Pagaments d'ajuda per desastres de la Secció 139: Ajuda de l'empleador lliure d'impostos després de desastres declarats pel govern federal

Un incendi forestal arrasa un comtat. Un huracà inunda una ciutat costanera. Un tornado arrasa un barri. Al cap de pocs dies, els ocupadors de la zona afectada reben la mateixa pregunta del seu equip de finances: «Podem enviar diners als nostres treballadors per ajudar?»

La resposta, amagada en una secció d'una pàgina del Codi de Rendes Internes (Internal Revenue Code), és sí — i el tractament fiscal és molt més generós del que la majoria de propietaris s'imaginen. La Secció 139 del Codi de Rendes Internes permet que un ocupador lliuri un xec a un empleat després d'un desastre declarat federalment, i aquests diners no són salaris. No estan subjectes a l'impost federal sobre la renda. No estan subjectes a la Seguretat Social, Medicare o l'impost federal de desocupació. No apareixen en un W-2 ni en un 1099. L'ocupador encara dedueix el pagament com una despesa comercial ordinària.

Això sembla massa bo per ser cert, que és precisament per què la majoria dels ocupadors o bé no ho utilitzen, o bé s'equivoquen amb la documentació quan ho fan. Aquesta guia repassa les regles, les despeses qualificades, els límits que no existeixen (i els que sí), la documentació que realment necessiteu i un exemple pràctic de com administrar un programa en unes poques hores en lloc d'uns quants mesos.

Què diu realment la Secció 139

La Secció 139 es va afegir al codi fiscal l'any 2002, arran dels atacs de l'11 de setembre. La seva regla central té una sola frase: els ingressos bruts no inclouen cap quantitat rebuda per una persona física com a pagament d'ajuda per desastre qualificat.

Un «pagament d'ajuda per desastre qualificat» és qualsevol quantitat pagada a o en benefici d'una persona física per fer una de quatre coses:

Reemborsar o pagar despeses personals, familiars, de subsistència o funeràries raonables i necessàries causades per un desastre qualificat.
Reemborsar o pagar despeses raonables i necessàries per reparar o rehabilitar una residència personal o per reparar o substituir el seu contingut, en la mesura que la necessitat sigui atribuïble a un desastre qualificat.
Proporcionar pagaments realitzats per transportistes públics als passatgers a causa de mort o lesions personals resultants d'un desastre qualificat.
Proporcionar pagaments realitzats per un govern federal, estatal o local en relació amb un desastre qualificat per promoure el benestar general.

Per als ocupadors privats, només importen les dues primeres vies. El parany en ambdues és la mateixa frase: la despesa no pot ser compensada d'una altra manera per una assegurança o una altra font. Si l'assegurança de llar d'un empleat ja ha pagat per substituir la teulada, l'ocupador no pot reemborsar també aquesta mateixa teulada lliure d'impostos sota la Secció 139.

Què es considera un «desastre qualificat»

La Secció 139 es basa en la definició de desastre declarat federalment de la Secció 165(i)(5)(A), que al seu torn fa referència a la Llei Robert T. Stafford d'ajuda per desastres i assistència d'emergència. En termes pràctics, un desastre declarat federalment és aquell per al qual el President ha emès una declaració de desastre major o una declaració d'emergència. La FEMA manté la llista en viu a fema.gov/disasters, organitzada per estat i data.

La Secció 139 també cobreix:

Accions terroristes o militars.
Accidents catastròfics que involucren transportistes públics, segons determini el Secretari del Tresor.
Altres esdeveniments determinats per l'autoritat federal, estatal o local pertinent com a mereixedors d'assistència.

Un esdeveniment purament local —l'incendi d'un sol edifici, una canonada trencada aïllada, una tragèdia familiar d'un empleat individual— no és un desastre qualificat, encara que sigui realment devastador per a les persones implicades. La declaració federal és el requisit d'entrada. Abans d'emetre un xec de la Secció 139, confirmeu que el desastre ha estat declarat i anoteu el número de desastre de la FEMA a l'expedient.

