Impost FICA: Una guia completa per a propietaris d'empreses i empleats
Cada xec de nòmina als Estats Units té dues línies que financen silenciosament els programes de xarxa de seguretat social més grans del país. La majoria dels empleats les noten, pocs les entenen, i els propietaris d'empreses que les ignoren s'enfronten a sancions que poden arribar al 100% del que deuen. Els impostos FICA —els impostos de la Llei de Contribucions a l'Assegurança Federal (Federal Insurance Contributions Act)— són el mecanisme que hi ha darrere del finançament de la Seguretat Social i del Medicare, i saber exactament com funcionen pot evitar-vos errors de compliment costosos.
Què és l'impost FICA?
FICA són les sigles de la Federal Insurance Contributions Act, una llei federal de 1935 que va crear el marc per als impostos sobre la nòmina que financen la Seguretat Social i el Medicare. Cada vegada que es paguen salaris, es generen impostos FICA, tant per a l'ocupador com per a l'empleat.
El FICA cobreix dos programes diferents:
- Impost de la Seguretat Social: finança les prestacions de jubilació, invalidesa i supervivència.
- Impost de Medicare: finança l'assegurança hospitalària i la cobertura mèdica per a persones de 65 anys o més.
Aquests dos impostos sovint s'agrupen, però tenen tipus impositius diferents i regles diferents pel que fa als límits d'ingressos.
Tipus impositius del FICA per al 2026
Els tipus bàsics del FICA s'han mantingut estables durant anys. Aquí teniu el desglossament per al 2026:
| Impost | Taxa de l'empleat | Taxa de l'ocupador | Combinat |
|---|---|---|---|
| Seguretat Social | 6,2% | 6,2% | 12,4% |
| Medicare | 1,45% | 1,45% | 2,9% |
| Total FICA | 7,65% | 7,65% | 15,3% |
Tant l'ocupador com l'empleat paguen cadascun el 7,65% dels salaris, per a una taxa combinada del 15,3%.
El topall de la base salarial de la Seguretat Social
L'impost de la Seguretat Social només s'aplica fins a un determinat llindar d'ingressos cada any. Per al 2026, la base salarial de la Seguretat Social és de 184.500 $, cosa que significa que un cop els salaris d'un empleat superen aquesta quantitat, es deixa de retenir l'impost de la Seguretat Social durant la resta de l'any. El Medicare, en canvi, no té topall salarial i s'aplica a tots els ingressos.
Amb la base salarial del 2026, l'impost màxim de la Seguretat Social pagat tant per un empleat com pel seu ocupador és d'11.439 $ cadascun.
L'impost addicional de Medicare
Les persones amb ingressos elevats s'enfronten a un impost addicional de Medicare del 0,9% sobre els ingressos que superin aquests llindars:
- 200.000 $ per a declarants solters i caps de família.
- 250.000 $ per a matrimonis que declaren conjuntament.
- 125.000 $ per a matrimonis que declaren per separat.
Els ocupadors estan obligats a retenir aquest 0,9% addicional un cop els salaris d'un empleat superen els 200.000 $ en un any natural, independentment de l'estat civil del declarant. Si els ingressos familiars combinats de l'empleat procedents de totes les fonts realment activen l'impost en un llindar inferior, hauran de regularitzar-ho en presentar la seva declaració d'impostos.
Com funciona el FICA per als empleats
Com a empleat, veureu els impostos FICA deduïts automàticament de cada xec de nòmina. El vostre ocupador reté:
- El 6,2% dels vostres salaris per a la Seguretat Social (fins al topall anual).
- L'1,45% dels vostres salaris per al Medicare (sense topall).
Aquestes deduccions apareixen al vostre full de nòmina, sovint etiquetades com a "OASDI" (Assegurança de vellesa, supervivents i invalidesa) per a la Seguretat Social i com a "Medicare" o "Med" per a la part de Medicare.
No heu de presentar ni pagar res per separat; el vostre ocupador s'encarrega de la tramesa a l'IRS en el vostre nom. Al final de l'any, el vostre formulari W-2 informa de quant s'ha retingut de FICA a la Casella 4 (Seguretat Social) i a la Casella 6 (Medicare).
Com funciona el FICA per als ocupadors
Els ocupadors tenen tres obligacions fonamentals sota el FICA:
1. Retenir la part de l'empleat
Deduir el 6,2% per a la Seguretat Social i l'1,45% per al Medicare del xec de nòmina de cada empleat.
2. Equiparar dòlar per dòlar
Pagar una quantitat igual dels fons de l'empresa. L'ocupador paga el 7,65% a sobre de cada dòlar de salari, un cost real de l'ocupació que molts propietaris d'empreses subestimen a l'hora de pressupostar noves contractacions.
