El cronograma de l'obra en curs (WIP): comptabilitat pel mètode del percentatge de realització segons l'ASC 606

Imagineu dos contractistes amb extractes bancaris idèntics el 31 de desembre. Un entra a l'oficina del seu banquer al gener amb un augment de la capacitat de fiança i una nova línia de crèdit. L'altre veu com el seu programa de fiances es redueix i rep una carta d'advertència de clàusules (covenants). Els saldos de caixa eren els mateixos. Els beneficis retinguts eren similars. Llavors, què era diferent?

El cronograma de treball en curs (WIP).

En la construcció, l'extracte bancari menteix. Els diners al banc a final de mes podrien ser diners que heu cobrat per una feina que encara no heu fet —un passiu ocult— o podrien emmascarar milions de dòlars en ingressos que heu meritat però que encara no heu facturat. El cronograma WIP és l'informe que diu la veritat. També és el document més important que un contractista produeix per a la seva entitat de fiances, el seu prestador i per a ell mateix.

Si dirigiu una empresa de construcció, una firma d'enginyeria, un contractista d'oficis especialitzats o qualsevol negoci amb projectes de llarga durada facturats per etapes, aquesta guia us explicarà què és el cronograma WIP, com funciona la comptabilitat per percentatge de realització sota l'ASC 606, com llegir i produir un informe WIP i els senyals financers que envia a qualsevol que financi el vostre negoci.

Per què la comptabilitat de caixa no funciona per a la construcció

La majoria de petites empreses poden passar amb una comptabilitat de caixa o de meritació simple. Un instal·lador de teulades acaba una feina, envia una factura, cobra. Fàcil.

Però els projectes de construcció no es comporten així. Un contractista general signa un contracte de 4 milions de dòlars al març, aboca la solera al maig, fa l'estructura al juliol, acaba el panell de guix a l'octubre i lliura les claus al febrer. Pel camí, el propietari envia pagaments a compte —potser 300.000 $al maig, 800.000$ a l'agost, 500.000 $ al novembre. El contractista paga als subcontractistes i proveïdors de materials constantment, a vegades abans i a vegades després de les facturacions.

Si simplement féssiu coincidir les entrades i sortides de caixa, veuríeu oscil·lacions salvatges en la rendibilitat que no tenen res a veure amb el progrés real de l'obra. Un mes semblaria una sort inesperada (gran cobrament, pocs costos pagats encara); el següent, un desastre (sense cobraments, grans pagaments a subcontractistes pendents). Els estats financers no us dirien res sobre com està funcionant realment el projecte.

La comptabilitat per percentatge de realització soluciona això reconeixent els ingressos i el benefici brut en proporció a l'obra completada, no en proporció a quan els xecs canvien de mans. El cronograma WIP és on resideix aquest càlcul, projecte per projecte.

El marc de cinc passos de l'ASC 606, a l'estil de la construcció

L'estàndard actual de reconeixement d'ingressos —l'ASC 606 als EUA i la NIIF 15 a escala internacional— requereix que cada acord d'ingressos segueixi un model de cinc passos. Per als contractes de construcció, els passos solen encaixar perfectament amb el funcionament habitual d'una obra.

1. Identificar el contracte. Un contracte signat amb drets i obligacions exigibles, condicions de pagament definides i cobrabilitat probable. Les cartes d'intencions i les ordres de canvi verbals creen maldecaps aquí.
2. Identificar les obligacions de compliment. La majoria dels contractes de construcció de preu fix contenen una única obligació de compliment —un edifici, una carretera, una adequació de local— encara que inclogui moltes activitats, perquè les activitats estan altament interrelacionades i no són diferents des de la perspectiva del client.
3. Determinar el preu de la transacció. El preu del contracte més qualsevol ordre de canvi aprovada, menys els danys i perjudicis, més o menys la contraprestació variable com ara incentius, retencions o reclamacions que tingueu una expectativa raonable de recuperar.
4. Assignar el preu de la transacció. Si el contracte realment té múltiples obligacions de compliment diferents (poc comú en construcció vertical, més habitual en disseny i construcció amb contractes de manteniment separats), s'ha d'assignar el preu basant-se en els preus de venda independents.
5. Reconèixer els ingressos quan (o a mesura que) se satisfacin les obligacions de compliment. En la majoria dels contractes de construcció, el control es transfereix al client de manera contínua al llarg del temps, de manera que els ingressos es reconeixen al llarg del temps utilitzant una mesura del progrés.

