Imagineu-vos acabant un any lucratiu de feina com a dissenyador freelance des del vostre apartament de Brooklyn, presentant les vostres declaracions federals i de l'estat de Nova York, i després obrint una carta del Departament de Finances de la ciutat de Nova York demanant milers de dòlars en un impost del qual mai no heu sentit a parlar, a més de sancions i interessos que es remunten a anys enrere. Aquest impost és l'Impost sobre Activitats Econòmiques No Incorporades (UBT, per les seves sigles en anglès), i es troba en un punt cec per a desenes de milers de treballadors autònoms de Nova York cada any.
L'UBT és un impost de nivell municipal del 4 per cent sobre els ingressos nets d'empresaris individuals, societats i LLC que fan negocis als cinc districtes (boroughs). A diferència de l'impost federal sobre el treball autònom o de l'impost sobre la renda de les persones físiques de l'estat de Nova York, es tracta d'un gravamen independent a nivell d'entitat amb els seus propis formularis, les seves pròpies regles sobre què es considera una despesa deduïble i les seves pròpies peculiaritats estranyes sobre qui realment compleix els requisits per a l'anomenada exempció "professional". Si us equivoqueu, podeu deure anys d'impostos endarrerits. Si ho feu bé, els crèdits, les exempcions i les eleccions a nivell d'entitat previstes a la llei poden eliminar la major part o la totalitat del vostre deute tributari.
Aquesta guia explica qui deu l'UBT, com calcular-lo, els crèdits que poden anul·lar la factura i els moviments estructurals que us permeten lliurar-vos legalment de l'impost per complet.
Què és realment l'UBT
L'Impost sobre Activitats Econòmiques No Incorporades és un impost del 4 per cent que la ciutat de Nova York imposa sobre els ingressos nets de les "empreses no incorporades" que realitzen un ofici, negoci, professió o ocupació a la ciutat. S'aplica a:
- Empresaris individuals (presentat amb el formulari NYC-202)
- Societats i societats de responsabilitat limitada (LLC) tractades com a societats a efectes fiscals federals (presentat amb el formulari NYC-204)
- Societats de responsabilitat limitada amb un sol soci que no es consideren excloses a efectes de la ciutat
- Fideïcomisos i herències que gestionen un negoci
L'impost s'afegeix a l'impost federal sobre la renda, l'impost federal sobre el treball autònom (Seguretat Social i Medicare), l'impost sobre la renda de les persones físiques de l'estat de Nova York i l'impost sobre la renda de les persones físiques de la ciutat de Nova York que els residents ja paguen. És un impost independent amb una declaració independent.
Hi ha una entitat important que no està subjecta a l'UBT: una corporació. Tant si opereu com a C-corporation o com a S-corporation segons les regles federals, la ciutat us grava sota un règim diferent (l'Impost General de Societats o l'Impost sobre Societats Mercantils), no l'UBT. Aquesta distinció es converteix en la palanca per a un dels moviments de planificació més nets disponibles.
Qui ha de presentar la declaració i qui ha de pagar
Un punt comú de confusió és la diferència entre presentar una declaració de l'UBT i deure impostos per ella. No són el mateix.
Llindar de declaració. Una empresa no incorporada ha de presentar el formulari NYC-202 (empresaris individuals) o el formulari NYC-204 (societats) si té ingressos bruts de fonts de NYC que superin els 95.000 $ l'any. Per sota d'això, no es requereix cap declaració.
Llindar de pagament. Un conjunt independent d'exempcions i crèdits determina si el declarant realment deu alguna cosa. L'exempció d'ingressos imposables d'activitats econòmiques no incorporades protegeix els primers 5.000 $ d'ingressos imposables, i diverses altres deduccions i crèdits poden fer que la factura final sigui zero fins i tot per a les persones amb ingressos més alts.
Un freelancer amb 97.000 i el crèdit de l'UBT (més informació sobre això a continuació) sovint fa que no s'hagi de pagar cap impost. El perill és la sanció per presentació tardana si s'omet la declaració per complet.
