La primera vegada que un director de desenvolupament s'adona que la seva organització ha entrat en el territori de l'auditoria única, normalment no és un regulador qui dóna la notícia. És el director financer, assegut en una reunió de la junta a l'octubre, fent càlculs aproximats sobre un contracte finançat federalment que ha resultat ser més gran del previst, més una subvenció estatal d'entitat intermediària que ningú va identificar com a provinent d'una font federal, més un reemborsament de la FEMA de final d'any que ningú havia previst. De sobte, l'entitat ha realitzat despeses de poc més d'1 milió de dòlars en adjudicacions federals en un únic exercici fiscal, i l'auditoria ordinària d'estats financers que han tingut sempre ja no és suficient.
Una auditoria única —coneguda formalment com una auditoria de la Subpart F sota el Títol 2 del Codi de Regulacions Federals Part 200— és un animal diferent de l'auditoria d'estats financers rutinària que una entitat sense ànim de lucre o un govern local sol presentar. És una auditoria de compliment que verifica si els diners federals s'han gastat de la manera que el Congrés i les agències adjudicatàries requerien, i es pot activar sense que ningú s'hi hagi subscrit. Creuar el llindar és involuntari. L'incompliment és costós.
Aquesta és la guia pràctica que tot interventor, director executiu i president de comitè de finances hauria de llegir abans del tancament de l'exercici fiscal.
Què és realment una auditoria única
Una auditoria única combina dues coses en un sol compromís:
- Una auditoria dels estats financers de l'entitat d'acord amb les Normes d'Auditoria Governamental Generalment Acceptades (GAGAS, el "Llibre Groc").
- Una auditoria de compliment dels requisits aplicables a cada programa federal en què l'entitat ha participat durant l'any.
Existeix perquè, abans de la Llei d'Auditoria Única de 1984, cada agència federal podia exigir la seva pròpia auditoria de cada programa que finançava. Una entitat sense ànim de lucre que rebés fons de quatre agències federals podria enfrontar-se a quatre auditories separades, duplicant la feina. L'auditoria única ho va consolidar en un sol compromís eficient, dissenyat per satisfer simultàniament tots els finançadors federals. La Guia Uniforme sota 2 CFR Part 200 regeix com funciona avui dia, incloent-hi els requisits d'auditoria de la Subpart F.
El resultat és un paquet d'informes que conté:
- Estats financers auditats i el Calendari de Despeses d'Adjudicacions Federals (SEFA)
- L'opinió de l'auditor independent sobre els estats financers i sobre el control intern de la informació financera
- L'informe de l'auditor sobre el compliment de cada programa principal
- El calendari de troballes i costos qüestionats
- Un calendari resum de les troballes d'auditories anteriors que mostra l'estat de les accions correctives
- Un pla d'accions correctives signat per la direcció
Tot això s'envia electrònicament al Centre d'Intercanvi d'Auditories Federals (FAC), on es converteix en un registre públic que qualsevol agència adjudicatària federal, entitat intermediària i donant de subvencions pot consultar en revisar futures sol·licituds.
El nou llindar d'1 milió de dòlars i per què és important
El llindar de l'auditoria única s'ha mantingut en 750.000 dòlars de despeses federals durant anys. L'1 d'octubre de 2024, l'Oficina de Gestió i Pressupost (OMB) va revisar la norma 2 CFR Part 200 i el va elevar a 1.000.000 de dòlars en adjudicacions federals gastades en un únic exercici fiscal. El canvi s'aplica a les auditories dels períodes que comencen a partir de l'1 d'octubre de 2024, de manera que la majoria de les entitats no federals en noten els efectes per primera vegada en les auditories dels exercicis fiscals que finalitzen el 30 de setembre de 2025 i posteriors. Les entitats d'any natural van veure el primer impacte amb la seva auditoria de 2025, i els exercicis fiscals que acaben el 30 de juny de 2026 ja estan dins de l'abast.
Alguns mecanismes que solen confondre la gent:
- "Despeses realitzades", no "rebuts". El llindar es basa en el que la vostra organització ha gastat durant l'exercici fiscal, no en el que se li ha adjudicat, retirat o acumulat per a fins de caixa. Els programes de préstecs, les garanties de préstecs i l'assistència no monetària, com els productes bàsics donats, tenen les seves pròpies regles sota 2 CFR 200.502 sobre com calcular les despeses.
