Els nord-americans tenen aproximadament 23.000 milions de dòlars en targetes regal sense utilitzar. Prop del 43% dels adults tenen almenys una targeta agafant pols en un calaix, i la persona mitjana té uns 244 dòlars en saldos que potser no gastarà mai. Per a les empreses que van vendre aquestes targetes, aquest munt de plàstic oblidat no són diners gratuïts a la caixa; és un passiu en el balanç de situació, i convertir-lo en ingressos és una de les peces comptables més complicades que un minorista o un restaurant ha de fer bé.
Aquest és el món del breakage (o merma): la part del valor de la targeta regal que els clients mai no bescanvien. Calcular malament el breakage pot sobreestimar els vostres passius durant anys o, pitjor encara, reconèixer ingressos que no teniu dret a conservar. A continuació us expliquem com funciona realment la comptabilitat de les targetes regal segons la norma ASC 606, amb els assentaments comptables, el càlcul d'estimacions i el parany de la propietat no reclamada que agafa les empreses desprevingudes.
Una targeta regal és una promesa, no una venda
Quan un client us entrega 100 en mercaderies o menjar quan el titular de la targeta decideixi aparèixer.
Segons l'ASC 606, l'estàndard de reconeixement d'ingressos, aquesta obligació és una obligació de compliment que encara no heu satisfet. Per tant, la venda d'una targeta regal crea un passiu, normalment etiquetat com a "ingressos diferits", "passiu per targetes regal" o "ingressos no reportats". Cap ingrés arriba al vostre compte de pèrdues i guanys el dia de la venda.
L'assentament comptable en el moment de la venda és senzill:
Dr Efectiu 100 $
Cr Passiu per targetes regal 100 $Els ingressos apareixen només quan el client bescanvia la targeta. Si aquest mateix client torna i compra 40 $ en mercaderies amb la targeta:
Dr Passiu per targetes regal 40 $
Cr Ingressos 40 $El passiu es redueix a 60 . Fins aquí tot és intuïtiu. La complicació és què passa amb les targetes regal que mai es bescanvien totalment i, estadísticament, una part significativa no ho serà mai.
Què és realment el breakage
El breakage és el valor en dòlars de les targetes regal que una empresa espera que els clients no utilitzin mai. Les estimacions del sector el situen entre el 5% i el 15% de les vendes totals de targetes, tot i que la xifra varia molt segons la marca, el disseny de la targeta i la base de clients. Les investigacions suggereixen que aproximadament del 3% al 5% del valor de les targetes regal es queda permanentment sense bescanviar, amb saldos addicionals que queden sense utilitzar durant anys abans de ser gastats o donats de baixa.
El patró és previsible. Després d'aproximadament un any, s'ha bescanviat prop del 80% del valor de la targeta regal. El 20% restant es divideix en dos grups: targetes que s'acabaran utilitzant (encara que lentament) i targetes que no es tocaran mai, sovint estimades al voltant del 6% del valor total.
Aquí hi ha el problema comptable. Si un client mai no bescanvia una targeta, us quedeu amb l'efectiu per sempre, però mai no podeu lliurar els béns. Llavors, quan es converteixen aquests diners no bescanviats en ingressos? No podeu deixar-ho com un passiu indefinidament; això infravaloraria permanentment els vostres guanys i ompliria el balanç amb obligacions que mai no vencen. Però tampoc podeu registrar-ho com a ingressos en el moment en què es ven una targeta, perquè realment no sabeu quines targetes seran abandonades.
L'ASC 606 soluciona això amb un marc específic per al que anomena "drets no exercits pels clients".
Els dos mètodes de reconeixement sota l'ASC 606
L'ASC 606 ofereix a les empreses dues maneres de reconèixer els ingressos per breakage, i quina utilitzeu depèn de si podeu predir de manera fiable el comportament del client.
El mètode proporcional
Aquest és el mètode que utilitzen la majoria de minoristes i restaurants consolidats. Si teniu prou dades històriques per estimar l'import del breakage amb una confiança raonable, l'ASC 606 requereix que reconegueu els ingressos per breakage en proporció al patró de bescanvis dels clients.
En termes senzills: a mesura que els clients bescanvien targetes reals, reconeixeu simultàniament una part del breakage que espereu que no es bescanvii mai. No espereu que les targetes caduquin. Obteniu el breakage juntament amb els bescanvis, de forma prorratejada.
