Requisits de registre de préstecs EIDL: El que les petites empreses han de saber
Si vau rebre un préstec per danys econòmics per catàstrofe (EIDL) de l'SBA durant la pandèmia de la COVID-19, felicitats: vau sobreviure a un dels períodes financerament més turbulents de la història recent. Però aquí hi ha la part que molts prestataris passen per alt: les obligacions de manteniment de registres no s'acaben quan els fons arriben al vostre compte bancari. De fet, s'estenen durant anys, i el fet de no complir-les pot comportar multes de fins a 1,5 vegades l'import del préstec.
Aquesta guia explica exactament quins registres heu de conservar, durant quant de temps i com construir un sistema senzill que us mantingui preparats per a una auditoria en tot moment.
Què és el programa EIDL?
El programa de préstecs per danys econòmics per catàstrofe és una iniciativa de l'SBA que proporciona finançament a llarg termini i amb baix interès a empreses que han patit danys econòmics substancials a causa d'una catàstrofe declarada. La pandèmia de la COVID-19 va provocar una expansió massiva del programa, donant lloc a milions de préstecs a petites empreses a tot el país.
A diferència dels préstecs PPP, els préstecs EIDL no són condonables (tot i que hi havia un component de bestreta específica disponible com a subvenció). S'han de retornar en terminis de fins a 30 anys. I amb un reemborsament llarg venen obligacions de manteniment de registres llargues.
Durant quant de temps heu de conservar els registres de l'EIDL?
L'acord de préstec de l'SBA exigeix als prestataris que mantinguin llibres i registres "actuals i adequats" durant:
- Els cinc anys més recents, I
- Tres anys després que el préstec venci o es pagui íntegrament, el que passi més tard.
Per a la majoria dels prestataris de l'EIDL COVID amb terminis de préstec de 30 anys, això significa que podríeu estar legalment obligats a conservar els registres fins ben entrada la dècada de 2050. No és cap error: es tracta d'un compromís de dècades.
A més, heu de conservar els rebuts detallats de tots els fons del préstec gastats durant almenys tres anys des de la data de l'últim desemborsament.
Quins documents heu de conservar?
L'SBA és específica sobre què constitueix un manteniment de registres adequat. Aquí teniu un desglossament dels documents requerits:
Estats financers
- Comptes de resultats (pèrdues i guanys)
- Balanços de situació
- Estats de fluxos d'efectiu
- Llibre major complet i pla de comptes
Aquests s'han de presentar a l'SBA no més tard de tres mesos després del tancament de cada exercici fiscal. Si l'SBA ho sol·licita, també se us pot requerir que un comptable públic independent prepari un Informe de revisió comptable, al vostre càrrec.
Registres fiscals
- Declaracions d'impostos comercials federals i estatals
- Totes les declaracions i calendaris fiscals relacionats
- Formularis W-2, 1099 i declaracions d'impostos sobre la nòmina
Documentació de l'ús dels fons del préstec
Aquí és on moltes empreses fallen. L'SBA requereix proves detallades que vau utilitzar els fons del préstec només per a fins aprovats (despeses operatives ordinàries i necessàries del negoci). Heu de conservar:
- Rebuts pagats i factures per cada despesa pagada amb fons EIDL
- Xecs compensats o registres de transaccions bancàries
- Contractes i ordres de compra relacionats amb les despeses finançades per l'EIDL
- Registres de nòmines si els fons es van utilitzar per a nòmines
Registres comercials
- Pòlisses d'assegurança
- Documents de constitució de la societat i esmenes
- Registres de beneficis distribuïts i dividends pagats
- Registres de compensació per a directius, administradors i qualsevol accionista que posseeixi el 10% o més de les accions de l'empresa
Extractes bancaris
Extractes bancaris mensuals de qualsevol compte que hagi rebut o desemborsat fons EIDL. Per això molts assessors recomanen mantenir els fons EIDL en un compte bancari dedicat: crea una pista d'auditoria neta sense requerir que reconstruïu la despesa des d'un compte mixt.