En aquest últim pas és on resideix el percentatge de realització.

Mètodes d'entrada vs. mètodes de sortida

L'ASC 606 permet mesurar el progrés de dues maneres:

• Mètodes d'entrada: miren el que heu aportat al projecte —costos incorreguts, hores de mà d'obra, hores d'equips, materials instal·lats— en relació amb el total d'entrades previstes. El mètode de cost a cost, que és amb diferència el més comú en la construcció, divideix els costos incorreguts fins a la data pel cost total estimat en acabar.
• Mètodes de sortida: miren el que s'ha lliurat —unitats produïdes, fites assolides, peus quadrats completats, estimacions de topògrafs— en relació amb el total de lliurables.

El mètode de cost a cost guanya en la majoria d'empreses de construcció perquè els contractistes ja fan un seguiment detallat dels costos de l'obra, i en la licitació original ja s'inclou un cost total estimat en acabar que és creïble. El problema és que els materials no instal·lats que teniu al magatzem inflen el percentatge si els incloeu, per la qual cosa l'ASC 606 generalment requereix excloure o ajustar les entrades ineficients (com el repàs de feines) i els materials que encara no s'han transferit al client.

El càlcul del cost sobre cost

Aquí teniu el motor que impulsa el cronograma de WIP:

Percentatge completat = Costos meritats fins a la data ÷ Cost total estimat en finalitzar
Ingressos meritats    = Percentatge completat × Valor actual del contracte
Brut meritat          = Ingressos meritats – Costos meritats fins a la data
Benefici

A continuació, per comparar el que heu meritat amb el que heu facturat:

Facturació en excés / = Facturació fins a la data – Ingressos meritats
(per defecte)

Un número positiu significa que heu facturat més del que heu meritat (sobrefacturació — un passiu). Un número negatiu significa que heu meritat més del que heu facturat (subfacturació — un actiu).

Un exemple senzill resolt

Imagineu un contracte de preu fix de 4.000.000 $amb un cost total estimat original de 3.200.000$ (un marge brut del 20%). Al final del mes:

• Costos meritats fins a la data: 1.600.000 $
• Cost total estimat revisat: 3.300.000 $ (ha aparegut un petit sobrecost)
• Facturació fins a la data: 2.100.000 $
• Efectiu cobrat: 1.800.000 $ (la resta es troba en retencions i comptes a cobrar)

Fem els números:

• Percentatge completat = 1.600.000 ÷ 3.300.000 = 48,5%
• Ingressos meritats = 48,5% × 4.000.000 = 1.940.000 $
• Benefici brut meritat = 1.940.000 – 1.600.000 = 340.000 $
• Facturació en excés/(per defecte) = 2.100.000 – 1.940.000 = 160.000 $ sobrefacturats

D'aquí en surten dues conclusions. Primer, el marge del projecte ha disminuït respecte a l'oferta: el brut original era del 20% (800.000 $/ 4.000.000$), però el nou cost total estimat de 3.300.000 $implica 700.000$ / 4.000.000 $= 17,5$ figuren al balanç de situació com un passiu — deveu al client aquesta quantitat en execució d'obra, tot i que l'efectiu ja ha arribat.

Si no comptabilitzeu els 160.000 $ com a "facturació en excés sobre costos i beneficis estimats en contractes no finalitzats" (un passiu corrent), el vostre balanç semblarà artificialment fort i el vostre estat de resultats mostrarà uns ingressos que realment no heu meritat.

Com llegir un cronograma de WIP

Un informe de WIP complet té com a mínim set columnes per projecte. Qualsevol cosa menys i us faltarà informació que les entitats de caució i els prestadors demanaran.