Per què el tractament fiscal és tan favorable

Per a un benefici regular per als empleats, el camí és el següent. L'ocupador paga a l'empleat. El pagament és salari. L'ocupador reté l'impost federal sobre la renda, la Seguretat Social i Medicare. L'ocupador paga la part de l'ocupador de la FICA i l'impost federal de desocupació. L'import acaba a la casella 1 del W-2. L'empleat deu l'impost sobre la renda de l'import total.

Si calculem les xifres d'un pagament per dificultats de 10.000 $en un estat amb impostos elevats: després dels impostos sobre la nòmina i de l'impost marginal federal i estatal sobre la renda de l'empleat, l'empleat podria quedar-se amb 5.500$ o 6.500 $. L'ocupador ha pagat aproximadament 10.800$ per lliurar-los.

Un pagament de la Secció 139 és diferent. L'ocupador paga 10.000 $. L'empleat rep 10.000$ . L'ocupador dedueix 10.000 $. No hi ha retencions, ni informes W-2, ni 1099, ni FICA per cap de les dues parts. L'IRS va confirmar en el Revenue Ruling 2003-12 que els empleats no estan obligats a justificar les despeses reals davant l'ocupador, sempre que els imports siguin raonablement proporcionals a les despeses que probablement s'hauran d'afrontar.

Un pagament net d'ajuda per desastres és un dels pocs beneficis del Codi de Rendes Internes que és genuïnament lliure d'impostos per a l'empleat i totalment deduïble per a l'ocupador alhora.

Despeses que clarament qualifiquen

L'estatut utilitza la frase "despeses personals, familiars, de subsistència o de funeral raonables i necessàries". L'IRS i la comunitat de professionals han elaborat una llista de treball durant dues dècades:

Allotjament temporal, estades en hotels i lloguers a curt termini mentre un habitatge és inhabitable.
Àpats i queviures durant el desplaçament.
Substitució de roba, articles de tocador i productes bàsics per a la llar.
Reparacions d'una residència personal — plaques de guix, sostres, terres, finestres, treballs estructurals atribuïbles al desastre.
Substitució de béns personals danyats: mobles, electrodomèstics, roba de llit, aparells electrònics, vehicles utilitzats per a fins personals.
Kilometratge, combustible i costos de transport per evacuar, traslladar-se temporalment o desplaçar-se a un lloc de treball substitut.
Atenció infantil i cura de gent gran necessària a causa del tancament d'escoles, evacuacions o desplaçament de cuidadors.
Despeses mèdiques derivades del desastre que l'assegurança no cobreix.
Despeses de funeral per a familiars perduts en el desastre.
Assessorament en salut mental relacionat amb el trauma de l'esdeveniment.
Costos de tutoria o educació suplementària mentre les escoles estiguin tancades.

La frase "raonables i necessàries" fa una feina significativa aquí. Una estada modesta en un hotel prop de la casa de la família desplaçada és raonable. Tres mesos en un complex turístic de luxe no ho són. L'IRS ha deixat clar que l'estàndard no és un límit rígid, sinó una prova de fets i circumstàncies, i "proporcional a les despeses incorregudes" és la referència.

Despeses que no qualifiquen

Unes quantes categories se situen clarament fora de l'Article 139:

Pèrdua de salaris o substitució d'ingressos. L'Article 139 reemborsa despeses, no nòmines. Un pagament etiquetat com "t'estem pagant per les dues setmanes que no has pogut venir a treballar" són salaris, totalment subjectes a impostos i declarables. Si voleu que la gent segueixi cobrant durant un desastre, podeu fer-ho, però aquests diners passen per la nòmina normal.
Despeses ja pagades per l'assegurança, la FEMA o una altra font. El "doble cobrament" anul·la l'exclusió per a aquesta part.
Despeses de negoci. Si l'equip de l'oficina a casa d'un empleat es fa malbé i l'empresari vol substituir-lo per a ús empresarial, això és un reemborsament de despeses regular, no un pagament de l'Article 139.
Regals disfressats d'ajuda. L'Article 139 no és una drecera per a les regles de l'Article 102 sobre regals de l'empresari. La connexió amb el desastre ha de ser real.