Què pot fer realment l'SBA?
Comprendre els poders d'execució de l'SBA és essencial per entendre per què és important el manteniment de registres. Segons l'acord de préstec, l'SBA té amplis drets per a:
- Inspeccionar i auditar qualsevol llibre, registre o document relacionat amb la situació financera del vostre negoci
- Copiar documents rellevants per al préstec
- Inspeccionar i taxar els actius de l'empresa, ja sigui directament o requerint-vos que ho organitzeu al vostre càrrec
- Sol·licitar registres a les agències governamentals, inclosos els registres fiscals federals, estatals i municipals
L'Inspector General de l'SBA (SBA-OIG) ha estat agressiu en la investigació del frau i l'incompliment de l'EIDL. Fins i tot si l'ús dels fons va ser totalment legítim, un manteniment de registres deficient pot fer que sigui difícil demostrar-ho, convertint un problema de compliment en un de legal.
Usos aprovats vs. no aprovats dels fons EIDL
Una de les raons per les quals la documentació és tan crítica és que els fons del préstec només es podien utilitzar per a fins específics. Conservar els rebuts demostra el vostre compliment. Els usos aprovats inclouen:
- Capital de treball i despeses operatives (lloguer, serveis públics, subministraments)
- Comptes a pagar i pagaments de deute fix
- Nòmines i costos relacionats
- Despeses de continuïtat del negoci directament relacionades amb la catàstrofe
Els fons no es podien utilitzar per a:
- Pagar altres préstecs de l'SBA
- Ampliar les instal·lacions comercials o adquirir actius fixos
- Dividends o bonificacions als propietaris
- Pagar deutes o obligacions personals
Si una auditoria descobreix un ús indegut, les sancions poden incloure el reemborsament de la totalitat del préstec més multes de fins a 1,5 vegades l'import original del préstec, sense incloure la possible responsabilitat penal per frau intencionat.
Construcció d'un sistema pràctic de registre documental
La bona notícia: no necessiteu un sistema complex. En necessiteu un de constant. Aquí teniu un enfocament pràctic:
Pas 1: Obriu un compte dedicat
Si encara no ho heu fet, canalitzeu totes les transaccions relacionades amb l'EIDL a través d'un compte bancari empresarial dedicat. Aquest simple pas simplifica enormement la documentació. Cada transacció en aquest compte està relacionada amb l'EIDL; cada transacció fora d'ell, no ho està.
Pas 2: Digitalitzeu els rebuts
Els rebuts en paper s'esvaeixen, es perden o es destrueixen en inundacions i incendis —cosa irònica per a un préstec per catàstrofes. Utilitzeu una aplicació d'escaneig de documents o la càmera del mòbil per digitalitzar cada rebut. Guardeu-los en carpetes organitzades per mes i categoria.
Pas 3: Categoritzeu les despeses immediatament
No espereu a final d'any per esbrinar en què heu gastat els diners. Categoritzeu cada despesa quan es produeixi:
- Pagaments de lloguer / arrendament
- Nòmines
- Subministraments (aigua, llum, gas)
- Inventari i subministraments
- Assegurances
Una categorització constant fa que l'elaboració d'estats financers —i la resposta a les sol·licituds de l'SBA— sigui senzilla.
Pas 4: Prepareu els estats financers anualment
L'SBA exigeix els vostres estats financers de final d'any. No correu a preparar-los de manera retroactiva. Treballeu amb un comptable que els elabori mensualment o programeu una conciliació trimestral per mantenir els llibres al dia.
Pas 5: Feu una còpia de seguretat de tot
Tres còpies dels registres crítics: una a l'ordinador, una a l'emmagatzematge al núvol i una còpia de seguretat fora de línia (unitat externa o còpies impreses per als documents essencials). El requisit de conservació de l'SBA abasta dècades; assegureu-vos que la vostra solució d'emmagatzematge sigui igualment duradora.
