Diligència deguda del preparador remunerat del Formulari 8867 el 2026: Com evitar sancions de 650 $ per crèdit en declaracions d'EITC, CTC, AOTC i HOH

Un sol Formulari 1040 que reclami els quatre beneficis fiscals coberts pot exposar-vos a 2.600 $ en sancions personals si l'IRS decideix que heu omès la vostra tasca de diligència deguda. Multipliqueu això pels 300 clients que heu atès en la darrera campanya de presentació, i un procés d'admissió descuidat podria costar més que la vostra prima anual d'assegurança professional.

Benvinguts a la Secció 6695(g) de l'Internal Revenue Code, la norma que converteix el Formulari 8867 d'una "casella de selecció ràpida" en el formulari més car del vostre escriptori. Per a les declaracions presentades el 2026, l'IRS ha augmentat la sanció per incompliment a 650 $ cadascuna per al Crèdit per Ingressos del Treball (EIC), el Crèdit Fiscal per Fills / Crèdit Fiscal Addicional per Fills / Crèdit per Altres Dependents (CTC/ACTC/ODC), el Crèdit Fiscal d'Oportunitat Americana (AOTC) i l'estat civil de Cap de Família (HOH). Aquest número està indexat a la inflació i augmenta cada any.

Aquesta guia orienta els preparadors pagats —ja siguin CPA, agents matriculats, participants del Programa de la Temporada de Presentació Anual, advocats o preparadors no matriculats— sobre exactament què espera l'IRS, com blindar els vostres fitxers per a una visita de diligència deguda i on es cremen la majoria dels professionals.

Què és el Formulari 8867 (i per què no és opcional)

El Formulari 8867, Checklist de Diligència Deguda del Preparador Pagat, s'ha d'emplenar i presentar amb cada Formulari 1040, 1040-NR, 1040-SR, 1040-SS o 1040-PR que reclami:

• El Crèdit per Ingressos del Treball (EIC)
• El Crèdit Fiscal per Fills (CTC), el Crèdit Fiscal Addicional per Fills (ACTC) o el Crèdit per Altres Dependents (ODC)
• El Crèdit Fiscal d'Oportunitat Americana (AOTC)
• L'estat civil de Cap de Família (HOH)

El formulari no substitueix la diligència deguda; n'és l'evidència que l'heu duta a terme. Les obligacions reals resideixen a la Regulació del Tresor §1.6695-2, i s'apliquen independentment de si el vostre programari emplena automàticament el formulari per a vosaltres.

Un model mental útil: el Formulari 8867 és el tiquet. La diligència deguda és el menjar que realment vau haver de cuinar.

Qui es considera un "preparador pagat"

Si signeu una declaració a canvi d'una compensació, sou un preparador pagat. També ho és el "preparador no signant" de la vostra empresa que prepara substancialment la declaració, i la pròpia empresa també pot ser avaluada conjuntament per les fallades de qualsevol empleat. No hi ha exempció per a preparadors de tarifes baixes, professionals propers al voluntariat o personal estacional. L'obligació s'aplica en el moment en què els diners canvien de mans.

Els quatre requisits de diligència deguda

La Regulació del Tresor §1.6695-2 estableix quatre deures diferents. L'incompliment de qualsevol d'ells és un esdeveniment de sanció independent.

1. El requisit de coneixement (el que els preparadors incompleixen més sovint)

Heu d'"entrevistar el contribuent, fer les preguntes adequades, documentar contemporàniament les preguntes i respostes, revisar la informació per determinar si és correcta i completa, i aplicar la legislació fiscal corresponent". Dins d'això hi ha tres regles:

• No podeu ignorar les implicacions. Si un client us diu que ha guanyat 9.500 $ netejant cases amb zero despeses de negoci i tres fills qualificats, el càlcul d'optimització per a l'EIC és obvi, i també ho és el vostre deure d'aprofundir-hi.
• Heu de fer indagacions raonables sempre que la informació sembli incorrecta, inconsistent o incompleta. El que és "raonable" es jutja en comparació amb el que faria un preparador ben informat en la vostra situació, no amb el que el vostre client vol que feu.
• Heu de documentar contemporàniament les preguntes que heu fet i les respostes que heu obtingut. "Contemporàniament" vol dir en aquell moment, no reconstruït sis mesos després quan arriba una Carta 5364.

Aquest és el requisit en què més incideixen els examinadors de l'IRS, perquè és el més difícil de falsificar retroactivament.

