc fases que haurien de guiar els vostres costos per obra
Els passius i els contractes de remediació solen construir-se a partir d'una seqüència de fases diferenciades, i el vostre pla de comptes i els codis de costos per obra haurien de reflectir-les, en lloc de tractar «la neteja» com una única obra global:
- Investigació de remediació — mostreig, perforació, anàlisi de laboratori per definir l'abast de la contaminació
- Estudi de viabilitat — avaluació dels mètodes i costos de remediació
- Disseny de remediació — enginyeria del pla de neteja pròpiament dit
- Remediació — l'excavació, el tractament, l'eliminació o la feina in situ pròpiament dita
- Seguiment posterior a la remediació — anys de mostreig d'aigües subterrànies i informes un cop acabada la «feina bruta»
Cada fase té un perfil de costos diferent, una cadència de facturació diferent i, de manera crítica, un patró d'aprovació de reemborsament diferent amb el fons pagador. La feina de seguiment, per exemple, sovint es factura en petits increments recurrents al llarg d'anys, cosa que es comporta més com una subscripció que com un contracte de construcció i mereix el seu propi codi d'obra recurrent, en lloc de quedar englobada dins del projecte original.
Etiqueteu cada cost —hores de mà d'obra, manifestos d'eliminació, factures de laboratori, lloguer d'equipament— tant amb l'emplaçament com amb la fase. Quan un auditor estatal o un revisor del fons us demani la documentació justificativa d'una reclamació (i ho farà), la capacitat de produir, a l'instant, un desglossament de costos net i fase per fase per a un emplaçament és la diferència entre un reemborsament aprovat en setmanes i un que queda encallat en revisió durant mesos.
Percentatge de finalització, amb un gir de tercers
La comptabilitat de construcció estàndard sota l'ASC 606 reconeix els ingressos al llarg del temps a mesura que satisfeu les obligacions de compliment, normalment mesurades pels costos incorreguts en relació amb els costos totals estimats (percentatge de finalització). Un calendari d'obra en curs (WIP) fa el seguiment del valor del contracte, els costos fins a la data, la facturació fins a la data i la posició resultant de sobrefacturació o infrafacturació de cada obra oberta.
La contractació de remediació hi afegeix una variable més: la cobrabilitat. L'ASC 606 exigeix que el cobrament de la contraprestació a la qual teniu dret sigui probable abans de poder reconèixer ingressos d'un contracte. Quan el vostre pagador real és un fons estatal en lloc de la vostra contrapart contractual, feu-vos tres preguntes abans de registrar ingressos amb el mateix nivell de confiança que en una obra normal:
- Hi ha un límit de cost o una franquícia per esdeveniment? La majoria dels fons UST només reemborsen els costos per sobre d'una franquícia i per sota d'un límit. La feina realitzada per sobre del límit és, de fet, no facturable al fons: algú (normalment el propietari) n'és responsable directament, i si aquesta part no pot pagar, no és un ingrés amb el qual hàgiu de comptar.
- El fons ha preaprovat l'abast i el cost estimat? Els fons que exigeixen la preaprovació d'un pla d'acció correctiva us donen una base molt més sòlida per al reconeixement d'ingressos que els fons que només revisen els costos a posteriori.
- Quina és la taxa real de denegació d'aquest fons per a costos no elegibles o «poc raonables»? Cada fons estatal publica les seves normes d'elegibilitat: límits de marge en l'equipament, límits de tarifa horària, categories de cost no permeses. Les empreses que fa anys que treballen amb un fons solen conèixer-ne la taxa real d'aprovació; els contractistes nous haurien de preguntar directament al seu programa estatal, en lloc de suposar que el 100% dels costos facturats es recuperaran.
Res d'això vol dir que hàgiu d'esperar a reconèixer ingressos fins que el xec de reemborsament es cobri; això infravaloraria una obra saludable. Vol dir que el vostre calendari WIP hauria de marcar la part dels costos de cada obra que queda fora del patró habitual de reemborsament del fons, perquè el vostre marge brut no sigui una sorpresa sis mesos després, quan una reclamació torni parcialment denegada.
El desfasament de flux de caixa és el risc real, no la comptabilitat
La tècnica comptable, aquí, és manejable. La mecànica del flux de caixa és el que fa fallir els petits contractistes de remediació. Un patró típic: avanceu la mà d'obra, les taxes d'eliminació i els costos de subcontractistes durant 30, 60, de vegades 90 dies, abans fins i tot de poder presentar una reclamació de reemborsament completa, i després espereu unes altres 6 a 8 setmanes —sovint més— perquè l'estat la processi i la pagui. Mentrestant, la nòmina, el combustible i els pagaments de lloguer d'equipament no esperen ningú.