Requisits de presentació d'informes anuals
Més enllà del registre documental, els prestadors de l'EIDL tenen obligacions d'informació contínues:
- Estats financers anuals: Presenteu-los a l'SBA en un termini de 90 dies des del tancament de l'exercici fiscal.
- Notificació de canvi de propietat: Heu de notificar a l'SBA abans de vendre o transferir més del 50% de la propietat de l'empresa.
- Canvi d'adreça o d'estructura empresarial: Notifiqueu a l'SBA qualsevol canvi substancial en l'empresa.
- Requisits de garantia: Per a préstecs superiors a 25.000 $, els actius pignorats com a garantia han de ser mantinguts i assegurats.
L'incompliment dels terminis de presentació d'informes pot provocar un incompliment tècnic del préstec, fins i tot si esteu al corrent dels pagaments.
Errors comuns en el registre documental que cal evitar
Barrejar els fons del préstec amb altres ingressos
Utilitzar el vostre compte operatiu general per als fons de l'EIDL crea un malson documental. Haureu de rastrejar cada dòlar de l'EIDL a través de potencialment milers de transaccions barrejades.
Llençar els rebuts un cop pagades les despeses
"La factura està pagada, així que ja no la necessito" és una suposició costosa. Cada rebut pagat és la prova que els fons s'han utilitzat adequadament.
No fer un seguiment de les nòmines per separat
Si heu utilitzat fons de l'EIDL per a nòmines, necessiteu registres de nòmines, no només els xecs cobrats. Això inclou fulls de salaris, registres de nòmines i registres de retencions fiscals vinculats als períodes de nòmina específics coberts pels fons de l'EIDL.
Ignorar el requisit dels estats financers
Molts propietaris de petites empreses no saben que els estats financers s'han de presentar anualment a l'SBA. L'incompliment d'aquest termini no comportarà sancions immediates, però crea un patró d'incompliment que complica les interaccions futures amb l'agència.
Assumir que l'obligació acaba quan es liquida el préstec
Heu de conservar els registres durant tres anys després que el préstec s'hagi pagat totalment. Si feu el darrer pagament el 2035, teniu l'obligació de conservar els registres fins al 2038.
Què passa durant una auditoria de l'SBA?
Si l'SBA audita el vostre préstec, això és el que podeu esperar:
- Notificació per escrit: Rebreu una notificació de l'auditoria amb instruccions.
- Sol·licitud de documents: L'SBA especificarà quins registres vol revisar.
- Període de revisió: Tindreu un termini (normalment de 30 a 60 dies) per presentar els documents.
- Conclusions i resposta: Si es troben discrepàncies, tindreu l'oportunitat de respondre abans que es prengui cap mesura.
Tenir uns registres organitzats i complets transforma una auditoria d'un esdeveniment estressant en un procés gestionable. La majoria de les auditories de prestadors amb una bona documentació es resolen sense cap conclusió adversa.
Quan contractar ajuda professional
Considereu treballar amb un CPA o un comptable amb experiència en l'EIDL si:
- El vostre préstec va ser superior a 150.000 $ (llindar d'escrutini més alt).
- No esteu segurs de si l'ús que heu fet dels fons ha estat totalment conforme.
- Heu rebut alguna comunicació de l'SBA sobre el vostre préstec.
- Els vostres registres estan incomplets per a qualsevol període cobert pel préstec.
El cost de l'assessorament professional és modest en comparació amb les possibles sancions.
Mantingueu les finances organitzades a llarg termini
El compliment del préstec EIDL és, en última instància, un problema de comptabilitat, i té solució. Amb els sistemes adequats, podeu complir els requisits de l'SBA sense haver de dedicar un temps significatiu cada any a aquest esforç.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total i registres amb control de versions, exactament el que necessiteu per mantenir el tipus de documentació a llarg termini i preparada per a auditories que l'SBA exigeix. Cada transacció és llegible per humans, exportable i verificable permanentment. Comenceu de franc i construïu el rastre documental financer que protegeixi la vostra empresa durant els propers anys.