El mètode de probabilitat remota
Si no podeu estimar raonablement el breakage —potser el vostre programa de targetes regal és completament nou o les vostres dades són massa escasses—, recorreu al mètode de probabilitat remota. Aquí, reconeixeu els ingressos per breakage només quan la probabilitat que el client bescanvii el saldo restant sigui remota. Això normalment significa esperar fins que una targeta estigui efectivament morta: molt després de qualsevol caducitat o de qualsevol finestra de bescanvi realista.
El mètode de probabilitat remota és conservador i difereix els ingressos durant més temps. La majoria de les empreses prefereixen el mètode proporcional perquè fa coincidir els ingressos per breakage amb els períodes en què es produeix realment l'activitat de la targeta relacionada, però només podeu utilitzar-lo si la vostra estimació és sòlida.
Treballant amb un exemple del mètode proporcional
Els números ho fan més concret. Suposem que el vostre negoci ven 2.400 — mai es bescanviarà. Això deixa 2.160 $ de bescanvis esperats.
Ara un client bescanvia 162 $ en targetes. Quina quantitat de pèrdua (breakage) reconeixeu?
Primer, calculeu quina fracció dels bescanvis esperats s'ha produït:
162 $ bescanviats ÷ 2.160 $ de bescanvis esperats = 7,5 %Després apliqueu aquest mateix percentatge a la vostra pèrdua total esperada:
7,5 % × 240 $ de pèrdua esperada = 18 $ d'ingressos per pèrduaAixí doncs, aquest bescanvi de 162 $ genera dos assentaments. El bescanvi en si:
Deure Passiu per targetes regal 162 $
Haver Ingressos 162 $I la pèrdua proporcional:
Deure Passiu per targetes regal 18 $
Haver Ingressos per pèrdua 18 $El passiu disminueix en 180 pels béns lliurats, 18 en mercaderies.
Hi ha una versió abreujada d'aquest càlcul que els restaurants utilitzen sovint. Si les vostres dades mostren que els clients deixen un 20 % del valor de la targeta sense bescanviar i utilitzen l'altre 80 %, dividiu la taxa d'abandonament per la taxa de bescanvi per obtenir una única taxa de reconeixement proporcional:
20 % perduts ÷ 80 % bescanviats = 25 % de taxa de pèrduaAra cada bescanvi es multiplica per un 25 %. Un client en bescanvia 50 de pèrdua al mateix temps. És la mateixa lògica, només que s'expressa com un multiplicador constant que podeu aplicar transacció per transacció.
Com estimar la vostra taxa de pèrdua
El mètode proporcional depèn totalment d'una estimació de la pèrdua que sigui justificable. Els auditors qüestionaran aquest número, així que necessita una base sòlida.
Utilitzeu primer les vostres pròpies dades històriques. El millor predictor de la pèrdua futura és el vostre propi historial de bescanvis. Recopileu diversos anys de vendes de targetes i feu-ne un seguiment, cohort per cohort, per veure quin percentatge de les targetes de cada any s'ha acabat bescanviant i quant de temps ha trigat. La corba s'aplana amb el temps; un cop es torna plana, el saldo restant és la vostra pèrdua.
Segmenteu on sigui rellevant. Les targetes físiques i les digitals sovint es comporten de manera diferent. Les targetes promocionals (del tipus «targeta de bonificació de 10 $») es perden molt més sovint que les targetes per les quals els clients han pagat el preu complet. Les comandes corporatives a l'engròs es comporten de manera diferent a les compres individuals. Si aquests segments són significatius, estimeu-los per separat.
Reviseu l'estimació periòdicament. La pèrdua és una estimació comptable, i les estimacions s'actualitzen. Si els patrons de bescanvi canvien —per exemple, si una aplicació mòbil fa que les targetes siguin més fàcils d'utilitzar—, la vostra taxa de pèrdua històrica podria ser massa alta. Ajusteu-la de cara al futur i documenteu-ne el motiu.
Sigueu conservadors quan les dades siguin escasses. Un programa nou amb només un any d'història no permet fer una estimació precisa. Fins que les dades no madurin, el mètode remot és l'opció més segura i, sovint, la requerida.
Una comptabilitat precisa de la pèrdua comença amb registres nets de cada targeta venuda i bescanviada. Quan la vostra comptabilitat captura cada venda, bescanvi i ajust del passiu com una entrada discreta i traçable, la creació de les cohorts de bescanvi de les quals depèn la vostra estimació es converteix en una consulta en lloc d'un projecte de recerca forense. Els registres descurats són la raó més comuna per la qual una estimació de pèrdua no pot superar una auditoria.