- Els dòlars federals transferits encara compten. Una subvenció d'un departament d'educació estatal a un districte escolar pot estar finançada íntegrament per diners federals. El districte escolar informa d'aquestes despeses sota el número d'adjudicació federal, no el de l'estat. Aquest és un dels errors més comuns de la SEFA en les auditories úniques.
- Agregació de múltiples programes. El llindar és el total de totes les adjudicacions federals gastades, sumades a través de cada programa de cada font federal.
- Mateix llindar, mateixes regles, independentment del tipus d'entitat. Les entitats sense ànim de lucre, els governs estatals i locals, els governs tribals, les institucions d'educació superior i els subadjudicataris amb ànim de lucre (quan s'escau) estan tots subjectes al mateix límit clar d'1 milió de dòlars.
Si esteu per sota d'1 milió de dòlars però per sobre d'un llindar més petit específic d'un programa, encara podríeu enfrontar-vos a una auditoria específica del programa en lloc d'una auditoria única completa, però el principi és el mateix: els diners federals activen les proves de compliment federal.
SEFA: El document del qual depèn tota la resta
La Relació de Despeses de Subvencions Federals (SEFA, per les seves sigles en anglès) és el lliurable més important en una auditoria única. L'auditor la utilitza per determinar quins programes s'han de provar, el govern federal la fa servir per supervisar el compliment, i la detecció d'errors en aquest document és, en si mateixa, una de les troballes d'auditoria més comunes.
Una SEFA completa inclou, per a cada programa federal:
- El nom de l'agència federal adjudicadora
- El nom de l'entitat intermediària, si escau
- El Número de la Llista d'Assistència Federal (ALN, antigament el número CFDA)
- El número d'identificació i l'any de la subvenció federal
- El total de les subvencions federals gastades durant el període
- L'import transferit a subbeneficiaris
- Qualsevol grup de programes agregats sota un sol nom de grup (recerca i desenvolupament, assistència financera per a estudiants, etc.)
- Una secció de notes obligatòria que reveli la base comptable, les taxes de costos indirectes utilitzades i les eleccions de la taxa de minimis
Una SEFA que omet els fons federals transferits és la debilitat material més freqüent. Els programes que s'originen en una agència federal però que es reben d'un estat, comtat o una altra entitat intermediària han d'aparèixer sota el programa federal original. La norma 2 CFR 200.332 exigeix que l'entitat intermediària identifiqui la font federal i l'ALN quan emeti una sub-adjudicació, però a la pràctica el subbeneficiari sovint ha de buscar aquesta informació pel seu compte. No confieu només en la carta de concessió de la subvenció: si els diners passen per mans federals en qualsevol moment, investigueu fins a confirmar l'ALN.
Com tria l'auditor quins programes auditar
No se us avaluarà en tots els programes federals de la vostra SEFA. L'auditor utilitza una determinació de programes principals basada en el risc de quatre passos, segons la norma 2 CFR 200.518, per decidir quins programes reben proves detallades de compliment. Comprendre aquest procés marca la diferència entre preparar-se per a una revisió focalitzada i preparar-se per a la que no toca.
Pas 1: Identificar els programes de Tipus A
Un programa de Tipus A és un programa gran per import monetari. Per a entitats amb unes despeses federals totals d'entre 1 milió de dòlars i aproximadament 34 milions de dòlars, el llindar del Tipus A és generalment el valor més alt entre 1.000.000 $ o el tres per cent del total de les subvencions federals gastades, tot i que els límits exactes augmenten amb la despesa total i s'estableixen a la normativa. Qualsevol cosa per sota d'aquest llindar és un programa de Tipus B.