3. Dipositar i informar segons el calendari
Els impostos FICA s'han de dipositar a través del Sistema Electrònic de Pagament d'Impostos Federals (EFTPS), ja sigui mensualment o quinzenalment, segons el vostre calendari de dipòsits. Els ocupadors també presenten el formulari 941 trimestralment per informar dels salaris pagats i els impostos retinguts.
La deducció de l'ocupador
La bona notícia per als ocupadors: la vostra part dels impostos FICA és una despesa comercial deduïble. En calcular els vostres ingressos imposables, el 7,65% que pagueu sobre els salaris dels empleats redueix la vostra factura fiscal. Els salaris dels propis empleats també són deduïbles.
Impost FICA per a treballadors autònoms
Si sou autònom —un freelance, un empresari individual, un contractista independent o el propietari d'una LLC d'un sol membre— no teniu un ocupador amb qui compartir la càrrega. Pagueu ambdues parts del FICA, que es converteix en l'impost sobre el treball per compte propi a una taxa combinada del 15,3%.
Per al 2026, deureu:
- El 12,4% per a la Seguretat Social sobre els ingressos nets del treball per compte propi fins a 184.500 $.
- El 2,9% per al Medicare sobre tots els ingressos nets del treball per compte propi.
- L'0,9% de l'impost addicional de Medicare si els vostres ingressos nets del treball per compte propi superen el llindar aplicable.
La deducció de l'impost sobre el treball per compte propi
Per compensar el fet de pagar ambdues parts, l'IRS us permet deduir la meitat del vostre impost sobre el treball per compte propi dels vostres ingressos bruts en calcular l'impost sobre la renda. Aquesta deducció per sobre de la línia està disponible tant si opteu per la deducció detallada com si agafeu la deducció estàndard, un benefici significatiu que anivella parcialment el terreny de joc amb els empleats.
Els treballadors autònoms informen i paguen els impostos sobre el treball per compte propi al Schedule SE, adjunt al seu formulari 1040.
Exempcions de l'impost FICA: qui no ha de pagar?
No tots els treballadors deuen impostos FICA. Diverses categories de treballadors poden estar exemptes:
Certs estrangers no residents — Els titulars de visats en categories específiques (com els visats F, J, M i Q per a estudiants i visitants d'intercanvi) solen estar exempts dels impostos FICA durant el seu període d'estada aprovat.
Membres d'ordes religiosos — Alguns grups religiosos poden sol·licitar una exempció mitjançant el formulari 4029 de l'IRS, renunciant a canvi a futurs beneficis de la Seguretat Social i Medicare. Aquest camí és irreversible i requereix una consideració acurada.
Estudiants empleats — Els estudiants empleats per l'escola o universitat on estan matriculats poden estar exempts de la FICA sobre aquests salaris, sempre que compleixin els criteris de l'IRS.
Fills empleats pels pares — Els salaris pagats per una empresa individual o societat d'un pare (no una corporació) a un fill menor de 18 anys estan exempts dels impostos FICA.
Certs tipus de compensació — No tots els pagaments estan subjectes a la FICA. Els conceptes exempts inclouen: pagaments d'indemnització per accidents de treball, contribucions a plans de jubilació qualificats (per part de l'ocupador), certs beneficis addicionals i salaris pagats al patrimoni d'un empleat mort després de la seva defunció.
Errors comuns de la FICA que activen sancions de l'IRS
L'IRS es pren molt seriosament el compliment dels impostos sobre la nòmina, i les sancions poden ser severes. Aquests són els errors més comuns que cal evitar:
1. Continuar retenint la Seguretat Social després del límit salarial
Una vegada que els salaris d'un empleat superen els 184.500 $, la retenció de la Seguretat Social s'ha d'aturar durant la resta de l'any. Continuar retenint crea problemes de pagament excessiu que requereixen correccions en el formulari 941-X.
2. Classificació incorrecta dels empleats com a contractistes independents
Aquest és l'error més costós. Els treballadors que haurien de ser classificats com a empleats —però que són tractats com a contractistes independents— impliquen que els impostos FICA mai es van retenir ni es van igualar. L'IRS pot imposar sancions iguals al 100% de les parts no pagades de l'empleat i de l'ocupador, més interessos. Aproximadament el 30% de tots els treballadors estan classificats incorrectament, la qual cosa fa que aquesta sigui una prioritat màxima d'execució.
3. Incompliment dels terminis de dipòsit
Els dipòsits de la FICA tenen dates de venciment estrictes. Els dipòsits fora de termini activen sancions que comencen en el 2% per a dipòsits d'1 a 5 dies de retard i augmenten fins al 15% per a imports encara no pagats més de 10 dies després que l'IRS emeti un primer avís. L'estructura de sancions és intencionadament punitiva.
