Aproximadament 5,6 milions de llars dels EUA, el 4,2% del país, no tenen compte bancari. Si teniu un restaurant, un magatzem, una empresa de construcció o qualsevol negoci amb treballadors per hores, és probable que almenys un dels vostres empleats es trobi en aquesta situació. Llavors, com pagueu algú que no pot acceptar un ingrés directe i no vol portar un xec en paper a una botiga de cobrament de xecs que es queda una part de cada nòmina?
Les targetes de nòmina són la resposta més habitual i són una eina realment útil. Però també es troben en un dels racons més enrevessats del compliment laboral: les normes federals de la Regulació E, un entramat de més de 20 estatuts estatals de targetes de pagament i lleis de pagament de salaris que es van redactar majoritàriament abans que existissin les targetes de dèbit prepagament. Si ho feu bé, haureu resolt un problema real per al vostre equip. Si ho feu malament, haureu creat una violació salarial i horària que serà costosa de desfer.
Per què "Simplement useu l'ingrés directe" no funciona per a tothom
L'ingrés directe és ara utilitzat per més del 93% dels treballadors dels EUA, i és el mètode de pagament més fàcil d'administrar per als empleadors: sense impressió, sense sobres, sense viatge al banc. Però requereix un compte bancari, i no tots els empleats en tenen un. Les persones es troben sense compte bancari per diverses raons: fons insuficients per als requisits de saldo mínim, desconfiança dels bancs, tancaments de comptes anteriors per comissions de descobert o simplement manca d'accés a una sucursal propera en zones rurals.
Per a aquests empleats, les alternatives realistes són:
- Un xec en paper, que normalment implica un viatge a un servei de cobrament de xecs que cobra l'1-5% del valor nominal del xec només per convertir-lo en efectiu.
- Una targeta de nòmina, una targeta de dèbit prepagament recarregable emesa a través d'un banc associat que l'empleador carrega cada període de pagament.
Les targetes de nòmina existeixen precisament per tancar aquesta bretxa, però "simplement pagarem amb targeta de nòmina a tothom que no tingui un compte bancari" és exactament el tipus de decisió predeterminada que posa els empleadors en problemes, perquè la llei federal no us permet prendre aquesta decisió pels vostres empleats.
La regla federal que no podeu ometre: l'elecció de l'empleat
El fet més important sobre el compliment de les targetes de nòmina és el següent: no podeu exigir a un empleat que accepti una targeta de nòmina com la seva única opció de pagament. Això no és una bona pràctica, sinó que està incorporat a la norma de comptes prepagament de la CFPB sota la Regulació E (12 CFR § 1005.18), que regeix les institucions financeres que emeten targetes de nòmina, i es fa ressò en gairebé tots els estatuts estatals de targetes de pagament.
Concretament, això significa:
- Heu d'oferir almenys un altre mètode de pagament —normalment un xec en paper o un ingrés directe— juntament amb l'opció de targeta de nòmina.
- L'elecció ha de ser genuïnament voluntària. La llei d'Illinois ho diu clarament: el consentiment no és voluntari "si l'empleat és induït a creure que és una condició per a la contractació o que les seves condicions de treball actuals es veurien afectades negativament per la no acceptació". Diversos altres estats utilitzen un llenguatge gairebé idèntic.
- Molts estats requereixen el consentiment escrit abans de poder pagar un empleat mitjançant targeta de pagament —Nova Jersey, Vermont i Virgínia Occidental són exemples, tot i que els requisits exactes de forma i calendari varien.
- L'emissor de la targeta ha de revelar, en la divulgació resumida del compte, que l'empleat no ha d'acceptar la targeta i pot preguntar a l'empleador sobre altres formes de pagament. Aquesta obligació de divulgació recau en el banc que emet la targeta, però com a empleador, sou vosaltres els qui heu d'oferir l'alternativa a la pràctica.
Si un empleat rebutja la targeta de pagament o vol tornar a un xec en paper més tard, necessiteu un procés que els ho permeti fer sense friccions i sense cap indici que afecti la seva feina.
Normes de comissions: el que podeu i no podeu repercutir als empleats
Les provisions de comptes prepagament de la Regulació E es van dissenyar específicament per aturar els pitjors abusos de les targetes de pagament d'una dècada enrere, quan alguns programes cobraven comissions per consultes de saldo, transaccions denegades i fins i tot per parlar amb un representant de servei al client. Segons les normes actuals:
- Els empleats han de poder accedir als seus salaris complets sense cap comissió, incloent almenys una manera gratuïta de retirar el saldo complet cada període de pagament (comunament una retirada gratuïta en caixer automàtic de la xarxa o una retirada gratuïta en finestreta a les sucursals del banc emissor).
- Les comissions per transaccions denegades i altres càrrecs "sorpresa" estan prohibides completament: no es pot cobrar un empleat simplement perquè una transacció va ser denegada per fons insuficients.
- Qualsevol comissió que existeixi s'ha de revelar clarament abans que l'empleat activi la targeta —una divulgació prèvia a l'adquisició que cobreixi el quadre de comissions, quan s'apliquen les comissions i com evitar-les.
- La targeta ha de tenir alguna forma d'assegurança de dipòsits de la FDIC o NCUA amb traspàs, i la divulgació ho ha de dir.
