Si preguntes al director executiu d'una entitat sense ànim de lucre si la seva organització té un "fons de dotació" (endowment), normalment obtindràs un sí amb confiança. Si li fas la mateixa pregunta al director financer, sovint sentiràs una resposta més cautelosa: "Bé, depèn de quin tipus vulguis dir". Aquesta bretxa de confiança és l'origen d'un nombre sorprenent de troballes d'auditoria, disputes de junta i desastres en les relacions amb els donants. No tots els fons que una entitat sense ànim de lucre anomena dotació estan realment restringits per llei, i tractar una reserva creada per la junta com si un donant l'hagués bloquejat per sempre (o, pitjor encara, gastar una donació legalment permanent com si fossin diners discrecionals) pot provocar una reformulació dels comptes, una queixa d'un donant o, en casos extrems, una investigació de la fiscalia.
La confusió gairebé sempre es redueix a una distinció: les dotacions reals (true endowments) són creades pels donants, les dotacions designades per la junta (board-designated endowments) són creades per la junta, i la llei les tracta de manera completament diferent.
Els tres tipus de "dotació"
Els equips financers de les entitats sense ànim de lucre solen gestionar tres tipus de fons similars a les dotacions, i no són intercanviables:
Dotació real (restringida pel donant). Un donant fa una aportació amb una instrucció explícita —normalment en un acord de donació, testament o document de fideïcomís— que el principal (el "corpus") s'ha d'invertir a perpetuïtat i que només es poden gastar els rendiments de la inversió, normalment per a una finalitat que el donant designa (una beca, un programa, operacions generals). Aquesta restricció és jurídicament vinculant. L'organització no pot decidir unilateralment gastar el principal, per molt bona que sembli la raó en aquell moment.
Dotació a termini. Similar a una dotació real, excepte que la restricció del donant caduca després d'un període determinat o d'un esdeveniment desencadenant (per exemple: "invertir durant 20 anys, després l'import total quedarà disponible per al fons de construcció"). Fins que no acaba aquest termini, es tracta com una dotació real.
Dotació designada per la junta (quasi-dotació). La junta pren fons no restringits (diners sense cap condició del donant) i decideix internament invertir-los i tractar-los com una dotació: retirar només un percentatge segons una política de despesa cada any, reinvertir la resta i potser utilitzar-ho per suavitzar els anys difícils. Fonamentalment, com que la junta va crear aquesta restricció, la junta també pot eliminar-la. Una votació de la junta pot "desdesignar" una quasi-dotació i alliberar el saldo total per a un ús immediat. Una restricció del donant no pot ser revocada per una resolució de la junta.
Aquest últim punt és on les organitzacions tenen problemes més sovint: etiquetar una cosa com a "dotació restringida pel donant" perquè la junta va decidir que hauria de funcionar d'aquesta manera, quan cap donant va imposar realment la restricció. Això no és un tecnicisme, és l'error més comú que els auditors marquen en les revisions de dotacions, perquè tergiversa quina part dels actius nets de l'organització estan realment disponibles per al seu ús si la situació es complica.
Per què és important l'UPMIFA — i per què no s'aplica a tot
Cada estat (a excepció de Pennsilvània, que té el seu propi marc similar) ha adoptat alguna versió de l'Uniform Prudent Management of Institutional Funds Act (UPMIFA), que regula com les entitats sense ànim de lucre han de gestionar i gastar els fons de dotació restringits pels donants. L'UPMIFA va substituir una norma anterior que es centrava limitadament a protegir l'import original en dòlars d'una donació ("no baixar mai del valor històric en dòlars"). L'estàndard de l'UPMIFA és més sofisticat: demana a les organitzacions que preservin el poder adquisitiu de la dotació al llarg del temps, utilitzant prudència, diversificació i una política de despesa defensable, no un límit rígid.
Aquest canvi és especialment rellevant quan els mercats canvien. Sota la norma antiga, si el valor de mercat d'una dotació queia per sota del seu valor de donació original (un fons que es troba "sota l'aigua"), gastar-ne diners podia estar legalment prohibit o, almenys, ser altament arriscat. Sota l'UPMIFA, una organització generalment pot continuar gastant d'una dotació que es troba sota l'aigua si fer-ho és coherent amb una política de despesa prudent i aprovada per la junta; la caiguda del mercat no congela automàticament el fons. Però "poder" no significa "haver de fer-ho sense pensar-s'ho": les juntes encara han de documentar l'anàlisi de prudència, i els estats financers han de revelar els fons de dotació sota l'aigua per separat perquè els lectors puguin veure el dèficit.
Aquí teniu el detall que fa ensopegar la gent: l'UPMIFA s'aplica a les dotacions restringides pels donants, no a les designades per la junta. Una quasi-dotació són diners no restringits que la junta va decidir tractar com una dotació; com que no hi ha restricció del donant, no hi ha cap restricció legal que la reguli. Moltes entitats sense ànim de lucre ben gestionades apliquen voluntàriament la disciplina de l'estil UPMIFA —una política de despesa per escrit, directrius d'inversió diversificades— a les seves quasi-dotacions de totes maneres, simplement perquè és una bona pràctica. Però legalment, la junta pot desactivar aquesta disciplina quan vulgui. Això no és cert per a ni un sol dòlar d'un fons realment restringit per un donant.
Classificació de l'Actiu Net: On la Comptabilitat esdevé Precisa
Segons la norma de comptabilitat per a organitzacions sense ànim de lucre (ASC 958), les organitzacions declaren l'actiu net en dos blocs: amb restriccions del donant i sense restriccions del donant. La classificació de les dotacions es deriva directament de la distinció entre allò real i allò designat esmentada anteriorment:
- El capital de la dotació real i a termini s'inclou en l'actiu net amb restriccions del donant; és imposat pel donant i, segons la UPMIFA, es tracta com a subjecte a una restricció temporal (perpetua, per a una dotació real) fins i tot després dels moviments del mercat.