4. Oblidar incloure bonificacions i comissions
Les bonificacions, les comissions i la majoria de les altres remuneracions suplementàries estan subjectes a la FICA igual que els salaris ordinaris. Els propietaris de negocis que s'obliden de retenir la FICA en les bonificacions de final d'any creen un dèficit d'impostos sobre la nòmina.
5. No retenir l'impost addicional de Medicare
Els ocupadors han de començar a retenir el recàrrec addicional del 0,9% de Medicare quan els salaris d'un empleat en un any natural superen els 200.000 $, fins i tot si finalment l'empleat no el deu en funció del seu estat de declaració conjunta. No retenir-lo exposa l'ocupador a sancions.
Com calcular la FICA: un exemple pràctic
Suposem que teniu un empleat que guanya 60.000 $ l'any, pagats mensualment:
Salari brut mensual: 5.000 $
| Impost | Taxa | Import mensual |
|---|---|---|
| Seguretat Social de l'empleat | 6,2% | 310,00 $ |
| Medicare de l'empleat | 1,45% | 72,50 $ |
| FICA de l'empleat retinguda | 7,65% | 382,50 $ |
| Seguretat Social de l'ocupador | 6,2% | 310,00 $ |
| Medicare de l'ocupador | 1,45% | 72,50 $ |
| Cost de la FICA de l'ocupador | 7,65% | 382,50 $ |
| FICA total (ambdues parts) | 15,3% | 765,00 $ |
Per a aquest únic empleat que guanya 60.000 l'any**.
FICA vs. FUTA: entenent la diferència
Sovint es confon la FICA amb la FUTA (Llei Federal de l'Impost sobre l'Atur). Heus ací en què es diferencien:
- FICA finança la Seguretat Social i Medicare. Tant l'ocupador com l'empleat hi contribueixen.
- FUTA finança l'assegurança federal d'atur. Només la paga l'ocupador, mai l'empleat. La taxa estàndard de la FUTA és del 6% sobre els primers 7.000 $ de salari per empleat, tot i que la majoria dels ocupadors reuneixen els requisits per a un crèdit que redueix la taxa efectiva al 0,6%.
Tots dos són impostos sobre la nòmina, però serveixen a programes diferents i funcionen sota regles diferents.
Mantenir el compliment: consells pràctics per a propietaris de negocis
Configureu l'EFTPS immediatament. L'Electronic Federal Tax Payment System és l'única via aprovada per l'IRS per dipositar els impostos sobre la nòmina. Registreu-vos abans de contractar el vostre primer empleat; la inscripció triga aproximadament una setmana.
Conegueu el vostre calendari de dipòsits. Els nous ocupadors generalment fan dipòsits mensuals. A mesura que la vostra nòmina creix, és possible que passeu a dipòsits quinzenals. El vostre calendari es basa en la vostra responsabilitat fiscal total d'un "període retrospectiu": consulteu les instruccions del formulari 941 per obtenir-ne més detalls.
Utilitzeu un programari de nòmines o un servei de nòmines. Els càlculs manuals de nòmines deixen massa marge d'error. El programari de nòmines calcula automàticament la FICA, fa el seguiment del límit de la base salarial, aplica l'impost addicional de Medicare al llindar correcte i genera el formulari 941. El cost és gairebé sempre inferior a una sola notificació de sanció de l'IRS.
Verifiqueu que els formularis W-4 dels empleats estiguin actualitzats. Tot i que els formularis W-4 afecten principalment a la retenció de l'impost sobre la renda, mantenir-los actualitzats garanteix que els vostres registres de nòmina siguin exactes i que les situacions fiscals dels vostres empleats estiguin degudament documentades.
Concilieu trimestralment. Abans de presentar el formulari 941 cada trimestre, concilieu els vostres registres de nòmina amb el vostre historial de dipòsits de l'EFTPS. Detecteu les discrepàncies abans que ho faci l'IRS.
Mantingueu organitzats els vostres registres de nòmines
Gestionar els impostos FICA amb precisió requereix un manteniment de registres meticulós: els registres salarials, els rebuts de dipòsit, els formularis presentats i la informació dels empleats s'han de conservar durant almenys quatre anys. Quan les dades de les nòmines estan disperses en fulls de càlcul, fils de correu electrònic i rebuts en paper, els errors es multipliquen.
Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que us proporciona un registre transparent i auditable de cada transacció financera, incloses les despeses de nòmina. Com que tot s'emmagatzema en fitxers llegibles per humans sota control de versions, podeu rastrejar qualsevol entrada de nòmina fins al seu origen, fent que la temporada d'impostos i les possibles auditories siguin molt menys estressants. Comenceu de franc i veieu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