Un cronograma per a un contractista amb deu projectes actius tindrà deu files. Els totals es consoliden en dos ajustos d'assentament de diari al final del mes: un per "costos i beneficis estimats en excés de la facturació" (un actiu) i un altre per "facturació en excés sobre costos i beneficis estimats" (un passiu). En conjunt, aquestes dues xifres, de vegades anomenades "ajustos de WIP", concilien els vostres llibres de meritació amb la realitat a nivell de projecte.

Sobrefacturació i subfacturació: què signifiquen realment

Un principiant mira una columna de sobrefacturacions i pensa "fantàstic, hem cobrat abans d'hora". Un director financer (CFO) de la construcció experimentat mira la mateixa columna i comença a fer preguntes difícils.

Sobrefacturació: un passiu d'efectiu prestat

Si heu facturat 1.160.000 en un projecte on heu meritat 1.000.000 \, heu cobrat 160.000 $ del client per una feina que encara no heu fet. Efectivament, esteu demanant prestat al vostre client. Aquests diners han de tornar al projecte a mesura que l'obra avanci —pagar subcontractistes, comprar material, gestionar quadrilles— però mentrestant estan amagats al vostre compte operatiu.

Un nivell modest de sobrefacturació és normal i fins i tot prudent. Els quadres de preus carregats al principi són habituals en la construcció; us mobilitzeu, prepareu el lloc i teniu costos inicials legítims que els propietaris accepten pagar aviat. El problema comença quan la sobrefacturació es converteix en una estratègia de finançament. Un contractista que sobrefactura crònicament utilitza l'efectiu dels clients per pagar les pèrdues de l'últim trimestre, i quan arriba una recessió i la feina nova s'esgota, les sobrefacturacions col·lapsen i el balanç s'evapora.

Les entitats de caució vigilen aquest número de manera obsessiva. També ho fan els bancs amb clàusules vinculades al fons de maniobra o als coeficients de deute sobre fons propis.

Subfacturació: ingressos meritats atrapats al WIP

L'altra cara de la moneda és igual de greu. Si heu meritat 1.000.000 però només n'heu facturat 850.000 \, la diferència de 150.000 $ figura al vostre balanç com un actiu —però és un actiu que no heu cobrat i que pot ser difícil de cobrar. Les subfacturacions poden provenir de fonts legítimes:

• Ordres de canvi pendents que el gestor del projecte confia que s'aprovaran però que encara no s'han signat.
• Ordres de canvi aprovades que encara no han entrat en la següent certificació de pagament.
• Projectes amb facturació basada en fites on el treball va per davant de la següent fita.
• Quantitats instal·lades que superen el que permet el quadre de preus en aquesta etapa.

Però les subfacturacions també poden provenir de fonts problemàtiques:

• Ordres de canvi en disputa amb el propietari.
• Administració de projecte feble —el gestor no va presentar la factura a temps.
• Sobrecostos que s'estan absorbint sense el corresponent alleujament en el preu.

Les entitats de caució desconfien especialment de les subfacturacions derivades de disputes, perquè pot ser que mai no es converteixin en efectiu.

Cost estimat a la finalització: la xifra que amaga problemes

El càlcul del percentatge de finalització és sensible a una xifra per sobre de totes les altres: el cost estimat a la finalització (sovint abreujat com a ETC o EAC). Si s'equivoca, tot el calendari d'obra en curs (WIP) menteix.

Heus aquí per què. Si un projecte realment costarà 3.500.000 $, però el gestor de projectes manté l'estimació en 3.200.000 $perquè és optimista sobre la possibilitat de recuperar-se, llavors amb 1.600.000$ de costos fins a la data, el percentatge de finalització mostra un 50% en lloc del 45,7% real. Els ingressos meritats estan sobrevalorats, el benefici brut està sobrevalorat i un treball amb problemes desfila pels estats financers com si fos saludable, fins que la realitat s'imposa en un sol mes dolent i el benefici brut es col·lapsa. Aquest és el patró clàssic d'erosió del benefici (profit fade) que busquen els subscriptors de caucions.