Els límits que no existeixen

L'Article 139 no imposa cap límit estatutari a l'import per empleat. Cap límit agregat al programa. Cap límit de freqüència. Cap mínim o màxim de personal. Cap prova de no discriminació, cosa inusual per a un benefici per a empleats — un empresari pot pagar més als empleats amb salaris més alts que als empleats amb salaris més baixos si les despeses reals del desastre ho justifiquen, tot i que la majoria dels empresaris opten per imports fixos o formulats per simplificar l'administració.

Tampoc hi ha cap requisit que l'empleat sigui la víctima directa. Un pagament per ajudar un empleat el familiar del qual va resultar ferit, o la casa del pare gran del qual va ser destruïda, pot qualificar si cobreix les pròpies despeses familiars de l'empleat atribuïbles al desastre.

Documentació: què necessiteu i què no

L'únic que és realment important entendre sobre la documentació de l'Article 139: la càrrega és lleugera per a l'empleat i significativa per a l'empresari.

Els empleats no necessiten:

Presentar rebuts a l'empresari.
Rastrejar i informar de les despeses reals dòlar per dòlar.
Signar una declaració jurada de pèrdua.

Els empresaris haurien de:

Confirmar la declaració federal de desastre i registrar el número de desastre de la FEMA.
Adoptar un breu programa escrit que descrigui l'elegibilitat, les despeses qualificades, els límits de pagament i el període durant el qual el programa està obert. L'IRS no ha ordenat un pla escrit, però un programa escrit és la defensa més neta si una auditoria de nòmines qüestiona més tard si els pagaments eren realment ajuda per desastres de l'Article 139 o salaris encoberts.
Establir imports raonables i defensables. Un enfocament comú: pagaments fixos per empleat vinculats a categories de despeses àmplies (p. ex., 2.500 $per desplaçament de la residència principal, fins a 5.000$ per evacuació de més d'una setmana).
Documentar la data del desastre, l'abast geogràfic i quins empleats es troben dins de l'àrea afectada.
Mantenir els registres de pagament fora de la nòmina. Emiteu un xec separat o realitzeu un ACH independent que no sigui de nòmina. No passeu el pagament pel sistema de nòmines, perquè la majoria de sistemes de nòmines l'aplicaran com a salari per defecte.
Codificar la despesa en un compte del llibre major clarament etiquetat — per exemple, "Ajuda per desastres Article 139 — [Nom de l'esdeveniment]".

La millor pràctica és un pla escrit d'una sola pàgina adoptat per la junta o l'acció del propietari que especifiqui el desastre (pel número de la FEMA), la classe d'empleats elegibles, les categories de despeses, el màxim per empleat, el procediment administratiu i la data de finalització del programa. Aquest document, conservat amb la declaració de desastre, el registre de pagaments i una llista de beneficiaris, és el que demanarà un examinador si mai sorgeixen preguntes.

Comptabilitat precisa des del principi

Uns registres nets són el que converteixen un programa de l'Article 139 d'un risc potencial d'auditoria en un no-esdeveniment. Tres decisions comptables importen:

Crear un compte dedicat al llibre major. No amagueu els pagaments dins de "Salaris" o "Bonificacions". Un compte de despeses separat — "Ajuda per desastres — Article 139" — manté les xifres aïllades per a la revisió i per a l'auditor.
Etiquetar el desastre. Tant si els vostres llibres es porten en comptabilitat en text pla, fulls de càlcul o un llibre major tradicional, adjunteu una etiqueta de metadades, una nota o un subcompte que anomeni el desastre de la FEMA. Si l'IRS qüestiona mai si un pagament era realment un pagament de l'Article 139, la referència al desastre demostra la connexió.
Separar el flux de pagament. Realitzeu els pagaments de l'Article 139 fora de la nòmina. Combineu cada pagament amb un assentament comptable que carregui el compte de despeses d'ajuda per desastre i aboni la caixa. No genereu un full de salari. No inclogueu l'import en cap fitxer W-2 o 1099. Rastregeu la llista de beneficiaris, la data i l'import en un document de treball adjunt a l'assentament comptable.