Què es considera "fer negocis a NYC"
La ciutat té una visió àmplia. Si l'activitat que genera ingressos es produeix als cinc districtes, els ingressos són de font de NYC, independentment d'on es trobin els vostres clients o d'on estigueu registrats. Un consultor que viu a Manhattan i atén clients a Califòrnia segueix fent negocis a NYC. Un dissenyador gràfic de Westchester que ve a la ciutat dues vegades per setmana per reunir-se amb clients està fent negocis a NYC per la part del treball realitzat allí.
El corol·lari és que podeu assignar ingressos fora de la ciutat si una part significativa de la vostra feina es realitza en un altre lloc. Els registres detallats d'on heu realitzat cada encàrrec —dates, ubicacions, hores— són l'única cosa que protegeix una assignació en una auditoria. Sense aquesta documentació, la ciutat opta per defecte per tractar la totalitat dels ingressos nets com a imposables.
El tipus del 4 per cent i com calcular l'impost
El tipus de l'UBT és un 4 per cent fix dels ingressos imposables de l'activitat no incorporada assignats a la ciutat. El punt de partida és el vostre Annex C federal, l'Annex E o els ingressos ordinaris del formulari 1065 de la societat, amb diversos ajustos de la ciutat de Nova York.
El flux bàsic és el següent:
- Començar amb els ingressos comercials nets federals. Ingressos totals menys les despeses comercials deduïbles, abans de qualsevol retirada de fons dels propietaris.
- Tornar a sumar partides específiques. L'UBT no permet una deducció pels impostos sobre la renda estatals, locals o estrangers. Els impostos sobre la renda de l'estat i de la ciutat de Nova York que hàgiu deduït federalment s'han de tornar a sumar.
- Restar els ingressos d'inversions. Els interessos, dividends i guanys de la venda de títols d'inversió que no es mantinguin com a part del negoci queden exclus de l'ingrés de l'UBT. Això és important per a les empreses individuals que mantenen beneficis retinguts en comptes que generen interessos.
- Aplicar la deducció per compensació de socis (només per a societats). Una societat pot deduir la compensació pagada als socis per serveis personals, amb un límit de 10.000 $ per soci actiu. Aquest és un dels ajustos tècnics més significatius sota l'UBT, i sovint es passa per alt.
- Assignar ingressos a NYC. Si part de l'activitat es realitza fora de la ciutat, s'assigna mitjançant una fórmula basada en la propietat, la nòmina i els ingressos bruts. Els contribuents poden optar per utilitzar un factor d'ingressos bruts de doble ponderació, que sol afavorir les empreses de serveis amb ingressos basats a NYC però amb costos operatius fora de la ciutat.
- **Aplicar l'exempció de 5.000 dels ingressos imposables assignats.
- Multiplicar pel 4 per cent. El resultat és el deute brut de l'UBT.
Un exemple simplificat: un consultor de màrqueting amb seu a Manhattan amb 180.000 en despeses comercials deduïbles té 140.000 d'ingressos nets. Després de l'exempció de 5.000 \, els ingressos imposables són 135.000 .
Aquests 5.400 $ no són necessàriament el que s'acaba pagant. La següent secció explica per què.
El crèdit de 95.000 $ que elimina l'impost per a la majoria d'autònoms
La disposició més important de tot l'estatut de l'UBT (Unincorporated Business Tax), per als petits operadors, és el crèdit per a contribuents amb ingressos imposables baixos.
Crèdit total. Si la base imposable de la vostra activitat econòmica no incorporada és de 95.000 $ o menys, rebeu un crèdit total equivalent al 100 per cent de l'UBT. L'impost és zero, tot i que és possible que hagueu de presentar una declaració si els ingressos bruts superen el llindar de presentació.
Crèdit parcial amb reducció gradual. Si la vostra base imposable es troba entre 95.000 i 145.000 \, rebeu un crèdit parcial segons una escala variable. Per sobre de 145.000 $, no hi ha cap crèdit disponible.
El crèdit es calcula en el mateix formulari NYC-202 o NYC-204 i no és reemborsable, però per a la gran majoria d'autònoms i consultors de la ciutat de Nova York —que normalment operen molt per sota de la línia de 95.000 $ d'ingressos nets després de despeses—, aquest crèdit elimina el deute completament.