Un procés d'estimació disciplinat actualitza l'ETC mensualment, amb l'aportació dels gestors de projecte, els encarregats d'obra i l'estimador que originalment va licitar la feina. La feina del CFO de construcció és qüestionar les xifres optimistes i assegurar-se que les pèrdues previstes es reconeguin immediatament. Segons l'ASC 606, si s'espera que un contracte resulti en una pèrdua, la totalitat de la pèrdua estimada s'ha de reconèixer en el període en què esdevé probable, no repartida durant la resta del treball. Una provisió per pèrdues afectarà durament els vostres resultats, però és la resposta correcta, i qualsevol auditor o garant la exigirà.

El que realment busquen els garants i els bancs

Quan un subscriptor de caucions o un prestador de construcció obre el vostre calendari de WIP, això és el que li passa pel cap:

Qualitat de la cartera de comandes (Backlog). El valor total del contracte de tots els treballs actius menys els ingressos meritats fins a la data: aquesta és la vostra cartera de comandes. Està creixent? El marge brut en la cartera és superior o inferior al que s'ha completat? Una cartera decreixent amb marges en erosió senyala problemes futurs.

Erosió del benefici (Profit fade). Són els beneficis bruts estimats a l'inici dels treballs superiors als que s'informen com a completats? Un patró de treballs que comencen amb un marge del 18% i acaben al 10% suggereix costos subestimats crònicament o pràctiques de facturació agressives.

Concentració de facturació en excés. Està la major part del vostre patrimoni lligat a facturacions en excés en uns quants treballs grans? Si aquests treballs tenen problemes, l'efectiu no hi serà per compensar el finançament que heu estat fent.

Concentració de facturació en defecte. Hi ha grans facturacions en defecte en treballs antics, possiblement lligades a ordres de canvi en disputa? Aquestes facturacions en defecte poden ser incobrables.

Mida del treball relativa a la capacitat. Als garants els importa el treball més gran del vostre WIP en relació amb la vostra cartera total i el vostre fons de maniobra. Un projecte de 20 milions de dòlars per a un contractista amb 30 milions de cartera i 1,5 milions de fons de maniobra és un risc de concentració.

Comparació amb períodes anteriors. Un WIP que oscil·la de trimestre a trimestre amb reajustaments importants indica controls febles. Els garants volen veure consistència i disciplina.

Les clàusules bancàries (covenants) agreugen aquestes preocupacions. Molts acords de préstec per a la construcció estableixen un fons de maniobra mínim, cobertura de càrrecs fixos i ràtios de deute sobre fons propis que es calculen utilitzant estats financers segons els PCGA, el que significa que els ajustos del WIP determinen directament si incompliu una clàusula. Les facturacions en excés sobrevalorades poden afavorir els vostres indicadors temporalment, però us exposen a un desastre quan surti a la llum la veritat.

Mecànica comptable: Els assentaments darrere del WIP

Per a cada període d'informe, després d'elaborar el calendari de WIP, el comptable de la construcció sol registrar dos assentaments resumits.

Per reconèixer els ingressos meritats i el cost dels ingressos:

Dr. Cost dels ingressos per construcció     1.600.000
    Cr. Costos de construcció (obra en curs)          1.600.000
Dr. Comptes a cobrar per contracte (o clients) 1.940.000
    Cr. Ingressos per construcció                     1.940.000

(A la pràctica, molts contractistes mantenen tots els costos fluint a través dels llibres de costos per obra cap a un actiu d'"obra en curs" durant el mes i els reclassifiquen a cost d'ingressos un cop s'executa el WIP.)

Per registrar l'ajust de facturació en excés o en defecte:

Dr. Comptes a cobrar per contracte                      160.000
    Cr. Facturació superior als costos i beneficis meritats  160.000

(Aquest únic assentament d'ajust en tots els treballs, en net, situa el passiu o actiu implícit pel WIP al balanç.)

La mecànica no és difícil un cop l'has feta un parell de vegades, però les dades de costos per obra subjacents han de ser impecables. Si no podeu confiar en la xifra de costos fins a la data per a cada projecte, tot el WIP és ficció.