2. El propi Formulari 8867

La llista de verificació s'ha d'emplenar amb veracitat i exactitud, s'ha de signar (la signatura electrònica és vàlida) i s'ha de presentar amb la declaració. La revisió de novembre de 2025 és la versió vigent per a l'any fiscal 2025 i la temporada de presentació de 2026; assegureu-vos que el vostre programari estigui actualitzat.

3. El full de càlcul del còmput

Heu d'emplenar el full de càlcul corresponent de l'IRS —el Full de càlcul EIC, el Full de càlcul del Límit del Crèdit de les instruccions del Schedule 8812, el full de càlcul AOTC de les instruccions del Formulari 8863— o el vostre propi full de càlcul que reculli la mateixa informació. Dir "ho he passat pel programari" no és, per si mateix, suficient. Imprimiu o deseu el còmput com a part del fitxer del client.

4. El requisit de conservació de registres (3 anys)

Per a cada declaració que reclami un benefici cobert, heu de conservar el següent durant tres anys a partir de la data més tardana entre: la data de venciment de la declaració, la data de presentació, la data de lliurament al contribuent o la data d'enviament al preparador signant:

• Una còpia del Formulari 8867 emplenat
• Una còpia de cada full de càlcul aplicable (o el vostre equivalent)
• Còpies de qualsevol document proporcionat pel contribuent en el qual us hagueu basat
• Un registre de com, quan i de qui heu obtingut la informació utilitzada per preparar la declaració
• Un registre de qualsevol indagació addicional que hagueu fet i les respostes del client

El rellotge de tres anys no comença quan es paga el crèdit. Comença quan es presenta la declaració (o quan venç, si és posterior). Per a una declaració de 2025 amb pròrroga presentada a l'octubre de 2026, la conservació s'allarga fins a l'octubre de 2029.

El càlcul de les sancions per al 2026: per què augmenten ràpidament

Per a les declaracions presentades durant l'any natural 2026, la sanció per incompliment segons l'IRC §6695(g) és de 650 $, indexada anualment. Cada prestació coberta es considera un incompliment independent, de manera que l'estructura és la següent:

Ara apliquem una escala major. Un preparador amb local comercial que presenti 800 declaracions d'EIC i rebi una auditoria de mostra de 25 declaracions —la mida de mostra estàndard de l'IRS— podria veure com les sancions augmenten si l'IRS amplia la mostra a 25 declaracions addicionals després de trobar errors en la primera. I l'IRS realment les amplia.

Però les sancions econòmiques són només la primera capa. Una visita de diligència deguda fallida també pot desencadenar:

• Suspensió o revocació permanent del vostre EFIN (Número d'Identificació de Presentació Electrònica), la qual cosa posa fi a la carrera professional en pràctiques de presentació electrònica.
• Pèrdua del vostre PTIN (Número d'Identificació Fiscal del Preparador).
• Remissió a l'Oficina de Responsabilitat Professional (OPR), que pot suspendre o inhabilitar comptadors públics (CPA), agents matriculats (EA) i advocats de la pràctica federal segons la Circular 230.
• Demandes d'ordres judicials civils per prohibir-vos la preparació de declaracions.
• Processament penal per als patrons de frau més greus.

La sanció econòmica té com a objectiu fer mal. Les conseqüències col·laterals tenen com a objectiu posar fi a l'activitat professional.

Novetats per a l'any fiscal 2025 / Temporada de presentació 2026

Hi ha dos canvis notables que els preparadors han de posar en pràctica:

1. Requisit de SSN del contribuent per al CTC/ACTC. A partir de les declaracions de l'any fiscal 2025, el contribuent que reclami el CTC o l'ACTC ha de tenir un número de la Seguretat Social (SSN) vàlid (no un ITIN). Això s'afegeix a la regla vigent des de fa temps que el fill qualificat ha de tenir un SSN vàlid emès abans de la data de venciment de la declaració. El vostre requisit de coneixement ara inclou verificar —i documentar— l'estat del SSN del contribuent, no només el del fill.

2. Revisió del formulari 8867 amb data de novembre de 2025. Actualitzeu el vostre programari. Si encara utilitzeu una revisió del 2024, la vostra presentació electrònica podria ser rebutjada o el vostre expedient mostrarà documentació obsoleta.