- Els guanys acumulats i no gastats d'una dotació restringida pel donant també es troben amb restriccions del donant fins que el consell els assigna formalment per a la despesa segons la política de despesa aprovada; en aquest moment, l'import assignat es reclassifica a sense restriccions del donant, perquè ara està disponible per a la finalitat operativa.
- Els fons de dotació (quasi) designats pel consell —tant el capital subjacent com qualsevol guany— romanen a l'actiu net sense restriccions del donant durant tota la vida del fons. La designació interna del consell es revela a les notes a peu de pàgina (perquè els lectors sàpiguen que els diners no estan totalment lliures de càrregues a la pràctica), però legalment no està mai restringida, per la qual cosa mai no passa a la columna "amb restriccions del donant".
Fer-ho malament en qualsevol de les dues direccions distorsiona els estats financers. Classificar els fons designats pel consell com a restringits pel donant sobreestima el grau de "bloqueig" dels actius de l'organització i pot enganyar un banc, un donant o una agència de qualificació que avaluï la liquiditat. Classificar els guanys restringits pel donant com a no restringits abans que el consell els hagi assignat realment sota la política de despesa subestima l'actiu net restringit i pot emmascarar que la despesa ha superat el que la política de despesa realment autoritzava.
Els Errors que Més Apareixen a la Pràctica
Alguns patrons expliquen la majoria de correccions en la comptabilitat de dotacions que informen els auditors d'entitats sense ànim de lucre:
-
Perseguir la protecció del capital en lloc del poder adquisitiu. Sota l'antiga mentalitat del valor històric en dòlars, alguns comitès financers encara tracten el fet de "no deixar mai que el saldo baixi del regal original" com l'objectiu. L'estàndard real de la UPMIFA és preservar el poder adquisitiu a llarg termini net d'inflació i despesa: un objectiu subtilment diferent que canvia la manera com s'hauria d'establir la taxa de despesa.
-
Estirar el llenguatge del donant per justificar més despeses. Una carta de donació que diu que els fons han de donar suport a "programes generals" es llegeix com un permís per retirar capital durant una crisi pressupostària. Si l'instrument de donació estableix una dotació real, el llenguatge de la finalitat regeix com es gasten els guanys; no anul·la la instrucció de perpetuïtat sobre el capital.
-
Reclassificar els guanys restringits massa aviat. Els guanys d'una dotació restringida pel donant no esdevenen disponibles només perquè s'acaba l'exercici fiscal o la inversió ha guanyat valor. Només s'alliberen quan el consell els assigna formalment sota la política de despesa, normalment cada any. Comptabilitzar-los com a no restringits abans que es produeixi aquesta assignació és un error de temporalitat que apareix en els ajustos d'auditoria.
-
Assignació de retorn inconsistent entre fons mancomunats. Moltes entitats sense ànim de lucre inverteixen diversos fons de dotació junts en una única cartera mancomunada per obtenir eficiència. Si el mètode per assignar guanys, pèrdues i comissions d'inversió als fons individuals no s'aplica de manera coherent (l'agrupació per unitats és l'enfocament estàndard), la comptabilitat subjacent a nivell de fons pot desincronitzar-se de la realitat, que és exactament el que se suposa que ha de detectar una revelació de fons per sota de la paritat (underwater) de la UPMIFA.
-
Fabricar "restriccions del donant" mitjançant resolució del consell. Com s'ha esmentat abans, si no hi ha cap instrument de donació, carta o comunicació documentada del donant que imposi la restricció, una votació del consell per "restringir" fons crea una dotació designada pel consell, no una de restringida pel donant, independentment del nom que se li doni al fons internament.
Una Llista de Verificació Pràctica per Començar
Si la vostra organització no ha revisat recentment les seves classificacions de dotacions, uns quants passos concrets ajuden molt:
- Recupereu els instruments de donació originals de cada fons etiquetat com a "dotació" i confirmeu si el donant va restringir realment el capital a perpetuïtat, per un termini o gens.
- Separeu el pla comptable (o, com a mínim, el seguiment dels subfons) perquè les dotacions reals, les dotacions a termini i els fons designats pel consell no es barregin mai en una sola línia del llibre major.
- Escriviu la política de despesa: el percentatge de retirada, el període de mitjana (moltes organitzacions utilitzen una mitjana de valor de mercat dels darrers 12 o 20 trimestres per suavitzar la volatilitat) i qui té l'autoritat per assignar, i seguiu-la de manera coherent.
- Marqueu els fons per sota de la paritat (underwater) per separat a les notes dels estats financers, juntament amb el dèficit agregat i la justificació del consell per continuar (o pausar) la despesa.
- Reviseu les etiquetes de "dotació" en reserves no restringides. Si són diners del consell, anomeneu-los dotació designada pel consell o quasi-dotació de manera coherent als llibres, l'informe anual i les comunicacions amb els donants; la terminologia mixta és on comença la confusió.
Mantingueu els vostres registres financers clars des del principi
La confusió en els fons de dotació rarament és un error puntual; s'agreuja quan els registres subjacents no fan la distinció evident des d'un bon començament. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que proporciona a les entitats sense ànim de lucre una transparència total en cada fons, restricció i reclassificació, amb un historial controlat per versions que mostra exactament quan i per què un saldo s'ha mogut entre classes d'actius nets. Comenceu de manera gratuïta i descobriu per què els equips financers estan canviant a la comptabilitat en text pla per la claredat que aporta a aquest tipus de detall a nivell de fons.