Hi ha un segon crèdit que opera a nivell de l'impost sobre la renda de les persones físiques. Els residents de la ciutat de Nova York que hagin pagat l'UBT poden aplicar un crèdit contra el seu impost sobre la renda personal de NYC al formulari IT-219 adjunt a la seva declaració estatal. Per als residents amb una base imposable municipal de 42.000 i 142.000 $, el crèdit es redueix gradualment del 100 per cent al 23 per cent. Per sobre de 142.000 $, el percentatge residual es manté en el 23 per cent. L'efecte pràctic és que un empresari individual que viu a la ciutat i deu l'UBT sovint en recupera la major part o la totalitat a través del crèdit de l'impost sobre la renda personal.
En resum: molts novaiorquesos que treballen per compte propi i que tècnicament estan subjectes a l'UBT acaben no pagant res, sempre que presentin la declaració.
L'exempció per "Serveis Professionals" és més restrictiva del que sembla
Una disposició de l'UBT des de fa molt de temps exempta els ingressos de l'exercici de certes professions, però només sota condicions específiques:
- L'activitat ha de ser una de les professions anomenades: l'exercici de l'advocacia, medicina, odontologia, arquitectura, enginyeria, comptabilitat i certs altres camps amb llicència.
- El professional ha de tenir la llicència pertinent.
- El capital no pot ser un factor determinant per a la producció d'ingressos en el negoci.
- Els ingressos han de provenir substancialment de la prestació de serveis personals, no de la venda de productes o de l'operació amb empleats i actius significatius.
L'exempció no s'estén a la majoria d'autònoms creatius o tècnics. Els dissenyadors gràfics, desenvolupadors de programari, consultors de màrqueting, redactors publicitaris, fotògrafs, agents immobiliaris, assessors financers i consultors de gestió estan generalment subjectes a l'UBT. Els advocats i metges que exerceixen en solitari solen estar exempts; un despatx d'advocats amb auxiliars jurídics, espais d'oficines llogats i una infraestructura administrativa significativa pot perdre aquesta exempció perquè el capital esdevé un factor material.
En cas de dubte, assumiu que la vostra feina no reuneix els requisits i confieu en el crèdit. L'exempció és limitada, depèn dels fets concrets i és un motiu freqüent d'auditoria.
Com s'hi veuen implicades les societats
Les societats col·lectives i les societats de responsabilitat limitada (LLC) de diversos socis s'enfronten a un risc estructural que els empresaris individuals no tenen. Si un dels socis realitza encara que sigui una part de l'activitat dins de la ciutat de Nova York, tots els ingressos de la societat d'aquella línia de negoci poden quedar subjectes a l'UBT, i l'assignació només estarà disponible si els registres són clars i la font d'ingressos és genuïnament externa.
Dos passos pràctics redueixen aquest risc:
- Documentar la ubicació de la feina i les hores de cada soci. Una LLC de consultoria de dos socis amb un soci a Manhattan i l'altre a Nova Jersey hauria de mantenir registres contemporanis de quin soci ha realitzat quins encàrrecs i on. La fórmula d'assignació en depèn.
- Utilitzar la deducció per compensació dels socis. El límit de 10.000 i 40.000 $ la base imposable de l'UBT.
Una societat amb 400.000 d'ingressos nets abans de la compensació dels socis, tres socis actius cadascun amb dret a una deducció per serveis personals de 10.000 \, i una assignació total a NYC té una base d'UBT de 370.000 . Després de l'exempció de 5.000 \, queden 365.000 . Amb tres socis, cap d'ells compleix individualment els requisits per al crèdit total de l'UBT tret que la seva part dels ingressos imposables estigui per sota dels 95.000 $.
La sortida més neta: l'elecció com a societat
La solució estructural més senzilla per a un negoci no incorporat que genera deute per UBT de manera constant és deixar de ser un negoci no incorporat a efectes fiscals federals.
Una LLC que opta per tributar com una corporació segons les regles federals de "marcar la casella" (check-the-box) també es tracta com una corporació a efectes fiscals de la ciutat, i ja no està subjecta a l'UBT. L'elecció es fa mitjançant el formulari federal 8832, i el pas següent més habitual és escollir l'estatus de societat tipus S (S-corporation) al formulari 2553 perquè els ingressos encara passin als propietaris sense l'impost federal a nivell d'entitat.