Senyals d'alerta que exigeixen una indagació raonable

L'IRS publica una llista no exhaustiva de patrons de fets que considera "incorrectes, inconsistents o incomplets". Quan us trobeu amb algun d'aquests, la normativa exigeix que feu més preguntes, no menys, i que documenteu ambdues coses.

Annex C (Schedule C) i EITC

Els ingressos d'autònoms de l'Annex C són la font més gran d'errors de l'EITC. Patrons que exigeixen un seguiment:

• Negocis amb moltes operacions en efectiu (neteja de cases, manteniment de jardins, cura de nens) que declaren ingressos sense despeses de compensació. Un netejador real compra productes de neteja; un operador de manteniment de jardins real compra gasolina.
• Un benefici net de l'Annex C que cau precisament en el punt òptim de l'EITC (entre 15.000 $i 25.000$ per a una família amb dos fills). Les empreses reals no optimitzen els seus ingressos bruts en funció de la fase de reducció gradual d'un crèdit fiscal.
• Pèrdues de l'Annex C que oportunament situen l'AGI (Ingrés Brut Ajustat) per sota del límit d'ingressos d'inversió de l'EITC.
• Sense nom comercial, sense compte bancari separat, sense registres, però amb una xifra arrodonida amb total seguretat ("18.000 $").

Reclamacions de fills qualificats

• Un client de 22 anys que reclama tres fills qualificats, cap dels quals comparteix el cognom del client, i sense documentació de la relació.
• Diversos contribuents no relacionats en la mateixa adreça que reclamen els mateixos fills.
• Un fill que viu "amb el contribuent" durant "12 mesos" quan el contribuent acaba de canviar d'estat al juliol.

Cap de família (Head of Household)

• Un client casat que reclama l'estat de Cap de Família perquè el cònjuge "ja no viu aquí", sense confirmar que el cònjuge va estar absent durant els últims sis mesos de l'any i que la llar va ser l'habitatge principal de la persona qualificada durant més de la meitat de l'any.

AOTC

• Matrícula reclamada sense un Formulari 1098-T, o amb un Formulari 1098-T que només mostra la casella 5 (beques) i una casella 1 buida.
• "Materials del curs" reclamats per imports que cap factura de llibres de text plausible justificaria.
• Una reclamació que l'estudiant es troba en els primers quatre anys d'educació postsecundària quan el contribuent ha estat reclamant l'AOTC per a aquest estudiant durant cinc anys consecutius.

Quan aparegui qualsevol d'aquests casos, el vostre expedient ha de mostrar tres coses: que us n'heu adonat, que heu preguntat i què ha dit el client. Una única nota contemporània ("El client ha confirmat que la filla gran va viure amb ella tot l'any; consten en l'expedient els registres escolars i la declaració del pediatre") val més que mil justificacions retroactives.

Documentació que sobreviu a una visita de l'IRS

Un expedient de diligència deguda net és avorrit, i aquest és l'objectiu. Per a cada declaració amb un crèdit cobert o estat de presentació, la vostra carpeta hauria d'incloure:

• El Formulari 8867 signat (la signatura electrònica és vàlida)
• Els fulls de càlcul de l'EIC / Annex 8812 / AOTC
• Còpies dels documents que el client ha proporcionat (permís de conduir, targetes de la Seguretat Social, Formulari 1098-T, registres escolars, declaracions mèdiques, contracte de lloguer, decret de custòdia, resums de llibres i registres de l'Annex C)
• Una nota de l'entrevista d'admissió amb la llista de preguntes fetes, les respostes rebudes i la data
• Qualsevol inconsistència que hàgiu detectat, què heu preguntat al respecte i què ha dit el client
• La font de cada dada d'informació ("El client ha enviat el W-2 per correu electrònic el 14-02-2026; s'ha verificat el nom de l'empresa amb la declaració de l'any anterior")

Dos consells pràctics per a socis i propietaris de despatxos:

1. Utilitzeu una llista de verificació d'admissió amb plantilla que reflecteixi el Formulari 8867 línia per línia. Formeu el personal perquè entengui que "el client ha dit que sí" sense una pregunta de seguiment no és una resposta completa.
2. Poseu un segell de temps a tot. Un sistema de gestió de despatxos que registri la data i l'hora en què s'ha introduït una nota fa que el caràcter "contemporani" sigui indiscutible. Una nota escrita a mà amb la data "gener" no ho és.