Tres respostes pràctiques, totes elles coses que la vostra comptabilitat hauria d'estar preparada per suportar:
- Feu el seguiment de l'antiguitat dels reemborsaments per separat dels comptes a cobrar ordinaris. Una reclamació pendent d'un fons UST a la setmana 4 és un actiu fonamentalment diferent d'una factura de pagament privat al dia 4. Barrejar-les en un únic informe d'antiguitat de comptes a cobrar amaga la vostra posició real de liquiditat.
- Fixeu preus i personal en funció del retard, no de la data de facturació. Si un fons triga de manera fiable deu setmanes a pagar, això és un cost de finançament de fer negocis amb aquest fons, tant si mai el comptabilitzeu formalment com a interès com si no. Alguns contractistes negocien condicions del tipus «us facturem quan se'ns reemborsi» amb els propietaris, específicament per evitar carregar ells mateixos amb aquest desfasament: sapigueu abans que comenci l'obra si aquest és l'acord, perquè canvia quan hauríeu d'esperar els diners, no només quan reconeixeu els ingressos.
- Considereu el factoring de comptes a cobrar o una línia de crèdit dimensionada segons el vostre cicle de reemborsament, no segons els vostres ingressos. Un contractista amb $2 million d'ingressos anuals però un cicle de cobrament mitjà de 10 setmanes en obres pagades per fons necessita significativament més capital circulant que un altre amb els mateixos ingressos i condicions de pagament privat a 30 dies.
Errors habituals que costen diners reals als contractistes de remediació
Barrejar costos entre emplaçaments. Compartir un manifest d'eliminació o un lloguer d'equipament entre dues obres sense dividir la factura és una manera ràpida de fer que ambdues reclamacions de reemborsament siguin més difícils de justificar, i de perdre el rastre de la rendibilitat real de l'obra.
Registrar el reemborsament, i no el contracte, com a ingrés. Els vostres ingressos són el que se us deu en virtut del contracte per la feina realitzada. El reemborsament és simplement la font de finançament del vostre client. Confondre els dos fa que sigui fàcil passar per alt el desfasament entre franquícia i límit del qual hem parlat més amunt.
Perdre el rastre documental. Els fons exigeixen documentació que demostri que la feina va ser autoritzada, realitzada i efectivament pagada: factures, informes de laboratori, manifestos d'eliminació, fulls d'hores, tot vinculat al període de reclamació específic. La comptabilitat d'un contractista de remediació només és tan bona com la documentació justificativa que hi ha darrere de cada línia, i aquesta documentació ha de ser recuperable per emplaçament i fase, no enterrada en una bústia compartida.
Tractar la facturació de la fase de seguiment com una obra única. Anys de factures trimestrals de mostreig d'aigües subterrànies per a un emplaçament que vau tancar fa temps mereixen una codificació d'obra recurrent, no un arxiu de projecte obsolet del qual ja ningú fa el seguiment del marge.
Com construir registres que sobrevisquin una auditoria
Com que la feina de remediació es troba en la intersecció entre la regulació ambiental, les normes fiscals sobre la capitalització versus la despesa dels costos de neteja, i un pagador extern amb el seu propi procés de revisió, els registres financers subjacents han de resistir un escrutini més gran que la comptabilitat típica d'un contractista d'ofici: un auditor del fons estatal, un inspector de l'IRS que avalua si els costos s'haurien d'haver capitalitzat, i el vostre propi CPA a l'hora de fer els impostos poden acabar mirant tots el mateix expedient de l'obra.
La comptabilitat en text pla i controlada per versions s'adapta bé a aquest tipus de feina: cada assentament de cost per obra, cada reclamació de reemborsament i cada ajust viu en un registre durador i auditable que controleu vosaltres, no tancat dins la base de dades d'un proveïdor, on extreure cinc anys d'historial de costos emplaçament per emplaçament per a una reclamació de seguiment esdevé tot un projecte en si mateix. Beancount.io ofereix als contractistes i als seus comptables una comptabilitat en text pla que és transparent, controlada amb git i fàcil de desglossar per emplaçament, fase o fons sense lluitar contra el programari. Comenceu gratis i mantingueu els costos de les vostres obres de remediació tan nets com els emplaçaments que esteu netejant.