Costos per obra: El fonament sota el WIP

Un calendari de WIP només és tan precís com el sistema de costos per obra subjacent. Cada dòlar de mà d'obra, material, equips, subcontractistes i costos indirectes s'ha d'assignar al treball correcte i al codi de cost correcte (sovint desglossat per divisió CSI o per fase). Errors comuns:

• Processament lent de fulls d'hores. Si la mà d'obra de camp no es codifica als projectes en pocs dies, els costos fins a la data estan obsolets i el WIP és erroni.
• Factures de proveïdors tardanes. Un subcontractista que factura amb 45 dies de retard significa que falten costos al WIP del període actual. La solució és fer una meritació dels treballs coneguts però no facturats al final del mes.
• Costos indirectes mal assignats. Els equips, la supervisió i les reserves de garantia necessiten un mètode d'assignació defensable o els marges del treball es distorsionaran.
• Inventari i materials no instal·lats. Segons l'ASC 606, els materials que es troben al magatzem generalment no haurien d'augmentar el percentatge de finalització perquè no s'han transferit al client.
• Treball propi vs. subcontractat. Els contractistes que realitzen treballs propis i subcontracten en el mateix projecte han de tenir cura que la combinació de costos no distorsioni el càlcul de cost a cost.

Uns costos per obra sòlids requereixen disciplina en temps real: entrada diària d'hores, meritacions setmanals i revisions mensuals del cost per completar. La comptabilitat en text pla i els llibres majors amb control de versions fan que aquest tipus de seguiment granular de costos sigui auditable, ja que cada moviment de cost deixa un rastre que podeu revisar i conciliar.

Ordres de canvi, reclamacions i contraprestació variable

Les ordres de canvi són el punt on el WIP de la construcció es complica. Unes quantes regles bàsiques sota l'ASC 606:

• Les ordres de canvi aprovades amb un preu fix s'incorporen immediatament al valor del contracte i a l'estimació de costos. Flueixen a través del càlcul del percentatge de realització igual que l'abast original.
• Les ordres de canvi sense preu (el treball està aprovat, però el preu encara no) requereixen una estimació de la contraprestació variable. Podeu incloure el preu estimat només en la mesura que sigui probable que no es produeixi una reversió significativa més endavant.
• Les ordres de canvi no aprovades i les reclamacions (esteu buscant una compensació però el propietari no hi ha accedit) requereixen el nivell d'exigència més alt. Generalment, no es reconeixen ingressos per aquestes fins que el cobrament sigui probable i es pugui estimar raonablement. Alguns contractistes reconeixen els costos relacionats però difereixen l'ingrés, cosa que genera una infrafacturació.
• Les reclamacions i disputes pendents reben un desglossament detallat en la memòria, però rarament el reconeixement d'ingressos.

La temptació d'incloure massa valor d'ordres de canvi pendents en el WIP és enorme, especialment quan els projectes superen el pressupost i el director de projecte necessita que els números semblin bons. Un procés comptable disciplinat frena aquesta tendència, perquè cada dòlar d'ingressos no justificat avui es converteix en una erosió del benefici demà.

Controls interns i disciplina mensual

Un WIP útil no és un exercici anual. Les millors empreses de construcció basen el seu cicle de tancament mensual en ell:

• Dies 1–3 del mes: Tancament dels informes de peu d'obra del mes anterior. Entrada de les facturacions dels subcontractistes. Conciliació dels rebuts de materials.
• Dies 4–6: Els directors de projecte actualitzen les estimacions de cost fins a la finalització per a cada obra activa. El CFO o el controller revisen qualsevol obra amb una variació del marge superior a un llindar definit.
• Dies 7–8: Elaboració i revisió del llistat de WIP. Identificació de provisions per pèrdues. Càlcul dels ajustos per sobrefacturació/infrafacturació.
• Dies 9–10: Tancament de llibres. Elaboració dels estats financers. Distribució del WIP i de les mètriques clau a la propietat i a l'agent de fiances.

Es poden aconseguir tancaments més ràpids —molts contractistes sòlids tanquen en cinc dies hàbils—, però la revisió del WIP no es pot precipitar sense perdre qualitat. Escatimar aquí és exactament com apareix el patró d'erosió de beneficis en els estats financers del següent trimestre.