Això canvia un règim per un altre. L'S-corp està subjecta a l'Impost General de Societats o a l'Impost de Societats Comercials de NYC, que té els seus propis tipus i impostos mínims. Per a moltes empreses de serveis, la factura fiscal corporativa és inferior a la factura de l'UBT, especialment després de tenir en compte l'estalvi d'incloure una part de la compensació del propietari a la nòmina, cosa que també redueix l'exposició a l'impost federal sobre el treball per compte propi.
Dues advertències:
- L'elecció no és retroactiva. La conversió entra en vigor de cara al futur, de manera que l'any en què decidiu fer el canvi ja estarà compromès en gran part a l'UBT pels ingressos ja obtinguts.
- L'S-corp comporta la seva pròpia càrrega de compliment. Les normes de compensació raonable, la nòmina separada, els dipòsits trimestrals d'impostos federals sobre l'ocupació i una declaració d'impostos corporatius passen a formar part de l'acord. L'estalvi ha de justificar les despeses d'estructura.
Per als autònoms i societats amb ingressos elevats que estan molt per sobre de l'eliminació gradual del crèdit de 145.000 $, l'elecció de l'S-corp sol ser el moviment amb més avantatges disponible. Per a algú que guanya 80.000 $ nets, el crèdit ja elimina l'impost, i l'S-corp afegeix costos sense cap benefici.
Pagaments fraccionats i terminis de presentació
Els contribuents de l'UBT han de realitzar pagaments fraccionats trimestrals si preveuen deure més de 3.400 $ (el llindar pot canviar, per tant, cal verificar-ho cada any). Els pagaments fraccionats vencen el 15 d'abril, el 15 de juny, el 15 de setembre i el 15 de gener, reflectint el calendari federal de pagaments estimats.
La declaració anual s'ha de presentar abans del 15 d'abril (o el següent dia hàbil) seguint l'any natural. Les societats de persones presenten el formulari NYC-204; els empresaris individuals presenten el formulari NYC-202. Hi ha disponible una pròrroga de sis mesos mitjançant el formulari NYC-EXT, però l'impost s'ha de pagar igualment abans de la data de venciment original per evitar sancions i interessos. Les sancions per falta de presentació són del 5 per cent de l'impost no pagat per mes, amb un límit del 25 per cent, i la ciutat té bona memòria: els no declarants de l'UBT d'anys anteriors reben contactes rutinaris amb propostes de liquidació basades en dades de l'IRS federal compartides amb l'estat i la ciutat.
Per què una comptabilitat neta importa més que l'impost en si
La majoria de les decisions de l'UBT —l'assignació entre la feina realitzada a NYC i fora de NYC, les despeses professionals deduïbles, la deducció per compensació de socis, si s'aplica l'exempció professional— es basen en una comptabilitat que distingeixi un tipus d'ingrés o despesa d'un altre.
Tres hàbits marquen la diferència en el moment de la presentació:
- Feu un seguiment de les ubicacions dels projectes en el vostre sistema de gestió de temps o facturació. Cada projecte hauria de registrar on s'ha realitzat la feina, no només on es troba el client.
- Separeu els comptes bancaris professionals i personals. Els empresaris individuals que barregen despeses perden deduccions en cas d'auditoria perquè no les poden justificar.
- Etiqueteu els ingressos per inversions per separat. Els interessos i dividends de l'efectiu inactiu del negoci s'han de codificar de manera independent per tal de poder-los excloure dels ingressos de l'UBT.
Aquestes són disciplines comptables rutinàries, no estratègies fiscals. Però són la base de la qual depèn qualsevol moviment de planificació de l'UBT.
Mantingues les teves finances organitzades des del primer dia
A mesura que el vostre negoci com a autònom o societat creixi a la ciutat de Nova York, mantenir els vostres llibres de manera precisa i auditable és el que permetrà aplicar qualsevol posició fiscal que prengueu: el crèdit de l'UBT, l'assignació d'ingressos, la decisió sobre l'elecció de l'entitat. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us dona un control total sobre les vostres dades financeres, amb llibres majors sota control de versions que un auditor pot verificar línia per línia. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances trien una comptabilitat transparent i programable en lloc d'eines de caixa negra.