Per a una organització que porta els llibres en un sistema de text pla o controlat per versions, el propi historial de versions esdevé part de la traça d'auditoria. Les entrades fetes els dies en què es va autoritzar l'ajuda per desastre, amb missatges de confirmació (commit) que anomenen el número de la FEMA, són proves datades del programa.

Un exemple pràctic

Suposem que un huracà arriba a terra el 15 d'agost. El President emet una declaració de desastre major el 17 d'agost per a diversos comtats costaners. Un empresari amb vint-i-cinc empleats, dotze dels quals viuen als comtats declarats, vol oferir ajuda.

El 18 d'agost, el propietari signa un pla de la Secció 139 d'una pàgina adoptat per resolució de la junta. El pla estableix:

Desastre: FEMA-XXXX-DR, declarat el 17 d'agost.
Classe elegible: empleats la residència principal dels quals es trobi en un dels comtats declarats a la data del desastre.
Despeses subvencionables: allotjament temporal, menjar durant el desplaçament, reposició de béns personals danyats, reparacions de la residència no cobertes per l'assegurança, transport per a l'evacuació, cura de persones dependents durant el tancament d'escoles o llars d'infants.
Imports dels pagaments: un import inicial de 2.500 $per empleat elegible en els cinc dies hàbils següents a l'adopció del pla, amb un màxim de 5.000$ addicionals per empleat mitjançant una breu certificació escrita que l'empleat té despeses de desastre no reemborsades en categories subvencionables.
Període del programa: del 17 d'agost al 30 de novembre.

El 22 d'agost, l'empresa executa un lot ACH fora de la nòmina, pagant 2.500 $ a cadascun dels dotze empleats elegibles. L'assentament comptable és:

Dèbit: Ajuda per catàstrofes — Secció 139 (Huracà, FEMA-XXXX-DR): 30.000 $
Crèdit: Tresoreria operativa: 30.000 $

Durant les setmanes següents, vuit empleats presenten breus certificacions i reben pagaments addicionals que van des de 1.500 $fins a 5.000$ . El cost total del programa és de 54.000 $. Res d'això apareix al W-2 de cap empleat. L'empresa dedueix la totalitat dels 54.000$ com una despesa de negoci ordinària. Sense retencions fiscals federals, ni FICA, ni FUTA, ni implicacions del 1099 o del 941.

Si l'IRS pregunta mai sobre aquesta despesa d'ajuda per desastre de 54.000 $ en una inspecció posterior, l'empresa lliura la declaració de desastre, el pla adoptat per la junta, la llista d'elegibilitat, el registre ACH, les certificacions i el compte específic del llibre major (GL). L'intercanvi dura minuts.

Errors comuns a evitar

Alguns errors apareixen sovint en els programes de la Secció 139:

Processar el pagament a través de la nòmina. Això converteix accidentalment el pagament en salaris. El sistema de nòmines reté, el W-2 ho reflecteix i el tractament lliure d'impostos s'evapora. Utilitzeu un desemborsament separat.
Pagar per pèrdua de salaris i anomenar-ho Secció 139. La substitució d'ingressos no està coberta. Si l'objectiu és compensar els empleats per les nòmines perdudes, gestioneu-ho a través de la nòmina i accepteu el cost fiscal, o bé utilitzeu una política de permisos relacionada amb el desastre per separat.
Forçar la definició de desastre. Un incendi local que no és un desastre declarat federalment no és elegible. Una emergència mèdica aïllada en la família d'un empleat no és elegible. Sense una declaració federal, l'anàlisi ha de buscar en una altra banda: possiblement regals de la Secció 102, fons d'assistència de l'empleador segons la Secció 170 o, simplement, bonificacions tributables.
Ignorar la compensació de l'assegurança. Si un empleat rep fons de l'assegurança per a la mateixa despesa, l'exclusió de la Secció 139 no cobreix aquesta part. Els programes solen gestionar-ho amb una simple certificació que l'empleat no demana el reemborsament d'ítems ja coberts per l'assegurança.
Manca de pla escrit i documentació. Tot i que l'estatut no exigeix cap dels dos, un programa no documentat sembla indistinguible d'una gratificació discrecional als ulls d'un inspector. El pla escrit és una assegurança barata.
Tractar els pagaments com a ingressos 1099. Els pagaments de la Secció 139 no s'han de declarar. No emeteu un 1099-MISC ni un 1099-NEC. Els pocs proveïdors de nòmines que han generat un 1099 per error han creat una confusió que triga mesos a resoldre's.