Com funciona realment una visita de diligència deguda de l'IRS

L'IRS no audita els preparadors a l'atzar. Utilitza dades de les declaracions per identificar preparadors les presentacions dels quals mostren altes taxes d'error en els quatre beneficis coberts, i després programa "visites de diligència deguda" abans de la temporada de presentació. Conèixer l'estratègia ajuda:

• L'examinador es posa en contacte amb vostè per programar una visita i sol·licita una llista de les declaracions que va preparar la temporada anterior.
• Normalment seleccionen una mostra de 25 expedients de clients i revisen les declaracions a més dels seus registres de diligència deguda.
• Busquen els quatre requisits anteriors — coneixement, Formulari 8867, fulls de treball i conservació — i fan comprovacions puntuals de les inconsistències que el seu expedient hauria d'haver detectat.
• Si es troben incompliments en els primers 25, poden ampliar la mostra a uns altres 25.
• Les conclusions es valoren en 650 $ per crèdit i per incompliment. Els patrons greus es deriven a l'OPR, a processos de suspensió de l'EFIN o a investigacions penals.

No existeix la defensa de "bona fe" en la normativa. O la documentació existeix o no existeix. La disciplina és procedimental, i la solució és procedimental.

Un flux de treball que s'escala

Els professionals que mai reben sancions comparteixen uns quants hàbits que val la pena copiar:

• Prepareu la diligència deguda des de l'inici. Integreu la lògica dels quatre requisits en la carta d'encàrrec i en el formulari d'admissió, abans fins i tot de començar la declaració. Un empleat júnior que reculli documents al febrer és més barat que un soci que els hagi de reconstruir al novembre.
• Rastregi les excepcions, no només el compliment. Cada declaració on el preparador hagi fet una consulta addicional ha d'anar marcada amb una nota que expliqui què va motivar la consulta i com es va resoldre. Aquest rastre és el que l'examinador de l'IRS llegeix primer.
• Conciliï els dipòsits bancaris amb els ingressos de l'Annex C. Per a les reclamacions de l'EITC de treballadors autònoms, demanar al client tres mesos d'extractes bancaris és l'exercici amb major rendiment en aquest camp. Si els dipòsits no coincideixen amb els ingressos bruts declarats, teniu un problema de documentació i, possiblement, un problema de frau.
• Realitzeu un simulacre de visita interna cada estiu. Seleccioneu 25 de les vostres pròpies declaracions a cegues i qualifiqueu-les segons els quatre requisits. Qualsevol cosa que no pugueu reconstruir és una mancança que el vostre examinador real trobarà.

Mantingueu els registres de la vostra pròpia signatura tan nets com els dels clients

El Formulari 8867 imposa una disciplina que els bons preparadors ja s'apliquen a si mateixos: cada número de cada declaració ha de poder rastrejar-se fins a una font, estar datat i emmagatzemat on pugueu trobar-lo tres anys després. La mateixa lògica s'aplica als llibres de la vostra pròpia empresa. Si els vostres comptes de facturació, nòmines i comptes fiduciaris no poden sobreviure al mateix escrutini que apliqueu a l'Annex C d'un client, esteu preparant la propera mala sorpresa — només que aquesta vegada serà la vostra.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que proporciona a la vostra empresa una transparència total i traces d'auditoria amb control de versions per a cada transacció — sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comenceu de franc i veieu per què desenvolupadors, professionals de les finances i assessors fiscals s'estan passant a la comptabilitat en text pla. Per a taulers de control i visualitzacions sobre el mateix llibre major en text pla, consulteu Fava a Beancount.io.

En resum

El Formulari 8867 sembla una simple casella de verificació però es factura com una demanda col·lectiva. L'IRS ha investit molt en identificar preparadors els expedients de diligència deguda dels quals no coincideixen amb el seu volum de declaracions, i el calendari de sancions de 2026 — 650 $per incompliment, 2.600$ per declaració en el pitjor dels casos, a més de les conseqüències per a l'EFIN i l'OPR — està dissenyat perquè una sola mala temporada resulti existencial per a un petit despatx.

La sortida d'emergència no és heroica. És documentació. Documenteu la pregunta. Documenteu la resposta. Conserveu el full de treball. Conserveu els documents. Durant tres anys. Cada vegada. Aquest hàbit, integrat en el flux de treball d'admissió i aplicat com una política de l'empresa, és el que separa els professionals que sobreviuen discretament a les visites de diligència deguda dels que tanquen les portes discretament després d'aquestes.