Pas 2: Avaluar els programes de Tipus A com a baix risc
L'auditor avalua cada programa de Tipus A segons criteris específics. Un programa de Tipus A es considera d'alt risc i s'ha d'auditar si, en el període d'auditoria més recent, va ser:
- Identificat amb una debilitat material en el control intern sobre el compliment
- Informat amb una opinió amb reserves sobre el compliment
- Detectat amb costos qüestionats coneguts o probables que superin el 5 per cent de les despeses federals d'aquell programa
Un programa de Tipus A que no presenti cap d'aquestes incidències pot ser avaluat com de baix risc i saltat en aquest cicle, però cap programa de Tipus A es pot considerar de baix risc si no ha estat auditat com a programa principal en almenys un dels dos períodes d'auditoria més recents.
Pas 3: Identificar programes de Tipus B d'alt risc
L'auditor realitza avaluacions de risc sobre els programes de Tipus B, però només sobre aquells que superen el 25 per cent del llindar del Tipus A. Si tots els programes de Tipus B se situen per sota d'aquest mínim, cap s'avalua. Per als que estan per sobre, l'auditor pondera l'experiència actual i anterior, la complexitat, la supervisió federal, les troballes prèvies i el risc inherent al programa.
Pas 4: Auditar fins que es compleixi la regla de cobertura
L'auditor ha d'auditar suficients programes per cobrir un percentatge de les subvencions federals totals gastades:
- El 40 per cent de les despeses federals totals per a entitats auditades que no són de baix risc
- El 20 per cent de les despeses federals totals per a entitats auditades de baix risc
Per qualificar com a entitat auditada de baix risc, l'entitat ha d'haver presentat les auditories úniques a temps durant els dos anys anteriors amb opinions sense reserves, sense debilitats materials i amb costos qüestionats per sota de llindars específics. L'estat de baix risc redueix l'abast de les proves de compliment aproximadament a la meitat. Val la pena perseguir-ho.
El Suplement de Compliment: El vostre manual d'auditoria
Cada any, l'OMB emet el Suplement de Compliment, un document de milers de pàgines que indica als auditors exactament què han de provar per a cada programa federal. Identifica fins a dotze requisits de compliment que poden aplicar-se, sent els més rellevants:
- Activitats permeses o no permeses — La despesa s'ha ajustat a la finalitat del programa?
- Costos admissibles / Principis de costos — Les despeses han complert els principis de costos de la norma 2 CFR 200 Subpart E?
- Gestió de tresoreria — S'ha minimitzat el temps entre la recepció dels fons i el seu desemborsament?
- Elegibilitat — Erein els beneficiaris aptes per al programa?
- Gestió d'equips i béns immobles — S'ha fet un seguiment, ús i eliminació correctes dels actius finançats amb fons federals?
- Cofinançament, nivell d'esforç i assignació de fons — S'han complert els requisits de compartició de costos?
- Període d'execució — S'han realitzat els costos només dins del període permès?
- Contractació i suspensió/inhabilitació — Es van seleccionar els proveïdors de manera competitiva i es van revisar contra la llista d'exclusió federal?
- Ingressos del programa — S'han comptabilitzat correctament els ingressos generats pel programa?
- Informes — S'han presentat els informes financers i de rendiment exigits de manera precisa i puntual?
- Supervisió de subbeneficiaris — El beneficiari principal ha supervisat les subvencions transferides?
- Proves i disposicions especials — Requisits específics del programa i únics per a la subvenció.
El Suplement de Compliment especifica quins d'aquests s'apliquen a cada programa per ALN. Llegir la secció pertinent abans de l'auditoria —no durant— és una de les accions de més impacte que poden fer els equips financers. Us indica exactament quines proves sol·licitarà l'auditor.
On solen fallar més sovint les auditories úniques
Després d'anys de dades del FAC i d'observacions dels professionals, es repeteixen els mateixos tipus de troballes:
Documentació de contractació. Es va adjudicar un contracte a un proveïdor per sobre del llindar de contractació de l'entitat sense evidència de competència, o sense consultar SAM.gov per confirmar que el proveïdor no està suspès o inhabilitat. La solució és una funció de contractació centralitzada, llindars i procediments per escrit, verificació obligatòria a SAM.gov per a qualsevol proveïdor que rebi fons federals i documentació conservada durant tot el període requerit.