Eines adjacents quan la Secció 139 no encaixa

Si l'esdeveniment no és un desastre declarat federalment, l'empresari encara té opcions, tot i que cap iguala l'eficiència fiscal de la Secció 139:

Regals de la Secció 102. Les transferències de l'empresari a l'empleat generalment no es tracten com a regals a efectes de l'impost sobre la renda, per la qual cosa aquesta via és estreta.
Programes d'organitzacions benèfiques públiques de la Secció 170(c). Un fons d'ajuda per a desastres per a empleats 501(c)(3) independent pot atorgar subvencions per dificultats econòmiques lliures d'impostos als empleats per a una gamma molt més àmplia d'esdeveniments, però requereix una estructura caritativa i un procés de presa de decisions no relacionat.
Programes de compartició de permisos patrocinats per l'empresa. Els empleats poden donar el temps lliure remunerat (PTO) acumulat a un banc de permisos per als companys afectats per un desastre major, segons l'Avís 2006-59 de l'IRS, sense que l'empleat donant hagi de declarar ingressos.
Distribucions per dificultats econòmiques d'un 401(k). El pla ha de permetre-les; l'empleat deu l'impost sobre la renda i, possiblement, l'impost addicional del 10 per cent.

Cadascun d'aquests té el seu lloc, però només la Secció 139 ofereix la combinació completa de ser lliure d'impostos per a l'empleat, deduïble per a l'empresari, sense intervenció de la nòmina i sense declaració informativa.

Coordinació amb altres normes fiscals relacionades amb desastres

Un desastre declarat federalment activa més que només la Secció 139. Els empresaris i empleats afectats també haurien de comprovar:

Deduccions per pèrdues fortuïtes sota la Secció 165(h) per a béns d'ús personal en una zona de desastre declarada federalment.
Ajornaments de presentació i pagament d'impostos sota la Secció 7508A per als contribuents dels comtats designats per la FEMA.
Distribucions de jubilació sense penalització per a distribucions qualificades per desastre, quan el Congrés les hagi autoritzat.
Normes de compensació de pèrdues d'explotació netes (carryback) per a pèrdues agrícoles i determinades pèrdues relacionades amb desastres.

Un programa de la Secció 139 no exclou cap d'aquestes mesures: se suma a elles.

Mantingueu els vostres registres de desastres preparats per a auditories des del primer dia

Un programa de la Secció 139 depèn completament del rastre documental. La declaració de desastre, el pla escrit, la llista d'elegibilitat, el registre de pagaments, els assentaments comptables i el nom del compte del llibre major han de residir en un lloc on el vostre equip pugui trobar-los anys més tard. Beancount.io és una plataforma de comptabilitat en text pla que us ofereix registres financers transparents i amb control de versions; quan etiqueteu un pagament amb un número de desastre de la FEMA en un llibre major de Beancount, aquesta nota queda datada, és immutable i es pot recuperar sota demanda. Comenceu de franc i vegeu per què els equips que es preocupen pels registres justificables s'estan passant a la comptabilitat en text pla. Per a una visió més profunda del tauler de control i de la capa d'informes, la interfície de Fava facilita la visualització dels comptes relacionats amb l'ajuda durant la revisió de final d'any.

La Secció 139 és una de les disposicions més generoses i menys utilitzades del codi fiscal. Quan la propera declaració de desastre cobreixi un comtat on viu la vostra gent, el marc de treball aquí presentat us permetrà respondre en dies, no en setmanes, i permetrà que els vostres empleats conservin cada dòlar que els envieu.