Errors comuns del WIP que costen diners als contractistes

Una breu llista de patrons que porten problemes als contractistes:

• Tractar el WIP com un exercici fiscal. Alguns contractistes només actualitzen el WIP al final de l'any per a l'auditoria i la declaració d'impostos. En aquell moment, les decisions financeres de l'any ja s'han pres basant-se en dades errònies.
• Ignorar les provisions per pèrdues. Ajornar el reconeixement de pèrdues perquè "ho recuperarem amb ordres de canvi" és una violació dels PCGA (GAAP) i un senyal d'alerta per a qualsevol auditor o entitat de garantia.
• Inflar el valor del contracte amb ordres de canvi verbals. Si no està signat, no compta.
• Engreixar el cost fins a la finalització després d'un problema. Amagar els excessos de costos en l'«estimació incrementada» del següent període suavitza el marge reportat però trenca la traçabilitat de l'auditoria.
• Permetre que la sobrefacturació augmenti amb el temps. Un contractista la sobrefacturació total del qual no deixa de créixer com a percentatge dels ingressos està consumint l'efectiu del client per finançar les operacions; un problema de solvència a càmera lenta.
• Oblidar les retencions. La retenció és un ingrés del contracte meritat, però encara no facturable fins a la finalització del projecte. Pertany al vostre WIP i a l'antiguitat de saldos de comptes a cobrar, però s'ha de seguir per separat a causa del cicle de cobrament més llarg.

Una nota sobre la fiscalitat vs. la informació financera

Als Estats Units, els contractistes que compleixen l'excepció de petit contractista (actualment menys de 30 milions de dòlars d'ingressos bruts anuals mitjans, indexats a la inflació) poden utilitzar el mètode del contracte completat a efectes fiscals en contractes a llarg termini, diferint els ingressos i els impostos fins a la finalització del projecte. Generalment, els contractistes més grans estan obligats a utilitzar el mètode del percentatge de realització per a la fiscalitat sota l'IRC §460, amb el cost sobre cost com a mesura estàndard.

Però el vostre mètode fiscal i el mètode d'informació financera sota PCGA no han de coincidir necessàriament. La majoria dels contractistes porten els llibres seguint el mètode del percentatge de realització per als PCGA i per a les entitats de crèdit, i realitzen un càlcul fiscal independent basat en el que permet l'IRS. El llistat de WIP dóna suport a tots dos càlculs, ja que recull el conjunt complet de xifres subjacents.

Mantingueu els vostres llibres de construcció preparats per a auditories des del primer dia

El llistat de WIP és tan bo com ho siguin les transaccions subjacents, els codis de costos i l'evidència documental que el sustenta. Quan el vostre agent de fiances us truqui o el vostre auditor s'assegui davant vostre, heu de ser capaços d'assenyalar cada dòlar i explicar d'on prové.

Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i auditable fins a la transacció. Cada codi de cost, cada assignació d'obra, cada ajust de WIP és llegible per humans, consultable i s'emmagatzema en un sistema que no us lliga a un proveïdor. Per a les empreses de construcció on el rastre comptable de cada projecte és important per a la vostra entitat de garantia, el vostre prestador i la vostra posició fiscal, aquest tipus de traçabilitat és un avantatge competitiu. Comenceu de franc i creeu el tipus de llibre major preparat per a auditories que les companyies de fiances realment volen veure.

Fonts:

• Immersió profunda en la comptabilitat de la construcció: WIP, percentatge de realització i explicació de l'ASC 606 — Acrux Advisory
• La guia completa sobre el treball en curs (WIP) de la construcció | Deltek
• Comptabilitat del treball en curs (WIP): què és i per què és important? | Procore
• El mètode del percentatge de realització explicat | Procore
• Què busquen les entitats de garantia en el vostre llistat de treball en curs – CSBA
• La transició a l'ASC 606 per a contractistes de la construcció | Baker Tilly
• ASC 606 i reconeixement d'ingressos | Becker