Certificació de temps i esforç. Empleats que reparteixen el seu temps entre diversos ajuts federals (o entre fons federals i no federals) sense una metodologia que assigni la nòmina basada en el temps real treballat. La norma 2 CFR 200.430 estableix els requisits; la solució típica són els informes mensuals d'activitat del personal certificats per l'empleat i un supervisor.
Monitoratge de subreceptors. Els fons es van transferir a un subadjudicatari i el receptor principal mai va realitzar una avaluació de riscos, mai va revisar l'auditoria única del subreceptor (o va confirmar que estava per sota del llindar) i mai va fer un seguiment de les troballes. El remei és una política formal de monitoratge de subreceptors amb procediments classificats per risc, una avaluació de risc anual per a cada subreceptor actiu i la revisió documentada de cada informe d'auditoria del subreceptor.
Integritat de la SEFA. Fons federals transferits omesos per complet, o reportats sota l'identificador de subvenció estatal en lloc de l'ALN federal. Això sol ser una debilitat material perquè la SEFA (Schedule of Expenditures of Federal Awards) és la base de l'auditoria.
Informes tardans o inexactes. Informes Financers Federals (SF-425), informes de rendiment o altres entregables presentats fora de termini, amb inconsistències entre els informes i el llibre major, o sense revisió de supervisió.
Gestió de tresoreria. Disposició de fons molt abans del seu desemborsament, deixant grans saldos de caixa federal generant interessos que haurien d'haver estat retornats. La solució és disposar dels fons només quan siguin necessaris per al desemborsament immediat i remetre qualsevol excés d'interessos anualment.
Una troballa sol venir acompanyada d'un cost qüestionat: un import de despesa que l'auditor identifica com a potencialment no elegible. Els costos qüestionats superiors a 25.000 $ han de ser reportats a l'agència adjudicadora federal, que pot confirmar la denegació i exigir la devolució dels diners.
El paquet d'informes i el rellotge de nou mesos
Un cop finalitzada l'auditoria, hi ha un termini que no és negociable en la majoria dels casos. Segons la norma 2 CFR 200.512, el paquet d'informes d'auditoria s'ha de presentar al Federal Audit Clearinghouse abans de la data que es produeixi primer:
- 30 dies naturals després de la recepció de l'informe de l'auditor, o
- Nou mesos després de la finalització del període d'auditoria.
Per a un exercici fiscal que finalitza el 30 de juny, això significa una data límit improrrogable del 31 de març. Per a un exercici que finalitza el 30 de setembre, el 30 de juny. No complir-lo té conseqüències: l'entitat perd la seva condició d'auditat de baix risc, cosa que infla l'abast de l'auditoria de l'any vinent; les agències adjudicadores federals poden retenir els rumborsaments o incloure l'entitat en una llista de monitoratge d'alt risc; i les entitats de transferència poden suspendre els pagaments.
La presentació és totalment electrònica a través del Federal Audit Clearinghouse administrat per la GSA (el FAC va passar de l'Oficina del Cens a la GSA l'octubre de 2023). Cal presentar tant el paquet d'informes com un formulari de recollida de dades, signats per l'auditor i per un representant designat de l'entitat auditada. El paquet es converteix en un registre públic.
Una agència federal responsable o de supervisió pot concedir una pròrroga segons la norma revisada 2 CFR § 200.512(a)(2) quan el termini de nou mesos suposi una càrrega indeguda, però el llistó és alt i les pròrrogues no es concedeixen retroactivament. Planifiqueu com si la data límit fos inamovible.
Esdevenir un auditat de baix risc: el premi a la disciplina
La qualificació com a auditat de baix risc redueix el percentatge de despeses federals que l'auditor ha de cobrir del 40 per cent al 20 per cent, reduint materialment les hores i els honoraris de l'auditoria. Per qualificar-se, l'entitat ha d'haver complert els següents requisits en cadascun dels dos períodes d'auditoria anteriors:
- Haver presentat l'auditoria única i el paquet d'informes a temps
- Haver rebut opinions no modificades tant sobre els estats financers com sobre la SEFA
- No tenir debilitats materials en el control intern sobre la informació financera
- No tenir debilitats materials ni deficiències significatives en el control intern sobre el compliment de qualsevol programa principal
- No tenir dubtes sobre la continuïtat de l'empresa (going concern)
- Tenir costos qüestionats inferiors al 5 per cent del total de les despeses federals
La disciplina requerida és essencialment la disciplina de qualsevol entitat sense ànim de lucre o govern local ben gestionat: llibres nets, contractació ben documentada, polítiques per escrit i informes puntuals. La recompensa és aproximadament la meitat de l'abast de l'auditoria cada any que es mantingui. La penalització per perdre aquesta condició és més que un sol any dolent: calen dos cicles nets per recuperar-la.