Pràcticament, això significa que la vostra feina com a empleador és llegir realment el quadre de comissions que us proporciona el vostre proveïdor de nòmines o el venedor de targetes de pagament, no només fiar-vos de la seva paraula que "compleix la normativa". Pregunteu específicament: quina és la comissió per retirades en caixers automàtics fora de la xarxa, per extractes en paper, per inactivitat del compte i per substituir una targeta perduda? Després, assegureu-vos que aquesta informació arribi als empleats abans que s'inscriguin, no després que la seva primera comissió per retirada els sorprengui.
La capa estatal: Més de 20 normatives diferents
La Regulació Federal E estableix un mínim, però els mètodes de pagament de salaris són fonamentalment una qüestió de legislació estatal, i més de 20 estats tenen els seus propis estatuts sobre targetes de pagament a més a més — Arizona, Florida, Geòrgia, Hawaii, Illinois, Kansas, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, New Hampshire, Dakota del Nord, Oklahoma, Oregon, Tennessee, Vermont, Virgínia, Virgínia Occidental, i altres, més Puerto Rico. Algunes coses a revisar estat per estat abans d'implementar un programa de targetes de pagament:
- Format del consentiment: És suficient el consentiment verbal, o l'estat requereix consentiment escrit signat, i aquest consentiment ha de ser renovable o revocable?
- Període d'avís: Alguns estats requereixen un avís escrit anticipat dels termes de la targeta de pagament —incloent la taula completa de tarifes— un nombre determinat de dies abans del primer pagament amb targeta de pagament de l'empleat.
- Garanties de retirada gratuïta: Els estats solen especificar un nombre mínim de retirades gratuïtes per període de pagament més enllà del que exigeix la Regulació E, i alguns limiten o prohibeixen completament les comissions per inactivitat.
- Lliurament de nòmines/rebuts de pagament: Si el teu estat requereix rebuts de pagament imprimibles (com fan diversos, inclosos Califòrnia i Nova York), assegura't que la teva targeta de pagament o plataforma de nòmines realment ho suporti, no només una pantalla d'aplicació que l'empleat pugui veure però no imprimir.
- Empreses multiestatals: Si tens personal per hores en més d'un estat, no assumeixis que una única política nacional de targetes de pagament compleix la normativa a tot arreu — la llei estatal aplicable més estricta regeix per a cada lloc de treball.
Si operes en diversos estats, aquesta és la part que val la pena parlar breument amb un advocat laboralista o amb l'equip de conformitat del teu proveïdor de nòmines abans de la posada en marxa, no després.
Llista de verificació pràctica per a la implementació per a petits empresaris
- Confirma que el teu proveïdor de nòmines o el teu proveïdor de targetes de pagament compleix la Regulació E i demana la seva plantilla estàndard de divulgació de tarifes i formulari de consentiment — no els construeixis des de zero.
- Ofereix l'opció per escrit a cada nova contractació i a cada empleat actual: targeta de pagament, ingrés directe o xec en paper. Documenta que l'opció es va oferir i quina opció va seleccionar l'empleat.
- Obtén el consentiment escrit abans del primer pagament amb targeta de pagament, i conserva aquesta documentació durant el temps que requereixi el període de retenció de registres salarials del teu estat.
- Verifica que almenys una retirada gratuïta del saldo complet per període de pagament estigui realment disponible per a l'empleat — prova-ho tu mateix amb una targeta de mostra si pots.
- Publica la taula de tarifes en algun lloc on els empleats la puguin veure abans d'escollir, no amagada en un sobre de targeta que obrin després del primer ingrés.
- Crea un procés de canvi. Un empleat hauria de poder passar de la targeta de pagament a l'ingrés directe o al xec en un o dos períodes de pagament, sense haver de justificar el motiu.
- Audita anualment. Els proveïdors de nòmines canvien les taules de tarifes i els emissors de targetes; el que complia la normativa en el moment de la implementació potser no ho fa un any després.
Com es connecta això amb els teus llibres
Les targetes de pagament no canvien com la despesa salarial afecta el teu llibre major, però sí que afegeixen una capa que val la pena registrar per separat del pagament en efectiu: les tarifes del programa de targetes (si el teu negoci n'assumeix alguna en lloc de l'empleat), qualsevol requisit de flotació o reserva del teu emissor de targetes, i la documentació de consentiment i divulgació per a propòsits d'auditoria. Mantenir aquests registres en un sistema que realment controlis —en lloc de dispersos en un portal d'un proveïdor de nòmines que només et mostra el període actual— facilita molt respondre a les preguntes d'un departament de treball estatal si el teu programa de targetes de pagament és auditat alguna vegada.
Simplifica la teva gestió financera
El compliment de la normativa de nòmines és una d'aquestes àrees on el rastre de paper importa tant com el propi pagament — els formularis de consentiment, les divulgacions de tarifes i els registres de rebuts de pagament han d'estar tots disponibles quan els necessitis. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència completa i un historial controlat per versions dels teus registres financers, sense dependència de proveïdors ni caixes negres. Comença gratis i mantén cada part de la teva comptabilitat —nòmines incloses— en un format que controles totalment.