El parany de la reversió a l'Estat (Escheatment)
Aquesta és la part que sorprèn els propietaris de negocis: fins i tot si les normes comptables us permeten reconèixer la pèrdua com a ingressos, la llei estatal pot dir que aquests diners no són vostres.
Tots els estats dels EUA tenen lleis sobre propietats no reclamades, també anomenades lleis de reversió a l'Estat (escheatment). L'escheat és la potestat legal d'un estat per assumir la custòdia de propietats que no tenen un propietari identificable. Molts estats consideren que el saldo d'una targeta regal no bescanviada és exactament això —propietat abandonada que pertany al titular de la targeta— i exigeixen a l'emissor que remeti el saldo a l'estat després d'un període d'inactivitat, que sol ser d'entre tres i cinc anys.
Les normes són un mosaic de regulacions:
- Molts estats eximeixen totalment les targetes regal. Uns 37 estats —inclosos Califòrnia, Texas, Florida, Illinois, Ohio i Pennsilvània— o bé eximeixen expressament les targetes regal de la reversió o no tenen cap llei que l'exigeixi. En aquests estats, la pèrdua es queda a l'empresa.
- Alguns estats la reclamen. Delaware, Nova York, Nova Jersey, Geòrgia i d'altres exigeixen la reversió després d'un període determinat. Alguns permeten que l'empresa es quedi amb un percentatge del saldo; Geòrgia i Nova York han arribat a exigir la remissió del valor nominal total.
- El vostre domicili social és important. Si no teniu el nom i l'adreça del titular de la targeta (i en la majoria de targetes regal per a minoristes no els teniu), la propietat no reclamada va a l'estat on està constituïda la vostra empresa. Delaware —seu d'una gran part de les corporacions dels EUA— exigeix que els saldos de les targetes regal reverteixin després de cinc anys, motiu pel qual algunes empreses creen filials separades específicament per mantenir i gestionar els passius de les targetes regal.
Recentment, diversos estats han endurit l'aplicació d'aquestes normes, amb auditories més estrictes, terminis de presentació d'informes revisats i programes d'autoauditoria ampliats. La conclusió pràctica: no reconegueu ingressos per pèrdua sense comprovar primer si el vostre estat, i l'estat on esteu constituïts, realment us permeten quedar-vos-els. Reconèixer ingressos per pèrdua en targetes que esteu legalment obligats a lliurar a l'estat és una recepta assegurada per a una reformulació de comptes.
Errors comuns a evitar
Reconèixer els ingressos en el punt de venda. L'error més bàsic: tractar la venda de la targeta regal com un ingrés en lloc d'un passiu. L'entrada d'efectiu no equival a ingressos meritats.
No reconèixer mai el breakage. L'error contrari. Si teniu les dades per estimar el breakage, l'ASC 606 us exigeix reconèixer-lo proporcionalment. Deixar que el passiu s'infli indefinidament sobrevalora les obligacions i infravalora els guanys.
Esperar a la "caducitat" per comptabilitzar el breakage. Moltes targetes regal, segons la llei federal, no poden caducar durant almenys cinc anys —i molts estats prohibeixen directament les dates de caducitat. Vincular el reconeixement del breakage a una data de caducitat que legalment podria no arribar mai difereix els ingressos indefinidament. El reconeixement segueix el patró de bescanvi, no les condicions impreses a la targeta.
Ignorar l'escheatment. Tractar el breakage com una qüestió purament comptable i ometre l'anàlisi de la propietat no reclamada. Tots dos interactuen, i la llei estatal pot anul·lar la vostra capacitat de quedar-vos els diners.
Utilitzar una taxa de breakage obsoleta. Fixar una taxa de fa cinc anys i no revisar-la mai. El comportament dels clients canvia; la vostra estimació també ho hauria de fer.
Oblidar les targetes promocionals. Les targetes de bonificació i promocionals distorsionen la taxa de breakage combinada perquè caduquen a taxes molt més altes. Barrejar-les amb targetes de pagament esbiaixa la vostra estimació.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
La comptabilitat de les targetes regal és un recordatori que els ingressos i l'efectiu no són la mateixa cosa —i que la diferència es pot amagar durant anys al vostre balanç de situació. Tant si feu un seguiment dels ingressos diferits, com si creeu cohorts de bescanvi o documenteu una estimació de breakage per al vostre auditor, tot depèn d'uns registres financers precisos, detallats i fàcils de consultar. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total i control de versions sobre cada transacció —sense caixes negres, sense dependència de proveïdors i amb una traça d'auditoria neta per al tipus de comptabilitat basada en estimacions que exigeixen les targetes regal. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.