Un calendari de dotze mesos per superar l'auditoria amb èxit
Per a les organitzacions noves en l'auditoria única, o aquelles que van superar l'any passat amb prou feines i no volen repetir l'experiència, aquest és el ritme que funciona.
Tres mesos abans del tancament de l'exercici fiscal. Projecteu el total de les despeses federals. Si us acosteu o heu superat el milió de dòlars, alerteu el comitè d'auditoria i l'auditor. Confirmeu que el vostre auditor és independent (les regles d'independència del Yellow Book són més estrictes que els estàndards de l'AICPA) i que té experiència en auditories úniques. Les firmes més petites de vegades no en tenen, i una elecció incorrecta genera troballes.
Tancament de l'exercici fiscal. Redacteu la SEFA en paral·lel al tancament dels llibres. Concilieu les despeses federals amb el llibre major per ALN. Identifiqueu cada transferència federal i confirmeu l'ALN amb l'entitat de transferència per escrit.
Dos mesos després del tancament de l'exercici. Descarregueu les seccions del Suplement de Compliment per a cada programa que pugui ser considerat un programa principal. Prepareu una carpeta —física o digital— amb les proves que l'auditor sol·licitarà: expedients de contractació, documentació de temps i esforç, acords amb subreceptors i informes de monitoratge, conciliacions de disposició de fons i informes financers federals.
Treball de camp de l'auditoria (normalment de quatre a sis mesos després del tancament de l'any). L'equip d'auditoria provarà els programes principals que hagi seleccionat utilitzant la determinació basada en el risc esmentada anteriorment. Sigueu diligents en les respostes. Documenteu les accions correctives per a qualsevol troballa de l'any anterior abans que comenci el treball de camp, de manera que la troballa de l'any anterior pugui constar com a resolta.
Paquet d'informes i presentació al FAC. Signeu el formulari de recollida de dades, finalitzeu el pla d'accions correctives i feu la presentació dins del termini de nou mesos. Marqueu la data límit al calendari dues vegades: als sis mesos i als vuit mesos.
L'any sencer entre auditories. Tracteu el compliment com un control continu, no com una cursa anual d'última hora. Reviseu la contractació, els expedients de subreceptors i el temps i esforç cada trimestre. Si alguna cosa ha d'acabar sent una troballa, és millor identificar-la i solucionar-la abans que arribi l'auditor.
Mantingueu els vostres llibres de subvencions federals nets des del primer dia
Les auditories úniques depenen totalment de la qualitat de la vostra comptabilitat. Cada despesa federal ha de ser traçable des del SEFA fins al document justificatiu —la factura, el registre horari, l'informe de recepció— i un auditor pot demanar aquest rastre per a qualsevol transacció. Les organitzacions que tracten els seus registres comptables com un arxiu defensable i amb control de versions encaren les auditories úniques amb confiança; aquelles que els tracten com una caixa negra ho paguen amb troballes, costos qüestionats i la pèrdua de l'estatus de baix risc.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que proporciona a les entitats sense ànim de lucre, governs i contractistes federals una transparència i un control totals sobre les seves dades financeres: cada transacció és llegible per humans, cada canvi té versió i res queda tancat en la base de dades propietària d'un proveïdor. Quan un auditor federal o una entitat canalitzadora demana documentació, la podeu generar en segons. Comenceu de franc i construïu un registre de subvencions federals que faci de la vostra propera auditoria única un tràmit rutinari en lloc d'una situació d'emergència. Combineu-ho amb el tauler de control de Fava per visualitzar els saldos preparats per al SEFA per programa i ALN durant tot l'any.